任务二 明确采购管理的内容和采购方式

一、采购管理的内容

采购管理的工作领域基本包含三个方面：一是与采购需求有关的企业内部管理；二是企业外部的市场和供应商管理；三是采购过程本身的管理。

具体包括物料质量管理、采购成本管理、库存控制、供应商管理和采购信息管理五个方面。

1. 物料质量管理

产品质量依赖于构成产品物料的质量。物料质量控制应将重点放在供应商的质量控制过程中，即“上游质量控制”。供应商上游质量控制得好，不仅可以为产品质量控制打好基础，同时可以降低质量成本。经验表明，采购方将30%的质量管理精力花在供应商的质量控制上，采购方自身产品的质量可以提高50%以上。可见，将采购质量控制延伸到供应商环节，是提高企业自身质量水平的基本保证。

2. 采购成本管理

采购成本管理是为了尽可能地降低采购成本，这就需要采购企业进行科学的采购规划，通过成本分析，找出降低成本的可行办法。

3. 库存控制

采购库存控制是对采购实效的控制，库存控制的目的是尽量以最小的资金占用保证生产的正常进行。在企业里，往往是生产部门要求仓库不要缺料，财务部门要求库存最低，采购部门希望大量购买和生产以降低价格，即各部门对库存控制有不同的要求。有效的库存控制需要平衡互相矛盾的库存控制目标，实现企业资产收益率的最大化。

4. 供应商管理

采购部门的重要职责之一就是供应商管理，即选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。供应商的选择是确保商品品质和服务最重要的措施之一，正确选择供应商，才能在最恰当的价格下，得到恰当品质和数量的产品和良好的服务。一般来说，这方面职责的具体工作由采购人员来完成，采购部门执行这一职责时，必须要具备一定的经验和专业技能。

5. 采购信息管理

采购信息是指采购部门需要了解的货源、价格、交货期、供应商状况和运输等方面的知识。获取并利用充分、及时的采购信息是做好采购管理的基础。从采购信息的内容来看，一般来说，采购信息主要包括物料信息、市场信息和供应商信息等。采购信息是企业控制采购物料价格的关键因素。高效的采购信息管理可为采购政策的制定提供依据，同时帮助采购方获取更大的利润空间。

二、采购方式的类型

根据不同的划分标准，我们可以对采购进行不同的分类，进而针对不同的类别，实施不同的采购策略。

1. 按采购主体分类

根据采购主体不同，我们可以把采购分为企业采购、政府采购、军队采购及其他社会团体采购。其中，企业采购是采购的主体，占了全社会采购总额的绝大部分。

政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金进行的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的采购。政府采购是利用财政款项进行采购的主流，是提高各级政府及事业单位的采购质量和效益，减少采购中的腐败现象的重要措施。

2. 按采购品的形态分类

根据采购对象的形态不同，我们可以将采购划分为有形采购和无形采购。

（1）有形采购

有形采购是指对有形商品的采购。有形商品包括所有的生产资料和生活资料，主要包括原材料、零部件、半成品、成品、能源、辅助材料及低值易耗品等。

（2）无形采购

无形采购是指不具有实物形态的对象的采购，主要是指技术、服务和信息，如制造某种产品的技能知识、安装服务、培训服务、维修服务等。

3. 按采购的科学化程度分类

按采购的科学化程度，我们可以将采购划分为传统采购和科学采购。

（1）传统采购

传统采购模式是在季（年、月）末，企业各部门申报下季采购申请单，由采购部门汇总，制订统一的采购计划。采购计划被批准后用于下季度采购，填充库存，满足下季度企业各部门的供应。

传统采购的特点是管理简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大。传统采购的操作一般是通过询价现购、比价采购、议价采购及公开市场采购等方式来实现的。

（2）科学采购

科学采购是在采用科学的方法和现代科技手段下实施的采购。相对于传统采购而言，科学采购主要是在采购数量、采购价格、采购时间、采购方式的确定及采购操作上更加科学有效。

科学采购主要包括订货点采购、MRP（Manufacturing Planning System，物料需求计划）采购、JIT（准时化）采购、供应链采购、招标采购及电子采购等。

4. 按采购的组织形式分类

按照采购的组织形式，我们可以把采购分为集中采购、分散采购与混合采购。这种分类方式实际上决定了采购的审批权限。这三种采购方式各有自己的优缺点，企业可以根据自身的特点，选用不同的采购方式。

（1）集中采购

集中采购是指企业的采购部门全权负责企业的采购工作。即企业生产所需的物资，都由一个部门负责，其他部门（包括分厂、分公司）均无采购职权。

集中采购具有很多优点：可以获得较多优惠的采购条件；便于企业统筹安排采购物资；不需要设立过多采购机构；便于控制采购成本；有利于建立各部门共同物料的标准规格等。

集中采购的缺点主要表现在：采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购、紧急情况采购；采购与需求分开，有时难以准确了解内部需求，降低采购绩效。

一般来说，集中采购主要适用于集团范围实施的采购活动，跨国公司的采购，连锁经营、OEM厂商和特许经营企业的采购。同时，集中采购也是政府采购的重要组织实施形式。

（2）分散采购

分散采购是指按照需要，由单位设立的部门自行组织采购，以满足生产经营的需要。

对比集中采购，分散采购的优缺点很明显：分散采购有利于激励机制的贯彻实施，调动采购人员的积极性；减少采购审批等工作环节，提高了工作效率，使采购具有较好的时效性。但与此同时，企业采购管理的难度就会加大，特别是资金、人员管理的难度会加大。

