1.1.3　明确你的原则，不做无用功

有原则才有标准，才能准确完成采购任务。采购是一项经济活动，这也要求采购人员必须遵循一定的原则和标准，才能保证采购的经济性和效益最大化。

5R原则是采购人员必须遵循的基本原则，其目的是使采购效益最大化。它的具体含义就是在适当的时候，以适当的价格从适当的供应商手里买回所需数量的物品。

5R原则的5R 是指适时（Right time）、适质 （Right quality）、适量（Right quantity）、适价（Right price）和适地（Right place），其中每一项内容对采购人员的要求各不相同。

（1）适时（Right time）

适时主要是指采购人员要保证交货准时。供应商、企业和客户之间是否能形成良性的关系循环，很大程度上取决于交货时间是否及时。若供应商能按约定时间交货、企业能按计划如期完成生产、客户能如期获得产品，这就能形成良性循环。

若供应商不能及时交货，企业将不能按期完成生产，无法按时出货，最终会引起客户的强烈不满，影响企业和客户之间的关系，同时企业也不会再选择给其带来损失的供应商。因此，如果做不到适时，最终影响的是企业、供应商和客户三方之间的关系。所以，采购人员要明确这一点，并采取各种手段不断促使供应商及时交货，做到适时。

（2）适质（Right quality）

质量是产品的灵魂，也是企业赖以生存和盈利的基石，一个连产品质量都无法保证的企业，最终也无法在竞争激烈的市场中立足。若采购物品质量达不到标准，会徒增采购人员的工作量，降低采购效率，影响企业生产的最终产品的质量。具体来说，采购质量不过关会对企业造成以下不利后果。

◆导致生产线返工，降低产品质量及生产效率。

◆导致生产计划推迟，不能按期向客户交货，降低客户对企业的信任，影响企业信誉。

◆因产品质量问题引起客户退货，给企业带来巨大损失，甚至因此失去大量客户。

◆导致企业内部花费大量的时间与精力去处理退换货等问题，会增加大量的管理费用，同时还会因重检而产生额外的检验费用。

要做到适质，除了要知晓采购质量不过关会带来的一系列不利影响外，还要建立适当的品质标准，以准确判断产品适质与否。如图1-3所示为品质标准的3个方面。

（3）适量（Right quantity）

适量就是要确定合适的采购数量，不能过多，更不能过少。采购数量过多，会增加采购款项，减少企业流动资金，产生大量库存，增加企业的沉没成本，使企业处于被动地位；采购数量过少，将无法满足生产和销售的需求，直接影响企业效益。因此，采购人员在确定采购数量时要严格以实际需要为标准，确保所采购的产品数量刚好满足所需，或适当有所盈余。

（4）适价（Right price）

适价即合适的价格。采购价格直接影响企业成本，能在预期采购成本的基础上为企业节约一部分采购资金，便是采购人员能力的体现。为此，采购人员需要做到以下几点，以确定合适的价格。

多供应商报价。报价不应局限于某一家或两三家供应商，而应该同时让数家满足采购要求的供应商进行报价，以了解报价整体水平。除此之外，还应增加新供应商的报价，这样可以使采购人员了解到市场当前最新的报价，以获取最优价格。

比价。应建立在多供应商报价的基础上，从中选择价格最优的几家进行沟通协商。比价时需要注意将不同供应商的不同报价形式转化为相同的，这样才能以同一个标准进行优劣判断。

先议价，后定价。对比价后确定出的几家供应商逐一进行议价，争取最大的价格空间，并最终确定两三家价格较优的供应商进行定价。

（5）适地（Right place）

适地即合适的距离。由于采购人员需要对采购过程进行控制，因此应尽量选择距离较近的供应商，便于实地查看备货进度，控制采购质量和交货时间，同时还能降低运输成本。