4.2 巧用文档审阅
审阅，就是审查和阅读的意思，指对某一文体模块进行粗略地浏览并进行批改。审阅是Word 2013中的重要功能，可以帮助用户进行拼写检查、批注、翻译和文档比较等重要工作，下面介绍审阅的相关操作。
4.2.1 自动拼写和语法检查
用户在创建一篇文档时，难免会犯错误，如果该错误是文档中的拼写和语法错误，那么用户可以使用“拼写和语法”功能检查并改正错误。下面介绍使用“拼写和语法”功能的相关操作。
【例4-4】改正英文自我介绍中的单词“everyone”。
01 打开一篇文档，其内容是英文自我介绍。在这篇自我介绍中有一个单词是带有红色波浪线的，这说明这个单词存在错误。
02 用户可以打开“审阅”选项卡，单击“校对”命令组的“拼写和语法”按钮，在页面的右边会弹出“拼写检查”窗格。在此窗格中，会出现错误的单词，在下面的列表框中会提供几种正确的单词选项，用户可根据实际需要，从中选择正确的单词，然后单击“更改”按钮，如图4-16所示。
图4-16 单击“更改”按钮
03 返回文档编辑区后，可以看到文中的错误单词已经被改正了，如图4-17所示。
图4-17 更改后的文档
知识点拨
一般情况下，用户在输入文档内容时，如果出现错误，Word 2013应用程序会自动标示出错误的单词和语法出错的短语。用户如果想要取消这项功能，可以单击“文件”按钮，选择“选项”命令，打开“Word 选项”对话框，从中选择“校对”选项，取消对“键入时标记语法错误”复选框的勾选，然后单击“确定”按钮即可，如图4-18所示。
图4-18 取消勾选“键入时标记语法错误”复选框
4.2.2 妙用定义功能
定义功能可以帮助用户查明不确定的字词的具体含义，是用户日常工作的好帮手。下面介绍使用定义功能的相关操作。
【例4-5】查明文档中“可”字的具体含义。
01 打开文档，选中文中不确定具体含义的字词，如“可”，然后打开“审阅”选项卡，单击“校对”命令组的“定义”按钮，如图4-19所示。
图4-19 单击“定义”按钮
02 在文档右边会弹出“中文字典”窗格，该窗格中列出了“可”字的具体含义，如图4-20所示。
图4-20 “中文字典”窗格
4.2.3 巧用同义词库
同义词是指几个发音不同，字形不同，但是意义相同或基本相同的词。用户在创建文档时，为了使文档内容更加丰富，避免多处使用同一个词，可以使用该词的同义词，即换个说法，但却表示同样的意思。Word 2013提供了同义词库功能，方便用户查找同义词，下面做详细介绍。
【例4-6】为单词“develop”查找同义词。
01 选中需要查找同义词的单词，打开“审阅”选项卡，单击“校对”命令组的“同义词库”按钮，如图4-21所示。
图4-21 单击“同义词库”按钮
02 在文档的右边会弹出“同义词库”窗格，单击窗格最下方的文本框下拉按钮，从中选择语言类型，如“英语（美国）”，如图4-22所示。
图4-22 “同义词库”窗格
03 此时在“同义词库”窗格中就会弹出该词的同义词。用户拖动列表框右边的滚动条，可以查看列表框中所有的同义词，如图4-23所示。
图4-23 查看同义词
知识点拨
用户还可以单击“查看更多”按钮，此时会链接到网页，列出更多关于该词的信息。
4.2.4 省时省力的字数统计
如果想要知道某篇文档总共有多少个字，一个字一个字地数，就太耗时耗力了。Word 2013中提供了字数统计功能，可以方便地统计出文档的字数或者一个段落的字数，下面做详细介绍。
【例4-7】统计文档中的字数（“字数统计”对话框、状态栏、统计一个段落的字数）。
打开文档，打开“审阅”选项卡，单击“校对”命令组的“字数统计”按钮，如图4-24所示，弹出“字数统计”对话框。在该对话框中，详细地统计出了文档的页数、字数、段落数和行数等信息，如图4-25所示。
图4-24 单击“字数统计”按钮
图4-25 “字数统计”对话框
除了用上述方法查看文档字数，还可以通过文档的状态栏来查看整篇文档的字数，如图4-26所示。单击字数显示部分，即可打开“字数统计”对话框；单击文档的页码，可以打开“导航”窗格。
图4-26 文档的状态栏
4.2.5 轻松翻译文档内容
用户在使用文档时，会遇到多种语言，如果用户不懂其中的某种语言，它便会造成阅读障碍，导致用户无法读懂该文档。这时，用户就可以使用Word 2013的翻译功能，将文档翻译成熟知的语言类型，而可以使用该文档了。下面介绍使用Word 2013翻译功能的相关操作。
【例4-8】选中的英文翻译成中文。
01 选中需要翻译的内容，打开“审阅”选项卡，单击“语言”命令组的“翻译”按钮，弹出下拉列表，从中选择“翻译所选文字”选项，如图4-27所示。
