2.2 偷师

职场中有两种人，一种是热情帮助你的人（香姐），另一种是对你很冷漠的人（菜头）。遇到前一种是你的福气，遇到后一种也不要悲伤，毕竟没有人有义务帮助你，即使可以帮你也只是一时而已，很多事情都得靠自己努力。此外，身边从不缺乏有能力的人，只是缺乏发现这些人的眼睛。只要你留心，很多人都是你学习的榜样。明着我们可以不去请教他们，但暗地里可以看这些人以往留下的文档资料来学习。有时行走的步伐稍微放慢一点就可以学到知识，例如，走到有经验的人背后，偷偷瞄一眼都可以学到一个技能，曾经我就这么干过。偷学不在乎技能的大小，只要看到了就学习。日积月累，常用的小技巧都将被你所掌握。

2.2.1 输入多个0有技巧

我们公司每天的出入账都是上百万，甚至上千万。这么大的金额，每次输入的时候都得数有多少个0，怕输入错误。如图2-39所示，怎么才可以快速、准确输入这么多个0呢？

图2-39 快速无误输入多个0

教你一招，既能准确输入，又能快速有效。

STEP 01 如图2-40所示，按组合键Ctrl+1，弹出“设置单元格格式”对话框。在“分类”列表框中选择“货币”选项，将“小数位数”设置为0，再单击“确定”按钮。

图2-40 将单元格设置为没有小数点的货币样式

STEP 02 如图2-41所示，输入：数字**N，只能用两个*，N代表几个0。

图2-41 快速、准备输入多个0的技巧

2.2.2 录入特殊字符

现在要对每项对策进行评分，看哪些可行性强。评分依据是按特殊字符代表分值的多少，其中，表示5分，表示3分，×表示1分，如图2-42所示。怎么才能快速录入这些特殊字符呢？

图2-42 录入特殊字符

如图2-43所示，切换到“插入”选项卡，单击“符号”按钮，弹出“符号”对话框，在“子集”下拉列表框中选择“几何图形符”选项，再单击相应的符号，最后单击“插入”按钮。

图2-43 插入符号

用同样的方法，插入其他符号。

插入符号虽然可以实现特殊字符的输入，但挺烦琐，找到需要的符号挺费劲。下面介绍一种更加方便的方法。

在D3:D5中先插入几个符号作为辅助列，然后设置“数据验证”（低版本叫数据有效性），如图2-44所示。选择B2:B8单元格区域，切换到“数据”选项卡，再单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，设置来源为“=$D$3:$D$5”，最后单击“确定”按钮。

图2-44 数据验证（序列）

现在只需在下拉列表中选择合适的字符就可以了，如图2-45所示。

图2-45 下拉选择字符

此外，还有一种情况是，输入了一部分数据后根据已有的数据选择，而不用设置“数据验证”。具体操作是按组合键Alt+↓，然后选择需要的数据，如图2-46所示。

图2-46 按组合键下拉选择

很多人在输入√或者×等字符时都习惯用Alt键配合小键盘输入，但这样的操作在笔记本电脑上则比较麻烦，还要记住按哪些数字（如41420）。其实根本不用记住这些数字，可以利用搜狗拼音输入法快速输入特殊字符。输入dui就能得到√，输入cuo就能得到×，平方米(m2)，立方米(m³)等都可以使用搜狗拼音输入法获得，这大大减轻了用户记忆的负担，如图2-47所示。

图2-47 使用搜狗输入法

这里再介绍一个Excel新技能，即输入。如果数字大于等于0，就输入带框的√，小于0就输入带框的×。正常情况下，这种要求很难做到，但通过将字体设置为Wingdings 2，再输入如下代码，就可轻易实现，其中，R就代表，Q就代表，如图2-48所示。这种方法是不是挺不错！

  =IF(A2>=0, "R", "Q")

图2-48 Excel输入、新技能

温馨提示

2.2.3 只允许输入某范围的日期

我们公司的分工并不十分明确，谁有时间就去输入明细表。但是每个人的输入方法都不一样，很难保证所输入的数据格式都正确。以日期2009/1/1为例，输入的数据格式大概有以下几种：1/1、20090101、2009.1.1和2009-1-1，如图2-49所示。如果没有按照统一的日期格式输入数据，那么在实际汇总的时候会有很多麻烦，有没有什么办法可以避免这种现象呢？

