1.1 了解Excel的四类表格
在讲Excel之前先了解一下Access的三类表格。有些人或许会疑惑，不是说Excel吗，怎么扯到Access上面去了呢？其实，Excel跟Access本是一家，两者有很多地方都是可以相互借鉴的，只要对我们有好处就要去学。因此，在开始学习Excel之前，了解一下Access是有好处的。
下面是MrExcel说过的话：
Access就是严格自律、修炼成仙的Excel，虽然少了Excel的随意和灵活，但在某些方面的功力却远非Excel能比，如多表联合分析、数据参照完整性、级联更新和删除、对数据的操作和查询、宏、界面设计，以及和Excel的完美整合能力等，所有这些都会给我们的工作带来极大的便利！
这里涉及两个关键词：严格自律和多表联合分析。严格自律一般指对明细表要求很严格，而多表联合分析是指明细表通过跟参数表关联而获得汇总表，从而可以更好地进行数据分析。
下面一起来认识各类表格吧。
参数表
产品清单又名参数表，前期设置好后，有新产品就添加进去。模式基本上不会变动，只要输入规范就行，只是起到引用的作用，如通过商品条码查找名称或者品牌名称，平常接触的概率很低。图1-1就是一张产品清单，了解下就可以。
图1-1 产品清单
明细表
图1-2是一张产品每天销售明细表。
图1-2 明细表
这是一张极为普通的明细表，但里面包含了很多信息。
■ 每一列都有标题，但标题无重复，没有多行标题。
■ 同一列为同一数据类型，各列数据格式规范统一。
■ 没有合并单元格。
■ 各记录之间没有空行、小计与合计行。
■ 表格纵向发展，行数可达几十万行，列数控制在10列以内。
通过上面5点，我们可以清楚地知道，Access有很多限制，就如一个人做事情，不管做什么都很随便，别人指出他的问题后，他还反驳：差不多就可以啦！生活中的“差不多先生”很多，但这些人普遍混得不好，没啥成就。相反，一个做事认真、严格要求自己的人，往往会得到上级的重视和同事的尊重。
我们平常80%的时间都在与数据打交道，所以需要特别重视。说这么多，只是想让更多人从一开始学习就能意识到这个自律的问题，这样才会给以后的学习带来更多便利。Excel中有一个处理数据的利器——数据透视表，当数据源规范时，用它来处理数据将十分方便、简单，取Access之长补己之短，Excel将越来越强大。
温馨提示
数据类型是一个挺重要的东西，经常会接触到，需要好好地了解。
数据类型可以分成两大类：文本和数值。产品属于文本，金额属于数值。当然，日期也属于数值，日期是一种特殊形式的数值，如图1-3所示。
图1-3 产品记录表
此外，数据类型还可以细分为数值、货币、日期、分数……说白了，就是自定义格式的数据类型分类，如图1-4所示。
图1-4 数据类型
汇总表
汇总表可通过明细表和参数表关联“变”出来，至于怎么关联将在以后的章节讲解。如图1-5所示，这类汇总表是最基础的，这里根据名称汇总销售数量和销售金额。
图1-5 汇总表
Excel的汇总表有两种形式，第一种有固定模板，如图1-6所示。这种情况需要事先设置好模板，不允许改动，这时就得想办法设置公式来将数据源引用到汇总表。
图1-6 有固定模板的汇总表
另一种汇总表是不做要求的，可以灵活变动，如图1-7所示。这种形式要考虑以下两个问题。
图1-7 灵活变动的汇总表
■ 体现目的，一定要将说明的主要内容体现出来。
■ 要容易汇总数据，可适当引用过渡表的数据。
通过上面的初步讲解，我们知道Access中有三类表格，分别是参数表、明细表和汇总表。汇总表可以通过其他表格关联获取，不需要我们自己录入数据。既然Access是修炼成仙的Excel，那我们就得向Access学习，从一开始就有三类表的概念，将Excel当系统用。
过渡表
其实Excel中还应该存在一种表格——过渡表。很多时候，通过明细表并不一定能够直接得到汇总表，需要经过一系列的过渡才能真正转换成汇总表，如图1-8所示。过渡表的作用就是统计汇总表需要的某项信息，如猪肉生产金额。
图1-8 过渡表
有人也许会说，被你说得天花乱坠，我却越听越迷糊了。没事，等下就会明朗了。下面先来认识四类表格的示意图，如图1-9所示。
图1-9 Excel的四类表格
明细表（原始数据）通过引用参数表的数据，经过一系列加工就可以变成汇总表。
也许你还不是很明白，别急，继续看下去。让我们当一回家庭“煮男”。
鲜虾四季豆
原材料：四季豆、虾仁；
配料：油、盐、蒜头；
目标：鲜虾四季豆。
俗话说：巧妇难为无米之炊。要做鲜虾四季豆，首先就得有四季豆、虾仁，但光有原材料肯定是制作不出鲜虾四季豆来的，还需要从厨房找到一些油、盐、蒜头。原材料、配料齐全了，就得经过一系列的加工：
锅里加水加盐、煮开；
将四季豆摘洗好，下锅；
再将四季豆出锅，冲洗过冷水；
……
一道鲜虾四季豆完成。
原材料（明细表）加上从厨房（参数表）挑选合适的配料，经过多次加工变成鲜虾四季豆（汇总表），而每次加工都只是临时的（过渡表），目的就是制作鲜虾四季豆（汇总表）。
重新回到Excel中，认识一下这些表格的关系。
明细表就是日常登记产品详细信息的记录表，因为每个公司对产品都有一定的编号管理，所以存在一部分参数是固定对应的。为了节约登记时间及频率，就需要尽量减少登记内容。所以，在明细表中仅仅通过手工录入产品名及数量，而每种产品的单价及类型可以通过参数表直接引用。最后根据明细表所列详细内容按要求求出自己所要的结果，即为汇总表，如图1-10所示。
图1-10 产品表
说了这么多，只是为了让你知道，表格之间是可以互相关联的，需理清四类表格，从一开始就养成好习惯，设置好参数表，规范明细表，善用过渡表，这样才能让领导看到满意的汇总表。