第三节 会计凭证

一、会计凭证的意义

会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任，具有法律效力，作为记账依据的书面证明。填制或取得会计凭证是会计工作的初始阶段。填制和审核会计凭证，是证明记录经济业务发生、保证经济业务合理性和合法性所使用的专门方法。

一切会计记录都要有真凭实据，使核算资料具有客观性，这是会计核算必须遵循的基本原则，也是会计核算的一个重要特点。任何会计主体的会计工作都必须遵循“填制和审核会计凭证—登记账簿—编制会计报表”的基本核算程序，这也是会计账务处理的三个基本环节。填制和审核会计凭证作为第一个环节，是其他环节的基础。因此，会计资料的正确、可靠与否，都有赖于正确、及时地填制和审核会计凭证。

二、会计凭证的种类

会计凭证按其填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两大类。

（一）原始凭证

原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的，用来载明经济业务实际执行和完成情况，明确经济责任，并具有法律效力的原始书面证明，是记账的原始依据。一切经济业务的发生，都应由有关部门或人员向会计部门提供原始凭证。

原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务完成时，从其他单位或个人直接取得的凭证，如购货时取得的发票、收款单位或个人开给的收据等。自制原始凭证是在经济业务发生时或完成后，由本单位经办业务的部门和人员，根据经济业务的内容自行填制的凭证，如验收材料时填制的收料单、领用材料时填制的领料单、发放工资时填制的工资结算单、出差人员填制的差旅费报销单、出纳员开出的汇款单和支票等。

原始凭证按其填制手续和方法的不同，又可分为一次凭证和累计凭证。一次凭证是指凭证的手续是一次完成的，用以记录一项或若干项同类性质的经济业务的凭证。累计凭证是指在一定时期内（通常是一个月）连续记录不断重复的同类经济业务，期末按其累计数作为记账依据的一种原始凭证。它主要适用于某些经常重复发生的经济业务，如产品制造企业使用的限额领料单（见表2-3）等。

原始凭证按其反映经济业务的数量分为单项原始凭证和汇总原始凭证。单项原始凭证是指按每项经济业务编制的凭证。汇总原始凭证是指按照同类原始凭证汇总编制的凭证。在实际工作中，对业务相同而数量较多的原始凭证，可以按照一定要求进行汇总。编制原始凭证汇总表，也就是说对一些经常重复发生的同类经济业务的原始凭证定期加以整理、汇总而另行编制原始凭证汇总表（或称汇总原始凭证）。会计人员将原始凭证汇总表作为记账依据，可以简化核算工作，如根据收料（货）单编制的收料（货）汇总表、工资汇总表等。

【小提示】

（二）记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的，确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。

会计账簿需要根据会计凭证并遵循记账规则进行登记，由于原始凭证中并没有写明会计账户名称和记账方向，这就需要先根据原始凭证编制记账凭证，然后再据以记账。因为在记账凭证中，列示了会计账户名称，指明了记账方向，确认了记账金额。

记账凭证除按规定内容填写外，还应将有关原始凭证和原始凭证汇总表附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件的张数，以便查阅和保管。记账凭证本身是否正确、合理和合法，除技术原因外，主要依靠所附的原始凭证来证明。

记账凭证按反映的经济业务内容不同，可分为专用凭证和通用凭证。专用凭证是专门用来反映某一类经济业务的记账凭证，通常设置成收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。收款凭证是收入货币资金使用的凭证，适用于现金和银行存款收款业务（其格式见表2-4）；付款凭证是付出货币资金使用的凭证，适用于现金和银行存款付款业务（其格式见表2-5）；转账凭证则是用于反映不涉及货币资金的其他经济业务，即转账业务（其格式见表2-6）。通用凭证是对收款、付款和转款业务都使用一种格式的记账凭证，这种凭证称为通用记账凭证。

对于经济业务较多的会计主体，为了简化登记总分类账的工作，还可以根据记账凭证按账户名称进行汇总、编制科目汇总表或汇总记账凭证，并据以登记总分类账。

三、会计凭证的填制

（一）原始凭证的填制

1．原始凭证的基本内容

由于原始凭证是经济业务发生或完成时的最初记录，它所涉及的经济业务复杂多样，所反映的具体内容千差万别，来源渠道各不相同。但不管怎样，作为明确经济责任的最初书面证明，它们都必须具备以下基本内容：

（1）原始凭证的名称；

（2）填制凭证的日期和编号；

（3）接受凭证的单位名称；

（4）经济业务的内容摘要（经济业务的实物数量、单价和金额等）；

（5）填制凭证单位及经办人员签章。

2．原始凭证的填制

原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计处理的依据。因此，为了保证整个会计核算资料的真实、正确和及时，原始凭证的填制必须符合以下基本要求：

