4.3 技能提升

为段落样式设置快捷键

在为文档应用段落样式时，可以给常用样式添加快捷键，从而提高编辑效率，方法如下。

在样式窗格中，用鼠标右键单击要设置快捷键的样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框，单击左下角的“格式”按钮，选择“快捷键”命令，打开“自定义键盘”对话框，将光标定位到“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下要设置的快捷键，然后单击“指定”按钮。设置完成后单击“关闭”按钮即可。

快速清除文档中多余的空行

当我们从网页中复制文本资料到Word文档中时，常常会出现大量多余的空行，手动删除非常麻烦，针对这种情况，我们可以利用Word的“替换”功能来进行处理，操作方法如下。

在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“替换”按钮打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入文本“ p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，设置完成后单击“全部替换”按钮即可。

提示

“^p”文本中的“^”符号为按住“shift+6”（英文状态），字母“p”必须为小写，一个“^p”代表一个段落标记，也可以在“替换”对话框中选择“更多”→“特殊格式”→“段落标记”命令来输入。

快速替换段落样式

在使用段落样式编排文档时，有时会将文档中的部分段落应用成了错误的段落样式，例如某文档中设置正文段落为“正文缩进”样式，在实际操作时却将部分段落应用成了“正文文本”样式，导致正文样式不统一，此时可以在“样式”窗格中单击“正文文本”样式旁的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择所有x个实例”命令，即可将应用了该样式的文本全部选中，然后在样式列表中单击需要应用的样式即可。

删除页眉中的横线

在进入页眉编辑状态时，页眉中通常会出现一条黑色的横线，许多人不知道如何才能删除，这条横线其实是“段落的下边框”，可以起到页眉分隔线的作用。要删除该横线，可以进入页眉编辑状态，选中页眉中的文本段落或是段落标记，然后在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在下拉列表中选择“无框线”命令即可。

允许英文单词从中间换行

在文档中输入英文单词、代码或网址等信息时，如果当前行不能完全显示时会自动跳转到下一行，而当前行中的文本间距就变得很宽，从而影响文档的美观。针对这样的情况，可设置为英文在单词中间进行换行。选中需要设置的段落，打开“段落”对话框，切换到“中文版式”选项卡，勾选“允许西文在单词中间换行”复选框，然后单击“确定”按钮即可。

提示

该操作也可以应用在段落样式中，从而使所有应用该样式的段落均可应用该设置。