1.1 为什么要学PPT？一次投入，长期受益

有一次，我培训出差回来，窝在沙发上看电视。当时看的是一档真人秀节目——《我和我的经纪人》。节目中，经纪人安排演员张雨绮去体验生活——当一天老板杨天真的私人助理。

早上，张雨绮和助理进行工作交接时，老板安排工作的第一句话就是：

“你先教她做PPT。”

几乎所有公司开会时都会进行演示和演讲，演示文稿是最常见的辅助工具。多年来，微软的PowerPoint（演示文稿）软件一直都是设计电子幻灯片的主要软件，所以不少人把电子幻灯片直接叫作“PPT”。

为了方便理解，本书也遵循这个习惯，统一将电子幻灯片、演示文档和Power Point文档称为PPT。

如今，在公司里，做PPT已经成为很多岗位的基础技能：人力、运营、市场、销售……感觉人人都在做PPT。做PPT这项技能真的很重要吗？

那当然，而且如果PPT做得好，你还可以长期受益。

工作效率翻倍

要说PPT最大的好处，莫过于提升工作效率。

然而，在很多人的眼中，PPT反而降低了工作效率。比如，全球首富，亚马逊创始人杰夫·贝佐斯在2018年就定下一条规则：在行政会议上禁止使用PPT。

与之类似，Facebook的COO（首席运营官）桑德伯格、IBM（国际商业机器公司）前董事长及CEO（首席执行官）郭士纳、日本著名管理学家大前研一等人也都发表过类似的言论。

难道PPT真会降低工作效率吗？

答案是否定的。

以上大咖们反对的并不是PPT本身，而是错误的使用方式。比如，大前研一认为PPT容易让人陷入“视觉花招”陷阱，导致PPT外观漂亮内容却混乱；桑德伯格认为简洁的清单比细节详尽、洋洋洒洒的PPT更有效率；贝佐斯认为太多的PPT结构不清，会让聆听者丧失参与感，变得被动。

把以上意见概括起来就是三个词：缺结构、没提炼、不主动。

缺结构：

我们的大脑会抗拒繁杂且缺乏条理的信息，所以好的PPT要有明确清晰的叙事结构。有明确和清晰的结构可以让PPT的说服力大大加强，让对方更可能认同你的观点，进而提升沟通效率。

没提炼：

对此，日本著名风险投资家盖川崎（Guy Kawasaki）提出了PPT演示的“10/20/30法则”：

不超过10页；不超过20分钟；字号不小于30号。

虽然这一法则未被普遍用于所有的PPT，但其含义无非两个字：精简。

与Microsoft Word（微软文字处理软件）与Microsoft Excel（微软表格处理软件）不同，PPT仅适合“扫读”，不适合“精读”。一份堆满各种内容，晦涩难懂的PPT往往是因为作者缺乏提炼能力。好的PPT一定要内容精炼，可以帮助观众迅速理解重点。

不主动：

如果要统计最令人讨厌的演讲者，PPT reader（幻灯片阅读者）肯定名列其中。好的演讲者应该把PPT当作钥匙，开启一个话题，因为“人”才是演讲中的主角。主讲人要用简单易懂的话语去讲述PPT，而不是逐字逐句念稿子。

如果你的PPT条理清晰，重点突出，你能够摆脱稿子主动沟通，那你演示的效率会提高还是下降呢？答案是显然的——大大提升。

SocialCast（社会演员）的创始人Tim Young（蒂姆·杨）在一年内为旗下SocialCast和About.me融到了3轮共计1000万美金的投资。而他价值千万的PPT有几页呢？抛掉封面封底之后——只有5页。

这份PPT大大提高了双方的沟通效率，投资人凭借5页PPT，了解了他们想知道的核心内容。而且PPT内容针对性极强，几乎没有废话，说明这个团队思路清晰，目标明确，自然会在投资人心中大大加分。

这5页PPT经过创业者的千锤百炼，因此才能高效地帮助企业一年之内拿到三轮共计1000万美金的融资，大大加快了企业的发展速度。

提高生活品质

PPT的第二个好处是提升生活的品质感。

经过多年的发展，PPT的功能已经非常强大，不仅可以用来演讲，还可以做海报传单、个人名片、网站头图、排版公众号……

我成为自由职业者时的第一版名片，就是用PPT设计的。当你拥有设计能力之后，你会发现，周围原来有那么多改造机会，你也可以把自己的生活变得更美好。

晓琪是我网课的一名学员，也是一位全职妈妈，她平时会在朋友圈帮亲戚朋友卖货挣点外快。之前，晓琪对PPT很感兴趣，在家带娃之余，她开始研究PPT。对于身为全职妈妈的她而言，并没有工作型PPT的需求，于是，她开始把PPT用在改造微信上。

举个例子，通常情况下，微商展示用户评价，都会用微信聊天记录的截图，可这不免显得单调。于是，晓琪就用PPT对截图进行了优化，做成了一种“评价书签”——书签顶部是截图，底部是微信二维码，方便感兴趣的客户找到自己。

同时，到各种节日时，晓琪还会对书签的背景色和装饰图标进行调整，以匹配节日的氛围。

后来，晓琪还设计了自己朋友圈的背景图，方便微信里的朋友联系自己；又对各种微信群的背景图做了优化，将产品群、妈妈群、亲戚群等做了详细区分；还设计了自己宝宝的表情包，在聊天的时候使用，亲戚朋友都觉得特别可爱。

当你学会了PPT，就会逐渐摆脱被动地依赖素材，开始主动地生产和改造素材。你会发现，原来生活中可以设计和提升的地方有那么多。

提升审美能力

如果你以为学好PPT，只能解决做PPT时遇到的问题，那也就太小看这款软件了。学习PPT还可以提高你的审美能力。

如果你参加过驾驶培训，就会意识到很多“马路杀手”也拿到了驾照，再开车时，你就会更加注意交通安全；如果你做过烘焙，就会了解平平无奇的曲奇饼里放了多少油和糖，也许就会有针对性地改变自己的饮食习惯。同理，学会了PPT，你对周围很多事物的看法也会发生改变。

Lucy是我所在企业内训的一名学员，由于她工作中使用的PPT非常固定，每个月改改数据就可以直接用，所以她此前对于设计PPT并没有什么兴趣。但是学完PPT之后，她发现自己对生活中许多事物的态度都发生了细微的改变。

当Lucy学会了PPT的色彩搭配，再去西餐厅的时候，发现原来那些巧克力酱、草莓酱的作用是用来提高菜品盘子上的色彩比例；当她学会了PPT的排版布局，再看时尚杂志的时候，便会关注上千字的稿子和那些精美的图片是如何布局的；当她学会了文字对比设计，再去看地铁和公交站，她发现广告海报中永远不会只有一种字号，大字、中字、小字都是经过悉心搭配的。

她开始关注很多以前从未关注的东西。无论是逛街、吃饭，还是看电影，事情都变得更加有趣，体验也越来越丰富。曾经与她完全无关的设计开始与她产生交集，不知不觉间，Lucy从“设计绝缘体”变成了“优秀设计者”。

全心投入，长期受益

PPT其实是一个引子，很多人通过学习，把自己最恐惧的短板变成了长处，不但解决了工作中遇到的问题，还打开了新世界的大门。他们有的通过PPT锻炼自己的设计思维能力，提升自己的品位及审美；有的提升了工作效率，可以更高效地完成工作；还有的开始成为兼职设计师，通过PPT模板挣到了外快。

技能学习往往不是为了现在，而是为了以后。如果你能把PPT变成自己的一项王牌技能，相信它带给你的收益是长期的。