2.1 再当一回学生

毕业并不代表学习的结束，而是另一种学习的开始。工作上我们会碰到各种各样的新事物，不懂的要及时向有经验的人请教。请教别人不仅能让自己更快地掌握知识，同时也能增进彼此间的感情。从今天起，就一起跟着卢子学习录入数据的技巧吧！

2.1.1 初识Excel

2007年，卢子放弃读大学的机会只身来到了东莞工作，还好有香姐照顾，工作、生活都挺顺利。刚来公司，香姐就告诉卢子，有空的话要学点Excel的知识，这个在工作上经常用到。卢子那时啥也不懂，既然这个有用，那下班后就学习一下。那时晚上办公室是开放的，允许在里面用电脑。卢子来到办公室，打开了Excel，一看除了格子还是格子，这能干吗呢？先不管三七二十一，在格子里输入“我在学习Excel，这个有什么用呢？我相当地好奇。”如图2-1所示，没想到小小格子里可以容纳这么多内容，好神奇。往后几天，Excel就成了卢子抒发心情的地方，一有什么想法就写在里面。呵呵，其实卢子的打字水平也是在这个时候提高的。

图2-1 第一次输入的内容

2.1.2 这条线怎么画

刚开始上班挺闲的，有空的话就看资料，学习Excel。突然有一天，我打开了一个表格，发现有些字下面有一条线，如图2-2所示。心想这个是怎么画的呢？看见香姐并不忙，于是就上前请教问题。

图2-2 文字下面的线怎么画

卢子：姐，文字下面这条线是怎么画出来的，怎么以前没见过？

香姐：这个是下划线，具体的操作是，选择B3单元格，在编辑栏用鼠标选中“隆成（新厂）”，然后切换到“开始”选项卡，再单击按钮，如图2-3所示。

图2-3 添加下划线

卢子：姐，回头我试试看。

香姐：还可以用插入直线的方法画这条线，不过这种方法有点麻烦，你了解下也好。

如图2-4所示，切换到“插入”选项卡，然后单击“形状”按钮，再选择“直线”项。按住Shift键，然后将直线拉到合适的长度。

图2-4 插入直线

卢子：这个Shift键有什么作用？不用它也可以画出一条直线。

香姐：按住Shift键可保证画出来的线是直的，如图2-5所示。如果仅仅是画一条直线，那么按不按该键关系不大，但如果是画一个圆呢，你能保证画出一个圆吗？有的细节要从一开始就注意。

图2-5 Shift键的作用

卢子：如果要画正方形是不是也这样操作？

香姐：没错，小脑袋转得挺快的。要画正圆、正方形等图形时，都需要按Shift键。

卢子：姐，今天就麻烦你了，回头我将你教的这两个方法练习一下。

香姐：这么客气干嘛，我们又不是外人。对了，晚上有空的话，一起到阿伯那里喝茶。

卢子：好的，来这边这么久还没喝过功夫茶，还有点小小的怀念家乡的功夫茶。

香姐：来到这边就不要客气，我们是“胶己人”。

温馨提示

功夫茶小知识

品茶礼仪

传统的潮汕功夫茶一般只有3个杯子，不管多少客人都只用3个杯子。第一杯茶一定先给左手第一位客人，无论其身份尊卑，无论其年龄大小，也不分性别。每喝完一杯茶要用滚烫的茶水洗一次杯子，然后再把带有热度的杯子给下一个用。这种习俗据说是人们为了表示团结、友爱和互相谦让的美好品德。

品茶，要先闻香味，然后看茶汤的颜色，最后才是品味道，一杯茶要刚好分为三口品完。香味从舌尖逐渐向喉咙扩散，最后一饮而尽，可谓畅快淋漓。这就是功夫茶的三个境界——“芳香溢齿颊，甘泽润喉咙，神明凌霄汉”。据说专业的品茶师可以凭一杯茶品出茶艺师当时的心情。说得很玄，不过功夫茶本来不就是一种平和心境、修身养性的方法嘛。

日常生活

潮汕功夫茶，在潮汕地区深受人们喜爱，不少人早上起来就泡上一壶茶，倦意顿时一扫而光，只觉得神清气爽。潮汕人喜欢以茶会友，在细品慢酌、谈笑风生中，人们互通信息，加深了感情。品茶早已超越了简单的解渴的目的，它还蕴含着丰富的文化内容。六合家宴的江经理介绍说，潮汕人把茶叫作“茶米”，茶在潮汕人心目中就像米一样，足以看到潮汕人嗜茶如命，茶与米不可分了。

