第一节 通告 通知 通报
一、通告
（一）文体界说
通告是一种适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项的公务文书。通告的使用面较广，一般机关、企事业单位或有一定指挥权的临时机构均可使用，但必须依法发布的通告，其限定范围不能超过发文机关的权限。
按性质分，通告一般可分为周知性通告和法规性通告两大类。所谓周知性通告即告知一些应当知道或需要遵守的重要事项的通告，如迁址通告，停电、停水通告，节假日交通管制的通告。所谓法规性通告即公布的是在一定范围内的有关单位和人员必须遵守的事项，如《天津市人民政府关于禁止随地吐痰乱扔乱倒的通告》。
（二）文体特征
通告具有告知性和法规性两大特征。告知性通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，其告知的范围不大，往往限于一个行业、系统或部门，有的甚至仅仅在单位内部张贴即可。所谓法规性，是指通告所告知的事项，由一般机关、企事业单位根据自己职权限定范围发布，具有一定的法规性和约束力，有关单位和人员必须遵守或者执行。
（三）写作要点
1.标题
正式发布的重要通告，应用完全式的标题，即发文机关、事由、文种三者齐全，如《重庆市工商行政管理局、重庆市公安局关于禁止从事非法传销活动的通告》。一般通告的标题常省略事由，如《上海铁路新客站工程指挥部通告》。有时也可用事由与文种组成的标题，如某校发出的《关于禁止学生酗酒的通告》。
2.正文
正文一般分通告缘由、通告事项、通告结语三部分。通告缘由一般要写明发通告的原因、依据、目的、意义等，要求简明扼要，然后用“特通告如下”等句式过渡。通告事项是正文的主体，要具体写明一定范围内有关单位和有关人员应知晓或遵守的事项；这部分如果内容多，可分条列述，内容不多，可一段到底；文字表达要准确、严密。通告结语，可以写希望或要求，也可以说明从何时起执行。通告可以“特此通告”作结尾，也可以没有结尾。
3.发文机关署名、印章和日期
通告的发布日期也可写在标题之下。
例文1-1
关于禁止外省市号牌三轮摩托车通行的通告
为确保本市道路交通安全、畅通和有序，保障人民生命财产安全，根据有关法律、法规的规定，现就禁止外省市号牌三轮摩托车通行的有关事项通告如下：
一、悬挂外省市号牌的三轮摩托车（含边三轮摩托车、三轮轻便摩托车）全天禁止进入以下区域：
（一）自本市沪太路与江苏省交界处起，由沪太路—宝钱公路—沪宜公路—外青松公路—沪青平公路—朱枫公路—亭枫公路—S19新卫公路—卫六路—沪杭公路至浙江省交界处所构成的区域内（不含上述道路）；
（二）青浦区的青浦镇、朱家角镇地区，即自外青松公路与北青公路路口起，沿外青松公路—沪青平公路—盈朱路—青赵公路—北青公路至外青松公路所构成的区域内（不含上述道路）。
二、违反上述条款规定的，按照《中华人民共和国道路交通安全法》第九十条规定，处二十元以上二百元以下罚款。
三、本通告自发布之日起实施。
上海市公安局
2010年12月20日
例文1-2
关于开展减免税统计调查工作的通告[1]
为充分发挥税收职能作用，有效落实各项减免税税收优惠政策，支持企业发展，进一步服务上海发展大局，特别是调结构、促转型、保发展的各项工作，根据《国家税务总局关于印发〈2012年减免税统计调查实施方案〉的通知》（国税发〔2012〕47号）精神，本市税务机关将自2012年6月1日起开展全市减免税统计调查工作，现就有关事宜通告如下：
减免税统计调查工作是税务机关落实税收优惠政策，规范减免税管理，接受减免税咨询，检查督促减免税政策贯彻落实，加快办理减免税审批退库，以及为纳税人送政策上门的服务过程。
根据总体计划安排，2012年8月20日前，本市将完成2011年企业会计年度内实际发生的各项减免税统计调查工作。请全市截至2011年12月31日已办理税务登记的所有纳税人（个体工商户除外）高度重视、充分理解、积极配合主管税务机关做好每年定期的减免税统计调查工作，认真填报《企业减免税调查表》。减免税统计调查工作开展的具体事宜及时间，请根据主管税务机关安排办理。企业版减免税调查软件及使用说明近期（预计在2012年6月初）可在市税务网站（wwwtaxshgovcn）下载，也可从主管税务机关获取。
