案例4 客户感谢信：邮件合并
情境再现
有没有碰到过这样的情况呢：同样的一封邮件，需要发送给不同的人，但是一封一封地发送很麻烦，这时就要用到新的工具——邮件合并。
情景：客户感谢信。
角色：琪琪（销售经理助理）、刘枫（销售经理）。
故事：转眼间琪琪来到公司两年了，“时间过得可真快”，琪琪边工作边想着。这又到年终了，年终总是和业绩、绩效考核挂钩，当然也就和年终奖有关了。想到这些，琪琪又开始全身心投入到工作状态中了。
“琪琪，在做什么事呀？”说话的人是销售部经理刘枫，他这段时间也是忙得够呛，为了完成公司预期的销售目标，销售部门全体员工都崩紧了弦，希望在年终把业绩冲个新高。
“我在做部门年度销售业绩统计表呢。”琪琪回答到。
“噢，不错，继续努力啊。不过你先把手头上的事情放放，销售业绩还需要一段时间才能统计完。我这里有件比较急的事儿，你先做一下。”经理边赞许地点头边交待琪琪。
“好的，我马上来您办公室。”琪琪把手头上的工作稍微理了一下，来到经理办公室。
“是这样的。作为销售部门而言，除了与客户建立商品的买卖关系以外，维护与客户的良好关系也是非常重要的。所以，在年终的时候除了登门拜访老客户以外，发封感谢信也是不错的选择，信件内容要包含三方面内容：一是感谢客户使用我们的产品；二是对我们的产品或服务有什么意见或建议；三是年终到来，提前给客户拜个早年。你来想想这事儿怎么做吧。”
“好的，那我干活去了哈。”琪琪快速回到自己的座位，开始思考经理交待的工作该怎么做……
任务分解
接到这个任务，琪琪开始思索。平时常用Outlook来发送邮件，但公司有好几百客户，一个一个地发送，那是非常花费时间的。如果每封信只用统一格式，没有对客户的称呼，似乎对客户不太尊重，而且经理估计会认为自己偷懒或者是无能的。那么，应该怎么办呢？
有了，以前技术部的赵工曾经教过自己用邮件合并来做的，好像是先把信函写好，联系人准备好，然后再插入，赶紧来试试看吧。
任务实现
（1）选择文档类型。
（2）选择开始文档。
（3）选择收件人。
（4）撰写信函。
（5）预览信函。
说明
邮件合并的关键过程就是把数据源合并到主文档中。
首先准备好数据源；
其次要制作好模板；
最后即为合并过程。
任务一：制作大量信函
由于现在我们已经预先制作好了“信函（主文档）”和“信函和信封（数据源）”案例文件，因此接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。
（1）启动Word 2016，打开主文档“信函（主文档）”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务账号”两个字段合并到主文档中。
（2）单击“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”按钮，如图4-1所示，可在窗口的右侧出现“邮件合并”任务窗格。
（3）接下来可以在“邮件合并”任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，如图4-2所示，这里采用默认的选项“信函”。
图4-1 “邮件合并分步向导”命令
图4-2 选择文档类型
（4）单击任务窗格下方的“下一步：正在启动文档”链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档，如图4-3所示。由于当前的文档就是主文档，故采用默认选项“使用当前文档”。
（5）单击任务窗格下方的“下一步：选取收件人”链接，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人，如图4-4所示。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选中“键入新列表”单选按钮，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过，为了提高效率，应提前把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封（数据源）”案例文件，于是单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，弹出“选取数据源”对话框。
图4-3 选择开始文档
图4-4 选择收件人
说明
要注意所选数据源的表格第一行不用插入标题或其他文字，而必须是表头，否则将无法识别数据源。
（6）通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，选中后单击“打开”按钮。由于该数据源是一个Excel格式的文件，会弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮，如图4-5所示。
图4-5 选择信函和信封（数据源）
（7）接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选，如图4-6所示。这里保持默认状态，单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口。
（8）单击“下一步：撰写信函”链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。
（9）先选中主文档中的“[收信人姓名]”，接着单击任务窗格中的“其他项目”链接，弹出“插入合并域”对话框，如图4-7所示，“数据库域”按钮被默认选中，“域（F）”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来选中“客户姓名”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中。
图4-6 选择邮件合并收件人
图4-7 “插入合并域”对话框
（10）先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“[服务账号]”，用同样的方法把数据源中的“服务账号”字段合并到主文档中，如图4-8所示。
图4-8 插入合并域
（11）可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”括起来，以便和文档中的普通内容相区别。
（12）检查确认之后，就可以单击“下一步：预览信函链接”，进入“邮件合并向导”第五步：预览信函，如图4-9所示。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其他信函。
说明
这里的“[收信人姓名]”只起提示作用，插入合并域时需将其删除，否则将多出“[收信人姓名]”几个字。
（13）浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务，已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后，单击“下一步：完成合并”链接，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了，为什么有10份信函呢？这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因。在弹出的“合并到打印机”对话框（见图4-10）中还可以指定打印的范围，这里采用默认选项“全部”。