到城中的高档潮菜馆吃饭，席间总要穿插着上功夫茶。当你吃完海鲜鱼肉的时候，喝一杯可以消除腥味；当你吃着一碗甜品有点腻的时候，喝一杯可以去腻开胃；当你酒足饭饱觉得有点撑的时候，喝一杯可以解乏消滞。功夫茶与潮菜，就像一个硬币的两面，相辅相成，共同造就了潮汕饮食文化的博大精深。有人说吃潮菜不喝功夫茶，总是感觉不太正宗。

2.1.3 边框怎么显示不全

卢子：姐，我发现一件怪事，有一个单元格不管我怎么设置边框，边框死活也显示不出来，如图2-6所示。这是怎么回事呢？

图2-6 边框显示不全

香姐：这是列宽太小导致的。如图2-7所示，只需选中B列，将标题栏向右拖拉到列宽可以容纳所有内容为止。现在边框是不是自动出来了？

图2-7 调整列宽

卢子：如果有多列需要调整列宽，有没有快捷一点的操作方法？

香姐：如图2-8所示，选择E～H四列，双击H列标题栏就可以自动调整列宽。

图2-8 自动调整列宽

卢子：又学到了一招，还是自动调整列宽这招好用。

香姐：有的时候还可以通过双击获取最合适的行高。工作上还会遇到另一种情况，即行高跟列宽都为固定值，这时就不能通过上述两种方法来调整。如图2-9所示，这时要切换到“开始”选项卡，再单击“格式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“列宽”项，在弹出的“列宽”对话框中可以更改列宽大小，最后单击“确定”按钮。用同样的方法设置行高即可。

图2-9 设置列宽大小

卢子：我刚才看你设置列宽的时候发现一个问题，这些宽度都是以像素为单位，但我们平常都是以cm为单位，如图2-10所示，就如职工的照片宽度是3cm。如何让像素变成以cm为单位的列宽呢？

图2-10 “像素”变cm

香姐：这个问题问得好！如图2-11所示，切换到“视图”选项卡，再单击“页面布局”按钮，然后选择A列，右击，并从弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，这时就是以cm作为单位了。将数字改成3，再单击“确定”按钮即修改成功。用同样的方法可设置行高。

图2-11 设置以cm为单位的列宽

卢子：没想到小小的列宽就有这么多学问！

知识扩展

若长度单位为cm，那么相同数值的行高和列宽是一样长，但若以像素为单位，那么相同数值的行高和列宽是不一样长的。例如，3cm的正方形，列宽的像素是13.25，而行高的像素是65，差距很大。同样是20像素的行高和列宽，如图2-12所示。

图2-12 20像素的行高和列宽

2.1.4 输入的0跑哪去了

卢子：姐，在输入出货日期时，不管我怎么输入，0都会消失，如图2-13所示，不知道它跑哪去了？

图2-13 自动消失的0

香姐：在常规格式下，数字前面的0会自动被忽略，若要显示这个0，可以将数据设置为文本格式。具体操作如图2-14所示，按组合键Ctrl+1，弹出“设置单元格格式”对话框。切换到“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“文本”项，再单击“确定”按钮。返回单元格重新输入数字，这时得到的就是文本数字，文本数字不管你输入什么内容都不会改变。

图2-14 设置文本格式

卢子：这个真好用，0再也跑不掉了。

香姐：平常在输入身份证号等长字符串时，数字超过15位的部分同样会变成0。这是因为Excel认为你这么有钱了，将后面的数字变成零去掉也没关系。如果需要正确显示，可将单元格设置为文本格式后再输入。此外，这里也可以在数字前面输入“'”，比如’445121198709055616，这样也相当于文本格式。因为我们公司的出货日期格式都是6位数，所以也可以通过自定义单元格格式做到。按组合键Ctrl+1，弹出“设置单元格格式”对话框。切换到“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“自定义”选项，接着在右侧的“类型”下拉列表框中设置自定义格式代码，再单击“确定”按钮，如图2-15所示。

图2-15 自定义单元格格式

设置单元格格式有很多学问，以后你可以慢慢了解。

探索发现

N年以后，卢子发现了日期格式的秘密。香姐教我的方法虽然可以解决问题，但这样的日期并不是标准日期，在对日期进行分析时会有小小的麻烦。

按组合键Ctrl+；可以快速输入当天的日期（静态），然后将自定义格式设置为YYMMDD。其中Y代表年，M代表月，D代表日。YY代表年为两位，MM、DD也是同样的道理。

