联合丽格费用管理办法

第一章　总则

第一条　【本规则的宗旨和根据】

为强化和规范联合丽格（北京）医疗美容投资连锁有限公司（以下简称“联合丽格”）的费用管理工作，明确各部门的管理职责，保证费用合理有效支出，特制定本规则。

第二条　【本规则的适用范围】

联合丽格职员从事与本规则相关的活动时，应遵守本规则。

联合丽格下属机构从事与本规则相关的活动时，应当参照本规则。

第二章　管理职责

第三条　【综合管理中心的职责】

（一）拟定和完善差旅费相关报销标准。

（二）监督差旅费标准的执行情况。

第四条　【财务部的职责】

（一）拟定和完善除差旅费标准以外的其他费用管理规则及流程。

（二）核算、分析和监督费用的执行情况。

（三）审核借款和费用报销申请，确保所载事项符合会计制度规范。

（四）复核借款和费用报销申请的额度是否符合内控标准。

（五）提供有关费用的查询服务，在授权范围内对执行过程中出现的问题进行解答。

第五条　【其他部门的职责】

（一）填写和审核本部门借款和费用报销申请，确保借款和费用报销申请所载事项内容真实完整，所需附件规范齐全，发生金额符合内控标准和预算范围。

（二）提供相关管理规则中或财务部要求提供的各类要件。

（三）定期对部门费用执行情况进行分析。

第三章　流程及权限

第六条　【借款原则】

借款应遵循“前款不清、后款不借，本人办理”的原则。特殊情况不能结清时，借款人应提供情况说明，按累计借款金额对应的借款审批权限审批借款，需报总经理或董事长特批。

非联合丽格员工严禁借款。员工只能向与其签订劳动合同的公司进行借款，严禁跨公司借款。

差旅费、招待费以及其他费用开支，原则上不予预先借款，鼓励员工使用个人信用卡先行支付，待报销流程签批完毕后到财务部领取现金或由财务部将报销费用通过网银支付至员工指定银行账户内。

确有原因需要借款，借款人应填写《借款单》，按照相关借款流程及审批权限办理。具体参照公司《借款管理制度》。

出差借款员工应于每次出差结束后5个工作日内报销结清当次预支全部借款。

第七条　【借款额度】

原则上借款额度不得超过借款人月工资总额的70%，超过额度需经总经理或董事长特批。

第八条　【借款和报账单据】

员工办理借款或付款时，应在OA系统中填制《借款单》或《支付单》，按照规定的审批权限及流程办理。

员工报销时，应在OA系统中填制《报销单》，原始凭证及所需附件等应粘贴在A4纸上，按照规定的审批权限及流程审批后办理报销手续。

第九条　【报销流程及审批权限】

报销流程及审批权限详见附件一：联合丽格费用报销办理及审批流程。

第十条　【临时授权】

各级审批人员因出差或休假等原因需阶段性离岗时，可进行临时授权。临时授权应办理授权手续，报财务部及综合管理中心备查。

第四章　差旅费管理规定

第十一条　【定义及范围】

本规则所指的出差指因公务外出离开工作所在地到其他城市或地区办理公事；含短途出差（当日往返）、长途出差、短期因公外派（10个工作日）。不含长期驻外类别。

差旅费主要包括以下项目：

（一）因公出差或调动工作发生的交通工具费用及其附加费（包括订票费、燃油附加费、机场建设费等）。

（二）因公出差或调动工作需要发生的住宿费、行李托运费、市内交通费和邮寄费等。

（三）按照国家相关财税法规，应列入差旅费的其他费用。

（四）出差期间发生的业务招待费、咨询费、车辆使用费和会议费等应按照对应的费用科目进行报销。

第十二条　【差旅费管理规定】

（一）事项审批

公司副总经理及以下人员因公出差前（紧急任务除外）应填写OA系统中的《差旅审批表》，按照规定的审批权限及流程办理，并附出差计划，报主管领导，财务部及行政人事部备案。

