第一章　国际商务秘书概述

一、单项选择题（以下各小题所给出的4个选项中，只有1项最符合题目要求，请将正确选项的代码填入括号内）

1．我国的“秘书”一词最早出现在（　　）。[2014年5月真题]

A．明朝  B．魏晋南北朝　  C．汉代  D．唐代

【答案】C

【解析】我国的“秘书”一词最早出现于汉代，最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。

2．以下属于指派性工作秘书范畴的是（　　）。[2014年5月真题]

A．组织各种会议和社会活动 B．管理上司的日志

C．调查研究　 D．准备定期的工作报告

【答案】A

【解析】指派性工作的具体任务包括：依照上司的意图草拟信函、文件，拍发电报；帮助客户查找资料信息并回答其各种询问；接待、陪同来访客人；督促下属落实上司的各项指令；做好会议的筹备和组织；编制商业计划；准备差旅计划和用品；代表公司购买馈赠礼品；组织各种会议和社会活动；传达沟通信息；帮助上司存款、验证、纳税；准备技术资料，组织专家论证咨询等。BD两项属于常规事务性秘书的工作内容；C项属于自主独创性工作秘书的工作内容。

3．以下属于国际商务秘书辅助管理知识的是（　　）。[2013年12月真题]

A．社会学 B．语言学　  C．公文处理  D．速记

【答案】A

【解析】鉴于商务秘书工作的性质和任务，商务秘书人员应该形成特有的知识结构，主要包括基础知识、辅助管理知识和专业知识。B项属于基础知识；CD两项属于专业知识。

4．以下属于文书级秘书范畴的是（　　）。[2012年12月真题]

A．分送信函　  B．起草文稿  C．协助领导　 D．办公室主任

【答案】B

【解析】按责任的大小和能力素质的高低，可把商务秘书划分为助理级、文书级、执行级、行政级等等。如助理级负责见习、打字、电话电传、分送信函、预定约会等；文书级负责起草文稿、管理档案、记账出纳等；执行级授权担当领导助理、专务、专员、业务或行政特派等；行政级则演变为办公室主任、行政经理、总监、经理私人助理等。

5．系统性体现了国际商务秘书工作的（　　）。[2011年12月真题]

A．中介性　 B．辅助性 C．机要性 D．综合性

【答案】D

【解析】国际商务秘书工作的特点有辅助性、中介性、综合性和机要性，其中，综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。

6．国际商务秘书的工作原则不包括（　　）。[2010年5月真题]

A．保密 B．机动　  C．准确 D．迅速

【答案】B

【解析】商务秘书工作必须遵循的原则应当能够科学地概括出秘书工作规律的主要内容与要求，并能有效地指导商务秘书工作。国际商务秘书的工作原则有：保密、准确、迅速。

7．国际商务秘书工作方法中（　　）方法从理论上讲是一种领导行为。[2009年12月真题]

A．协调　  B．督促检查  C．信息沟通 D．时间调度

【答案】B

【解析】督促检查是发挥指挥、监督、控制等职能的重要领导活动，从理论上讲是一种领导行为。秘书部门展开督促检查工作一般是作为代表或受领导之托进行的，主要包括例行督察和专项督察。

8．国际商务秘书工作的辅助性特征可以从（　　）去认识。[2009年5月真题]

A．服务性 B．中介性   C．综合性　  D．机要性

【答案】A

【解析】国际商务秘书工作的辅助性特征可以从以下两个方面去认识：①服务性，即国际商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的；②从属性，即国际商务秘书人员在处理任何问题时，必须根据上司的意图和要求处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。

9．（　　）属于国际商务秘书知识结构中基础知识。[2009年5月真题]

A．心理学　 B．历史　  C．社会学　  D．速记

【答案】B

【解析】基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科学基础知识。其中，社会文化基础知识包括政治、历史、哲学、语言学、逻辑学、马克思主义基本原理和辩证唯物主义的认识论；自然科学基础知识表现为与公司的业务领域相关的科学技术常识，和最新的高新技术动态，如生物工程、遗传工程、信息产业、军转民用技术等。AC两项，心理学和社会学都属于国际商务秘书知识结构中辅助管理知识；D项，速记属于国际商务秘书知识结构中专业知识。

