第五节 让人听得懂的极简说话术

很多人在说话时都容易延伸开来说，把本可以长话短说的事变成了唠家常；也有人绕来绕去就是讲不到重点，听了半天找不到有效信息；还有人声音太小、吐字不清，导致听者听不见……这些状况一旦产生，轻者浪费时间，重者产生误解、阻碍执行。

在职场沟通中最需要的是简明扼要，这样既尊重自己的时间也尊重别人的时间。不管是上级下达命令，还是下属报告工作进度，或是部门沟通，都需要用简练的话语来表达。我就曾经遇到过这样一个同事，她要领用一盒签字笔，本来只需要填写领用人、领用物品、领用时间、领用数量、签名就可以了。因为上报物品申购单时已经注明原因。这位同事开始解释：“马上搞活动了，不够用，以前领用过的就剩两支了，这两盒也不知道够不够用，我还能多领一些吗？要放在签到处、登记礼品处、后勤处……”但是谁需要知道这么多呢？你们申请，领导审批，通过我们采购，你们领用，这样就可以了，你说了这么多别人也抓不住重点，解决不了问题。

你想表达什么？

类似的状况在职场上经常发生，要减少这些无效表达，提高沟通效率，我们就要抓住核心，让表达更简洁。简明扼要地要求沟通指向行动、执行决策。如要向领导提建议，就要将问题、解决问题的方法阐述清楚，请领导决策。而不是把涉及的所有细节全部说出，这样无助于做决策。如果要指示下属做某事，若非特殊需要，尽量不要委婉，直接要求或指导下属执行。

我们所说的简明扼要就是要避免废话，并非单指篇幅长短。如果领导交办任务，你的回答是“好的”，那么“好的”就是废话。领导交办任务希望得到的答案是你会在什么时间完成什么事，你需要得到哪方面的支持等有效信息。“好的，马上办，十分钟内完成。”“好的，但我需要一些时间，您这个事情是否紧急，要求什么时间做完？”这才是老板需要知道的信息。

总之，简明扼要的重点就是把语言指向行动，让沟通利于决策或执行。

还有一种常见的情况是外在客观因素造成的，这就要求说的人尽量多训练自己，或者利用一些辅助工具帮助完成沟通。比如，普通话不过关，说起话来其他地域的人听不懂；抑或语速太快，声音太小，听者听不清。这种情况需要较长时间的矫正和训练，简单点的方法是利用邮件等载体比较清楚地表达自己的想法。

我们讲话的目的是让人听得懂，因而要将目的重点说、提前说，如果有时间再将过程讲明，以寻求理解和支持。如果时间紧急，任务重要就先把过程放下，把目的、要求等讲清楚。这要求说话者把控事物的要素，将目的、时间、地点、人物、环节、资源配置等说明白。

还有一种情况是，说话者尽量不要用含糊其词的表达方式，以免混淆视听，对沟通、执行产生干扰。

总结起来如下图所示：