如图2-16所示，Ctrl+；其实是同时按Ctrl和；两个键，不是按Ctrl+，可别按错哦。如果按Ctrl+；没法生成当天日期，这是由于安装的某个软件的快捷键与Excel的快捷键相同（冲突），解决方法是找到引起冲突的软件，然后修改一下该快捷键。

图2-16 组合键Ctrl+；

这样设置有一个好处，就是以后在用透视表的自动组合时，可以轻松按年、月、日分组。如果要获取动态日期，可以用=TODAY()，如图2-17所示。

图2-17 获取动静态当天日期

2.1.5 分数怎么变成了日期

卢子：姐，我输入的分数怎么总是变成日期呢？如图2-18所示，Excel老是自作主张改我的东西。

图2-18 分数自动变成了日期

香姐：在Excel的默认设置中，若以“/”或者“-”作为分隔符号的数字都被当作日期处理。如果要显示分数，需要做些设置。前面跟你讲过将单元格设置为文本格式，其实这个方法也可以用在此处。不过这样虽然看起来是分数，实际上并不是。这里先给你介绍一下分数的小知识。

分数的储存形式

如图2-19所示，分数由五部分组成：整数部分+空格+分子+斜杠(/)+分母，一个都不能少，即使整数部分为0也不能省略。输入分数后，在编辑栏会显示分数对应的小数值。

图2-19 分数的组成形式

知识扩展

Excel会对你输入的分数进行化简、约分，将输入的分数化为带分数或最简真分数。如果你不希望Excel自作主张地改掉你输入的数字，那么可以通过设置自定义单元格格式，从而得到图2-20所示的效果。

图2-20 自定义分数后的显示效果

假分数

  0/0

不被化简的分数：分母固定为8。

  0/8

卢子：回头我好好理解一下。

转折点

听说香姐怀孕了，要当妈妈了，这是一个好消息，以后我就不能老麻烦她了。从今以后要换一种方式来学习Excel，毕竟不是每个人都对你这么友善，耐心指导你的。

2.1.6 生成编号序列

今天卢子在给产品输入编号时，按下面的方法操作。

输入1，按Enter键；

输入2，按Enter键；

输入3，按Enter键；

……

突然，卢子停下了敲打键盘的手，思索着：应该有其他方法的，要不然这么多编号要输入到什么时候？

香姐现在的心都放在未出生的宝宝身上，去打扰她又不好。正一筹莫展之时，想起香姐曾经说过的一句话：菜头是我们公司Excel用得最好的人。想到这里，卢子立马跑到菜头面前。

卢子：菜头，向你请教个问题可以吗？

菜头：可以。

卢子：我刚才在输入编号，一个个手动输入，如图2-21所示，感觉输入很慢，有没有快捷的方法？

图2-21 手工输入编号

菜头：如图2-22所示，在A2单元格中输入1，然后将鼠标指针放在A2单元格的右下方，待鼠指针标变成“+”字形时，按住Ctrl键，拖动鼠标到A45单元格就可以生成1～44的编号。

图2-22 自动生成编号序列

卢子：谢谢，这回我就省事多了。

菜头：嗯。

早就听说菜头这人不好相处，还是溜之大吉，自己去试这个功能吧。按照菜头教的方法操作，果然成功，此外，若不按Ctrl键，数字将全部都是1。

知识扩展

1．如图2-23所示，输入1，然后双击单元格，在“自动填充选项”下拉列表中选择“填充序列”选项。

图2-23 选择“填充序列”选项

2．编号序列也可以通过先在单元格中输入1、2，然后下拉来生成。

3．若先在单元格中输入2、4再下拉，就可以生成等差序列，如图2-24所示。

图2-24 自动生成编号序列和等差数列

4．几个月后又发现“序列”对话框N多功能。在“开始”选项卡中，单击“编辑”组中的“填充”按钮，选择“序列”选项。在弹出的“序列”对话框中提供了好多选择，只需填写步长值跟终止值，再单击“确定”按钮就可以生成多种形式的序列。

有兴趣的朋友可以逐一测试一下序列的各种功能，如图2-25所示。

图2-25 “序列”对话框

当学习Excel到达一定的程度时，你会发现仅仅用技巧是没法完成所有序号的生成，有一些工作还要借助函数与公式，下面通过两个例子来说明。

1．如图2-26所示，若“序号”列使用上述方法生成1～N的序号，对项目进行筛选后，“序号”列中序号将不再连续。

图2-26 筛选时序号不连续

若希望筛选后依旧获得连续的序号，则先取消筛选，在A2单元格中输入公式，并向下填充公式，然后再进行筛选，此时，不管你怎么筛选，结果序号都是连续的，如图2-27所示。