10．（　　）属于国际商务秘书专业知识范畴。[2008年12月真题]

A．信息学　  B．逻辑学  C．统计学  D．社会学

【答案】A

【解析】专业知识是指国际商业秘书工作应有的专业知识、以及所在工作部门其归属行业相关的专业知识。国际商务秘书知识结构中专业知识包括国际商务秘书学、国际商务秘书实务、管理学、国际商务礼仪、公共关系学、会议学、信息学、文书学、办公自动化技术、公文处理、公文写作、档案管理学、行政管理学、语言表达、文字表达和速记训练等。B项，逻辑学属于国际商务秘书知识结构中基础知识；CD两项，项统计学和社会学都属于国际商务秘书知识结构中辅助管理知识。

11．（　　）属于自主独创性秘书的工作范畴。[2008年5月真题]

A．记录上司口述授意 B．接待来访客人

C．组织各种会议 D．调查研究

【答案】D

【解析】自主独创性工作秘书主要是指秘书运用创造性、主动性和积极灵活的工作态度与方法来帮助上司。工作内容包括：调查研究，搜集各种信息，对各种统计报表和数字进行归纳分析以供上司参考和决策之用；在平时的工作中，积极做好各方关系的协调，缓和并消除各种摩擦和矛盾，辅助上司管理，通过自己创造性的工作，为上司节省更多的时间，摆脱各种麻烦和琐事，使上司有更多的心思投入公司的决策和重要事务的管理，提高领导工作的效率。

12．（　　）属于国际商务秘书专业知识范畴。[2007年12月真题]

A．历史　  B．统计学　 C．行政管理学 D．社会学

【答案】C

【解析】国际商务秘书工作本身的专业知识包括国际商务秘书学、国际商务秘书实务、管理学、国际商务礼仪、公共关系学、会议学、信息学、文书学、办公自动化技术、公文处理、公文写作、档案管理学、行政管理学、语言表达、文字表达和速记训练等。A项，历史属于国际商务秘书基础知识范畴；CD两项，行政管理学和社会学都属于国际商务秘书辅助管理知识。

13．（　　）属于常规事务性秘书的工作范畴。[2007年5月真题]

A．记录上司口述授意　 B．接待来访客人

C．组织各种会议　 D．调查研究

【答案】A

【解析】常规事务性秘书的工作范畴主要包括：收发、登记邮件和文件，文件立卷归档，领取、管理办公用品，接受、记录上司的口述授意，安排上司的会见和预约，管理时间和上司的日志，管理好办公环境，准备定期的工作报告，搜集有关的信息资料，使用各种软件系统，收发电子邮件，接待来访，接打电话等。

14．国际商务秘书工作的核心是（　　）。

A．为本系统服务　 B．为本级领导服务

C．为人民群众服务 D．为上级部门服务

【答案】B

15．（　　）秘书在没有上司指示、授意和监督的情况下，履行其常规性工作。

A．非公务  B．常规事务性

C．指派性工作  D．自主独创性工作

【答案】B

16．秘书工作中常用的调度方法有（　　）。

A．协调沟通法  B．ABC分类处理法

C．融合协调法  D．价值工程法

【答案】B

【解析】在日常工作中，秘书要轻重有别、合理安排，掌握一定的工作调度方法。秘书工作中常用的调度方法有ABC分类处理法、统筹计划法等。

17．逻辑学属于国际商务秘书应持有知识结构中（　　）层面的知识。

A．基础知识 B．辅助管理知识 C．专业知识  D．科学知识

【答案】A

【解析】基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科学基础知识。其中，社会文化基础知识包括政治、历史、哲学、语言学、逻辑学、马克思主义基本原理和辩证唯物主义的认识论等。

