2.2 会计语言的运用——记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录之后所填制的会计凭证，是会计核算的起点，是登记账簿的依据。

2.2.1 记账凭证的内容

记账凭证作为登记账簿的依据，应当具有记账的完整的基本内容。根据《会计法》和《会计基础工作规范》规定，记账凭证应当具备的基本内容有：

（1）记账凭证的名称。

（2）填制凭证的日期。

（3）经济业务的内容摘要。

（4）经济业务所涉及的总账科目和明细科目的名称、记账方向和金额。

（5）记账凭证的类别和编号。

（6）过账的标记。

（7）所附原始凭证的张数。

（8）凭证应具备的签字与盖章。

2.2.2 记账凭证的种类

记账凭证按照其不同的性质和特点，可以有不同的分类形式。记账凭证的分类详见表2-12。

表2-12 记账凭证的分类

续表

对于经济业务比较简单、规模较小、收付业务也较少的单位，为了简化核算，还可以采用通用记账凭证来记录所有的经济业务。通用记账凭证统一编号（每月编一次），通用记账凭证的格式与转账凭证的格式基本相同。

2.2.2.1 专用记账凭证——收款凭证

收款凭证的格式如表2-13所示。

表2-13 收款凭证

2.2.2.2 专用记账凭证——付款凭证

付款凭证的格式如表2-14所示。

表2-14 付款凭证

2.2.2.3 专用记账凭证——转账凭证

转账凭证的格式如表2-15所示。

表2-15 转账凭证

2.2.3 记账凭证的填制和审核

2.2.3.1 记账凭证的填制

1.确定采用何种记账凭证

（1）应当确定采用哪种格式的记账凭证。若企业规模大、收付款业务多，宜选择专用凭证；若企业的规模小、业务少，宜选择通用记账凭证。若为集中反映账户对应关系、便于查账、减少凭证数量，宜选择复式凭证；若为分工汇总、记账、加快账务处理工作，宜选择单式凭证。

（2）若选择专用凭证，在接到原始凭证填制记账凭证时，还要确定填制收、付、转哪一种专用凭证。一般来说，若为收款业务应填制收款凭证，若为付款业务应当填制付款凭证，若为转账业务应当填制转账凭证。但是，对于现金和银行存款之间以及各种银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金或者把现金存入银行，要注意只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复记账。

2.必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证

记账凭证可以根据一张或若干张反映同一经济业务的原始凭证填制，也可把若干张同类经济业务的原始凭证进行汇总，根据汇总表填制。对于调整、结账、会计计算及更正错账，一般没有原始凭证，但填制记账凭证时要作较为具体地说明或者附有自制的计算单。

3.填写记账凭证的日期

填写日期一般是会计人员填制记账凭证的当天日期，也可根据管理需要，填制经济业务发生的日期或者月末日期。因此，它可与所依据的原始凭证日期一致，也许不一致。一般来说，记账凭证的填写日期的要求是：报销差旅费填写报销当日日期；现金收付填写收付日期；银行收款业务填写财会部门收到银行进账单或者银行回执的戳记日期，但当实际收到进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或者当日收到上月银行进账单，则应按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款业务，应填写财会部门开出付款单据或承付的日期；属于计提费用、分配利润等转账业务应填写当月月末日期。

4.填写记账凭证的编号

记账凭证编号必须连续，不得跳号、重号。在具体编号时，可以采用统一编号和分类编号两种方法。统一编号较适用通用凭证，即将全部凭证作为一类统一编号。分类编号较适用专用凭证，它又可分为两种方式，一是分别现金收付、银行存款收付和转账业务三类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为收字第×号、付字第×号、转字第×号；二是分别现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出和转账业务五类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为现收字第×字、现付字第×号、银收字第×号、银付字第×号、转字第×号。

如果一笔经济业务需填制两张以上复式记账凭证，可以采用“分数编号法”编号。如转字第15号记账凭证的经济业务需填制3张记账凭证，可以编转字第15-1/3号、转字第15-2/3号、转字第15-3/3号。表明该一项经济业务，有三张记账凭证对其反映。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，每一会计期间都必须按照当月起从1号重新起编，不得采用按年或者按季连续编号方法。

5.填好摘要

摘要一栏，是填写该记账凭证反映的经济业务内容的。它没有统一的模式，因事而异，详略不同。填写的基本要求是真实准确，简明扼要。其中：溢缺事项应写明发生部门、原因及责任人；对于冲销或补充等更正差错事项，应当写明“注销×月×日×号凭证”或“订正×月×日×号凭证”字样；若一张或者几张原始凭证需填制两张以上记账凭证而其只能附在一张之后，则应分别写明“本记账凭证附件包括×号记账凭证业务”或“原始凭证附在×号记账凭证后面”等字样。