图4-9 预览信函
图4-10 “合并到打印机”对话框
（14）如果计算机连接了打印机，单击“确定”按钮，弹出“打印”对话框，再单击“确定”按钮。一会儿之后，10份专业的信函就出现在你面前了。
任务二：制作大量信封
完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封，而不做贴在信封上的那种信签条，是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象，另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似，完全可以仿照操作。
显然，信封的制作也要经历“邮件合并向导”的6个步骤，有了前面的基础，下面的学习将更加轻松。不过也不要掉以轻心，这个任务只提供了数据源，并没有提供主文档，我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。
（1）启动Word 2016，进入主界面后新建一个空白文档，并打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型中，选中“信封”按钮，如图4-11所示。
（2）进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。这里我们要设定信封的类型和尺寸，单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接，打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信封类型。这里以使用较普遍的标准小信封（规格为110mm×220mm）的尺寸为例。于是选择“普通5”选项，如图4-12所示。单击“确定”按钮后返回Word编辑窗口，可以看到页面已经根据信封的规格改变。
图4-11 选择文档类型
图4-12 自定义信封尺寸
说明
“信封尺寸”在这里是一个广义的概念，并不仅仅指信封的尺寸，而是要设置的文档的大小。
注意：如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合要求的信封规格，则选择最后一项自定义信封的尺寸。
（3）下面将输入信封中的固定内容，即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信息，如图4-13所示。
（4）然后拖动文本框到信封右下角恰当位置，以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观，可以对它们进行修饰。选中公司名称“上海时代日用品公司”，设置字体为“楷体”，对齐方式为“居中对齐”，选中地址和邮编，设置对齐方式为“分散对齐”，稍加修饰后可以得到比较专业的外观。到这里为止，完成了主文档的制作，制作效果如图4-14所示。
（5）接下来的工作，就进入把数据源中的字段合并到主文档中的过程了。本任务使用的数据源和任务一相同，其实任务一的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”“地址和邮编”这些字段的信息。
图4-13 输入发信人信息
图4-14 主文档的制作
（6）进入“邮件合并向导”第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，用和任务一相同的方法打开Excel格式的数据源“信函和信封（数据源）”文件。
（7）进入“邮件合并向导”第四步：选取信封。在这里将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角放置邮编的位置，单击“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框，在“域（F）”下方的列表中选择“邮编”，再单击“插入”按钮，于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“地址”字段插入到“邮编”的下方，“客户姓名”插入到位于信封正中的文本框中。
（8）插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框，返回Word编辑窗口，调整存放“客户姓名”字段的文本框的大小和位置，设置“客户姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”，如图4-15所示。
（9）进入“邮件合并向导”第五步：预览信封。在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意，因为收信人的邮编和地址都凑在一起，客户姓名字体不够醒目等。为了让信封的外观更加悦目，下面再来进行一番修饰。
（10）先选中邮政编码所在的段落，右击并选择“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中，设置为“宋体、三号、加粗”，在“字符间距”选项区域中，设置“间距”为“加宽”，磅值为“18磅”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-16所示。
图4-15 调整文本框大小和位置
图4-16 设置“邮政编码”的字体
（11）然后选中地址所在段落，用同样的方法打开“字体”对话框，设置为“黑体、三号、间距为加宽，18磅”，设置完成后单击“确定”按钮。
（12）在“客户姓名”后输入一个空格和“收”字，然后选中它们，设置对齐方式为“居中对齐”，打开“字体”对话框，设置为“华文行楷、小一、间距为加宽，5磅”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-17所示。现在再来看看信封的外观，是不是更加美观呢？
（13）浏览满意之后，就进入“邮件合并导向”第六步：完成合并。单击“合并”区的“打印”链接，打开图4-18所示的“合并到打印机”对话框，在这里可以设定打印的范围，我们保持默认选项“全部”，单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框，再单击“确定”按钮可以开始打印。
图4-17 设置“客户姓名”
图4-18 “合并到打印机”对话框
（14）如果这些信封以后还会用到，则可以把合并结果保存一个新的文档，以便重复使用。
（15）在“邮件合并导向”第六步：合并完成的任务窗格中，单击“编辑单个信封”链接，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选项“全部”，单击“确定”按钮后，得到一个名称为“信封1”的新文档，设置显示的比例为50％，可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封。
（16）接下来为“信封1”新文档取一个恰当的名称，如“客户信封”，保存在恰当的位置即可，以后需要重新制作这些信封时，打印这个文档即可。
任务三：制作大量的工资条
已经运用邮件合并完成了两个任务，大家应该对这个强大的功能比较了解了。那么是否还有必要继续操练任务三呢？回答是肯定的，一是因为任务三的完成过程代表了一系列任务，比如制作大量的成绩条、信签条等的完整方法；二是在任务三中我们将学习使用“邮件合并”工具栏，熟练使用“邮件合并”工具栏可以提高操作的效率。