图2-49 不同的日期格式

可以利用数据验证来控制，只要输入不正确的数据格式就让录入者重新输入。如图2-50所示，在“允许”下拉列表框中选择“日期”选项，再设置“开始日期”和“结束日期”，然后输入出错警告信息，最后单击“确定”按钮。

图2-50 设置允许日期范围与出错警告

如图2-51所示，设置完成后，再也不用担心别人会输入不同格式的数据了，当输入出错时会提示同事重新输入。

图2-51 出错提示

如果以后看到类似的提示信息，不要担心Excel是不是中毒了，这是有人设置了出错提醒的警告信息。

2.2.4 防止录入重复姓名

每到月底核算员工工资的时候，都生怕姓名被录入重复，这样就会导致一个人得到多份工资，如图2-52所示。为避免这种情况发生，每次都得核对好多次录入的数据。有没有办法事先就做好预防，只要输入重复就有提示？

图2-52 防止录入重复姓名

如图2-53所示，选择A2:A11区域，切换到“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项，在“公式”文本框中输入下面的公式，单击“确定”按钮。

  =COUNTIF(A:A, A2)<2

图2-53 自定义不重复设置

COUNTIF函数会统计某个区域内符合您指定的单个条件的单元格个数。例如，现在要统计晓凤（也可以直接引用单元格，如A3）在A2:A11中出现的次数，就可以用“=COUNTIF(A2:A11，＂晓凤＂)”。

思路：利用唯一值的个数小于2这个特点（也可以用=1），一旦重复就会自动提示，如图2-54所示。

图2-54 重复值提示

知识扩展

数据验证有一个缺陷，就是对于复制、粘贴的值不会自动判定是否重复。不过数据验证又提供了一种补救方法——圈释无效数据，当数据全部输入完后再单击，如果有重复姓名就会被圈出来，如图2-55所示。

图2-55 圈释无效数据

2.2.5 数据验证其实很好骗

如图2-56所示，中山隆成有两个工厂，一个是小天使，另一个是医疗。这两个厂生产的产品不一样，所以分两列显示。在对这个明细表做数据验证（序列）检查时，出现了错误提示“列表源必须是划定分界后的数据列表，或是对单一行或一列的引用”，有什么方法解决这个问题吗？

图2-56 多列引用出错

常规办法做不到，那就来骗骗数据验证吧。具体操作步骤如下。

STEP 01 如图2-57所示，选择A2:A6区域，切换到“公式”选项卡，单击“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。在“名称”文本框中输入“产品”，单击“确定”按钮。

图2-57 新建名称

STEP 02 如图2-58所示，选择D2:D6区域，切换到“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框。在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项。在“来源”文本框中输入“=产品”，再单击“确定”按钮。

图2-58 设置数据验证

STEP 03 如图2-59所示，按组合键Ctrl+F3打开“名称管理器”对话框，设置“引用位置”为“=数据验证其实很好骗！$A$2:$B$6”，单击按钮，再单击“关闭”按钮。

图2-59 重新设置数据验证

“=数据验证其实很好骗！$A$2:$B$6”里面的“数据验证其实很好骗”其实是一个工作表的名字。其具体格式为：工作表名！区域。经过上面3个步骤，就完成了预期目的。其实引用的区域跟刚开始一样，实际效果却不一样。先骗数据验证说：我只有一列，让其相信；接着更改引用位置，让其误以为也是一列。两地之间最短的距离有时并不是直线，绕一个弯，也许会更快到达终点。

2.2.6 眼见不一定为实

如图2-60所示，每次出差回来都要报销费用。公司规定总金额要用大写，这个愁死我了，每次都是从别处粘贴过来，有没有方便一点的办法？

图2-60 大写金额

在B13中输入“=C13”。然后，如图2-61所示，按组合键Ctrl+1，打开“设置单元格格式”对话框。在“分类”列表框中选择“特殊”选项，在“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项，再单击“确定”按钮。

图2-61 设置中文大写数字

自定义单元格格式的例子还有很多，举一个很实用的例子，如图2-62所示，这里要求快速输入包装N部。具体操作如下。

图2-62 快速输入包装N部效果图

只需自定义单元格格式为：

  "Richell公司包装"0"部"

现在只需输入数字N就会显示：Richell公司包装N部，但单元格的本质还是不变的，依然是N。自定义格式只是欺骗我们的眼睛而已。就像凤姐经过整容变李玟一样，脸有可能会变成一样，但身材变不了。

