第三节 服装理单跟单人员

一、服装理单员

(一)服装理单员的工作性质

服装理单员是服装贸易公司或服装生产企业中的主要业务人员。服装理单员的工作性质和特点随服装企业的规模与性质而有所区别，他主要负责业务拓展与实务操作，即通过联络客户为公司或企业达成订单的业务人员，并在接单后依客户要求制作工艺文本以指导产品生产，是客户与公司、企业之间的关键中介人员。

1.服装理单员是业务员服装理单员的工作不仅仅是企业的“营业员”———被动地接受订单，而是要主动地进行业务拓展，对准客户实施积极推销，以达成订单为目的。为此服装理单员必须:

(1)收集信息:服装理单员要收集市场信息以及进行市场调查。

(2)寻找客户:服装理单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。

(3)设定目标:服装理单员应决定在准客户与现实客户中所应分配的工作时间。

(4)传播信息:服装理单员应熟练地将企业产品的相关信息传递出去。

(5)推销产品:服装理单员应与客户接洽，展示产品，特别是介绍公司新的推销样，回答客户的疑问，努力达成订单。

(6)提供服务:服装理单员要为客户提供各种服务，解答咨询，加速交货。

2.服装理单员是业务助理服装理单员在许多时候要扮演业务助理的角色，协助业务经理接待、沟通、跟进客户。为此服装理单员应做好以下工作:

(1)处理电子文件、收发传真等。

(2)询价、报价。

(3)验签订单。

(4)管理客户档案。

(5)接待来访客户。

(6)交寄样衣。

(7)联系相关业务部门。

3.服装理单员是协调员服装理单员应对客户所订的产品进行跟踪，并协调货物报关、货物装运等。服装理单员在小企业中可能身兼数职，既是内勤员，又是计划员、物控员，甚至会是采购员。

( 二) 服装理单员的素质要求

服装理单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求，即服装理单员必须具备以下基本素质:

1. 专业知识 服装理单是综合性学科，要掌握服装样板、缝制工艺和服装面、辅料的品质鉴别等专业基础知识。服装样板是服装加工的主要依据，是服装款式造型的关键; 制作工艺是产品质量控制及验收的主要依据; 对服装面、辅料的认识是理单与跟单的必修课程。与国外服装企业的广泛贸易使服装外语在服装理单跟单过程中尤为重要，除此之外，还要了解一些相关的服装外贸知识和国际贸易知识，如出口关税、各国服装市场的概况和特点、外贸单证的概念和内容以及物流等。所以作为一名服装理单员必须随时“充电”以弥补自己知识储备的不足。

2. 电脑办公软件知识

( 1) Word 文档和 Desktop( 桌面) 管理: 每份订单应设独立的文件夹，里面分档保存着订单的合同、工艺单等单据以及与客户的往来函电、跟单计划和实施记录等。不少外贸公司在操作一份订单时，通常采用 AB 制，即一人为主，一人为辅相互配合，当然，在这个订单中为辅的人可以在另一个订单中为主。这样操作是为了使其中一人外出时，另一人也能处理该订单的突发事件。为主的人员应该有一份能够随身携带的工作文档( Working file) ，存放如合同、工艺单、操作要则、跟单计划和实施计划等资料，以便随时核对。

( 2) Excel 电子表格系统: 在服装理单过程中经常会制作各类表单。虽然大的外贸公司和比较有经验的外贸公司在一些表单处理上都有自己固定的格式，如工艺单、规格表、各类报表等，但所有单据都不是一成不变的，有的表单必须要由理单员来制作完成，所以服装理单员必须能熟练运用电子表格系统。

( 3) Outlook 客户往来函电，收发电子邮件( E － mail) : 与客户往来的函电应妥善保存且按日期顺序排列，以便日后查寻; 外发的函电要先复印留档。

( 4) 服装外贸函电写作基本原则:

① 讲文明礼貌: 语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。

② 互相尊重和体谅: 写信时要尽量从对方的角度去考虑问题或有什么需求，而不是从自身出发，语气要婉转，尊重对方。

③ 全面周到完整: 一封商业信函应概括了各项必需的事项，切忌发出含糊不清的信件，细节方面表达明确，不能用抽象、笼统的词句。

④ 明确清楚: 意思表达明确，要注意避免用词错误，避免废话连篇和不必要的重复，注意词语所放的位置及句子的结构，尽量使用短句、短语。

服装外贸函电基本格式( 中英文) 如下所示:

