第二节 多种采集工具的选择和配合使用

一、编审界面简介

最基本的工具就是藏品信息管理系统软件。以复旦大学博物馆藏品信息管理系统为例，这种系统软件多采用典型的Outlook风格界面，通常是在左边和上边设置功能选择区，正面为操作和结果显示区。进入高级别权限后的系统初始界面，可见左列功能选择区显示8项功能模块标签，表明它们都可使用（注：下文出现的“【……】”符号均为软件系统界面显示的功能按钮叙词）。依次单击【编目审校】和其下弹出的【藏品编目】按钮，会在其右方显示区弹出如图3.1所示的编目操作界面。

如果以前没有登录过或刚做过审校库转使用库的操作，则该界面的操作显示区空白，顶部有一行藏品简目表单的指标叙词栏，鼠标单击下面任何一行则变为深蓝色，表示选中当前记录条。顶部排列着9种藏品编目所需的功能按钮，单击即可打开。例如，当需要为新藏品编目时，单击【藏品添加】按钮即可打开相应界面。

二、编目界面的操作方法

编目界面默认显示“全部指标”列表，如果当前显示的是“核心指标”，可通过左上角的“指标分类”下拉菜单选择“全部指标”选项（见图3.2）。接着即可填写藏品信息指标，可用鼠标选择第一个指标行选项开始登录，如果对象栏为选择型指标，则系统自动打开相应表格，选择目标叙词左侧的复选框单击，然后单击下边的【确认】按钮即可完成信息录入；如果是字符串字段则直接用键盘写操作。一个指标项输入完成后按Tab键即可自动转入下一项继续填写，直到全部完成当前藏品信息记录采集。文本采集除了用键盘输入，还可以用语音输入等更加快捷、轻松的工具。对于大篇幅的记忆字段内容，如该件藏品曾经发表的论文等，还可以使用扫描仪扫描然后再转换为数字文本文件的方法，免去大量的键盘输入劳动。

三、保存编目成果

当一条藏品记录的填写输入工作全部完成后，单击右上方的【确认入库】按钮，即可将当前录入结果保存到系统“审核库”，留待下一步审核校对（审校方法详见下述编目审校/藏品审校）。然后再单击右上角的【关闭】按钮，回到简目表单界面，可见刚才录入的一件记录要点显示在当前简目表单中。如果还要接着登录其他藏品，可重复上述从【藏品添加】开始的操作。如果单击【关闭】按钮之前没有单击【确认入库】按钮，系统会弹出对话框询问是否需要保存刚才的录入内容。

四、快速登录方法

1.批量更新

指根据一批藏品记录的某个指标记录内容完全相同的特点，对该批藏品记录中的该字段进行撰写性或局部修改性的批量插入功能。管理系统将该功能设置在“藏品审校”和数据库维护等功能中，因带有一定误操作的风险性，故通常限定在管理员权限使用。

众所周知，一批藏品记录中的某些指标项内容存在完全相同的现象，例如我们在登录复旦大学博物馆藏品信息时，所有藏品的B0201“收藏单位”指标项内容都是“复旦大学博物馆”7个字。另外，由于以往的工作习惯、机构环境变化、术语不够标准、指标规范变化或指标定制的疏漏等一系列主客观原因，我们常会感到一批藏品记录中某个字段的填写不符合要求而需要做局部修改。那么，在此情况下即可利用该功能来提高登录或修改的工作效率。

例如，既然知道B0201“收藏单位”指标内容是完全相同的“复旦大学博物馆”7个字，也知道A0901“物态类别”指标内容都属于“固态”等，那么即可将文本录入界面中的这些指标暂时关闭，从而缩小登录操作范围，使这些指标处于暂不登录状态，当所有藏品登录到系统数据库之后，转而采用这个类似于“秋后算总账”的“选择字段批更新”功能，借助检索功能调取所有目标记录，完成检索后的对象以简要信息表单形式显示在当前，同时弹出批量更新专用操作对话框；从其中带有指标体系名称的下拉列表中选择目标指标项（例如选择B0201收藏单位），然后在其“请输入更新的表达式”填写框中写入应填写或修改的正确、完整内容（如复旦大学博物馆），最后单击【更新】按钮即可执行自动插入程序。完成后打开数据库可见，原来空白的收藏单位指标栏已经出现了“复旦大学博物馆”7个字的记录内容。假设该馆藏品总量有1万件，按常规录入方法应该手工输入7万个汉字，但采用该功能只要输入7个汉字就可以了，从而节约了69993个汉字的打字输入劳动。由于系统检索功能具有任意选择限定目标记录范围的品质，所以这就意味着该功能可以为许多指标的填写劳动提供强有力的支持。