本任务提供了主文档和数据源案例文件，进入具体操练之前，请先下载好。主文档是一个工资条表格，数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access在使用方法上几乎没什么区别，操作都很简单。
说明
“主文档”除了可以是文字、文本框外，还可以是表格。
（1）打开主文档“工资条（主文档）”案例文件，可以看到，这是一个制作好的工资条表格，和前两个任务一样，在后面的过程中，我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。
（2）打开“邮件合并”任务窗格，进入“邮件合并向导”第一步：选择文档类型，我们采用默认选项“信函”。
（3）进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于当前文档就是主文档，故采用默认选择“使用当前文档”。
（4）进入“邮件合并向导”第三步：选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，用同前面任务相同的方法，通过“选择数据源”对话框，定位至Access格式数据源的存放位置，选中并打开它。
（5）接着弹出“邮件合并收件人”对话框，这和前面两个任务的情形是类似的，在这里可以指定参与邮件合并的记录，保持默认选项“全部”，并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。
（6）进入“邮件合并向导”第四步：撰写信函。
（7）将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件”→“插入合并域”→“序号”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中，如图4-19所示。
图4-19 插入合并域
（8）用同样的方法把其余字段插入主文档表格中对应的位置，完成后效果如图4-20所示。
图4-20 工资条完成效果
（9）进入“邮件合并向导”第五步：预览信函。在这里可以浏览一下工资条的大致效果，还可以调整“姓名”表格的宽度，让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域并右击，在弹出的菜单中选择“平均分布各列”命令，让这些列具有相同的宽度，这会使制作完成的工资条更加美观。
（10）如果就这样进入“邮件合并向导”的第六步，开始执行打印操作的话，那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况，这样好像太浪费了。下面进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条，以便充分利用资源。
说明
“下一条记录”使得每一页不只是显示一条记录，而是可以插入多条。
（11）选中整个工资条表格，并执行“复制”命令，然后在原表格下方空一行后执行“粘贴”命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了7个。
（12）接着你会发现这7个工资条记录数据全都是一样的，该怎么处理呢？非常简单，只要利用“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一个和第二个表格之间的空行处，单击“邮件”选项卡上的“编写和插入域”选项组中的“规则”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令，如图4-21所示，你会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二个和第三个表格之间的空行执行上述的操作，后面的表格可依此类推进行处理。
图4-21 设置下一条记录
（13）全部完成后效果如图4-22所示。
图4-22 完成效果
（14）浏览并确认无误之后就可以进入“邮件合并向导”第六步：完成合并。然后把工资条打印出来，制作完成。
知识点小结
本案例通过3个任务，让大家了解“邮件合并”的使用。在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档（如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源Excel（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件的形式发出去。
第一步：准备好源数据；
第二步：制作好文档模板；
第三步：完成合并。
这就是邮件合并的全过程。如果善于使用的话，可以解决很多问题。
拓展训练
1.制作考试准考证。
要求一张A4纸张打印六张准考证。
2.批量打印院广播站名单。
知识链接
1.邮件合并的应用领域
（1）批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
（2）批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。
（3）批量打印请柬：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。
（4）批量打印工资条：从电子表格调用数据。
（5）批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。
（6）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。
（7）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在Word中设置打印格式，可以打印众多证书。
（8）批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。
总之，只要有数据源（电子表格、数据库），就可以很方便地按一个记录一页的方式从Wrod中用邮件合并功能打印出来。
2.书写感谢信的注意事项
感谢信是一种礼仪文书，用于商务活动中的许多非协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达谢意，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的公关手段。感谢信是集体单位或个人对关心、帮助、支持本单位或个人表示衷心感谢的函件。感谢信是文明的使者，从文体来说，它属于应用文体。在日常生活和工作中，得到他人的帮助和支持，可用这种文体“感谢”一下。它与表扬信有许多相似之处，所不同的是感谢信也有表扬信的意思，但是重点在感谢。
（1）内容要真实，评语要恰当。感谢信的内容必须真实，确有其事，不可夸大溢美。感谢信以感谢为主，兼有表扬，所以表达谢意时要真诚，说到做到。评语对方时要恰当，不能过于拔高，以免给人一种失真的印象。
（2）用语要适度，叙事要精练。感谢信的内容以主要事迹为主，详略得当，篇幅不能太长，所谓话不在多，点到为止。感谢信的用语要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好一个度，不可过分雕饰，否则会给人一种不真实、虚伪的感觉。