知识扩展

输入大写数字的其他方法如下。

1．对于习惯用搜狗输入法的朋友，输入大写数字也挺方便的。如图2-63所示，只需在数字前面加一个v就行，如v123，选择b项就可以得到壹佰贰拾叁。

图2-63 输入大写数字

2．这些方法对于做会计的朋友还不够，因为他们对大写的金额要求比较严格，仅仅按上面的方法是行不通的，还需要另外借助下面的公式才可以。如图2-64所示，就是标准的金额大写法。这个标准输入是通过最下面的公式获得的，对于90%的人不必去理解这条公式的含义，只需存起来，以备下次使用，如图2-65所示，将单元格C13替换成实际的单元格即可。

    =IF(C13<0, "无效数值", IF(C13=0, "", IF(C13<1, "", TEXT(INT(C13), "[dbnum2]")&"元")&IF(INT(C13＊10)-INT(C13)＊10=0, IF(INT(C13)＊(INT(C13＊100)-INT(C13＊10)＊10)=0, "", "零"), IF(AND((INT(C13)-INT(C13/10)＊10)=0, INT(C13)>0), "零"&TEXT(INT(C13＊10)-INT(C13)＊10, "[dbnum2]")&"角", TEXT(INT(C13＊10)-INT(C13)＊10, "[dbnum2]")&"角"))&IF((INT(C13＊100)-INT(C13＊10)＊10)=0, "整", TEXT(INT(C13＊100)-INT(C13＊10)＊10, "[dbnum2]")&"分")))

图2-64 金额标准写法

图2-65 替换单元格

2.2.7 所见即所得

如图2-66所示，通过自定义单元格格式，效果看起来已经符合要求了，但本质没有改变，有没有办法让其表里如一，所见即所得呢？

图2-66 表里不一的自定义单元格

如图2-67所示，在“开始”选项卡中激活剪贴板，然后按组合键Ctrl+C复制自定义格式的单元格，再单击“全部粘贴”按钮，现在自定义的格式就变成了真正的格式。如图2-68所示，得到转换后的效果。

图2-67 利用剪贴板转换

图2-68 转换效果

知识扩展

如果经常需要调用剪贴板功能，可以设置按两次组合键Ctrl+C显示。

切换到“开始”选项卡，然后在“剪贴板”组中单击按钮，再单击“选项”按钮，在弹出的下拉菜单中选中“按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板”复选框，如图2-69所示。

图2-69 设置调用快捷键

2.2.8 哪里不同刷哪里

如图2-70所示，如何一次性在文本数据前面加单引号？因为从金蝶K3固定资产卡片批量导出来的Excel文件中的数据前面都有单引号，为了保证顺利导入，必须保持数据的一致性。

图2-70 部分数据前面没有单引号

既然要处理的数据都是文本类型，那就简单多了。如果类型不同，可以通过分列将所有数字变成文本格式。

如图2-71所示，选中A1单元格（包含单引号），然后切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”上单击“格式刷”按钮，鼠标将变成一把小刷子。然后用刷子刷一下包含数据的区域。

图2-71 格式刷的使用

如图2-72所示，平常在设置表头的时候，经常需要设置各种格式，每次重复操作很麻烦。此时，你设置好一个表头，其他表头就可以通过格式刷轻轻一刷来统一格式，这种方法省时省力。

图2-72 统一表头格式

2.2.9 将两列的内容合并成一列

经常去中山出差，刚开始记录出差信息时，是分两列记录，现在想将它们合并在一起，如图2-73所示。有没有办法一次性将两列出差地合并变成一列？

图2-73 将两列的内容合并成一列

可以用选择性粘贴的方法实现两列合并为一列的操作。如图2-74所示，复制C2:C11区域，选择B2单元格，再右击，并在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，选中“跳过空单元”复选框，再单击“确定”按钮。如果不需要C列，直接删除即可。

图2-74 选中“跳过空单元格”复选框

知识扩展

用IF函数作为判断，就可以将两列合并在一起，在F2中输入下面的公式，并向下填充公式，即可生成，如图2-75所示。

  =IF(B2="", C2, B2)

图2-75 IF函数合并

函数非常好用，在以后的章节可要好好学习，这样可以让你提升工作效率。

2.2.10 将行变成列

出差了好几天，准备报销费用，没想到表格布局没搞好，变成了矮矮胖胖的样子，可真难看，如图2-76所示。怎么将布局变成瘦瘦长长的呢？

图2-76 表格布局

利用转置可实现这个效果，有人把这个功能戏称为“乾坤大挪移”。如图2-77所示，复制数据源，单击任意单元格，然后右击并在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”命令，再单击“转置”按钮，调整列宽。