    =SUBTOTAL(103, B$2:B2)＊1

图2-27 筛选时生成连续序号

2．如图2-28所示，数据源在合并单元格，下拉生成序号的时候，总是提示出错。

图2-28 合并单元格生成序号

合并单元格是Excel的大忌，会增加你处理数据的难度。这种情况就不能直接下拉，因为合并单元格的大小不相同。

选择单元格区域A2:A15，在A2单元格中输入公式，并按组合键Ctrl+Enter结束。

    =MAX(A$1:A1)+1

2.1.7 不相邻单元格输入同一数据

在制作不良产品报告的时候，经常会输入多个相同日期，每次单独输入很麻烦。看到上回菜头愿意帮忙，卢子再次跑去请教。

卢子：菜头，如图2-29所示，有没有办法在不相邻单元格中同时输入当天的日期？

图2-29 在不相邻单元格中同时输入当天的日期

菜头：利用Ctrl键的三种用途可以实现。

STEP 01 按住Ctrl键依次选择D2、D4、C8和C9，如图2-30所示。

图2-30 选择单元格

STEP 02 按组合键Ctrl+；，生成当天日期，如图2-31所示。

图2-31 生成当天日期

STEP 03 按组合键Ctrl+Enter结束输入，如图2-32所示。

图2-32 批量生成日期

卢子：原来Ctrl键这么好用，上回就是借用这个键，快速生成序列的。

菜头：嗯。

还是老样子，连一句多余的话也不说。卢子没办法只得回到自己座位上去研究。

知识扩展

其实还可以在多个表的同位置单元格中输入相同内容。如要在Sheet2～Sheet5表的B2单元格中同时输入“卢子”。切换到Sheet2表，然后按住Shift键再单击Sheet5，这样就能选中4个表格。接着在B2单元格中输入“卢子”，这时就可以看到这4个表格同时输入了“卢子”，输入后的效果如图2-33所示。

图2-33 多表格操作

如果要输入的表格不相邻，则可以按Ctrl键依次选择。

2.1.8 快速录入大量小数

领导不知从哪里搞来了一份单价表，让卢子录入表中的数据。卢子仔细一看，单价表中的商品都是一些小零件，价格都是几毛钱而已，也就是说，所有单价都是零点几元。既然是领导安排的工作，卢子马上着手输入。结果输入了几个数据后，就发现了一些小问题。首先这样输入单价挺烦琐的，每个商品单价都得输入“0.”，前面都是重复的，其次有时小数点还会点错位置，甚至忘记输入。如果连这件小事都出错，领导会怎么看卢子，没法只得请教菜头，虽然菜头不好说话，但一切以工作为主。

卢子：菜头，我这里有份单价表，但所有数字都含有小数点，如图2-34所示。有没有办法快速输入这些数字？

图2-34 输入大量带小数点的数字

菜头：如图2-35所示，单击“文件”按钮，然后选择“选项”命令，接着在弹出的“Excel选项”对话框中选择“高级”选项，再在右边选中“自动插入小数点”复选框，最后单击“确定”按钮。

图2-35 自动插入小数点

卢子知道菜头的为人，所以也不继续多问，就自己动手尝试。经过这样的设置，只要输入整数部分即可，如要输入0.89，只要输入89。没多久，卢子就把领导交代的事情完成了，如图2-36所示。

图2-36 录入小数的效果

知识扩展

趁着空闲，卢子又仔细看了一下这个功能。发觉小数点的位数可以调节，而且允许为负数。如果将小数点位置设置为负数就是扩大的倍数，如-3就是扩大103倍。但这个功能有一个局限，就是设置后整个工作表不管输入什么数字都会自动扩大或者缩小，如果有其他数据录入，这个功能是不可取的。

录入完数据后，要记得重新改过来，如图2-37所示，也就是取消选中“自动插入小数点”复选框，否则会对其他表格造成影响！下面再列举3种其他的解决方案。

图2-37 取消选中“自动插入小数点”复选框

解决方案1：障眼法

通过自定义单元格格式得到，!就是强制显示的意思，!0!．就是强制显示0.。当这样设置后，如输入89就变成0.89。

    !0! .00

解决方案2：选择性粘贴（除）

如图2-38所示，在C1中输入100，然后复制C1。选择A1:A5，右击并在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，选中“除”单选按钮，再单击“确定”按钮即可完成。这个方案我觉得最好，得到的是真正的小数，而不影响其他内容的输入。

图2-38 选择性粘贴

解决方案3：带0开头小数的输入标准法

后来一个做会计的朋友说，这个只要输入．数字就行，前面的0可以不用输入，如.89就是0.89。