图4-27 选择“翻译所选文字”选项
02 在文档的右边会弹出“信息检索”窗格。单击该窗格“将”文本框的下拉按钮，从下拉列表中选择“英语（美国）”选项；单击“翻译为”文本框下拉按钮，从下拉列表中选择“中文（中国）”选项，窗格的下方就会自动将文档翻译成中文，如图4-28所示。
图4-28 “信息检索”窗格
知识点拨
在“语言”下拉列表（参见图4-29）中，选择“设置校对语言”选项，可以打开“语言”对话框，在对话框中可以设置文档的校对语言；选择“语言首选项”选项，将会打开“Word选项”对话框，从中可以设置编辑、显示、帮助和屏幕提示语言。其中编辑语言包括词典、语法检查和排序等，用户可以根据需要，从中进行设置。
图4-29 单击“语言”按钮
知识点拨
用户将新词加入IME词典后，需要单击“更新输入法词典”按钮来更新词典，这样，下次使用该词时，才能被词典所识别。
4.2.6 方便的简繁转换
我国台湾地区使用的是繁体字，如果用户收到繁体字编写的文档，可以将其转化为简体字，方便用户对文档的使用。
1．繁体字转为简体字
【例4-9】将繁体字文档转化为简体字文档。
01 打开繁体字文档，打开“审阅”选项卡，单击“中文简繁转换”按钮，弹出下拉列表，从中选择“繁转简”选项，如图4-30所示。
图4-30 选择“繁转简”选项
02 此时，文档中的繁体字就都转换成了简体字，如图4-31所示。
图4-31 转化成简体字的效果
2．简字体转为繁体字
Word 2013中不仅可以将繁体字转换成简体字，也可以将简体字转化成繁体字。
【例4-10】将简体字文档转化为繁体字文档。
01 打开“审阅”选项卡，单击“中文简繁转换”按钮，弹出下拉列表，从中选择“简转繁”选项，如图4-32所示。
图4-32 选择“简转繁”选项
02 此时，文档中的简体字就都变成了繁体字，如图4-33所示。
图4-33 转化成繁体字文档
3．“中文简繁转换”对话框的使用
【例4-11】使用“中文简繁转换”对话框进行中文简繁转换。
01 选择“中文简繁转换”按钮下拉列表中的“简繁转换”选项，如图4-34所示。
图4-34 选择“简繁转换”选项
02 这时会打开“中文简繁转换”对话框，从中可以选择文字的转换方向，如“繁体中文转换为简体中文”，就是将繁体变成简体。用户如果勾选“转换常用词汇”复选框，如图4-35所示，就可以对用法不同的词汇进行转换，否则只简单地对文字进行书写格式的转换。
图4-35 “中文简繁转换”对话框
4.2.7 使用批注
批注是指读者阅读时在文中空白处对文章进行批评和注解，作用是帮助读者掌握书中的内容。批注是我国文学鉴赏和批评的重要形式和传统的读书方法，它直入文本、少有迂回，多是些切中肯綮的短语断句，是阅读者自身感受的笔录，体现着阅读者别样的眼光和情怀。在文档中，批注可以作为交流意见、更正错误、提问和提供信息的工具。下面介绍在文档中插入批注的有关操作。
1．插入批注
【例4-12】在文档指定位置插入批注。
01 选中需要插入批注的对象，或者将光标插入需要插入批注的位置，打开“审阅”选项卡，单击“批注”命令组中的“新建批注”按钮。
02 此时，在Word文档的右侧会出现标记区和批注框，中间用红色引线连接着被批注的对象，同时该对象也被添加了红色底纹。用户在批注框中输入批注的内容，即可创建批注，如图4-36所示。
图4-36 插入批注
知识点拨
除了通过功能按钮创建批注外，用户还可以选中需要插入批注的对象，然后右击，弹出快捷菜单，从中选择“新建批注”选项。这时在文档的右侧会弹出标记区和批注框，用户在批注框中输入批注的内容，即可创建批注。
2．设置批注
【例4-13】将批注设置为黄色，批注框高度为“10厘米”，将批注框放置到文档左边。
01 打开“审阅”选项卡，单击“修订”命令组中对话框启动器按钮，弹出“修订选项”对话框，从中单击“高级选项”按钮，如图4-37所示。
图4-37 单击“高级选项”按钮
02 此时将弹出“高级修订选项”对话框，在对话框的“批注”下拉列表中设置批注框的颜色，如“黄色”，在“指定宽度”增量框中输入数值，设置批注框的宽度，此处设置为“10厘米”。
03 “边距”下拉列表框中的选项，决定批注框是放在文档的左边还是右边。此处选择“靠左”选项，将批注框放在文档的左边，然后单击“确定”按钮，如图4-38所示，返回“修订选项”对话框，再次单击“确定”按钮。
图4-38 “高级修订选项”对话框
04 返回文档编辑区后，可以看到设置后的批注，如图4-39所示。
图4-39 经过设置后的批注
3．查看批注
【例4-14】打开垂直形式的“修订”窗格，再以水平形式打开“修订”窗格，查看审阅者“李行”的批注。
