Part 03 什么方法最有效？——找到时间管理的工具
准备工作一：找到适合你的时间计划表
时间一点通 之13
凡是想获得优异成果的人，都应该异常谨慎地珍惜和支配自己的时间。
——克鲁普·斯卡娅
情景再现
杰森失败的时间管理经历
杰森是洛杉矶一家商贸公司的经理，他总是觉得自己的时间不够用，还一直认为，自己之所以工作起来一团糟，是因为没有合理地分配时间和利用时间。于是，他决定找个机会参加相关的培训。
他在三周前参加了一个有关时间管理的研讨班。由于比较忙碌，他去参加学习的时间比较少，即使在课堂上，也没有很好地学习时间管理技巧，因为他的心思全在工作上。然而，他也学到了一些东西。
自从三周前参加研讨班开始，他找到了一个时间管理的工具——每天比原先早起15分钟来制定当天的时间管理表。在列出所有能做到的事情之后，他把它们按照优先顺序标上等级：A+表示十万火急的事情，A表示重要的事情，B表示有用但可以暂时不做的事情， C表示值得去做但不是很重要的事情。不过，如图所示，他与别人制定的日程表不同，他的日程表上只有十万火急的事情和重要的事情，而没有B或者C:
在这三周里，他从来没有完成过日程表上列出的项目。这让他有些沮丧，他开始抱怨、失眠，极易被挫折感激怒。他甚至准备放弃时间管理，觉得这对他没有任何作用；没有时间管理工具，至少他不用列那些根本无法完成的事情。
理论链接
生活中像杰森这样的人有很多，他们整天忙忙碌碌，总觉得自己的时间不够用，却没有利用有效的时间管理工具来管理时间，更没有对每天该做的事进行细致的分析。他们不清楚，究竟什么事情比较重要，什么事情不紧急。
长期以来，人们习惯把需要做的事情草草记录下来，等做完后再把它们从表格中删除。但事实上，一个人要做的事情有很多，事情的重要次序也多半千差万别。要顺利地做完这些，首先要认清你所负责的全部事务，并确定相应的优先级别，对它们进行系统化的处理。最好的办法就是制定一个时间表，记录你在某个时间段内必须完成的任务。
时间表有一个好处，那就是可以让你充分掌握和分配自己的时间。你可以看看自己的时间分段，知道何时该休息、何时该工作，同时，你也可以了解优先的任务是否被相对并不重要的工作占用了时间。
时间整理术 之13
现在，美国的很多公司和机构都有按照日期排列的时间表软件工具，如Microsoft Outlook软件。它可以保存在你的电脑里，而且在公司电脑联网的情况下，你还可以看到同事的日程安排。联网制定计划表可以让公司的员工更容易找到大家开会的最佳时间，一起协商工作。Microsoft Outlook软件自身还包括相应版本的任务清单。像这类时间管理工具非常有效，甚至可以省去一些全职的工作岗位。富兰克林·科维是一家提供时间管理培训的公司，该公司研究出了一些附加的工具，可以将时间表制定方法与Microsoft Outlook软件融为一体，从而帮助知识工作者专注于重要的事情，并且帮助团队取得更高的工作效率。
在中国，也有很多时间表软件工具，例如Ganteng Timesheet、Microsoft Outlook 2007、 Time Box等等。它们都是实用性较强的时间表制定工具，能够帮助你有序地安排工作和生活，提高工作效率，获取更大的成就。
无论从事什么样的工作，你都要选择适合自己的时间表制定工具，因为作计划是自己的事情。如果适合公司的时间表制定工具并不适合你，那你就应该去寻找其他的时间表制定工具。
另外，虽然时间表是进行时间管理的最有效工具，但你也要明确一些具体做法，以进一步规范自己的时间管理。以下是一些制定时间表时应该考量的标准：
● 给不同的任务分配不同的时间。你制定的时间表应该以A+级优先权和A级优先权的任务为中心，而相对来说，A+应该放在更为优先的位置。你也应分配小部分时间给B级和C级任务。
● 时间表里不要放太多事情。你要对自己的期望和时间有个正确的认识，做一个能够真正完成的时间表，而不是想象中的时间表。也就是说，不要把你的日程时间表塞满，而应留出恰当的休息时间与应变时间。
● 列出可能，而不是强制。这是针对你制定时间表时的心境而言，而不是时间表中的具体内容。你列出的是希望当天能够完成的任务，而不是你漫天的想象。
● 时间表要有灵活性。如果想让时间表为你服务，它就必须具有灵活性。你必须能改变它，脱离它，操纵它。如果你能这样做，那你的时间管理表就会给予你极大的帮助。
● 确保日程表中的任务有先后顺序。有条理的工作才能提高工作效率，使你完成更多重要的工作。
● 把休息、闲逛和小小的奖励也列入日程表。大多数人会把“休息”列在时间表的最后，而那个时间段已经太晚了，你基本上得不到休息。因此，你需要把它列入时间表，但不是把它放在最后，而是安排在能给你带来最大好处的时间段，以便让自己在变得过于紧张和疲惫之前，得到恰当的休息。
想一想
1．你是否有制定时间表的习惯？请拿出自己的时间表，并对照文中内容，看看其中是否有不合理的地方。
2．除了时间表以外，你还借助了哪些时间管理工具？
3．这些时间管理工具真的对你管理时间起到了积极作用吗？若没有，你认为最主要的原因是什么？