第1章 企业建账
1.1 工作情景
北京中诚通信有限责任公司（以下简称中诚通信）是一家从事手机及相关通信产品生产及销售的高科技企业，主要产品有智能手机和对讲机两大系列。企业目前的岗位分工情况如表1-1所示。
表1-1 企业内部岗位分工
中诚通信于2016年12月购买了用友U8 V10.1（以下简称用友U8）总账、UFO报表、薪资管理、计件工资、固定资产、应收款管理、应付款管理7个模块，并准备于2017年1月1日启用U8系统进行财务核算，实现财务管理信息化。
目前用友服务人员已经在中诚通信的服务器和客户端上安装了用友U8系统，并做好了客户端和服务器之间的配置连接。
中诚通信目前关心以下3个问题。
一、总账、UFO报表、薪资管理、计件工资、固定资产、应收款管理、应付款管理这7个模块之间有关系吗？是一起集成起来使用呢，还是一个一个独立应用呢？
这个问题涉及3个要点：各模块的主要功能是什么？模块之间的相互联系是什么？企业的应用模式是什么？
1. 模块的主要功能是什么？
这7个模块功能各不相同，这里先各用一句话概括说明各模块的主要功能，帮助大家建立对模块功能及联系的简单印象，模块的详细功能将在后续章节中逐一介绍。
U8中的总账模块能够完成凭证录入、凭证审核、记账、结账整个完整的账务处理过程，以及输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。
UFO报表模块能够从U8总账及其他模块中获取数据，生成对外财务报告和制作内部管理报表。
薪资管理和计件工资模块采用计时工资和计件工资两种方式核算职工薪酬，对工资费用进行分摊，处理与职工薪酬相关的其他费用，并将分摊结果形成凭证传递给总账。
固定资产模块管理企业固定资产的增减、变动、折旧计算，并将业务变动及折旧计算结果形成凭证传递给总账。
应收款管理模块主要实现企业与客户之间业务往来账款的核算与管理，并形成凭证传递给总账。
应付款管理模块主要实现企业与供应商之间业务往来账款的核算与管理，并形成凭证传递给总账。
2. 模块之间的相互联系是什么？
U8中的各个子系统服务于企业的不同层面，为不同的管理需要而服务。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系。
以上7个模块之间的联系如图1-1所示。
图1-1 U8财务管理各模块间的数据关系
3. 企业的应用模式是什么？
各个模块既可以独立应用，也可以与其他模块集成使用。举例来说，如果只购买了总账模块，那么企业可以在总账系统中通过填制凭证来处理与职工薪酬、固定资产核算、应收应付等相关的业务。如果企业既购买了总账，也购买了应收款管理系统，那么所有与客户相关的应收与收款业务均在应收款系统处理，总账不再处理这类业务，应收款系统处理的结果会传递相应的凭证给总账。
从学习方便、易于理解的角度，本书会分别介绍每个模块的详细应用。
二、如何把企业现有的账务资料转移到用友U8中？
用友U8属于应用软件，是一套可以用来管理企业业务的程序。那么U8安装完成之后，如何与企业现有的基本信息和财务数据对接，即如何把企业现有的账务资料转移到用友U8中呢？
以上这项内容在U8系统中涉及三项应用。第一，在U8中进行企业建账；第二，在U8企业应用平台中建立企业的公共基础档案；第三，在U8各个子系统中进行选项设置和期初数据录入。本章1.3中会回答第1个问题，即如何在U8中进行企业建账。其他两项工作将在后续章节中介绍。
三、今后企业的全部财务数据都将在U8系统中，那么如何才能确保这些数据是安全的呢？
数据安全问题是每一个信息化企业都极为关注的。在U8系统中，与数据安全相关的有3个方面：数据存储安全、系统使用安全和系统运行安全。
1. 数据存储安全
输入用友U8系统中的数据是存储在数据库管理系统中的。企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如火灾、计算机病毒、误操作、人为破坏等。任何一种情况的发生，对系统及数据安全的影响都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降至最低，是每个企业共同关注的问题。因此，系统必须提供一个保存计算机内数据的有效方法，可以定期将计算机内数据备份出来并存储到不同的介质上。备份数据一方面用于意外发生时恢复数据之用，另一方面对于异地管理的公司，还可以解决审计和数据汇总的问题。
U8系统中提供了自动备份和手工备份两种数据备份方式，在本章1.3节中将进行介绍。
2. 系统使用安全
U8安装完成之后，是不是企业所有的职工都能登录到系统查看财务资料呢？显然不是。按照企业目前的岗位分工情况，需要在U8中设置用户（即可以登录U8系统并进行操作的人），并且按照其岗位工作内容为用户赋予相应的权限。这样一方面可以防止无关人员登录U8系统造成数据泄露或丢失；另一方面也可以分清责任，确保内部控制制度发挥作用。
U8系统中提供了用户及权限设置，本章1.3节中将进行介绍。
3. 系统运行安全
U8使用过程中由于用户操作不当、计算机病毒侵入等原因，会出现各种各样问题，那么如何及时发现问题并采用有效方法解决问题，保证系统正常运行呢？
在U8系统管理界面可以随时监控到系统的登录及使用情况，对系统运行过程中的异常任务和单据锁定，系统管理员可以轻松清除，保证系统正常使用。另外，系统管理中的上机日志对各个模块的登录情况，具体到哪位用户、何时、操作了哪项具体功能等情况都进行了详细记录，方便维护人员及时排除故障，确保系统安全运行。