18．国际商务秘书实务属于国际商务秘书应持有知识结构中（　　）层面的知识。

A．基础知识 B．辅助管理知识 C．专业知识 D．科学知识

【答案】C

【解析】国际商务秘书工作本身的专业知识是指国际商务秘书学、国际商务秘书实务、管理学、国际商务礼仪、公共关系学、会议学、信息学、文书学、办公自动化技术、公文处理、公文写作、档案管理学、行政管理学、语言表达、文字表达和速记训练等。

19．智能结构是由智力因素和（　　）组成的。

A．客观因素  B．能力因素　  C．人为因素  D．主观因素

【答案】B

【解析】智能结构是一个人的智力、能力因素所组成的互相联系、互相影响的动态综合体系。其中，智力结构即知识结构，是构成其能力结构的基础；能力结构是智力结构的运用和体现。

20．职业道德是指人们在一定的职业活动中应当遵守的（　　）的总和。

A．服务观念 B．道德规范　  C．行为规范  D．价值观念

【答案】C

21．在应聘前，国际商务秘书应当对招聘单位的（　　）和职位要求做深入的了解。

A．社会背景　  B．发展历史　 C．基本情况 D．员工情况

【答案】C

22．求职面试时，应聘者应不时地与主试者进行目光交流，其视线范围大致在（　　）。

A．眼睛　  B．前额　 C．整个脸部　 D．鼻以下，胸以上

【答案】D

【解析】在面试中，应聘者目光要专注，要有礼貌地注视主试者，并且要不时地与主试者进行眼神交流，视线范围大致在鼻以下胸口以上，千万不要东张西望。

23．求职面试时，应聘者应采用的语调是（　　）。

A．平淡 B．自然　 C．高昂  　 D．低沉

【答案】B

二、多项选择题（下列每小题的选项中，有两个或两个以上答案是正确的，请将正确选项的代码填入括号内）

1．以下属于国际商务秘书专业知识的是（  ）。[2014年5月真题]

A．逻辑学　  B．管理学　  C．心理学

D．办公自动化技术　  E．行政管理学

【答案】DE

【解析】专业知识，是指国际商业秘书工作应有的专业知识、以及所在工作部门其归属行业相关的专业知识。国际商务秘书工作本身的专业知识是指国际商务秘书学、国际商务秘书实务、管理学、国际商务礼仪、公共关系学、会议学、信息学、文书学、办公自动化技术、公文处理、公文写作、档案管理学、行政管理学、语言表达、文字表达和速记训练等等。A项属于基础知识；BC两项属于辅助管理知识。

2．秘书日常的事务性工作包括（  ）。[2013年6月真题]

A．预定内部会议室　  B．安排桶装饮用水　 C．出勤打卡

D．接待访客  E．复印文件

【答案】ABCDE

【解析】国际商务秘书是指在企业里帮助上司处理各种国际商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务于商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。他们既要辅助上司做好组织内部的管理和协调，又要处理组织在经营和外联中的事务。

3．按作用层次分类，国际商务秘书的层次包括（  ）。

A．高层

B．中层

C．低层

D．浅层

E．深层

【答案】BDE

【解析】按国际商务秘书工作对领导工作辅助作用的大小和影响的深浅，国际商务秘书可分为深层、中层、浅层三个层次。

4．狭义的国际商务秘书的工作范围包括（  ）。

A．联络客户

B．起草商业合同

C．收发商业函电

D．辅助上司商务决策

E．参与商务考察

【答案】ABCDE

【解析】对于国际商务秘书，狭义的说法是，国际商务秘书是指在企业里帮助上司处理各种国际商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电、同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务于商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。他们既要辅助上司做好组织内部的管理和协调，又要处理组织在经营和外联中的事务。

5．按国际商务秘书工作的内容划分，国际商务秘书可分为（  ）。

A．常规事务性秘书

B．指派性工作秘书

C．自主独创性工作秘书

D．公务商务秘书

E．非公务商务秘书

【答案】ABC

【解析】国际商务秘书的分类方法很多。①按处理事务性质，国际商务秘书分为公务商务秘书和非公务商务秘书两大类；②按国际商务秘书工作对领导工作辅助作用的大小和影响的深浅，国际商务秘书分为深层、中层、浅层三个层次；③按国际商务秘书工作的内容，国际商务秘书可分为常规事务性秘书、指派性工作秘书、自主独创性工作秘书。