25 May 2012       ( Date，日期)

Low Land ＆ Co. ，Ltd.       ( Company name，公司名称)

South Of Qianhu Road        ( Address，地址)

New York，USA         ( Inside address，收信人地址)

Dear Sirs，          ( Salutation，称呼)

Please confirm the production sample as soon as possible.           ( 请尽快确认产前样。)

3. 服装英语知识 外贸服装理单员由于经常要与国外客户联络沟通，必须懂一门以上的外语。

4. 分析能力 企业要求理单员能够分析出客户的特点以及产品的价格构成，以利于报价。

5. 预测能力 预测客户的要求、企业的生产能力以及物料的供应情况，以便于接单、生产与交货日期的安排。

6. 表达能力 善于与客户沟通，能准确地报出企业产品的价格，商定交货日期、付款方式等。

7. 人际关系处理能力 较好地处理好与上级、同事、客户及其他人员的关系，顺利完成理单事务。

8. 法律知识 了解合同法、票据法、经济法等与理单工作有关的法律知识，做到知法、守法。

9. 管理与推销能力 对外是一个推销高手，对内则是管理协调的行家。

10. 谈判能力 具有谈判的口才，了解谈判的程序与技巧。

( 三) 服装理单员的工作要求

1. 熟悉政策 服装理单员应熟悉国家的有关政策，有关政府部门、贸易服务部门的规定等，以便及时调整自己的工作计划。

2. 与面、辅料商建立良好的关系 服装理单员必须与一些服装生产企业和面、辅料生产商建立良好的关系，确保接单后能顺利下单，如期完成客户所需的服装产品。

3. 收集最新资讯 不断收集情报信息以更新自己的业务知识是非常重要的。随着科技的发展，服装面、辅料厂商和服装生产企业的变化以及面、辅料本身的变化是非常大的，所以服装理单员不能一味地坐在办公室里，必须安排合适的时间去生产企业了解一些实际情况，随时掌握这些变化信息。

4. 了解、熟悉国外客户 理单员在操作客户订单时要与客户进行多次沟通，充分了解客户的需求和特点。了解和熟悉客户不但能给自己工作上带来相当的主动性，而且也能因诚恳、热情而带来长期的合作关系，对公司长远发展是非常关键的，良好的对外业务关系是外贸公司生存的首要条件。

5. 细致认真的工作态度 理单员在操作每一个环节的时候都必须认真、仔细，特别是在写工艺文件的时候，一个小小的失误都可能会导致整个订单的操作失败，给公司造成巨大的经济损失。

二、服装跟单员

(一)服装跟单员的工作性质

服装跟单员是在企业业务流程运作过程中，以客户订单为依据，跟踪服装(产品)运作流向并督促订单落实的专业人员，是企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

服装跟单员工作是企业的中心线，几乎涉及服装企业的每一个环节，因此服装跟单员的工作是全方位的。

1.服装跟单员责任大、权利小服装跟单员的工作是以订单为核心，广泛联系客户、贸易公司与生产企业，其责任十分重大。因为订单是企业的生命，如果订单的质量出现问题就不单是赔款的问题，还可能失去客户，客户是企业的上帝，失去订单和客户将危及企业的生存。但是服装跟单员的权利却非常小，可以说毫无权利，因为他没有放货的权利，最终能否出货取决于客户，所以客观地说服装跟单员只是一个办事员而已，服装跟单员完成其职责的权利不是来自其职权，而是来自其所做的事情。

2.服装跟单员的工作重心是协调沟通、做好参谋服装跟单员与客户、贸易公司、企业加工部门之间的工作都是为完成订单而进行的与人沟通的工作。服装跟单员是理单员与客户的参谋，跟单员从本质上讲是为客户服务的，他掌握着生产企业的大量资料，又对客户的需求特点十分熟悉，同时也了解企业加工部门的情况，他可以对订单提出意见，以利于客户的订货。

3.服装跟单员的工作节奏快速、多变客户的需求是多样的，有时客户的订单批量小、时间短，这就要求跟单员有较高的工作效率。同时跟单员面对的加工部门的状况也是多样的，这也要求跟单员的工作节奏是快速和多变的。

(二)服装跟单员的素质要求

1.服装结构样板基础知识服装在生产过程中会出现各种问题，而有些质量问题根源就在于生产企业在技术部门出现板型问题。作为服装跟单人员不但要及时发现问题，还应该能够协助解决问题，所以跟单员应具备板型设计与管理方面的基础知识及技能，跟进加工部门改进产品因板型引起的质量问题。

