第一节 会计账户
一、会计账户的设置
企业任何一项经济业务发生以后，都会引起会计要素的各个具体内容发生数量上的增减变动。为了反映经济业务发生后所引起的各个会计要素在数量方面的增减变动情况，实现对经济活动过程和结果的反映与控制，就需要设置账户，通过账户记录来全面、系统、完整地反映各要素变动过程和结果，提供用户所需的会计信息。
会计账户是对会计要素各具体内容进行分类反映和控制，并提供每一类别增减变动过程（动态）和结果（静态）指标的工具。设置和运用会计账户是会计核算的基本方法。在实际工作中，会计账户是根据会计科目设置的。
会计科目，简称科目，是对会计要素按经济内容进一步分类的项目。会计要素不仅包含的内容多，而且具体项目差别大。比如厂房、机器、材料等都属资产，但它们的经济用途、价值方式各不相同；应付供应单位款和向银行借入的长期借款虽然都属于负债，但它们的形成原因、偿还期限和承担的风险程度有很大差别。因此，如果企业发生的各项经济活动都以资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六个要素作为会计数据归类的标准，难免过于笼统，很难满足信息用户的需要。为了提供详细、具体、规范化的会计信息，有必要对每一会计要素按构成项目的经济内容再分类，并在此基础上设置会计科目。比如将厂房、机器等主要劳动资料设置一个“固定资产”科目，将货币资金按其存放地点设置“库存现金”“银行存款”科目。每一科目作为经济业务引起要素变动的基本归类单位，如以银行存款购入机器，则反映“银行存款”减少，“固定资产”增加。由此可见，只有在对会计要素具体内容进一步分类的基础上设置会计科目，会计才可能对经济业务引起的会计要素具体内容的增减情况做出正确而恰当的记录。
会计科目是一个完整的体系，它包括会计科目的内容和级次。科目的内容反映科目的横向联系，每个科目都有其特定的经济内容；科目的级次体现科目的纵向联系，许多科目都可据以进一步划分层次。为了兼顾各有关方面对会计信息不同详略程度的需要，将会计科目可以划分成总分类账科目（一级科目）、子目（二级科目）和明细分类账科目（细目）三个层次。
总分类账科目，亦称总账科目或一级科目，是按照会计要素分别设置的会计科目，是设置总分类账的依据，提供的是各类别总括资料，如“原材料”科目、“固定资产”科目等。
明细分类账科目，亦称明细科目，是对某一总分类账科目具体内容的分类而设置的会计科目，是企业设置明细账的依据，提供的是每一类别更加详细、具体的会计信息。如在“原材料”总账科目下分设的“圆钢”“方钢”“扁钢”或“甲材料”“乙材料”“丙材料”等。
子目，亦称二级科目，介于总分类科目和明细科目之间，核算资料比总账科目详细、比明细科目概括。如在“原材料”总账科目和“甲”“乙”“丙”明细科目之间设置的“金属材料”“非金属材料”或“原料”“辅助材料”“燃料”等都属二级科目。
一级科目、二级科目、明细科目之间的关系如表2-1所示。
表2-1 一级科目、二级科目、明细科目之间的关系
会计提供的信息是国家宏观经济调控、进行国民经济综合平衡的重要依据之一，又是投资者、债权人等了解企业财务状况和经营成果的主要依据。为了统一核算口径，保证核算指标在不同企业、不同部门的可比性，便于综合汇总和分析利用，我国企业使用的一级科目和主要的明细科目由财政部统一颁布，其他明细科目和二级科目由企业根据需要和规定设置。会计正是通过使用不同层次的会计科目进行会计核算，提供不同详细程度的核算指标，以满足不同信息使用者的需要。以会计科目为依据设置会计账户的原则是：首先，有一个会计科目相应地就应设置一个账户，用以反映每一类别增减变动的情况。其次，由于会计科目分别有总账科目、二级科目和明细科目不同层次，相应地会计账户也分别设置成总分类账户、二级账户和明细分类账户，不同层次的账户提供同一类别指标的详细程度不同。
账户有一定的格式，可作为记录经济业务的载体，但是各种账户本身是没有差别的，要根据会计科目确定其登记的内容和使用方法。会计账户与会计科目是既有联系又有区别的两个概念。其联系在于：会计科目是设置账户的依据，也是账户的名称；会计科目与会计账户所反映的经济内容都是会计要素的具体内容；设置科目和开设账户的目的都是提供分类核算的会计信息。其区别在于：会计科目仅仅是要素分类的项目，本身没有具体格式，不能用来记录经济业务，只是分类的标志；而会计账户既有其名称，又有专门的格式，是记录经济业务并进行分类核算的载体。
二、账户的基本结构
账户的基本结构是由会计要素及其数量变化情况决定的。经济业务所引起的各项会计要素的数量变化，不外乎是增加和减少两种情况。因此，作为记录经济业务的账户，除应有一特定名称，借以表明它记录经济业务的类别外，还应相应地分为两个基本部分，用以分别记录经济业务所引起的各会计要素的增加额和减少额。账户通常分左右两方，一方记录增加额，一方记录减少额，每方再根据实际需要辟出若干栏次，用以登记有关信息资料。账户的格式是多种多样的，但作为基本结构，一般应包含下列要素：