6．下列关于秘书的能力要求，说法正确的是（  ）。

A．国际商务秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力

B．文字表达能力，主要是指运用一种语言通过各类文体的写作能力

C．秘书人员的观察能力主要体现在对社会现象的观察和对服务对象的观察

D．秘书的记忆力应达到准确、持久

E．秘书的想像力不能漫无边际，必须有较强的目的性和现实性

【答案】ACDE

【解析】B项，文字表达能力，主要是指运用两种或两种以上语言通过各类文体的写作能力。主要标志是：要能写得快，规范，符合国际商务规范，有利于公务活动。

7．员工在试用期的正确表现是（  ）。

A．适时地表现自己

B．克服浮躁心理，别看轻眼前的工作

C．应亲切、热情、有礼貌、有理智

D．学会正确的对待他人的评价

E．不要刻意表现自己，在试用期按上司说的去做就可以

【答案】ABCD

【解析】E项，在职场中，适时地表现自己是十分必要的。过于沉闷的表现有时也会招来反感；上司引进新人，大多希望新人有些新想法，提点有创意的点子，而不仅仅是按自己说的去做。

8．下列关于国际商务秘书面试的说法，不正确的有（  ）。

A．面试时，应聘者的坐姿应稍稍向前倾斜，目光专注

B．为了调节应聘时的严肃气氛，应聘者在应聘时适时的开怀大笑可令气氛活跃

C．把握好约定的面试时间，注意准时到达

D．对于应聘不同职位的人，突出良好形象的方式也不一样

E．应聘时，一定要避免说出一些表现自己茫然、没有自信的话来

【答案】BC

【解析】B项，在面试过程中，应聘者适时爽朗的笑声可令气氛活跃，但绝不可开怀大笑；C项，时间的把握是适时而不是准时，在面试前根据具体情况提前一段时间到达面试地点，可以先对周围的环境熟悉一下，整理一下自己的装束，放松一下心情。

9．商务秘书人员应该具有的基础知识包括（  ）。

A．马克思主义基本原理

B．语言学

C．法学

D．心理学

E．自然科学基础知识

【答案】ABE

【解析】基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科学基础知识。社会文化基础知识包括政治、历史、哲学、语言学、逻辑学、马克思主义基本原理和辩证唯物主义的认识论，而自然科学基础知识则表现为与公司的业务领域相关的科学技术常识，和最新的高新技术动态，如生物工程、遗传工程、信息产业、军转民用技术等等。CD两项属于辅助管理知识的范围。

10．国际商务秘书的辅助性特点具体指（  ）。

A．服务性

B．中介性

C．综合性

D．机要性

E．从属性

【答案】AE

【解析】辅助性、中介性、综合性和机要性是国际商务秘书工作的特点。其中，秘书的辅助性特点可以从以下两个方面去认识：①服务性，是指国际商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的；②从属性，是指国际商务秘书人员在处理任何问题时，必须根据上司的意图和要求处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。

11．下列关于国际商务秘书分类的说法，正确的是（  ）。

A．高级国际商务秘书时常参与公司上层活动

B．指派性工作秘书运用创造性、主动性和积极灵活的工作态度来帮助上司

C．公务秘书含民间秘书和纯粹的私人秘书两种情况

D．自主独创性工作秘书的工作内容包括调查研究，搜集各种信息

E．指派性工作的工作任务包括接待、陪同来访客人

【答案】ADE

【解析】B项，自主独创性工作秘书，主要指秘书运用创造性、主动性和积极灵活的工作态度与方法来帮助上司；C项，按处理事务性质，国际商务秘书分为公务商务秘书和非公务商务秘书两大类，其中非公务秘书含民间秘书和纯粹的私人秘书两种情况。

