第六节 政府财务会计账务处理程序

行政事业单位的经济活动从原始凭证到形成会计报表的过程就是账务处理程序，这一过程涉及组织账簿、运用记账程序和记账方法等手段。

行政事业单位的具体账务处理程序如下。

（1）根据原始凭证填制记账凭证，对于现金业务，由出纳根据原始凭证填制现金日记账，并编制库存现金日记表，然后据以编制记账凭证。

（2）根据记账凭证直接登记总账，或根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后根据该科目汇总表填制总账，对于发生明细核算的业务，在填制总账的同时还要填制明细账。

（3）对现金日记账、明细账、总账以及有关账户核对正确，再根据总账科目和明细账编制会计报表。

政府财务会计的账务处理程序如图1-1所示。

设置会计科目，明确记账方法，是为了正确地将经济业务进行分类，并采取科学的方法进行记账，但是记账必须有根有据。因此，任何一项经济业务都应当取得或填制会计凭证，要根据合法的会计凭证记账。

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任和作为记账依据的书面证明，是登记账簿的凭据。会计凭证按其填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证。

一、原始凭证

原始凭证是在经济业务发生或完成时取得和填制，载明经济业务具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和主要依据。

（一）原始凭证的主要内容和要素

政府财务会计原始凭证主要由以下要素组成：

（1）凭证的名称、填制日期及编号；

（2）填制凭证单位名称及填制人；

（3）接收凭证单位名称；

（4）经济业务的具体内容；

（5）相关单位的签字与盖章；

（6）其他内容。

（二）原始凭证的种类

原始凭证是多种多样的，有的是由外单位填制的称为外来原始凭证，有的是由本单位或职工填制的称为自制原始凭证

各类政府财务会计的原始凭证主要包括：

（1）收款收据；

（2）借款凭证；

（3）预算拨款凭证；

（4）固定资产调拨单；

（5）开户银行转来的收、付款凭证；

（6）往来结算凭证；

（7）库存材料的出库、入库单；

（8）其他足以证明会计事项发生经过的凭证和文件。

以行政事业单位为例来说明其会计原始凭证的相关内容。行政事业单位在日常会计处理上，经常使用以下几种主要原始凭证。

（1）费用报销凭证。各种费用报销凭证是行政事业单位核算“实际费用”的依据。从外单位取得的原始单据必须具备对方收款单位名称、收款人签名或盖章、填制凭证的日期以及合计金额，合计金额要用汉字大写并盖有填制单位的公章。自制的单据，要由经办人写明费用的理由和用途，并有报销人单位负责人或其授权人的签名盖章。购买实物的单据，必须有验收人签章。支付款项单据必须有收款单位和收款人的收款证明。

一些经常发生的费用报销，如差旅费等，应填制由财政部门统一的“报销单”报销，其原始单据作为附件，附在“报销单”后面。一次费用的单据较多时，可编制“费用报销凭证汇总表”进行账务处理，将原始凭证附在后面。如果附件较多也可以单独装订保管，并在“汇总表”上注明。

（2）收款凭证。行政事业单位收到各项收入，必须开给对方收款收据。收据的字迹要清楚，金额数字不得涂改，并加盖单位财会专用公章和经办人印章，才能有效。收款收据要连号使用，填写时一式三联。一联作为存根，不得撕下，第二联作为入账依据，第三联给交款单位或交款人作为收据。如果因填写错误而作废时，要全份保存注销，并加盖“作废”标记。各单位对各种收款凭据，要指定专人负责收发登记和保管。其格式如表1-2所示。

（3）往来结算凭证，包括暂存款、暂付款、应收款、应付款等往来结算凭证，是行政事业单位各项资金往来结算的书面证明。支付暂付款时，应由借款人填写一式三联借款单，填明姓名、用途、借款金额等，并由单位负责人或授权人审批签章。借款单第三联必须连在记账凭证上，作为付款依据。收回借款时，借款单第一联退还借款人，第二联作为会计填写记账凭证结算借款的依据。借款单据不准作为费用报销的依据，其格式如表1-3所示。

（4）银行结算凭证。银行结算凭证包括向银行送存现金的凭证、现金支票、转账支票、信汇、付款委托书和票汇及银行结算凭证，有银行统一印制，各单位向银行领用。但存取款、拨款单据一律不准作为费用报销依据。

（5）材料收付凭证。材料收付凭证是核算材料收、发、存的原始凭证。购进时填制“收料单”办理入库手续，库存材料发出时，填制“出库单”办理出库手续。材料发出业务较多的单位，可以按期编制“发出材料汇总表”核算材料的收付。

（6）拨款凭证。上级单位对所属会计单位拨付经费，采用划拨资金办法，应填写银行印制的“付款委托书”或“信汇委托书”，通知银行转账。

其他能够证明经济业务发生的单据、表册、经济合同、文件等都可以作为原始凭证，除文件外，都不得以复印件代替，外文或少数民族文字的原始凭证应当翻译成汉语。

会计人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理，对记载不正确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正补充。

