第2章 企业建账
2.1 工作情景
基于企业第一阶段目标定位于会计信息化，信息化小组经过慎重选型，于2018年11月选购了用友U8 V10.1（以下简称用友U8）总账、UFO报表、薪资管理、计件工资、固定资产、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算11个子系统，并准备于2019年1月1日启用U8系统进行财务核算和业务管理，现财务业务一体化的管理。
目前用友服务人员已经在中诚通讯的服务器和客户端中安装了用友 U8系统，并做好了客户端和服务器之间的配置连接。
中诚通讯目前关心以下3个问题。
一、企业目前购买的总账等11个子系统，它们之间有关系吗？是必须一起集成起来使用呢，还是彼此独立没有关联呢？
这个问题涉及3个要点：各子系统的主要功能是什么？子系统之间的相互联系是什么？企业的应用模式是什么？
1.各子系统的主要功能是什么？
这11个子系统功能各不相同，先各用一句话概括地说明各子系统的主要功能，帮助大家建立对子系统功能及联系的简单印象。子系统的详细功能将在后续章节中逐一介绍。
U8中的总账系统能够完成从凭证录入、凭证审核、记账、结账完整的账务处理过程，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。
UFO报表系统能够从U8总账及其他模块中获取数据，生成对外财务报告和制作内部管理报表。
薪资管理和计件工资可以采用计时工资和计件工资两种方式，核算职工薪酬，对工资费用进行分摊，处理与职工薪酬相关的其他费用，将分摊结果形成凭证传递给总账。
固定资产系统主要管理企业固定资产的增减、变动、折旧计算，并将业务变动及折旧计算结果形成凭证传递给总账。
应收款管理系统主要实现企业与客户之间业务往来账款的核算与管理，形成凭证传递给总账。
应付款管理系统主要实现企业与供应商之间业务往来账款的核算与管理，形成凭证传递给总账。
采购管理系统可提供对企业采购业务中请购、订货、到货、开票、结算等环节的管理，支持按订单采购、普通采购、暂估、受托代销、退货等多种类型业务处理。
销售管理系统可提供对企业销售业务中报价、订货、发货、开票等环节的管理，支持按订单销售、普通销售、委托代销、分期收款、零售、退货等多种类型业务处理。
库存管理系统主要从数量的角度管理企业存货的出入库业务，加强库存控制，提供库存储备分析。
存货核算系统主要核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，从资金的角度管理存货的出入库业务。
2.子系统之间的相互联系是什么？
U8中各个子系统服务于企业的不同层面，为不同的管理需要服务。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系。各子系统之间的数据关系如图2-1所示。
图2-1 用友U8各子系统间的数据关系
应收款管理、应付款管理、薪资管理、固定资产管理、存货核算会根据业务生成凭证传递给总账；UFO报表系统可以从各个子系统获取数据生成报表。其他联系将在后续章节的学习中进行说明。
3.企业的应用模式是什么？
各个模块既可以独立应用，也可以与其他模块集成使用。举例来说，如果只购买了总账模块，那么企业可以在总账系统中通过填制凭证来处理与职工薪酬、固定资产核算、应收应付等相关的业务。如果企业既买了总账，也购买了应收款管理系统，那么所有与客户相关的应收与收款业务均在应收款系统处理，总账不再处理这类业务，应收款系统处理的结果会传递相应的凭证给总账。
本书各章假设企业应用模式如表2-1所示。
表2-1 各章假设企业应用模式
二、如何把企业现有的账务及业务资料转移到用友U8中？
用友U8属于应用软件，是一套可以用来管理企业业务的程序。那么U8安装完成之后，如何与企业现有的基本信息和财务数据对接，即如何把企业现有的账务资料转移到用友U8中呢？
以上这项内容在U8系统中涉及3项应用。第一，在U8中进行企业建账；第二，在U8企业应用平台中建立企业的公共基础档案；第三，在 U8各个子系统中进行选项设置和期初数据录入。在本章2.3节中将回答第1个问题，即如何在 U8中进行企业建账。其他两项工作在后续章节中介绍。
三、今后企业的全部财务数据都在U8系统中，如何才能确保这些数据是安全的呢？
数据安全问题是每一个信息化企业都极为关注的。在 U8系统中，与数据安全相关的有3个方面，即数据存储安全、系统使用安全和系统运行安全。
1.数据存储安全
输入用友 U8系统中的数据是存储在数据库管理系统中的。企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如火灾、计算机病毒、误操作、人为破坏等，任何一种情况发生对系统及数据安全的影响都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降至最低，是每个企业极为关注的问题。因此，系统必须提供一个保存机内数据的有效方法，可以定期将机内数据备份出来存储到不同的介质上。备份数据一方面用于意外发生时恢复数据之用；另一方面，对于异地管理的公司，还可以解决审计和数据汇总的问题。
U8系统中提供了自动备份和手工备份两种数据备份方式，此内容将在本章2.3节中进行介绍。
2.系统使用安全
U8安装完成之后，是不是企业所有的职工都能登录到系统查看财务资料呢？显然不是。按照企业目前的岗位分工情况，需要在U8中设置用户（即可以登录U8系统并进行操作的人），并且按照其岗位工作内容为用户赋予相应的权限。这样一方面可以防止无关人员登录 U8系统造成数据泄露或丢失；另一方面也可以分清责任，确保内部控制制度发挥作用。
U8系统中提供了用户及权限设置，此内容在将本章2.3节中进行介绍。
3.系统运行安全
U8使用过程中由于用户操作不当、计算机病毒侵入等原因会出现各种各样问题，如何及时发现问题并采用有效方法解决问题，保证系统正常运行呢？
在 U8系统管理界面可以随时监控到系统的登录及使用情况，对系统运行过程中的异常任务和单据锁定，系统管理员可以轻松清除，保证系统正常使用。另外，在系统管理的上机日志中，对各个模块的登录情况，具体到哪位用户、何时、操作了哪项具体功能等信息都进行了详细记录，方便维护人员及时排除故障，确保系统安全运行。