6.准确填写账户名称并正确反映借贷方向

账户名称，即会计科目，应当填写全称，不得简写或者只写编号而不写名称，不得用“……”符号代表。要写明必要的二级科目以及明细科目，以便于登记明细账。账户的借贷方向要正确，或者以账户体现出来，或者以金额体现出来。填写账户名称时先写借项，后写贷项。不能把不同内容、不同类型的业务合并，编制一组会计分录，填制在一张凭证上；也不能人为地把一笔业务任意割裂开来填制在几张凭证上。原则上一笔经济业务编制一张记账凭证。

7.金额栏数字的填写

记账凭证的金额必须与所附原始凭证的金额相符。填写金额时，阿拉伯数字要填写规范，写到格宽的二分之一，并平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行。金额数字要写到分位，角分位没数字也要填上“00”，角分位的数字或者零，要与元位的数字平行，不得上下错开。要在金额合计行填写合计金额，并在前面写上“￥”符号。不是合计金额，则不填写货币符号。填写金额（包括文字）不得跳行，对多余空行，应划斜线或者“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，要注意两端都不能够划到金额数字的行次上。

8.所附原始凭证张数的计算和填写

记账凭证后附的主要有原始凭证、原始凭证汇总表、计算单、分配表、批准文件等。附件张数应用阿拉伯数字填写在指定位置。附件张数的计算方法包括两种：一种是按构成记账凭证金额的原始凭证或原始凭证汇总表计算张数，原始凭证或者原始凭证汇总表所附的单据，只作为附件的附件处理。如差旅费、市内交通费、医药费等单据，因数量多，可粘在一张表上，作为一张原始凭证附件，但该表上同样要注明原始单据的张数。另一种方法是以所附原始凭证的自然张数为准，有一张算一张。

9.记账凭证的签章

记账凭证填制完成以后，要由有关人员签名或者盖章，以示负责。签名时要写姓名全称，不得任意简化，以免混淆。一般程序是，填制人员填毕后先签章，再由稽核人员审核之后签章，后由会计主管人员复核后签章，最后记账人员在据以记账后签章。另外，收付款凭证，还必须由出纳人员签章，表明其是否对该项款项做了收付。

10.过账符号栏

过账符号栏是在根据该记账凭证登记有关账簿后，在该栏注明所记账簿的页数或者划“√”，表示已登记入账，避免重记、漏记，在没有登账之前，该栏是没有记录的。

2.2.3.2 记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的直接根据，需要进行严格审核，确保其准确无误。记账凭证的审核主要包括以下三方面内容，如图2-1所示。

图2-1 记账凭证的审核内容

（1）对记账凭证所附的原始凭证进行审核。审核所附的原始凭证是否齐全，是否经过审核，原始凭证中记录的经济业务内容和数额与记账凭证是否一致。

（2）对记账凭证中使用的会计科目进行审核。审核会计科目和核算内容是否与财务会计制度的相关规定相符，会计分录和账户对应关系是否正确，借贷金额是否相等。

（3）审核记账凭证有关要素的填写是否完备，有关人员是否都已签章。记账前应先审核记账凭证，如发现记账凭证中有错误，应查明原因并及时更正，将错误凭证作废，重新填制正确的凭证。记账凭证经审核后认为正确才能够作为记账的依据。

2.2.4 会计凭证的传递与保管

2.2.4.1 会计凭证的传递

1.会计凭证传递的作用

会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督具有重要作用。

2.会计凭证传递的注意事项

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制的原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意：

（1）一切会计凭证的传递和处理，必须在会计报告期内完成，应及时传递，不得积压，不得跨期，否则势必影响会计核算的正确性和及时性。

（2）会计凭证在传递过程中，既要做到完备严密，又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度，以保证会计凭证的安全与完整。

（3）应当根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况及经营管理的需要，恰当规定会计凭证经由的必要环节，并据之恰当规定会计凭证的份数，做到各有关部门和人员能了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，避免凭证传递经过不必要的环节，以利于提高工作效率。

（4）要根据各个环节办理经济业务所必需的时间，合理规定凭证在各个环节停留的时间，确保凭证及时传递。

2.2.4.2 会计凭证的装订

会计凭证的装订指定期把编制好的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应当写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章，会计凭证封面式样见表2-16。

表2-16 会计凭证封面

会计凭证的装订方法很多，下面介绍一种比较常见、适用的装订方法——角订法，具体操作步骤如下：

（1）封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸放在封面上角，做护角线。

（2）凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打上两个眼儿。

（3）大针引线绳穿过两个眼儿。

（4）在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开到凭证的左上角，然后抹上胶水。

（6）向上折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘住。

以上步骤如图2-2所示。

图2-2 凭证装订方法

（7）待晾干后，在凭证本的背面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证或者转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可全年顺序编号。

2.2.4.3 会计凭证的保管

会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，按照凭证的装订要求装订成册。当年的会计资料，由财务部门保管，以便工作过程中查阅和使用，但不得由出纳人员保管。会计年度完了后，可以由财务部门保管一年，有条件的单位，须按规定的立卷归档制度，交由档案部门保管，以便日后查阅。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存十年，重要的凭证必须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须要开列清单，按规定的手续报经批准后方可销毁，任何单位都不能够随意销毁会计凭证。