三、判断题（判断以下各小题的对错，正确的打“√”，错误的打“×”）

1．国际商务秘书是指在各种国际商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务的工作人员。（　　）

【答案】√

【解析】国际商务秘书是指在各种国际商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。

2．国际商务秘书在处理问题时，必须按照上司的意图和要求来处理，不能自作主张、自以为是。（　　）

【答案】√

3．辅助管理知识是秘书人员应当具备的知识结构中的关键部分。（　　）

【答案】√

【解析】辅助管理知识是秘书人员充当领导者或管理者参谋和助手时必备的知识，也是秘书人员应当具备的知识结构中的关键部分。

4．秘书听知能力的培养关键在于知，必须知其本意。（　　）

【答案】×

【解析】秘书听知能力的培养关键在于听，必须听得清，才能记得牢。

5．秘书职业道德的主要规范是谦虚谨慎、平等待人。（　　）

【答案】×

【解析】秘书职业道德的主要规范是忠于职守，服从领导。

6．应聘者求职是求助于招聘单位，所以在求职过程中应聘者要善于察言观色，取悦主考官。（　　）

【答案】×

【解析】招聘和应聘是同一个问题的两个方面，应聘者不必有过重的心理负担，也不能在求职过程中刻意取悦主考官。

7．面试时应聘者如果反应迟钝，或者有不雅观的姿势、动作和表情等就会引起主考官的反感，所以在面试时要特别注意。（　　）

【答案】√

四、主观题

1．国际商务活动有什么特点？

答：国际商务活动的基本特点是：

（1）交易性

各类组织由于各自的需要而产生交易——即买卖商品的愿望。在市场经济条件下，货物、技术、劳务、资金、信息、资源等都具有价值和使用价值，并都属于有形商品或无形商品。商务秘书的工作就是为买卖双方的商品交易提供服务。

（2）利益性

国际商务活动的任何一方都是以追求和实现经济利益为目标和归宿的，离开了经济利益，国际商务活动就失去了存在的价值。国际商务活动直指经济利益，决定了它是以商品交易为内容，以经济利益为目的的活动。因此，国际商务活动是围绕着实现商品购销买卖这个中心展开的。

（3）竞争性

市场经济是一种自主的经济，它激励人们最大限度地发挥自主性；市场经济是一种竞争经济，在市场经济条件下的竞争是生产和流通的基本条件，是实现社会资源有效配置的前提，是市场调节企业活动的基础。

2．国际商务秘书在工作中应遵循什么样的原则？

答：在工作中，国际商务秘书应遵循以下原则：

（1）保密

保密是商业竞争的需要，也是内部科学管理的需要。商务秘书工作既接触秘密，又保管秘密，很容易成为窃密的焦点，所以很有必要采取有效保密的措施，并有一定的保密制度作保证。国际商务秘书工作的保密事项主要包括：文件保密、会议保密、各种信息资料的保密、新闻报道和出版的保密、领导活动的保密、涉外工作的保密、档案保密、电子计算机保密、电讯设备和通讯保密。

（2）准确

国际商务秘书工作能否做到准确无误，直接影响着领导工作的质量和领导工作的正常开展，秘书工作的准确性原则要求办文要准确、办事要稳重、情况要符实、主意要慎重。要做到这些，就必须工作态度认真，作风过细，对事、对人不能敷衍塞责、马虎了事，也不能处处表现官僚作风，高高在上。

（3）迅速

迅速原则即要求工作及时、高效。考虑到商务秘书工作中还存在着工作效率低下，不适应现代市场经济发展和企业经营管理需要的问题，企业管理部门，尤其是商务秘书部门应该注意作风建设、制度建设、改进管理体制，充分利用现代办公工具，不断提高工作效率，优化工作效果。