由此可能带来的不便，敬请广大纳税人谅解与配合。
特此通告
上海市国家税务局
上海市地方税务局
2012年5月31日
例文1-1属于法规性通告。由上海市公安局制发，带有强制执行性。运用了省略式标题，表述明确。首段阐述了发布这个通告的依据，主体部分先是阐述了禁止摩托车通行的具体区域，然后再写了违反规定的处罚金额，结语又规定了执行的时间。全文言简意赅，条理清楚，一目了然。
例文1-2属于告知性通告。由上海市国家税务局、上海市地方税务局联合发文。标题是省略式标题，简明扼要。首段表述了开展全市减免税统计调查工作的意义、作用，主体部分阐述了开展此项工作的具体要求、时间，言简意赅。由于此项工作需要纳税人的合作才能完成，行文中还向广大纳税人致以歉意，语言较有亲和力。
写通告时应注意的要点有：
（1）写作告知性通告时，具体告知的事项表述要清晰明确；写作法规性通告时，要注意行文严谨，逻辑严密。
（2）通告的文字表达要准确、严密，语气要坚定、庄严。
（四）写作训练
分析下面公文，指出其错误之处并加以修改：
嘉定县航运管理所航运公告[2]
（2002）嘉航字第008号
各航运、有关单位：
兹有上铁三公司在嘉定县桃浦水厂附近航段施工，架设电缆管线桥，需要断航。
断航日期、时间：自八九年三月二日上午八时至三月六日而今十时止。
断航时期，一切船舶（队）必须听从管理人员、港监员及施工现场纠察的管理，不得强行通过，断航时期，各船舶（队）必须绕道航行。
二、通知
（一）文体界说
《条例》规定，通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。通知的职能广泛，转发文件、指示工作、发布规章、通报情况、召开会议、任免干部、处理日常工作等，都可用通知。
根据通知的内容和作用分为以下五类：
（1）转发或批转性通知，是指转发下级机关来文时，用“批转”，转发上级机关、平级机关或不相隶属机关来文时，用“转发”。
（2）指示性通知，是指向下级机关布置工作、作出指示，但又不适于用命令或指示这两种公文时用的通知。
（3）发布性通知，是指发布行政法规和规章时使用的通知。
（4）事务性通知，这类通知主要用于处理日常工作中事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式告知相关单位或人员，如会议通知、放假通知等。
（5）任免通知，是指在任免和聘用干部时使用的通知。
（二）文体特征
在现行公文中，通知的适用范围最广泛，使用频率最高，这是其主要特点。任何级别的组织机构均可使用这一文种。通知的职能广泛，转发文件、指示工作、发布规章、通报情况、召开会议、任免干部、处理日常工作等，都可用通知。
（三）写作要点
1.标题
通知的标题可以由发文机关、事由、文种组成完全式标题，如《××区人民政府办公室关于成立社区教育委员会的通知》，有文件版头的可省略发文机关，由事由和文种组成标题，如《关于做好期中教学检查工作的通知》。另外，根据需要，在文种“通知”前，可加程度词，如“紧急通知”“重要通知”等，发布、批转、转发性通知，应在标题中标明其性质，如《国务院批转国家体改委1995年经济体制改革实施要点的通知》。
2.主送机关
通知的主送机关可以是一个或几个甚至所有的有关单位。
3.正文
不同种类的通知，其正文的写法也有所不同。
发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，“请贯彻执行”就可以了。指示性通知的正文，由通知的原因或目的、通知的事项（具体指示）和执行要求三部分组成，执行要求即指“以上通知，望认真执行”等惯用语。批转和转发性通知的正文，由通知的缘由、对批转和转发文件的评价、执行要求等部分构成，写作时，在表明转发、批转意图后，如需对所发文件作强调和补充，则可在第一段文字之后写出要强调补充的内容。事务性通知，由通知的缘由、告知事项和结尾三部分构成，结尾通常以“特此通知”作结，没有执行要求。任免通知正文也较简单，通常只要写明由什么单位任命或免去谁担任什么职务就可以了。
