整理术 12　
用在线编辑软件与他人共享文件

我在在线编辑软件上共享的文件包括：

① 大纲、会议记录

会议大纲和会议记录一般会指定专人制作，但如果有需要修改或增加的地方，文件共享后会议参与者就都能立刻进行编辑。

② 出席者名单

由于会议、研讨会、学习会等的出席者名单经常变化，用在线编辑软件保存后，就可以随时确认最新信息了。使用在线编辑软件之前，每当需要确认最新名单，大家都不得不重新发送邮件。邮件一多就不容易分清到底哪个才是最新的名单。所以需要不定期更新的文件最好用在线编辑软件来管理，这样才会事半功倍。

③ 需要共享的参考资料

对于需要大家共享的数据资料，我也习惯用在线编辑软件来管理。当发生产品价格变动之类的微小改变时，每次都发邮件共享比较麻烦。如果用在线编辑软件来管理这类最新信息，就能保证大家都随时浏览到最新数据。