分散采购一般适用于企业的零星需求、紧急需求及地域性很强的需求，或者各下属单位地理分布比较分散的企业。

（3）混合采购

除了采用集中采购和分散采购的方法进行采购外，有的企业采用集中采购和分散采购相结合的采购模式。一般将需求的共性较强、采购额较大、重要度与风险性较高的项目集中起来采购；将个性需求、零星需求、一定金额内的临时需求等项目作为分散采购。混合采购一般适用于总公司与分公司分层管理的企业组织。

5. 按采购的范围分类

依据采购辐射的范围不同，我们可以把采购划分为国内采购和国际采购。

（1）国内采购

国内采购是指在本国境内进行的采购。例如，国内机械制造企业向国内的钢铁企业采购钢材，服装厂向纺织厂采购布料等。国内采购机动性强、手续比较简单、物流费用较低、供应保障性较好，一般以本币进行结算，遵循本国的法律法规。

国内采购又分为本地市场和外地市场采购两种。通常情况下，企业首先考虑本地市场，这样可以节约采购成本、减少运输时间、保障供应。在本地市场不能满足供应时，企业再考虑外地市场。

（2）国际采购

国际采购是指利用全球的资源，在全世界范围内去寻找供应商，寻找质量最好、价格合理的产品（货物与服务）的采购。这种采购一般直接向国外厂商咨询，同国外厂商谈判，或者向国外生产厂商设在本地的代理商咨询采购。随着经济全球化的发展，国际采购已经成为企业发展的主要趋势。

三、采购管理的发展趋势

自21世纪以来，企业面临的大环境从过去的短缺经济时代过渡到相对平衡时代再到后工业化时代、信息时代，市场竞争的重点不断变换，从价格、交货期、一致性、质量演变为快速交货能力、服务、产品稳定性、工作质量等方面。

企业的竞争模式也发生了重大变革，由单个单位之间的竞争转变为群体竞争，即一条供应链与另一条供应链的竞争，其竞争力主要体现在整条供应链的总成本和对最终用户的需求的反应速度上，利润最大化目标建立在整条供应链基础上。供应商、制造商、分销商以及专业服务提供商之间瓜分利润的竞争关系转为共同拓展利润空间的合作伙伴关系。

1. 传统采购向现代采购的发展

（1）采购角色由被动反应转变为主动采购

大型组织中采购人员只花很少时间在行政管理和业务活动上，他们将精力集中在如何同供应商建立和发展恰当的关系上。这些组织的重点已经超出了简单地在用户需求出现时才对需求做出反应的行为，而是发展成为一种具有前瞻性的主动采购行为。

（2）供需业务关系由交易关系转变为合作关系

“交易论”的采购观点认为采购就是单纯的购买，在这种简单的采购活动中，买方根本利益是用尽可能少的资金获取尽可能多的资源，买卖双方保持一定的距离以避免相互影响。“关系论”的采购观点认为，在买卖双方相互关系中，分享和交换的理念使双方在共同交易的过程中都得到好处，取得共同满意的结果。前者以临时的或短期的合作机制为主，竞争多于合作，进而导致了采购过程的不确定性。这种不稳定的合作关系会给企业经营带来显著的负面影响。

（3）采购地位由战术地位转变为战略地位

在今天，采购被看作是一种具有重大战略意义的活动。很多大型组织都在利用专业采购供应团队所提供的专业化服务。在人们关注的许多主要商业问题中，采购供应的战略性作用和贡献已经得到充分的认识，“战略性”采购决策可能由董事会级别的人员做出决定。采购供应的战略性关注不再将重点放在订货以及补货的日常事务上，而是更多地关注通过协商建立长期关系、开发供货商、降低总成本等高水平活动。

2. 采购管理的新发展趋势

① 持续改进的要求。其背后的驱动因素是：成本、质量、配送绩效、周期时间缩短，产品和技术开发时间缩短。

② 供应商的重要性增强。主要表现在：管理层对供应商和采购的重视；产品和加工技术对外部供应商的依赖。

③ 组织结构和人力资源的模式创新要求越来越高。采购部门和供应链组织结构转变；跨职能采购团队出现；战略职责和战术职责分工明确；大量采用新型的采购和供应链技能。

④ 信息技术越来越广泛应用。基于互联网的系统平台，催生了电子商务模式下的采购技术及组织方式；供应链计划和执行软件广泛应用。

⑤ 供应基础管理变化大。直接供应商数目减少；长期合同数目増加；采购量累计和合并增多；供应商开发力度加大。

⑥ 采购职责活动增加。外部采购活动增加；全球性采购和供应链活动增加；非核心业务和能力外包。

⑦ 绩效评估越来越多。正式绩效评估系统迅猛发展。

⑧ 实施采购与供应链战略愈加深入。实施长期外包决策；供应链整合和战略供应商协作；高层次信息共享和透明度；总体价值链管理；提供价值増值服务。

学习提示

“21世纪的竞争不是企业和企业之间的竞争，而是供应链和供应链之间的竞争，市场上将只有供应链而没有企业。”

——马丁·克里斯多夫（英国物流学家）