因公出国（境）人员必须经董事长批准。

如遇紧急情况，未能及时填写《差旅审批表》，可以通过其他方式（电话、邮件或其他通信方式）先行向具有审批权限的上级主管领导请示，返岗后再补填相关表单。

办理差旅费借款时，经办人员持经审批后的《差旅审批表》和《借款单》到财务部办理借款手续，手续不全者财务部不得办理。

（二）票务订购

出差往返机票、车票和船票应统一由公司行政部通过协议订票单位负责预定。出差人员在外需要预定返程票，应以正规通信方式通知公司行政部时间、地点及其他要求；公司行政部订票时应选取低折扣机票；特殊情况未使用协议订票单位订购机票时，应说明事由方可报销；

订票人员原则上应见到审批后的《差旅审批表》方予办理订票业务。

出差人员应在订机票的同时通知公司行政部预订酒店事宜；

行政部依据出差申请单负责出差人员离返公司日期登记，人事部月底对人员出差情况进行统计，进行考勤补录。

（三）交通工具

国内出差：国内出差交通工具的选择标准详见联合丽格差旅费报销标准（境内）。

境外出差人员应当选择经济合理的路线和航班。

员工出差因特殊情况需要超标准乘坐飞机时，须提前向部门负责人申请并审批，部门负责人应根据业务紧急程度、出差地距离、部门预算进行审批。公务紧急未能审批的，事后应补办手续。未经审批的，机票费用在原标准内报销。特价机票未超过火车软卧或动车一等座、高铁二等座价格的，不属超标。

员工出差选择交通工具时，应兼顾“效益与效率”的原则。

员工出差时，标准内的交通工具费由其主管领导审批；如超标准乘坐飞机、软卧和高铁时，由总经理进行审批。

员工出差出发时间应尽量选取早晨或傍晚离开，保证在出发地或者目的地的工作时间，紧急任务除外。

出差期间员工因个人原因导致误车、误船或误机发生的退票费、订票费，费用由员工本人承担，公司不予报销。

出差期间经主管领导批准就近探亲访友的，其绕道产生的交通工具费，扣除出差直线单程费用，多出部分由员工自行承担。

使用非公司车辆出差时，经主管领导审批，出差期间所发生的汽油费、停车费及路桥费等费用的发票日期应在当次出差期间范围内。

出差期间因业务需要，需要在出差地租用车辆时，应事先办理审批手续，经主管领导审批后方可办理。租用车辆仅报销租车费、汽油费、停车费和路桥费，其他费用不予报销。

（四）出差住宿

住宿天数按照“从出差地返回日期减到达出差地日期”计算，即在出差地的天数算头不算尾。

出差人员应首先选择公司（或联合丽格下属机构）指定的协议酒店住宿。在指定酒店的住宿费用公司实报实销；未有指定的协议酒店的城市，可选择其他酒店入住。

住宿费报销时，报销标准范围内的，不需提供住宿清单；如超过相应标准，应提供酒店住宿费用清单和说明经总经理审批后方可报销超标部分。住宿费报销标准详见附件二。

参加会议或因工作需要陪同重要客户的员工，交通工具或住宿由会议举办方或客户所指定的，应提供说明经总经理审批后方可据实报销。

同性两人以上同时、同地出差，除二级部门总监及以上人员外，同性别员工应入住同一房间，两人合计住宿费用按照不超过高级别单人住宿费用标准上浮20%报销。如遇特殊情况，需经总经理审批后方可入住单人间。