另外，我们也可以借此功能对批量记录进行局部性（如前缀性和后缀性）修改。例如，原先已经按四位数规则录入了所有藏品的总登记号（如1368），现在需要按国颁著录规范要求改为六位数规则，意味着要在原有总号记录前统统增写两个“0”（如001368）。打开本功能并选择所有记录范围，接着在表达式中输入“00*”（若是添加后缀，则*号在前），输入表示现有记录的“*”号和打算写入的字符，最后单击【更新】按钮即可执行。结果会发现所有记录的总登记号都变成了符合国颁著录规范的六位数，假设该馆有1万件藏品记录，按常规方法至少需要打开、寻找目标、单击、写入、保存、关闭等6个操作动作，使用该功能则意味着减少了将近6万个操作动作。又如，假设通过复制获得了存放方位号相连的若干条样本，那么，在表达式中输入“？”的时候，“自动累加功能”将可以使用。输入起始的数值和增量后，替换的长度为“？”的个数，程序将自动完成替换的功能。例如：［B0216］存放方位原来为23—12，若在表达式中输入23—12—？？？，起始数值为020，自动累加值为1，更新后［B0216］存放方位更改为23—12—020、23—12—021、23—12—022……

我们曾经在为一个地方博物馆进行数据库回溯性建设过程中，发现该馆藏品记录总量多达10多万条，但原有记录只有10个指标，我们采用该功能增补了10多项指标，使数据库接近国颁著录规范要求，实践表明仅仅花了一个人几天的劳动时间就完成了数十万字的记录内容填写工作，这相当于常规方法多人多时的工作量。

另外，国家文物局发布的著录指标规范本身并不完全稳定，随着人们对数字化建设的理解和认识的加深，在今后一段时期内难免会有局部的增删修改。如果采用常规的修改方式，就会感到规范的每次变动都会造成大量劳动投入，不投入又无法跟进。既然指标规范的完全稳定尚属可望而不可即的理想，那么就只有在系统功能设置方面寻找解决办法。实践表明，如果设置了类似的功能，就能轻松地实现指标跟进，不再惧怕这不可避免的指标规范修正问题了。总之，该功能不仅可以提高初始建设的效率，还具有提高回溯性建设效率的品质。

2.图片文件名的自动赋予功能

指根据一定规则由系统自动给出所需编码或文件名，以减少手工输入错误及打字输入劳动的功能。

藏品的静态图片和多媒体文件是采集工作的重要组成部分。根据国标著录规范的要求，图片文件名应该按藏品总登记号给出，本系统规定多媒体文件也按总号给出。但由于图片文件名的成分比较琐碎，采用常规的手工输入方法很容易出现错误，不仅无法实现利用，而且还容易产生大量垃圾文件。但好在图片和多媒体文件名的形成规则比较明确，所以最好由采集工具实现半自动生成功能。实践表明这是能够实现的，不仅解决了准确性问题，同时减免了文件名打字输入及难免的修改操作劳动。从另一个角度看，这也为实现高效率采集目标提供了有力支持。方法是针对当前记录打开图片管理界面，一次性全选所属图片，确认后即可自动给予该批图片文件名。

3.指标定制

指按藏品类别分别限定登录指标范围，缩小登录界面以减少视觉噪声，从而支持高效率采集工作的功能。

国标著录规范所开列的指标项多达183个，这是根据几乎所有类别文物标本信息特点归纳出来的描述角度，带有一定的原则性和指导性。当采集工作面对具体某个博物馆的藏品时，就会感到与其中大多数指标都找不到对应关系，例如，根据我们事先对复旦大学博物馆文物藏品信息的采集测试表明，实际适用指标数量大约为50个。如果登录界面不加限定地采用全指标显示，则会出现登录人员每每跳跃式地从中寻找目标指标项的现象，既费时又费神，势必延缓操作速度，使工作效率低下。