图2-77 将行变成列

选择性粘贴还有很多功能，如粘贴成各式各样的功能，或者执行运算，有兴趣的朋友可以试试看。

2.2.11 给单元格加把锁

出差刚回来，一大堆事情要处理，报告没时间做，只得交给其他同事做。模板虽然已经设置好，但有的地方涉及公式引用，如图2-78所示。如果让同事不小心给改了，麻烦就大了，这该怎么办呢？

图2-78 包含公式

那就给单元格区域加把锁，将其保护起来，每把锁都只有唯一的钥匙（密码），在没有钥匙的情况下别人是改不了的。具体操作如下。

STEP 01 如图2-79所示，单击“全选”按钮，然后按组合键Ctrl+1，打开“设置单元格格式”对话框。切换到“保护”选项卡，取消选中“锁定”复选框，再单击“确定”按钮。

图2-79 “设置单元格格式”对话框

STEP 02 如图2-80所示，按F5键，打开“定位条件”对话框。选中“公式”单选按钮，再单击“确定”按钮。按组合键Ctrl+1，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”复选框，再单击“确定”按钮。

图2-80 定位公式，选中“锁定”和“隐藏”复选框

由于公式的区域是固定的，因此也可以按住Ctrl键选择C10:C11和F10:G11两个区域，然后再设置。这种方法也可以用于对其他固定区域的保护，而且保护的内容不仅仅限于公式。

STEP 03 如图2-81所示，在“审阅”选项卡中，单击“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框，选中“编辑对象”复选框，设置密码，再单击“确定”按钮。在弹出的“确认密码”对话框中重新输入密码，再单击“确定”按钮。

图2-81 设置保护工作表的密码

通过上面3个步骤，这个表格中的公式就被保护起来了，除了可以编辑对象外，不能再进行其他设置。

关于对象

看见你设置编辑对象，突然想起这么一段话，如图2-82所示，作为一名大龄青年，居然被Excel诅咒“找不到对象”，我觉得她是故意的！什么是对象呢？

图2-82 找不到对象

对象可以是一件事、一个实体、一个名词，可以是获得的东西。一些对象是活的，一些对象不是。概括来说就是，万物皆对象。在Excel中，图片、形状、艺术字、图表这些都属于对象。如果Excel中不存在这些对象，就会出现这个对话框。上面只是一个玩笑而已，Excel并不会诅咒任何人。因为是制作不良产品报告，会涉及一些图片的处理，所以才设置可以编辑对象。

温馨提示

知识扩展

设置工作表密码以后，如果遇到了VBA高手，那么密码就不安全了。但对于绝大多数人而言，还是非常安全的。

如图2-83所示，按组合键Alt+F11激活VBA编辑器，也就是进入后台，插入一个模板，输入下面的代码，然后按F5键运行代码。

  Sub 破解工作表密码()
    ActiveSheet.Protect AllowFiltering:=True
    ActiveSheet.Unprotect
  End Sub

图2-83 VBA破解工作表密码

2.2.12 转换成PDF，放心将文档交给供应商

报告做好了，一份留底，一份传给供应商。为了避免报告被修改，以前都是直接打印出来，然后再用打印件传真过去给供应商。现在提倡绿色办公，节约用纸，有没有办法直接发送电子文档过去，但是别人又无法修改电子文档中的内容呢？

可以将Excel转换成PDF，这样别人就不能轻易更改你的内容了。如图2-84所示，单击“另存为”按钮，选择存储位置，将“保存类型”设置为PDF，再单击“保存”按钮。

图2-84 另存为PDF

知识扩展

如图2-85所示，在百度搜索资料时，好多东西都是道客巴巴的，但是很多人都没有道客巴巴账户，所以没法下载查到的文档，这时怎么办呢？

图2-85 查到的道客巴巴文档

知识扩展

如图2-86所示，可以借助冰点文库这款软件进行下载，下载后是PDF格式，再借助ABBYY FineReader就可以将PDF转换成Word，最后再进行简单的编辑修改即可。

图2-86 冰点下载

如图2-87所示，ABBYY FineReader可以将PDF转换成Excel或者Word。这款软件还有一个非常强大的功能，就是将扫描的文件或者图片中的文字转换在Word中以便于编辑，从而可以将原本几个小时的工作几分钟搞定。

图2-87 ABBYY FineReader软件