0.4　必须避免的Word/Excel/PPT办公使用误区

在使用Word/Excel/PPT办公软件办公时，一些错误的操作不仅耽误文档制作的时间，影响办公效率，看起来还不美观，再次编辑时也不容易修改。下面就简单介绍一些办公中必须避免的Word/Excel/PPT使用误区。

（1）Word。

①长文档中使用格式刷修改样式。

在编辑长文档，特别是多达几十页或上百页的文档时，使用格式刷应用样式统一是不正确的，一旦需要修改该样式，则需要重新刷一遍，影响文档编辑速度，这时可以使用样式来管理，再次修改时，只需要修改样式，则应用该样式的文本将自动更新为新样式效果。

②使用空格设置段落首行缩进。

在编辑文档时，段前默认情况下需要首行缩进2个字符，切忌不可使用空格调整，可以在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡下的【缩进】组中来设置缩进。

③按【Enter】键分页。

使用【Enter】键添加换行符可以达到分页的目的，但如果在分页前的文本中删除或添加文字，添加的换行符就不能起到正确分页的作用。可以单击【插入】选项卡下【页】组中的【分页】按钮或单击【页面布局】选项卡下【页面设置】组中的【分隔符】按钮，在下拉列表中添加分页符，也可以直接按【Ctrl+Enter】组合键分页。

④不善于使用替换。

当需要在文档中删除或替换大量相同的文本时，一个个查找并进行替换不仅浪费时间，替换操作还可能不完全，这时可以使用【替换】对话框进行替换操作，不仅能替换文本，还能够替换格式。

⑤手动添加目录。

Word提供了自动提取目录的功能，只需要为文本设置大纲级别并为文档添加页码，即可自动生成目录，不需要手动添加。

（2）Excel。

①大量重复或有规律数据一个个输入。在使用Excel时，经常需要输入一些重复或有规律的大量数据，逐个输入会浪费时间，可以使用快速填充功能输入。

②使用计算器计算数据。

Excel提供了求和、平均值、最大值、最小值、计数等简单易用的函数，满足用户对数据的简单计算，不需要使用计算器即可快速计算。

③图表使用不恰当。

创建图表时首先要掌握每一类图表的作用，如果要查看每一个数据在总数中所占的比例，这时如果创建柱形图就不能准确表达数据，因此，选择合适的图表类型很重要。

④不善用排序或筛选功能。

排序和筛选功能是Excel的强大功能之一，能够对数据快速按照升序、降序或自定义序列进行排序，使用筛选功能可以快速并准确筛选出满足条件的数据。

（3）PowerPoint。

①过度设计封面。

一个用于演讲的PPT，封面的设计水平和内页保持一致即可。因为第一页PPT停留在听众视线里的时间不会很久，演讲者需要尽快进入演说的开场白部分，然后是演讲的实质内容部分，封面不是PPT要呈现的重点。

②把公司Logo放到每一页。

制作PPT时要避免把公司Logo以大图标的形式放到每一页幻灯片中，这样不仅干扰观众的视线，还容易引起观众的反感。

③文字太多。

PPT页面中放置大量的文字，不仅不美观，还容易造成观众的视觉疲劳，给观众留下念PPT而不是演讲的印象。因此，制作PPT时可以使用图表、图片、表格等展示文字，吸引观众。

④选择不合适的动画效果。

使用动画是为了使重点内容等显得醒目，引导观众的思路，引起观众重视，可以在幻灯片中添加醒目的效果。如果选择的动画效果不合适，就会起到相反的效果。因此，使用动画的时候，要遵循动画的醒目、自然、适当、简化及创意原则。

⑤滥用声音效果。

进行长时间的讲演时，可以在中间幻灯片中添加声音效果，用来吸引观众，防止视觉疲劳，但滥用声音效果，不仅不能使观众注意力集中，还会引起观众的厌烦。

⑥颜色搭配不合理或过于艳丽。

文字颜色与背景色过于相似，如下图中的描述部分的文字颜色不够清晰。