1.3 材料采购
1.3.1 采购功能
采购部的一项重要任务是监督供应商及跟踪新订单的进展，确保对方及时以合理的价格交付规定数量和质量的商品或服务。采购活动包括如下过程：
（1）对不同供应商进行评估，较为重要的产品和原材料应选用少量但效率高的供应商。
（2）以有竞争力的价格提供机会购买有效的物料。
（3）对供应商的交货期、服务、质量和价格进行分级和评估。
（4）提高公司在供应商和竞争者心中的声誉。
（5）通过与市场部的不断交流而获得选择新材料的机会。
（6）通过与其他部门的联系，确保全公司有足够的材料存货水平。
从以上活动可清楚看到采购会对公司的利润产生影响。
1.3.2 采购订单与合同
在成衣生产部门，合同上的服务范围包括了生产和设计在内的所有环节。一个中小企业能否成功决定于有多少投资的资金、创始人的能力，以及经营的时效。
客商有权把原材料付运到公司，采购部门需要制定出采购订单。采购订单应包括以下信息：
（1）落单日期。
（2）订单号。
（3）送货日期。
（4）公司名称。
（5）颜色、款式、质量和规格的详细描述。
（6）价格和交易条件。
（7）装船地点、船运方式和包装说明。
五份复印件需要送往以下部门。
（1）采购部门：用于存档和登记。
（2）客户部门：作为采购订单的规格说明，以便安排原材料采购。
（3）财务部门：用于会计明细。
（4）船务部门：如有需要可与采购订单一起申请信用证。
（5）销售部门：用于参考和检查。
这类表格的好处是根据采购订单的规格说明，便于跟进、投诉和索赔工作。但如果采购单的细则不清晰，公司可能受到损失（表1-1、表1-2）。
表1-1 采购订单
表1-2 采购合同
1.3.3 原材料存储
在采购部门下设库房管理部，其运作是保证成衣生产中所需材料不会用尽，也不会囤积，从而不会因小额采购而花多余的钱。一般情况下，存货有以下几点重要作用：
（1）核对所有的入库和出库物料。
（2）向仓库管理部门提供服务信息。
（3）使库存量保持在经济的水平。
（4）提供足够的库存量，防止因供应商的延迟送货而造成生产停滞。
（5）为入库物料预留储存空间，并把所需要的物料运送到其他部门。
（6）确保有足够的财务资金供物料采购使用。
（7）有准确的物料供应计划。
注意以上活动，管仓员的责任是结合存货水平尽量降低成本。
1.3.4 控制表的应用
控制表包括物料控制表和物料采购单等（表1-3、表1-4），采购部提供有关数据。控制表收集了全部销售订单，以便决定每种款式和颜色的服装所需的原材料和辅料用量，使采购部门购买准确数量的原材料和辅料。建议把控制表的四份复印件送到：
（1）采购部门：做记录并借此表格估计已用物料情况。
（2）销售部门：用于使用情况的参考、质量的再次核对和成本的计算。
（3）会计部门：用于账单的参考和核对。
（4）产品部门：用于消耗量的参考和核对，也用于成本的计算。
表1-3 物料控制表
表1-4 物料采购单
本章小结