3.2.1　双向沟通，让信息交换更充分

先沟通，后监督。沟通是采购人员与供应商保持联系的主要方式，也是采购人员了解供应商状况的重要手段。在向供应商采购的过程中，采购人员需要实时了解供应商的生产状况和内外部情况的变化，同时也需要将企业对于采购商品或原料的要求变化告知供应商，做好双方充分的信息交换，从而更好地实现采购目的。

采购人员要想实现与供应商之间的有效双向沟通，首先就要做到以下几点。

◆以点带面，充分沟通。每次的沟通事项不要仅仅局限于某一要素，应将与该要素有关的内容都考虑进去。

◆沟通的内容和形式要让供应商能够接受。尤其是在沟通内容上，采购人员不能只是一味考虑自身和企业利益，而罔顾供应商的合理利润，否则会引起供应商反感，使沟通结果不尽如人意。

◆沟通渠道应畅通无阻。顺畅的渠道是双方沟通的基础，应保证矛盾能在第一时间和最低层次得到解决，否则就会使产生的矛盾扩散开来，给供需双方带来影响和损失。

除此之外，采购人员要做好与供应商的沟通，还需要建立属于双方的沟通机制，以保证沟通的及时和充分。对此，采购人员需要做到以下几点。

明确沟通的重要性，以尊重为前提主动进行沟通。采购人员需要明确，与供应商之间的关系是平等的，双方互惠互利，并不存在采购企业高供应商一等的情况。只有充分尊重供应商，并将其表现在双方的沟通环节中，主动向供应商了解和反馈采购相关信息，才是双方沟通成功的关键。

让供应商对企业的采购要求和目标充分了解。采购人员的采购需求只有通过供应商才能得到满足，双方沟通的重点也在于采购需求的方方面面。因此，将采购要求和目标明确告知供应商，就能保证沟通在一开始就是有效的。

保证沟通方式的多样性。采购人员应掌握与供应商沟通的多种方式，以保证在某一种或几种沟通方式失效时可以通过其他沟通方式达到同样的沟通目的。一般来说，采购人员可以通过电话、邮件、传真、网络即时通信或实地走访等方式与供应商进行沟通。

注意沟通的时效性。时效性是保证采购双方的沟通结果有效的重要因素，采购人员与供应商的沟通应在确定采购要求的第一时间或者采购要求变更的第一时间进行。把握沟通时效性，可以使供应商实时了解企业的采购需求，当改变生产要求或方式时，节省因准备或生产不满足条件的产品或原料产生的成本，同时，对采购方来说也可以提高采购效率。