案例5 招标文件的制作
情境再现
情景：××工程咨询公司办公室。
角色：王总、万经理、刘珊珊。
故事：××工程咨询公司是一家江西省内非常知名的企业，作为一名本科生能进入这家公司，刘珊珊觉得非常幸运。由于她还是新员工，万经理总是分配些会议准备、贴发票等工作给刘珊珊，虽然工作很轻松，但是如果一直这样下去的话，刘珊珊可能就只能做这些杂事了。
刘珊珊一边认真完成万经理交待的工作，一边等待机会。一天，公司的王总急匆匆地赶进来，嘴里还嚷嚷：“小万，快快快！赶紧召集你手下，我们要赶一个标出来！”万经理一听，也急了：“怎么办？所有的人都派出去了，今天有4个标啊！公司都没人了！”王总立马变脸了：“不行！怎么也要挪两个过来！”刘珊珊本来是在会议室里贴着发票，这时早挪到门口在那晃来晃去，万经理一扫四周，很果断地说：“小刘，你和我一起去王总办公室开个会，快点！”刘珊珊清脆地应了一声：“好嘞！”他们到王总办公室里碰了头，原来是××县小型农田水利工程要招标，本来选好了一家公司做招标代理，突然临时又转到他们公司里，王总说：“要得很急，明天一早就要做出来。小万，就看你们的了！”万经理瞄瞄刘珊珊，心想这下好，就一新手还是非对口专业的，只能赶鸭子上架了。
他们回到办公室后，万经理不管三七二十一，直接扔了一沓厚厚的招标文件给刘珊珊：“没时间了，只能给你半小时，看看招标文件有些什么内容。”刘珊珊笑笑：“万经理，这些我平时没事时都认真学习过了。”万经理一听，有点惊讶：“哦，那你说说看，招标文件有哪些内容？”刘珊珊简洁明了地说了起来，这一开始就让万经理的心慢慢地落下了一半。他认真地看着刘珊珊：“你今天就负责这个标书的制作，今晚8点之前交给我。”刘珊珊脸涨得通红：“保证完成任务！”
说明
招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据，同时也是评标的重要依据，因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外，招标文件是签订合同所遵循的依据，招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此，准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响采购的质量和进度。
任务分解
招标文件的主要内容包括：
（1）招标公告。
（2）投标人须知。
（3）评标办法。
（4）合同条款及格式：通用合同条款、专业合同条款、合同附件格式。
（5）工程量清单。
（6）投标书格式。
这些正是刘珊珊刚刚说的，可怎么做呢？刘珊珊想，不仅要做好内容，还要把招标书的外表好好包装一下。她把任务分解了一下：
（1）插入封面。
（2）设置页面边框样式。
（3）设置样式。
（4）自动生成和更新目录。
（5）编辑页眉和页脚。
任务实现
步骤一：制作投标文件
（1）依次单击“插入”→“页”→“封面”下拉按钮，如图5-1所示。
（2）在其下拉菜单中选择“奥斯汀”封面样式，如图5-2所示。
图5-1 单击“封面”按钮
图5-2 “奥斯汀”封面样式
（3）在封面上方的公司名称控件中输入“××县2017年小型农田水利重点县工程”，并设置为“宋体，加粗，二号”，如图5-3所示。
（4）在标题控件中输入“招标文件”，并设置为“宋体，加粗，初号”，如图5-4所示。
（5）在副标题控件中输入“【合同编号：0000123】”，并设置为“黑体，加粗，三号”，如图5-5所示。
图5-3 公司名称
图5-4 文件标题
（6）将作者控件和日期控件移至封面的正下方，输入招标人信息和日期，并设置为“黑体，加粗，四号”，如图5-6所示。
图5-5 文件副标题
图5-6 招标人信息
（7）为增加封面的美观，依次单击“设计”→“页面背景”→“页面边框”按钮为封面添加边框，如图5-7所示。
图5-7 页面边框
（8）弹出“边框和底纹”对话框，如图5-8所示。在“页面边框”选项卡左侧选择一种设置方式，如“方框”，在“样式”列表中选择“双线”，在“颜色”下拉列表中选择“自动”，在“宽度”下拉列表中选择“0.5磅”，在“应用于”下拉列表中选择“本节-仅首页”。
图5-8 设置页面边框
说明
在“边框和底纹”对话框中，要在“页面边框”中设置边框。右边的“预览”中的按钮可以直接应用相应的边框，通过“预览”可以清楚明了地看到边框应用后的情况。
（9）完成的封面效果如图5-9所示。
图5-9 封面效果
步骤二：制作招标文件
（1）下面进入招标文件内容的编排。第一部分是“第1章招标公告”，如图5-10所示。
（2）第二部分是“第2章投标人须知”，如图5-11所示。
图5-10 招标公告
图5-11 投标人须知
（3）第三部分是“第3章评标办法”，如图5-12所示。
图5-12 评标办法
（4）第四部分是“第4章合同条款及格式”，如图5-13所示。
图5-13 合同条款及格式
（5）第五部分是“第5章工程量清单”，如图5-14所示。
（6）第六部分是“第6章投标书格式”。
（7）招标文件的内容已经完成，现在来设置样式。打开“开始”选项，单击“样式”窗格，选择相应的“样式”选项，如图5-15所示。
图5-14 工程量清单
图5-15 “样式”任务窗格
说明
在应用“标题”样式，“样式”任务窗格不会出现“标题2”样式，可以打开“样式”任务窗格右下角“选项”，将“在使用了上一级别时显示下一标题”选中。
