3．流程角色如何填写才规范

平时与业务部门一起设计流程时，经常听到他们对公司流程的抱怨和不满，尤其是在流程活动执行角色的写法上，可谓五花八门。当出现争议时，执行人员即使查阅相关流程文件，也不清楚到底应该由谁来承担这个活动的责任。

出现这种现象的原因，就是流程文件的活动角色定义模糊，没有按照标准清晰的规则填写。一般流程图的左侧或上侧都会设置活动的角色带填写区，员工在填写角色时通常存在以下误区：

（1）填写部门名称。如果角色带中的角色以部门为颗粒度，容易造成组织架构一变更，就会有数不清的文件需做相应的调整，否则外部审核时就会出现与实际情况不符的现象。

（2）直接填写××部门负责人。部分业务骨干为图省事，在填写流程图的相关角色时，清一色的是各部门负责人，似乎所有部门内部的事情都是每个部门负责人的责任，那请问其他角色还有存在的必要吗？

（3）角色描述较粗放、不清晰。如生产管理人员，这个角色就可能包含生产计划管理员、物控管理员、生产现场调度员或仓库管理员等。

（4）同一角色不同文件不同命名方式。对于同一个角色，在不同的文件中有不同的命名方式，给人造成疑惑。

因此在角色命名时应把握好一定的颗粒度，既不能过粗也不能太细，过犹不及。为统一思想，使流程角色的填写规范，让大部分人阅读流程文件时不易产生歧义，笔者根据行业经验及自身实践将流程角色的写法总结为以下五种类型，跟大家一起分享下：

第一种，直接借用公司岗位序列。以公司内部人力资源部下发的统一岗位名称作为流程角色，不仅不会引起歧义，其颗粒度也比较合适，如机械设计工程师、软件工程师、IT项目经理等。不管部门以后怎么变化，业务总会有相应岗位角色人员来承担。

第二种，××业务负责人/分管副总类似的行政职务。此种角色一般涉及签批时比较常用，需某业务的负责人或分管副总角色来处理，无论人员如何变化，只要担任这个角色就得承担此项活动的责任，如设备采购负责人、销售分管副总。

第三种，一般是动词+名词形式，××人员。如计划调度员、物料检验人员，比较通俗易懂，且能够被大家一眼就知道所指的角色。在不清楚此活动承担的具体岗位名称时，可以参照此种角色命名方式。

第四种，××委员会/××评审小组。此种角色常用于集体评审或团体决策的情境，当流程图中出现此角色时尽量在文件前面的术语中给予一定解释，具体说明包含哪些角色人员，以避免产生误会。

第五种，供应商业务人员或客户代表。一般是公司外部的角色，作为与本流程相关角色之间的业务交互而出现。此种情况也符合流程端到端的设计理念，实现公司内部流程与外部流程的无缝衔接。

即使我们遵循了以上五种流程角色的命名方法，在一个业务领域统一了流程角色的标准格式，但当不同部门的不同业务专家在编制流程文件时，仍会出现同一角色因不同编制而出现不一致写法的情况。为了尽量让一个部门单元内部的角色写法达到标准化的目的，我们有必要对相关角色进行统一管理，具体可参照如下步骤：

第一，由本部门推进责任人按照以上五种标准角色写法规范，收集下级组织内目前已有的标准角色，统一梳理后提交至流程管理部门。

第二，流程管理部门先进行一轮初步的筛选，将不同组织提交的重复角色项合并，同一角色写法冲突的在沟通后统一，然后再组织各相关部门共同评审汇总后的角色是否有遗漏或不当。

第三，将本部门整理评审的角色集在内部下发，后续要求各部门在编制流程文件及使用流程角色时，只能使用此角色库中的角色，杜绝出现不规范、超范围的角色。

通过规范化流程角色的命名，以及统一组织内部的角色词条，不仅规避了角色的错误写法，而且也可以提升流程文件的规范化水平，让组织内部的流程使用人员一看便知哪个角色的责任，避免后续无效的争议。