3．国际商务秘书必须具备哪些能力素质？

答：国际商务秘书必须具备以下能力素质：

（1）表达与沟通的能力；

（2）良好的观察能力和调研能力；

（3）持久的记忆力和灵敏、超前的思维想象力；

（4）应变能力；

（5）国际商务谈判能力；

（6）操作能力。

4．国际商务秘书的职业道德与作风修养有哪些？

答：具体而言，国际商务秘书的职业道德与作风修养主要包括以下几个方面：

（1）忠于职守，服从领导。

（2）诚信为本，守法无私。

（3）埋头苦干，任劳任怨。

（4）实事求是，勇于创新。

（5）谦虚谨慎，公正热情。

（6）恪守信用，严守机密。

（7）刻苦钻研，与时俱进。

5．小陆大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书。上任初期，她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许。因此，她每天总是提早半个小时到岗，整理办公室，调试空调，并为上司准备好饮料。在工作中她总是抢着多干，很多同事也乐得把一些费力不讨好的事塞给她做。开始她干得很卖力，经常加班加点，吃苦耐劳，久而久之，她产生了心理上的不平衡，认为其他员工懒惰、欺生，不珍惜她的劳动，帮其他同事干活本是出于热心，那些同事不但不领情，倒认为她是大家的秘书，谁想要使唤她就使唤她。一气之下，她再也不像以前那样积极主动，而是上班踩点，办公室再脏再乱也只当没有看见，别的同事求她帮忙，她推三阻四，不伸援手。时间不长，她就觉得在这个公司太压抑，而上司嫌她不主动，同事觉得她忽冷忽热、性格孤僻，不好相处。她在公司虽然做事不少，但口碑越来越差，被上司认为在人际关系处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷，最后她只能悻悻离开公司。

请根据案例回答问题：导致小陆最终离开公司的原因是什么？[2014年12月真题]

答：导致小陆最终离开公司的原因：

（1）陆秘书主要的问题是在与同事相处时不了解群体共事的特点，不善于与同事打成一片，融入群体；

（2）她忘记了要在组织中发生影响的前提条件首先是融入组织，站稳脚跟，先要被群体容纳和认同；

（3）如果在一开始摸不清周围情况，只想表现自己的出类拔萃，那么很难被同事认可，会把你视为威胁；

（4）秘书到岗后，没有先去熟悉组织内外部的人际关系，再决定自己应采取怎样方式去完成工作；

（5）给自己定的调子太高，工作压力大，时间长了将难以维系；

（6）将已承担的工作再撂担子，会给人虎头蛇尾，没有长性的印象；

（7）这样一来，还不如从开始就只选择能做到底的事来干。

6．阅读以下案例，并根据案例回答问题。

某信息咨询公司秘书李小姐碰到这样一件事情：在她进入公司做见习秘书不久，某天上午，她的直接主管秘书高小姐遇到一件棘手的事情。高小姐家中来电话说家人突然发病住院，需她立刻赶往医院处理，而此时高小姐手中正有一份总经理要求马上起草打出的紧急信函，上午11点前需要送到总经理办公室。情急之下，高小姐将此工作委托给李小姐，并向她阐述了起草时的基本立场。李小姐完成紧急信函，仔细反复检查无误后，送到总经理办公室。总经理看到新来秘书来送文件，很奇怪，就问：“怎么是你送文件？”李小姐如实告之情况，总经理看过李小姐拟写的信函之后，非常满意，并夸奖到：“你的文字功底不错，受过专业训练的人就是不一样，一上手就写的有模有样，好好干，以后一定会有好的前途。”李小姐非常得意。中午，高小姐回来询问其有关情况，李小姐把全部过程说了一遍。还特意提到了总经理的夸奖。高小姐嘴上说“干的不错，大有前途”之类的客套话。但后来李小姐发现高小姐对她的帮助并没有真正领情，甚至有疏远提防之意。李小姐因此觉得高小姐为人小气，不够意思。

请根据案例回答问题：高小姐为什么有如此反应？李小姐有没有错误的地方？[2014年5月真题]

答：高小姐属于正常反应，高小姐只是希望李小姐能帮她遮掩一下暂时离岗的事情，她并不希望李小姐成为自己岗位的潜在替代者。

李小姐没有遵循人际交往的“白金原则”，在事件中有诸多错误。第一，李小姐应帮高小姐遮掩暂时离岗的事情，如主动向总经理说明高秘书忙于其他事务，委托自己顺便将文件送过来；第二，李小姐不应让高小姐产生岗位被替代的威胁感，可以告之总经理，如文件有问题，请送到高小姐处修改。