员工出差结束当天应在中午办理退房手续，因员工个人原因未能及时退房产生的相关费用由员工自行承担。

出差期间员工自行解决住宿的（如住在亲戚、朋友或家里），给予100元／人／天的奖励，但若造成同性别同事单独入住酒店，则不享受此补贴；

出差期间因公在酒店发生的邮寄费、传真费等，应在报销时注明原因，经主管领导审批后凭发票据实报销，否则不予报销。

每年公司行政部应对签约酒店价格进行检查，并根据情况对签约酒店进行调整。

（五）交通费、伙食费、通信费

出差期间出发地和出差地往返机场、车站和码头的交通工具，出差人员应按照以下规定，选择公司车辆、机场巴士、地铁或出租车等交通工具出行。

出差人员原则上可申请使用公司车辆出行，但至少应提前1天向行政部提出用车申请，如公司车辆无法满足接送需求，除以下情况可选择出租车出行外，其他情况应选择机场巴士或地铁出行，否则超标准费用不予报销：

（1）飞机起飞时间在早9：00点之前或晚20：00点之后，飞机到达时间为早8：00点之前或晚19：00点之后；

（2）火车开车时间在早8：00点之前或晚20：00点之后，火车到达时间为早8：00点之前或晚19：0点之后；

（3）因公携带大件行李；

（4）三人以上同时在公司与机场之间往返。

从住处到机场巴士站或地铁站之间可以乘坐出租车。

如自驾开车到机场或火车站，报销的停车费限额不应超过报销交通费的金额。

出差期间发生的行李托运费，需提前报主管领导申请并审批后方可报销。

出差期间交通费、伙食费、通信费计算天数按照出差自然天数计算，12点之前出发或者12点之后到达，记做一天时间，否则为半天；报销标准详见“附件二：《联合丽格差旅费报销标准（境内）》”。出差期间发生招待费的，按照每餐15元的标准扣减伙食费。

出差期间产生招待费的，按照公司《业务招待费管理制度》执行。

（六）原则上，境外出差人员回国报销时只能支付人民币，按报销日当月计账汇率进行折算。

（七）境外出差人员因公需兑换货币而发生的各项费用及损失，持相关兑换凭证或说明，按兑换时点的汇率折算成人民币进行报销。

（八）董事长、总经理级境外出差因公发生的各项费用，凭票据据实报销。

（九）参加会议需报销相关费用时，如会议组织方或邀请方负责食宿与交通的，不可再享受交通费与伙食费。

第五章　无线通信费管理规定

第十三条　【定义及范围】

（一）无线通信费指公司员工使用通信无线通信工具而实际发生的费用。

（二）公司只负担在人事部备案岗位人员手机所发生的通信费用，报销标准见联合丽格通信费报销标准。

（三）当月发生的通信费应凭发票在次月报销。

（三）报销通信费用的员工，原则上应保持24小时开机。

第六章　市内交通费管理规定

第十四条　【定义及范围】

市内交通费是指因公外出乘坐公共交通工具而发生的费用。公共交通工具包括轨道交通工具、出租车和公交车等。

第十五条　【报销规定】

因公外出所发生的市内交通费，报销时须凭有效地市内交通费票据和《市内交通费发票清单》，车票应与清单相符，经主管领导确认后办理报销手续。

第七章　会议费管理规定

第十六条　【定义及范围】

会议费指举办或参加各种会议的支出，包括行业会费、会务费、举办会议的场租费、会议统一用餐费和活动费等。

公司组织举办会议，如有费用支出时，应事先报批会议方案及详细的费用预算，报销时应提供会议通知或签到簿等资料，在预算额度内凭有效单据据实报销。

参加会议报销时，报销时应提供会议通知或邀请函等文件。会议组织方或邀请方不负责食宿的，可视同报销人短期出差，并按《联合丽格差旅费报销标准》中规定对住宿、伙食和交通费等费用进行报销。

第八章　费用日常管理

第十七条　【日常管理与控制】

（一）财务部负责借款的日常管理与控制。对借款情况进行动态管理，定期向相关部门及人员报送借款情况。

（二）财务部应于每月初与各借款人核对借款情况，保证账实相符并催促借款人及时还款。

（三）因公出差员工返回后，应及时报销并结清欠款。如员工常驻出差地，期限在两个月以上的，应提前到财务部备案，并与财务部协商报销间隔期。出差期间跨越两个会计年度的，应于当年12月31日前将本年度差旅费报销结清，以保证当年票据当年报销，否则次年不予报销。