为解决这个问题，需要采集软件具备屏蔽部分指标的功能。由于每个馆早先在藏品描述习惯、研究角度或深度以及馆藏类别的数量等方面存在许多差异，因而在开展大规模采集登录工程之前，首先要依据国颁著录规范要求和现有馆藏记录材料的特点进行指标定制，从而使登录人员所面对的屏显藏品指标项数量大大缩减，避免跳跃式地寻找有用指标项所造成时间和精力的浪费，从而提高采集效率。所谓指标定制的方法，就是利用下述系统配置/权限维护/指标权限设置功能，将不需要的指标项关闭即可。此项工作几乎是一劳永逸的，因为一个单位的藏品记录方式不会经常改变。

4.权限维护

指为不同的用户规定不同的使用权限，通过功能模块和指标权限的设置达到符合信息保密要求和支持高效率采集登录的功能。

就本文所关心的采集效率问题而言该功能十分重要。例如，我们可以通过功能模块设置关闭一些暂不需要的功能模块（如统计输出和打印输出等）和子功能（如办提取退还手续、办藏品注销手续、办藏品事故登记等），以减少功能选择菜单界面的视觉噪声；暂时关闭一些比较复杂或危险的子功能（如选择字段批更新等），避免出现登录错误。

5.查准查全率高的目标记录调取途径

指以全面而细致的检索功能体系对目标藏品进行精准的调取，为实现上述快速登录功能提供帮助。

藏品检索功能的原初目的在于方便查询，如果检索途径具有用户任意选择的功能，则可用来支持高效率采集工作。当所有的藏品基本数据登录完成之后，如何将目标藏品记录准确而全面地调取出来加以修改或补充就显得十分重要。在我们所采用的系统检索体系中，设置有14种涵盖不同角度的检索方式，可供登录员以很高的查准查全率调取目标藏品信息记录。

例如，当一名登录员打算调取自己所登录的藏品进行修改时，可借助系统提供的【全能检索】方式选择C0105制档人指标选项并输入自己的姓名，结果能够将自己所登录的数据库记录全面而准确地调取出来，然后根据自己的打算进行补缺或修改乃至审核校对等一系列工作，尤其使用批量修改时不会造成其他登录员的数据库内容改变。

又如，即便是自己输入的藏品记录也可能存在不同质地或用途等方面的差异，可以借助检索体系中的相关具体检索功能调取对象，以便批量增补或修改相关指标内容，例如为所有陶器藏品批量填写质地类别和质地子类别指标项内容，为所有随葬用品批量填写功能类别指标项内容，从而提高登录效率，等等。由此可见，系统检索功能品质优良与否，不仅影响到最终用户的信息利用，而且影响到中介用户的数据库建设劳动效率，应给予充分的重视。

6.具体登录人员对书面材料的细分处理

当具体登录人员领取了分配给他的书面材料后，还需要自己对手头的材料做进一步细分处理，例如，所有材料都是陶器，那么可以按用途类别进一步细分为盛储器、随葬品、建筑用陶等，甚至更进一步将陶质盛储器按器形细分为罐、盘、壶、碗等，以便为批量填写或修改等超常规的快速登录方式奠定基础。

总之，虽然前期准备工作需要花费些精力和时间，但正所谓“磨刀不误砍柴工”，细致而周详的准备工作能够换来登录效率的大幅度提高。博物馆的藏品管理问题比较复杂，传统的手工管理方式在以往起到了一定的作用，但目前对藏品进行数字化管理已成为大势所趋。这种管理方式意味着高速、精确和共享，由此带动整个机构内部管理工作效率和社会效益的大幅度提升。在明确了如此诱人的建设成果和前景之后，回过头来在技术层面思考如何加快实现是很有必要的。我国博物馆界正在掀起数字化建设的热潮，海量的藏品信息也使得高效的登录方式更为迫切，我们最近基于实践的探索可谓解决了不少技术层面的问题。关于这方面的探索还在继续，希望我们的探索对正打算开展数字化采集的同行们有所启发和裨益。

这里仅说明系统登录的基本操作方法，关于各个字段究竟意味着什么？应该如何填写才正确？这属于指标定义解释的问题，具体内容详见本书第十讲《文物类馆藏信息指标著录规范的解读》。如果登录操作过程中想了解当前指标的定义解释，可单击上面的【指标解说】按钮，系统弹出指标解说帮助对话框，如图3.3所示，按主题或内容在其“关键字”栏写入（或剪贴）所需字词，单击右上角的【搜索】按钮后即可将定义、解释完整地显示在右框中供阅读。使用完成后单击其右上角的叉形关闭按钮则可返回登录界面继续操作。