1.1.5 文件处理

在任何企事业单位中，文件处理都是一项重要工作。传统的手工文件处理方式不仅效率低、消耗大，而且会占用工作人员大量时间，已经无法满足办公自动化和远程办公的要求。OA系统的文件处理系统真正实现了数字化办公，大大提高了工作效率，其主要表现在以下两个方面。

◎ 资源共享：利用OA系统的网络可使内部成员方便地共享文件，经过授权的用户可通过访问网络资源来获取文件。

◎ 文件处理流程系统化：在传统的文件处理流程中，需要专门的人员进行分发或催办工作，而在OA系统中，可通过基于OA网络的文件处理系统真正实现网络化处理，有效缩减处理时间，如图1-7所示。

图1-7 文件处理系统

文件处理主要指对文件这一整体形式进行的各种处理，如文件的复印、输入、存储、管理和传输，以及邮件处理等。

1.收发文件

收发文件主要包括公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作的全程处理，可实现文档收发自动化。

2.输入和存储文件

输入和存储文件就是在OA系统中实现对文件的自动输入，并将输入的信息存储起来。

3.处理邮件

通信工作是办公活动中工作量最大的活动之一，具有非常重要的作用。随着计算机、通信和网络技术的发展，电子邮件成为了办公主流通信方式，其综合了电话传递信息迅速和邮政信件提供文字记录复制的优点。