①账户名称（即会计科目）；
②日期和摘要（说明经济业务发生的时间，概括经济业务的内容）；
③增加额、减少额、余额记录；
④经济业务的说明记录（包括经济业务的内容提要、发生日期及记录依据）。
账户的基本格式如表2-2所示。
表2-2 账户名称（会计科目）
在会计教学和研究中，为方便起见，往往将账户左右两方的金额栏突出出来，舍去其他栏次，从而形成简化格式，即所谓“T”形账户。如图2-1所示。
图2-1
以上两种账户的格式都属于简化格式，反映的是账户的基本构成要素。在实际工作中，账户的标准格式见本章第四节。
上列账户左右两方的金额栏，一方记增加额，一方记减少额。增减金额相抵后的差额，称为账户的余额。余额按其表现的时间不同，可分为期初余额和期末余额。因此，通过账户记录经济业务后可以提供四种金额数据：期初余额、本期增加额、本期减少额、期末余额。
本期增加额是指在一定时期内（月份、季度、年度）账户所登记的增加金额合计，也称本期增加发生额。本期减少额是指在一定时期内账户登记的减少金额合计，也称本期减少发生额。本期（增加或减少）的发生额属于动态指标，反映有关会计要素增减变动的过程。本期增加发生额与期初余额之和抵减本期减少发生额后的差额即为本期期末余额，本期期末余额转入下期，即为下期期初余额。期初余额和期末余额属于静态指标，反映有关会计要素增减变动的结果。上述四种金额指标的关系用公式表示为：
期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额
三、账户的使用方法
在会计账户中，左右两方具体叫什么名称，哪方记增加数，哪方记减少数，余额应在哪方，取决于所采用的记账方法和账户本身的性质。按照我国《企业会计准则》的要求，企业会计核算应统一采用借贷记账法。按照账户反映会计要素的经济内容，账户可分为资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六大类账户。在记账方法既定的前提条件下，不同性质的账户使用方法不同。
在借贷记账法下，账户左方称为“借方”，账户右方称为“贷方”。借方、贷方仅表示账户的一个方向，本身无实质性含义，其账户格式如图2-2所示。
图2-2
借方、贷方哪方记增加额、哪方记减少额，由账户的性质决定。现先以资产、负债、所有者权益三类账户说明之。
资产类账户：借方登记期初余额、本期增加额，贷方登记本期减少额，期末余额在借方。
负债和所有者权益类账户：借方登记本期减少额，贷方登记期初余额、本期增加额，期末余额在贷方。
上列几类账户的使用方法如图2-3所示。
图2-3
【例2-1】假定有关账户余额为：银行存款80000元，原材料50000元，短期借款10000元，应付账款12000元。
本期发生下列经济业务：
①购入材料10吨，价值3000元，货款以存款支付。
②以存款5000元偿还欠银行的8月期借款。
③购入材料20吨，价值6000元，货款未付。
④借入10月期借款8000元存入银行。
⑤借入5月期借款9000元直接偿还供应单位的购料款。
对以上业务记入账户的方法是：
第一笔业务：引起材料增加，银行存款减少。材料属资产，增加的3000元记入“原材料”账户借方；银行存款属资产，减少的3000元记入“银行存款”账户贷方。
第二笔业务：引起银行存款减少和短期借款减少。银行存款属资产，减少的5000元记入“银行存款”账户贷方；短期借款是负债，减少的5000元记入“短期借款”账户的借方。
第三笔业务：引起材料（资产）的增加，记入“原材料”账户借方；同时引起应付账款（负债）的增加，记入“应付账款”账户贷方。
第四笔业务：引起短期借款（负债）增加，记入该账户贷方；同时引起银行存款（资产）增加，记入该账户借方。
第五笔业务：引起短期借款（负债）增加，记入该账户贷方；同时引起应付账款（负债）减少，记入该账户借方。
上述业务记入账户的结果如图2-4所示。
图2-4
与账户使用的几个相关问题：
（1）在账户记录业务前，首先应登记期初余额。上述“原材料”“银行存款”属资产，其余额登记在借方；“短期借款”“应付账款”为负债，其余额记在贷方。
（2）在期末，要计算出每一个账户的发生额和期末余额，这项工作在会计上称为结账。在借贷记账法下，在账户借方的发生额叫借方发生额，表示本期每一资产项目的增加合计数（资产类账户）和每一负债、所有者权益项目的减少合计数（负债、所有者权益类账户）；在贷方的发生额叫贷方发生额，表示每一资产项目的减少合计数或负债、所有者权益的增加合计数。由于借贷方发生额在不同性质账户中含义不同，因此，账户余额计算方法也不同。其中，资产类账户：
期末余额=期初余额+借方发生额-贷方发生额
负债、所有者权益类账户：
期末余额=期初余额+贷方发生额-借方发生额
（3）前述账户使用方法只讲了资产、负债、所有者权益三类基本账户。费用类账户与资产类账户的运用方法基本相同；收入、利润类账户与负债、所有者权益类账户的运用方法基本相同。后三类账户的运用将在后续章节中逐一阐述。