（1）填制及时。根据经济业务的发生或完成情况及时填制，并按照规定程序及时送交审核，以便据以编制记账凭证。

（2）内容完整。凡凭证内要求填写的项目，要逐项填写齐全，不可遗漏或少填。

（3）记录真实。凭证上填写的日期、经济业务内容必须与实际情况完全相符，绝不允许有任何歪曲和弄虚作假。

（4）书写规范。凭证上填写的数字和文字，一定要字迹清晰、整洁、易于辨认，不得任意涂改、刮擦、挖补；规定大写的数字，必须用正楷或行书字体书写，大写数字中间的“0”，应写“零”字；阿拉伯数字不得连笔写；小写金额前应填写人民币符号“¥”。

（二）记账凭证的填制

1．记账凭证的基本内容

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。它的作用主要是：便于登记账簿，减少差错，保证账簿记录的质量。记账凭证的格式虽然多种多样，但都必须具备以下基本内容：

（1）记账凭证的名称；

（2）记账凭证的填制日期和编号；

（3）经济业务的内容摘要；

（4）会计分录；

（5）记账标记；

（6）所附原始凭证的张数；

（7）会计主管人员、记账、审核和填制人员的签章，收付款凭证还要有出纳人员的签章。

2．记账凭证的填制

记账凭证是登记账簿的直接依据。为了保证账簿记录的正确性，记账凭证的填制除了应具备与原始凭证相同的基本要求外，还必须注意下列要求：

（1）填制日期和编号。记账凭证填制日期原则上应与经济业务发生日期、收到原始凭证日期相一致，按经济业务发生日期填列。如果经济业务发生日期与原始凭证收到日期不一致，按收到原始凭证日期填列，而将发生日期写入摘要。记账凭证的编号一般以月为单位按顺序编号，并分别写明“字”和“号”。“字”表示记账凭证的种类，“号”表示每张记账凭证的序号。若采用收、付、转三种记账凭证，“字”可分别简写为“收”“付”“转”，则某月第一笔收款业务填制的收款凭证编号为“收字第1号”，以此类推；若采用通用记账凭证，字简化为“记”，其编号在某月编制的第一张凭证为“记字第1号”开始，以此类推。

（2）经济业务摘要和所附原始凭证张数。摘要栏应摘出经济业务的要点，摘要的文字应能正确概括会计分录中对应账户所体现的经济内容，要求表述准确而又简明扼要。通常只填写经济业务的简要情况，如系收、付业务，还应写明所涉及的对方单位或人名和重要单据（如发票、收付款单据）的号码，以便查考。所附原始凭证张数按黏附的原始凭证数量填列；如根据同一原始凭证填制几张记账凭证时，未黏附原始凭证的记账凭证，可注明“附件见×字第×号凭证”。

（3）记账标记。它是根据记账凭证记账以后所做的标记。一般在记账凭证上设置“记账”或“过账”“账页”栏，以便在过账后做出标记。标记的方法是：在该栏内填写过账的页码。为了简化手续，有的记账后只在该栏内注明“√”符号，但这种表示不便于根据记账凭证查找账簿记录。

（4）有关人员签章。记账凭证的签章通常在记账凭证传递过程中按下列次序进行：制单人员签章，审核人员签章，记账人员签章，会计主管签章。收款凭证和付款凭证还应由出纳人员于收、付款后加盖“收讫”“付讫”戳记并签章。

下面介绍收款凭证、付款凭证和转账凭证的填制方法。

收款凭证是根据有关现金和银行存款的收款业务的原始凭证填制的，其填制方法举例说明如下：

【例2-5】2014年1月2日，按银行收账通知，收回长江工厂前欠货款75000元，黄河工厂前欠货款61000元。该笔经济业务填制的收款凭证如表2-4所示。

从表2-4中可以看出，收款凭证的“摘要”栏应填列经济业务的简要说明，左上方“借方科目”应填列“库存现金”“银行存款”科目，“贷方科目”栏应填列与上述“库存现金”“银行存款”相对应的一级科目及其明细科目。各一级科目的应贷金额应填入与本科目同一行的“一级科目金额”栏中，所属明细科目应贷金额应填入与各明细科目同一行的“明细科目金额”栏中。各一级科目应贷金额应等于所属各明细科目应贷金额之和，“借方科目”应借金额应为“合计”行的合计金额。“账页”栏注明记入总账或日记账、明细账的页次，也可以注明“√”表示已经登记入账。