（四）借款人因故调离公司，在办理离职手续前应全额归还借款。

（五）借款人报账时的票据性质应与借款时的性质相同或一致，不得窜科目借款或报销费用。

（六）出差《报销单》填列的报销期间及事项原则上应与《差旅审批表》《出差计划》一致，内容不一致或超标准报销各项费用的，应附说明并经总经理审批后方可办理报销手续。

（七）员工报销时应提供正规、有效地发票；差旅费发票日期应在当次出差期间范围内，且发票地点与出差地一致；如遇特殊情况，需附说明并报财务总监及总经理审批通过后财务方予办理报销事宜。

（八）员工只能在所在公司报销本人的相关费用，严禁跨公司报销。

第十八条　【报销时限】

（一）差旅费、备用金和其他临时性借款可随时办理，但一次性支取金额在5,000元（含）以上的需提前一天通知财务部。

（二）借款后，借款事项因故未实际发生时，应立即归还借款。

（三）差旅费原则上应在出差返回后5个工作日内报销，无故未在规定日期内报销且逾期一周以上的，需附书面说明经总经理特批后方予报销。

（四）除差旅费以外的各项费用原则上应在事项结束当月报销，最迟应在事项结束后一个月内办理报销手续。

（五）财务部原则上每周集中办理一次费用报销。申请人须于每周四前提交报销单，财务部每周五发放报销款。延迟提交的报销单，财务部将顺延办理。

（六）原则上当年票据应在当年报销，特殊情况不得超过次年1月31日。

第十九条　【报销规范】

（一）《报销单》、《支付单》和《借款单》的填写，要求内容正确、完整、不得涂改。报销人和领款人应据实填写，不得漏填。

（二）对于以油笔等签字笔直接填写的发票、机打发票或复写发票中无抬头、抬头不完整或无报销日期的发票和单据，财务部应查明票据来源地的实际情况再决定是否予以报销。

（三）出差返回后还款或进行差旅费报销时应在报销单上注明原借款金额。

（四）报销票据时使用A4纸进行粘贴，发票应当分类整理，并依次排开，应用胶水粘贴牢固，不得用订书钉装订票据。

（五）下列原始凭证不得混合报销：

1．费用和采购支出；

2．不同人员的支出。

（五）出差结束后，出差人员必须向主管领导提交出差工作日志或出差报告，工作日志或出差报告将作为出差人员工作考核的重要依据。

（六）因公外派短期学习、参加外部会议、培训等，由公司派遣车辆或接待单位提供车辆及食宿的，公司将不再报销相关住宿费，不再享受相关出差补助。

第九章　罚则

第二十条　【罚则】

（一）报销人应本着实事求是的原则，据实报销费用。对在费用报销上作假的员工，公司有权采取包括扣减工资、降职和辞退在内的各项适当的处分。

（二）各层级管理人员及财务人员应恪尽职守，按照以上规定进行费用审核、审批及报销管理，对违反规定的，有权拒绝报销。如相关人员因恶意或重大工作失误，违反以上规定，给予审核通过或报销的，视同是报销申请人的利益共同人，负责追回报销款项。如无法追回相关款项的，承担赔偿责任，按照公司绩效考核办法的相关规定执行，给予经济处罚，情形特别严重的，予以开除。

第十章　附则

第二十六条　【制度审核】

本规则报联合丽格综合管理中心及财务部备案。

联合丽格下属机构为贯彻本规则需要制定相关费用管理规则的，应遵循相关法律法规和本规则规定，并报联合丽格综合管理中心及财务部备案。

第二十七条　【本规则的解释】

本规则由联合丽格董事会授权综合管理中心及财务部负责解释及修订。

第二十八条　【本规则的施行】

本制度自发布之日起生效实施。

本制度施行之日起，与本制度内容相同或者相抵触的制度文本和规定一律失效，需要修改的制度文本或者规定应该遵照本制度予以修改。

附件一