7.2 数据排序和分类汇总的应用
要让表格中的数据变得有条理，可通过简单的排序来实现；要让数据按类进行汇总，则可通过排序和分类汇总联合使用来实现。
本节将通过设置“管理员工工资表”表格为例，讲解排序和分类汇总的相关操作。
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\效果\第7章\管理员工工资表.xlsx
【实例7.2】管理员工工资表 【财务】
小罗是会计科的科员，负责员工工资的发放，面对大量的工资数据，他并没有手忙脚乱，而是有条不紊，其他同事向他请教是怎样做到的？他只是微微一笑，说：不过是对这些凌乱的数据进行了简单的管理而已，接着他拿出整理后的工资表，如图7-18所示。
图7-18 管理员工工资表效果
7.2.1 对多列数据进行同时排序
排序分为单列和多列排序，它们的区别在于关键字字段的多少，这完全取决于用户当时的实际需要，如下面我们需要对员工工资表中“部门”和“基本工资”两字段来排序，为后面的多重分类汇总做准备，其具体操作如下。
【思路分析】
Step 01 打开工作簿后，选择“部门”列中的任一单元格，单击“数据”选项卡，单击“升序”按钮，如图7-19所示。
Step 02 保持单元格选择状态，单击“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图7-20所示。
图7-19 对“部门”字段进行排序
图7-20 打开“排序”对话框
Step 03 单击“添加条件”按钮，添加次要关键字排序字段，单击“次要关键字”下拉按钮，选择“基本工资”选项，如图7-21所示。
Step 04 单击“次要关键字”后的“次序”下拉按钮，选择“降序”选项，单击“确定”按钮，如图7-22所示。
图7-21 添加次要关键字字段
图7-22 设置排序方式
Step 05 返回到工作表中即可查看到系统对“部门”和“基本工资”同时进行的升序和降序排列的效果，如图7-23所示。
图7-23 查看多字段排序效果
在Excel 2013中，排序方式分为3种：升序、降序和自定义，其中升序和降序可直接应用于没有特殊要求的表格，而对于一些有指定排序方式的字段，如职位、学历等，就需要自定义排序方式来实现。
相关链接 自定义排序方法
自定义排序方式分为两种：一是直接调用系统中已有的排序方法，二是通过手动输入。对于系统中有的排序方式，可以通过选择来调用，对于系统中没有的排序方式，我们就只能输入。下面通过自定义输入职位的排序方式来对数据进行排序。
Step 01 打开“排序”对话框，选择要自定义排序的字段选项后，单击“次序”下拉按钮，选择“自定义序列”命令，如图7-24所示。
Step 02 打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”文本框中输入自定义排序方式，如这里输入职务从高到低的排列方式，依次单击“确定”按钮，如图7-25所示。
图7-24 启用自定义序列功能
图7-25 设置自定义排列方式
7.2.2 添加多重分类汇总
多重分类汇总其实就是多个分类汇总的同时存在。它能让同一个或多个不同的字段按照指定汇总方式和汇总选项而进行汇总，使表格数据按照用户的需求进行整理。如下面通过对部门和部门人数分别进行求和和计数的汇总为例，其具体操作如下。
【思路分析】
Step 01 选择任意数据单元格，单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，如图7-26所示。
Step 02 打开“分类汇总”对话框，单击“分类字段”下拉按钮，选择“部门”选项，如图7-27所示。
图7-26 启用分类汇总功能
图7-27 设置分类汇总字段
Step 03 选中“应发金额”复选框，单击“确定”按钮，确认设置并关闭对话框，如图7-28所示。
Step 04 返回工作表中即可查看到的以“部门”为关键字段的第一重分类汇总效果，如图7-29所示。
图7-28 设置汇总方式
图7-29 查看分类汇总效果
Step 05 在已创建的分类汇总表格汇总中，选择任意数据单元格，再次单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，如图7-30所示。
Step 06 打开“分类汇总”对话框，单击“汇总方式”下拉按钮，选择“计数”选项，取消选中“应发金额”复选框，如图7-31所示。
图7-30 在已有分类汇总上添加分类汇总
图7-31 设置汇总方式和选项
Step 07 选中“员工姓名”复选框，取消选中“替换当前分类汇总”复选框，单击“确定”按钮，如图7-32所示。
Step 08 返回工作表中即可查看到第一重分类汇总与创建的第二重分类汇总共同存在而形成的多重分类汇总效果，如图7-33所示。
图7-32 设置多重分类汇总同时存在
图7-33 查看多重分类汇总同时存在效果
用户在汇总表格数据对其进行管理时，一定要注意，不是所有的表格数据都适合进行分类汇总及一些不能正常汇总的表格，用户必须对其进行了解和掌握。
相关链接 分类汇总的前提
用户要对表格数据进行有意义的分类汇总，以及能正常汇总操作，就必须遵循以下要求，下面分别对其进行介绍。
◆分类汇总前提：分类汇总是对同类数据进行某种方式的归类，但它又有不能自动将同类数据放置到一起，需要用户手动进行分类（通常情况下使用的是排序功能）。否则分类汇总的效果将会让人大跌眼镜，并且是错误的，图7-34所示为未对数据进行手动分类的错误汇总效果。
◆空白单元格：表格的标题行中不能有合并单元格和空白单元格，否则系统将打开提示对话框告知用户无法进行分类汇总，图7-35所示为标题行中包含空白单元格而不能正常进行汇总的情况。
图7-34 没有经过排序而进行分类汇总的效果
图7-35 标题行存在空单元格不能正常汇总
7.2.3 清除分级显示
在Excel中创建分类汇总后，系统会自动在表格的左侧创建分级显示控制按钮区域，使用户能轻松地控制分类汇总明细数据的显示。当然用户若不需要或是让整个表格的结构变得简洁，可将其清除，如下面清除工资汇总数据右侧的分级显示，其具体操作如下。
【思路分析】
Step 01 切换到“数据”选项卡中，单击“取消组合”下拉按钮，选择“清除分级显示”选项，清除分类汇总表格右侧分级显示控制区域，如图7-36所示。
Step 02 在工作表中用户也能马上查看到清除分级显示的效果，如图7-37所示。
图7-36 清除分级显示
图7-37 查看清除分级显示效果
在本例中是将分级显示直接清除掉，当然用户可通过分级显示控制按钮来控制分类汇总明细数据的显示，以使其更加符合实际设计的需要。
相关链接 控制分类汇总明细数据的显示
分类汇总明细数据的显示可通过两种方式来调整：一是单击分级显示中的折叠或展开按钮来控制同一级别分类汇总的部分数据隐藏或显示，二是通过单击分级数字按钮来控制级别明细数据的隐藏或显示。
图7-38所示为通过单击
按钮来隐藏“财务部”明细数据效果。
图7-38 折叠隐藏分类汇总部分明细数据效果
图7-39所示是通过单击数字分级按钮来隐藏分类汇总4级明细数据效果。
图7-39 折叠隐藏分类汇总4级明细数据效果