二、记账凭证

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证，按照会计核算要求加以归类而填制的，用以简单记载经济业务，确定会计分录并据以记账的会计凭证。

（一）记账凭证的主要内容和要素

政府与非营利组织会计的记账凭证主要由以下要素组成：

（1）记账凭证的名称和日期；

（2）经济业务的主要内容；

（3）会计科目的名称（单位总账科目和明细账科目）；

（4）会计分录的方向和金额；

（5）凭证的类别和编号；

（6）过账的标记；

（7）所附的原始凭证或其他资料的张数；

（8）凭证所具备的签字与盖章。

（二）记账凭证的种类

（1）行政事业单位记账凭证其格式如表1-4和表1-5所示。

（2）行政事业单位会计的记账凭证按所涉及对象及运动方向的不同，通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。其格式如表1-6～表1-8所示。

（三）记账凭证的编制方法

（1）行政事业单位财务人员应根据经审核无误的原始凭证，归类整理编制记账凭证。记账凭证的各项内容必须填列齐全，经复核后凭此记账。制证人必须签名或盖章。

（2）记账凭证一般根据每项经济业务的原始凭证编制。当天发生的同类会计事项可以适当归并后编制。不同会计事项的原始凭证，不得合并编制同一张记账凭单，也不得把几天的会计事项加在一起作为一个记账凭证。

（3）记账凭证必须附有原始凭证。一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可以把原始凭证附在主要的一张记账凭证后面，在其记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证的编号。结账和更正错误的记账凭证，可以不附原始凭证，但应经主管会计人员签章。

（4）记账凭证必须清晰、工整，不得潦草。记账凭证由指定人员复核，并经会计主管人员签章后据以记账。

（5）记账凭证应按照会计事项发生的日期，顺序整理制证记账。按照制证的顺序，每月从第一号起编一个连续号。

（6）记账凭证每月应按顺序号整理，连同所附的原始凭证加上封面，装订成册保管。记账凭证封面样式如表1-9所示。

（四）错误更正

会计填制的记账凭证发生错误时，不得挖补、涂抹、刮擦或使用化学药水消字，应按下列方法更正：

（1）发现未登记账簿的记账凭证错误，应将原记账凭证作废，重新编制记账凭证；

（2）发现已经登记账簿的记账凭证错误，应采用“红字冲正法”或“补充登记法”更正。采用计算机做记账凭证的，用“红字冲正法”时，以负数表示。

三、会计账簿

会计账簿是由具有一定格式、互相联系的账页组成，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。

（一）会计账簿的种类

行政事业单位的会计账簿主要有总账和明细账两种。

（1）总账是按照会计制度规定的会计科目设置的，它是用来记录资产、负债、净资产、收入和费用各类所属科目增减和结存情况的账簿。利用总账，能全面、系统和综合地反映政府与非营利组织资金及业务活动情况，编制会计报表，控制和核对各种明细账。

总账的格式采用三栏式，具体如表1-10所示。

（2）明细账是按照规定的明细科目和核算需要设置的，它是对总账科目进行明细核算的账簿。

行政事业单位明细账主要有收入明细账、费用明细账和往来款项明细账等。明细账的格式可以采用三栏式，也可以采用多栏式。三栏式明细账的基本格式与总账账簿的格式相同，多栏式明细账格式如表1-11所示。

（3）日记账又称序时账，是按照会计主体经济业务发生的先后次序，依次进行登记的账簿，其用途主要是结算和控制各项货币资金。日记账分为现金日记账和银行存款日记账。为了管理需要，日记账不采用活页账，而多采用三栏式的订本账。其格式如表1-12所示。

（二）账簿的使用要求

由于会计账簿是政府与非营利组织经济业务的具体记录，因此，对其使用有严格的要求。

（1）行政事业单位会计账簿的使用以每一会计年度为限。对于账簿的启用，应该填写“经管人员一览表”和“账户目录”，并将其附于账簿扉页。格式如表1-13和表1-14所示。

（2）登记账簿必须及时准确、日清月结，文字和数字的书写必须清晰整洁。

（3）手工账不得使用铅笔、圆珠笔，必须使用蓝、黑墨水笔。其中，红色墨水只能用于登记收入负数、划线、改错、冲账。

（4）会计账簿必须按照编定的页数连续记载，不得隔页、跳行。如因工作疏忽发生跳行或隔页时，应当将空行、空页划线注销，并由记载人员签章。

（5）会计账簿应根据审核的会计凭证登记。记账时，将记账凭证的编号记入账簿内；记账后，在记账凭证上用“√”符号予以注明，表示已经将其入账。

（6）会计账簿如填写错误，不得随意更改，应当按照规定的方法采用划线更正法、红字冲正法或补充登记法进行更正。

（7）各种账簿记录应该按月结账，计算出本期发生额和期末余额。