2.服装制作工艺基础知识服装制作工艺是服装跟单最主要也是最基本的工作，它保证服装产品达到原定技术要求，是决定产品经济效益的重要环节，也是交流和总结制作与操作经验的重要手段，更是产品质量检查及验收的主要依据。只有很好地掌握服装制作工艺的相关知识与技能才能成为一名合格的跟单员。

3.服装面、辅料的鉴识知识服装面、辅料是构成成衣的主要元素，也是成衣质量的硬件基础。能够把握服装面、辅料的质量，不仅给成衣生产带来了先决的质量保证，也为加工部门顺利完成订单、及时出货赢得了时间。造成订单出货时间延误多因服装面、辅料的质量问题，因为一旦服装面、辅料出现了质量问题返工周期会延长，而订单往往都是生产时间紧迫，尤其是出口服装订单，有时就因为服装面、辅料的质量问题而影响了交货日期而给生产企业带来了重大的经济损失。所以合格的跟单员必须掌握服装面、辅料的质量控制和检验。

4.其他综合知识除了服装专业的基本知识外，一名合格的跟单员还需要掌握外贸、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

(三)服装跟单员的工作要求

1.必须以订单为依据，坚持实事求是的原则我国虽然已经加入了WTO，国内的服装产业也呈良性发展的势头，但服装生产企业拥有自行进出口权的仍占少数，绝大多数的生产企业还是通过服装贸易公司出口，因此客户、贸易公司和生产企业三者之间的关系紧密。订单是这三者之间的联结点，生产企业的产品首先要通过贸易公司的认可，双方也是有加工合同约束的，贸易公司为了取得良好的信誉，自己也在服装质量等方面有一系列的标准，要求服装跟单员不折不扣地去执行;但是贸易公司也不是最终验货者，而是要通过客户或客户委派的人员认可后才算合格。因此对跟单员来说必须严格依照订单资料要求，坚持实事求是的原则，把好服装产品的每一道质量关。

2.以客户意见为准，不可擅自做主每个订单型生产企业都有自己的服装质量标准和习惯性的工艺制作方法;每个客户有自己的特别要求，而跟单员也对服装企业质量标准和客户要求有自身理解，因而通常会遇到与订单资料相抵触的问题，此时跟单员切不可自作主张，按照自己的主观意愿指导加工部门，盲目地更改订单资料，而应该通知理单员让客户来做决定，一切都要遵循客户的要求，尤其是出口服装的质量标准，客户标准就是最终标准。

3.必须具备勤恳、细致的工作作风跟单员在工作过程中必须按照跟单的程序指导加工部门，从服装面、辅料配给、加工工序、生产进度、成品包装等各个环节层层把关。

4.必须具备良好的沟通和表达能力跟单员除了要把握好服装产品的质量外，还应该处理好生产企业、贸易公司和客户之间的关系。贸易公司需要信誉优良、生产管理能力强的生产企业做后盾，同样，生产企业也需要贸易公司的业务支持。跟单员与生产企业接触最频繁，是促进贸易公司和生产企业真诚合作的纽带。跟单员应把握自己的业务位置，不但要指正加工过程中的质量问题，还要指导其如何改正和改良生产技术，以良好的沟通和表达能力使生产企业既能接受其意见和建议，还能拥护其在生产企业的特殊地位。

5.刻苦钻研业务，不断提高在当前外贸学历教育体系中，针对跟单业务的应用性培训相对滞后，大量未经职业培训的从业人员使得外贸跟单业务的风险大大增加;还有些有经验的业务员受到的可能是不规范的训练，由此形成不良的工作习惯，这些也必须通过培训，结合实际生产问题的症结来加以克服。可见对跟单员进行全方位系统的培训势在必行。有些培训班已经具体安排了如下课程:跟单员的工作职责、企业跟单模式、工厂管理流程、物料采购跟单、生产过程跟单、出口货物跟单、进口货物跟单、货物运输跟单、跟单员与客户管理、跟单员工作策略、跟单员的沟通、跟单员管理等。

在如今改革开放和科技飞速发展的时代，服装的面料、款式、加工技术等变化也是飞快的。作为服装跟单员必须顺应时代的潮流，不断汲取新的知识，不断提高自己，才能更好地发挥其服务功效。

( 四) 我国跟单员的前景

随着“入世”后我国外贸产业的蓬勃发展，2004 年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。这就意味着目前集中在贸易公司代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口。而每个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了，因而可以肯定的是，跟单员的需求将随着这类企业的增长而呈几何数级增长。