01 单击“修订”命令组的“审阅窗格”下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择“垂直审阅窗格”选项，文档左边会弹出垂直形式的“修订”窗格，并在窗格中列出文档的所有批注，如图4-40所示。
图4-40 打开垂直的“修订”窗格
02 选择“审阅窗格”按钮下拉列表中的“水平审阅窗格”选项，在文档底部会弹出水平形式的“修订”窗格，并在窗格中列出所有的批注，如图4-41所示。
图4-41 打开水平的“修订”窗格
03 单击“修订”命令组的“显示标记”下拉按钮，弹出下拉列表，从中选择“特定人员”｜“李行”选项，就可以仅查看审阅者“李行”添加的批注，而不会显示其他审阅者添加的批注了，如图4-42所示。
图4-42 指定显示特定人员的批注
知识点拨
若用户取消“显示标记”按钮下拉列表中其他修订选项，只保留对批注的勾选，那么文档只会显示批注，而不会显示“墨迹”等其他修订标记。
4．删除批注
删除批注有两种方法：功能按钮法和快捷菜单法。
【例4-15】以功能按钮法和快捷菜单法删除批注。
01 将光标放置到批注框中，打开“审阅”选项卡，单击“批注”命令组的“删除”下拉按钮，弹出下拉列表，从中选择“删除”选项，即可删除批注，如图4-43所示。如果用户选择“删除文档中的所有批注”选项，就可以一次性删除文档中的所有批注。
图4-43 选择“删除”选项
02 在批注上右击，弹出快捷菜单，从中选择“删除批注”选项，就可以删除批注了，如图4-44所示。
图4-44 选择“删除批注”选项
4.2.8 比较功能的妙用
有时候用户拟定了一份活动计划，并提交上级领导批复，为了清楚地看到领导对计划的改动，用户需要将两份计划进行比较，以找出不同点，但是这样做费时费力。Word 2013提供了比较功能，可以快速比较出两份文档的不同点。
【例4-16】通过比较，显示审阅者的批注。
01 打开两份文档中的任意一份，打开“审阅”选项卡，单击“比较”命令组的“比较”按钮，弹出下拉列表，从中选择“比较”选项，如图4-45所示。
图4-45 选择“比较”选项
02 弹出“比较文档”对话框，单击“原文档”文本框下拉按钮，从下拉列表中选择原文档，单击“修订的文档”文本框下拉按钮，从下拉列表中选择修改后的文档，然后单击“确定”按钮，如图4-46所示。
图4-46 “比较文档”对话框
03 弹出名为“比较结果1”的新建文档，在该文档中详细列出了审阅者对原文件的批改。最终比较的结果如图4-47所示。
图4-47 比较后的结果
4.2.9 使用限制编辑功能
用户对一篇文档进行了修改，添加了批注，又担心有人会更改自己辛辛苦苦做的批注，所以想对这些批注和修改添加一些保护措施。本节介绍保护批注和修订的相关操作。
1．格式设置限制
【例4-17】限制其他用户更改文档的格式。
01 打开“审阅”选项卡，单击“保护”命令组的“限制编辑”按钮，弹出“限制编辑”窗格，在窗格中勾选“限制对选定的样式设置格式”选项，此时将会启动“是，启动强制保护”按钮，如图4-48所示。
图4-48 设置格式限制
02 单击该按钮，弹出“启动强制保护”对话框，在打开的对话框中单击“密码”单选项，然后输入密码，如图4-49所示。
图4-49 “启动强制保护”对话框
03 单击“确定”按钮后，“限制编辑”窗格将如图4-50所示。这样就对文档的格式设置进行了设置，其他人不能轻易对文档的格式进行修改。
图4-50 “限制编辑”对话框
2．编辑限制
【例4-18】设置为仅允许用户编辑批注。
01 在“限制编辑”窗格中，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，在下面的文本框下拉列表中选择“批注”选项，启动“是，启动强制保护”按钮，单击该按钮，如图4-51所示。
图4-51 设置编辑限制
02 弹出“启动强制保护”对话框，从中设置密码进行保护，然后单击“确定”按钮，如图4-52所示。
图4-52 “启动强制保护”对话框
03 此时“限制编辑”窗格将如图4-53所示。设置之后编辑文档受到限制，只能为文档添加批注。
图4-53 “限制编辑”对话框
3．取消保护
【例4-19】取消对文档的保护。
设置保护后，文档就不易被改动了。如果用户想要对文档进行编辑，需打开“审阅”选项卡，单击“保护”命令组的“限制编辑”按钮，弹出“限制编辑”窗格，单击窗格中的“停止保护”按钮，弹出“取消保护文档”对话框，并正确输入密码（参见图4-54），之后单击“确定”按钮即可。
图4-54 “取消保护文档”对话框