（8）弹出图5-16所示的“修改样式”对话框，设置“标题”样式为“宋体，四号，加粗，居中”，单击“确定”按钮。
（9）选中“第1章招标公告”，单击“样式”→“标题”。
（10）按照前面的方法，将第2章至第6章的标题都应用“标题”样式。
（11）在第二页的首行，选择“插入”选项卡→“页面”→“空白页”，如图5-17所示。
（12）单击“引用”→“目录”→“自动目录1”按钮，如图5-18所示。
图5-16 “修改样式”对话框
图5-17 插入空白页
图5-18 自动生成目录
（13）招标文件的目录效果如图5-19所示。
图5-19 目录效果
知识点小结
本案例中涉及招标文件的主要内容、封面的制作、页面边框的样式、样式的修改与应用以及目录的制作等知识点。
1.封面的制作
Word 2016有完全格式化的封面，在制作封面时可以直接使用。
说明
如果添加或删除了文档中的标题或其他目录项，可以按照以下操作快速更新目录：在“引用”选项卡上的“目录”选项组中，单击“更新目录”按钮，然后单击“只更新页码”或“更新整个目录”按钮。
2.页面背景设置
（1）在“设计”选项卡的“页面背景”选项组中，单击“页面颜色”。
（2）在“主题颜色”或“标准颜色”下方单击所需颜色。
（3）单击“填充效果”更改或添加特殊效果，如渐变、纹理或图案。
3.样式的修改及应用
可以修改快速样式集内的样式并保存创建的新快速样式集。
（1）在“开始”选项卡的“样式”选项组中，右击要在快速样式集内更改的样式。
例如，右击“标题”以更改字体样式的颜色。要在样式集内查找和更改更多样式，请单击“快速样式库”旁的向上箭头或向下箭头。
（2）单击快捷菜单上的“修改”按钮。
（3）在“修改样式”对话框中，按需要更改样式，然后单击“确定”按钮。
例如：在“格式”组中单击“颜色”框旁的箭头，然后单击新的字体颜色。该样式的所有实例在整个文档中自动更新。
4.目录
创建目录最简单的方法是使用内置的标题样式。我们还可以创建基于已应用的自定义样式的目录，或者可以将目录级别指定给各个文本项。
（1）单击要插入目录的位置。
（2）在“引用”选项卡上的“目录”选项组中，单击“目录”按钮，然后单击“插入目录”按钮。
（3）单击“选项”按钮。
在“有效样式”下，查找应用于文档中的标题的样式。
在样式名旁边的“目录级别”下，输入1～9中的一个数字，指示希望标题样式代表的级别。
（4）选择适合文档类型的目录。
拓展训练
刘珊珊终于把招标文件做好了，她兴冲冲地交到了万经理手上。万经理仔细看了一遍，心里的石头基本放下来了：“行吧，你也忙了一晚上，早点回去吧。”说完转身就回办公室了。毕竟是新手，刘珊珊做得还有些不够，万经理还得花些时间润色修改一下。你觉得刘珊珊哪些地方做得不够好，你是万经理的话会如何修改呢？如果你是刘珊珊，你会如何处理这类情况呢？刘珊珊第二天上班的工作会有变化吗？
知识链接
1.招标概念
招标（Invitation to Tender）是指招标人（买方）发出招标通知，说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请投标人（卖方）在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。
2.招标方式
招标方式分为公开招标、邀请招标和议标。
（1）公开招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标又称竞争性招标，即由招标人在报刊、电子网络或其他媒体上刊登招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。按照竞争程度，公开招标可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标。
（2）邀请招标。邀请招标是指招标人以投标邀请的方式邀请特定的法人或其他组织投标。邀请招标也称为有限竞争招标，是一种由招标人选择若干供应商或承包商，向其发出投标邀请，由被邀请的供应商、承包商投标竞争，从中选定中标者的招标方式。邀请招标的特点：①邀请投标不使用公开的公告形式；②接受邀请的单位才是合格投标人；③投标人的数量有限。
（3）议标。议标也被称为非竞争性招标或指定性招标，由业主邀请一家最多不超过两家知名的单位直接协商、谈判。这实际上是一种合同谈判形式。
3.招标代理
招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标代理机构是依法设立从事招标代理业务并提供服务的社会中介组织。
4.招标流程
招标流程一般为：招标者刊登广告或有选择地邀请有关厂商，并发给招标文件，或附上图纸和样品；投标者按要求递交投标文件；然后在公证人的主持下当众开标、评标，以全面符合条件者为中标人；最后双方签订承包或交易合同。
5.招标文件编制时应注意的问题
招标文件的编制要特别注意以下几个方面。
（1）所有采购的货物、设备或工程的内容，必须详细地一一说明，以构成竞争性招标的基础。
（2）制定技术规格和合同条款不应造成对任何有资格投标的供应商或承包商的歧视。
（3）评标的标准应公开和合理，对偏离招标文件另行提出新的技术规格的标书的评审标准，更应切合实际，力求公平。
（4）符合本国政府的有关规定，如有不一致之处要妥善处理。