付款凭证是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的，其填制方法举例说明如下：

【例2-6】2014年1月13日，以现金支付企业办公费用100元。该笔经济业务填制的付款凭证如表2-5所示。

从表2-5中可以看出，付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同。左上方“贷方科目”应填列“库存现金”“银行存款”科目，在“借方科目”栏中填列与上述“库存现金”“银行存款”科目相对应的科目。

在填制收款凭证与付款凭证时，对于库存现金、银行存款之间的划转业务，如“将现金存入银行”或“从银行提取现金”，同一笔经济业务既是收款业务，又是付款业务，在实际工作中为避免重复过账，按规定只填制一张付款凭证，不填制收款凭证。

转账凭证是根据有关转账业务的原始凭证填制的，其填制方法举例说明如下：

【例2-7】2014年1月31日向白云工厂购入B材料800吨，单价50元，金额40000元，材料验收入库，货款尚未支付。该笔经济业务编制的转账凭证如表2-6所示。

从表2-6中可以看出，转账凭证的“会计科目”栏应分别填列应借、应贷的一级科目和所属的明细科目，借方（贷方）科目应记金额，在借方（贷方）科目同一行的“借方（贷方）金额”栏内填列。“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数应相等。

通用记账凭证的格式与填制方法与转账凭证基本相同。不同的仅仅为各自反映的经济业务内容和编号。

3．科目汇总表的编制

为了简化登记总分类账的工作，可以对记账凭证进行汇总，编制科目汇总表，并将其作为登记总分类账的依据。科目汇总表的格式见表2-7。

科目汇总表编制时间，可视记账凭证数量多少，每天、每五天或每十天编制一张。其编制方法是：以汇总期的记账凭证为依据，将相同的借方（贷方）账户的金额分别相加，得到每一会计账户汇总期的借方（贷方）发生额；然后填入科目汇总表内；最后分别加计科目汇总表内借方（贷方）的金额合计数，并通过试算轧平。

四、会计凭证的审核

填制或取得会计凭证是整个会计工作的开始。如果凭证内容不真实或手续不完备，将会影响整个会计工作的质量。为了正确反映经济活动的执行和完成情况，充分发挥会计监督作用，打击经济领域违法犯罪活动，维护财经纪律，遵守会计制度，保证核算资料真实、准确、完整，会计主管人员和会计人员以及指定的审核人员必须认真地、严格地审核各种会计凭证。只有经过审核确认无误的会计凭证，才能作为记账的依据。

（一）原始凭证的审核

原始凭证的审核，应从形式（凭证的外表形式）和内容实质（凭证所记录的经济业务）两个方面进行。

从形式上审核，主要审核原始凭证的填制是否符合规定的要求，即原始凭证规定的内容是否填写齐全、数字的计算是否正确、办理凭证手续是否完备、凭证上填制的文字是否清晰易认等。

从内容实质上审核，主要审核原始凭证上所记录的经济业务是否真实、合理、合法。原始凭证表面形式符合要求，是构成合法凭证所必须具备的条件，但仅是这一点还不能说明原始凭证反映的经济业务是真实、合理、合法。

在凭证审核过程中，对于真实正确、合理合法的凭证应及时认可，并办理必要的凭证手续。若发现问题，会计人员应根据不同情况按照有关规定分别进行处理：存在着技术性错误的凭证，如内容填写不全、数字计算有误、凭证手续不齐备、更正错误方法不当等，应讲明原因，退回并请原填制单位或人员补办手续，更正错误或重新填制；如有超计划、超预算的支付或领用，应提请单位领导或有关部门研究处理；如发现违反财经纪律和制度的情况，会计人员有权拒绝付款、报销或执行；对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，应即扣留凭证，及时向领导汇报，以便进行严肃处理。

（二）记账凭证的审核

为了保证正确登记账簿和监督款项收付，必须正确填制记账凭证，同时也要有专人严格审核记账凭证。审核的主要内容是：

（1）记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证张数与记账凭证所填列的附件张数是否一致，记账凭证所反映的经济业务内容与所附原始凭证是否相等。

（2）记账凭证所确定的会计分录，包括应借、应贷的会计账户是否正确，对应关系是否清楚；所记金额有无错误，借方金额与贷方金额是否相等；一级账户金额与所属明细账户金额是否相符。

（3）记账凭证格式中所列的各项内容是否填列齐全，有无错误；有关人员是否都已签名或盖章。

记账凭证经过审核，如有错误，应及时查明原因，予以更正，只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。