第二节 酒店文书写作的步骤
我们在撰写酒店文书时应遵循以下六个步骤。
步骤一：确定行动目标
在撰写酒店文书之前，撰写者应该首先确定该文书的行动目标，即希望该文书的阅读对象在收到文书之后采取怎样的行动，这里有两个要点需要注意，具体如图1-5所示。
图1-5 制定行动目标的要点
步骤二：决定文书的正式程度
决定酒店文书正式程度的因素体现在如图1-6所示的几个方面。
图1-6 文书正式程度的表现
步骤三：设定文章的总体风格
1．把握总体风格
撰写者对酒店文书的总体风格进行判断和把握时，可从两个方面着手：一是沟通的内容是否在目标读者的资源及能力范围之内；二是双方是否相互认可，这两个方面的因素共同决定了酒店文书的总体风格。文书总体风格主要有如图1-7所示的四种。
图1-7 文书总体风格的类型
2．总体风格的设定
根据以上文书风格的判定结果，可以按照以下方式来把握酒店文书的总体风格。
（1）简单型
简单型文书以罗列事实为主。这类文书只要告诉目标读者有这样一件事情即可，在篇幅上可以相对简短。
（2）说服型
说服型文书需要与目标读者进行反复说理沟通才能达到目标。因此，这类文书通常篇幅较长，需要突出强调撰写者的观点或者想法，达到转变目标读者立场的目的。
（3）突破型
突破型文书的关键是要克服资源不足的困境，改变目标受众的立场和思路。
（4）解决问题型
解决问题型的文书的总体风格是有问有答且篇幅较长，撰写者运用将问题和答案打包的形式为目标读者提供解决方案。
步骤四：选择文章的层次结构
酒店文书的层次结构是非常重要的，其主要类型包括以下五个方面。
1．连贯式
连贯式是指酒店文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。该类文书突出的重点与适应的情形如图1-8所示。
图1-8 连贯式结构的重点与适应情形
2．并列式
并列式是指酒店文书中层次与层次之间是并列的关系，该类文书突出的重点与适用的情形如图1-9所示。
图1-9 并列式结构重点与适应情形
3．分析问题式
分析问题式是指遵循从问题出现到最终解决的逻辑关系而使用的一种层次结构。在实际的工作中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构分为如图1-10所示的四种类型。
图1-10 分析问题式结构的四种类型
4．问答式
问答式是指运用问答的形式来组织撰写酒店文书。该类文书突出的重点和适应情形如图1-11所示。
图1-11 问答式结构突出的重点与适应的情形
5．行动结果式
行动结果式是指在文书中先提出问题，后突出结果及其实现方式的一种层次结构。
步骤五：列出文章的大纲
在明确了酒店文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写者接下来的工作就是列出文章的大纲。
1．列出大纲的目的
列大纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程；合理的撰写次序一旦确立，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。
2．具体的做法
通过以下两种方法，可以有序地组织撰写者的思路。
（1）提纲法
提纲法是很常见的一种列大纲的方法，实际上就是围绕酒店文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后向里面填充具体的内容。
（2）辐射法
辐射法是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都用文字表达出来。在这个过程中，撰写者一开始并不需要去考虑其是否具有价值以及整理这些想法的内在逻辑关系，而是等所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。
辐射法又叫“脑力激荡法”或“头脑风暴法”，其优点在于不会漏掉任何一个想法。
步骤六：撰写初稿
当以上五个步骤都高质量地完成后，撰写初稿就已经变得相对简单了。初稿撰写完成之后，撰写者还应该进行仔细校对，使文书更加规范和生动。