4.发文机关署名、印章和日期
例文1-3
上海市新闻出版局关于开展2014年本市全民阅读活动的通知
本市各出版、发行单位，行业协会，区县文（广）局，媒体单位：
开展全民阅读活动是我国构建公共文化服务体系的一项重要部署，对培育和践行社会主义核心价值观，提高国民思想道德素质和科学文化素质，建设社会主义文化强国，增强国家文化软实力，实现中华民族伟大复兴中国梦具有重要意义。根据国家新闻出版广电总局《关于开展2014年全民阅读活动的通知》（新广出发〔2014〕34号）要求，现将本市开展2014年全民阅读活动的有关事项通知如下：
一、围绕中心开展各种形式的主题读书活动。各出版单位要围绕学习宣传贯彻党的十八届三中全会精神、习近平总书记系列重要讲话精神、培育和践行社会主义核心价值观、中国梦宣传教育、庆祝新中国成立65周年等重大主题，推出一批优秀主题出版物。各发行单位要认真做好主题出版物的展示展销工作。各单位要广泛开展形式多样的主题读书活动，通过主题演讲、中华优秀传统文化经典诵读、读书征文、知识竞赛等丰富多彩的阅读活动，激励人们为实现中华民族伟大复兴中国梦而奋斗。
二、充分发挥“全民阅读全媒体联盟”的媒体整合传播作用。鼓励电视、广播、报刊、网络等媒体开设书评、导读、排行榜等多种形式的专栏、专题、访谈节目，宣传全民阅读活动的开展情况和社会效果，共同推进“书香上海”系列、“4·23世界读书日”等上海全民阅读活动品牌，“上海书展”“中国上海国际童书展”等重要展会，以及农家书屋等重点文化惠民工程建设，在全社会营造浓郁的书香氛围。
三、切实做好“‘4·23’世界读书日”和各大节庆期间图书大联展活动。全市各国有书店的主要网点要在“‘4·23’世界读书日”和各大节庆期间，开展形式多样、内容丰富的优秀出版物展销和购书优惠活动，延长书店营业时间。各书店要积极组织进入社区开展流动供应，方便读者购书。
四、充分发挥市区联动作用，共同推动全民阅读活动。各区县、行业协会和读书组织要根据本地区、本行业的实际情况和自身特点，注重面向基层和普通群众，开展各具特色的全民阅读活动，积极培育各区县“读书节”“读书周”“读书月”等“书香”品牌。
五、面向基层开展全民阅读“书香六进”活动。推动基层群众阅读，传播阅读理念、培育阅读习惯、提高阅读能力，是推动全民阅读活动的重要工作。要深入推动全民阅读进校园、进楼宇、进企业、进社区、进农村、进军营活动的常态化。积极组织专家学者和志愿人员深入基层、深入群众讲授辅导、引导阅读。通过文化讲座、诵读演讲、捐赠助读、读书征文、作家见面会、作者签售、阅读沙龙、读书论坛等多种形式，激发群众的读书热情。继续开展“全民数字阅读”活动、“全民阅读报刊行”活动，切实推动全民阅读活动向基层、向纵深延伸。
今年4月23日是联合国教科文组织确定的第19个“世界读书日”。本市各出版、发行单位，行业协会，区县文（广）局，相关媒体以及社会团体要以“世界读书日”为契机，积极组织、策划和承办各类丰富多样、健康向上的全民阅读活动。请各单位认真填报《上海2014年“世界读书日”相关活动填报表》（见附件），于2014年4月16日前上报我局出版管理处，同时发电子版至jjiang@sppagovcn。
联系人：××
联系电话：×××
传真：×××
附件：《上海2014年“世界读书日”相关活动填报表》
上海市新闻出版局
2014年4月8日
例文1-4
上海市人民政府办公厅关于上海世博会开幕和“五一”期间放假安排的通知
各区、县人民政府，市政府各委、办、局：
2010年4月30日晚，将在世博园举行上海世博会开幕式。为了确保国事活动和开幕式活动顺利进行，有效保障世博园区内外有序运行，努力满足外来团队和游客参观上海世博会的需求，尽量减少对市民群众生产生活的影响，让全市人民分享世博会的快乐，经国务院批准，现就上海世博会开幕和“五一”期间放假安排作如下通知：
一、4月30日（星期五）和5月4日（星期二），除保障国事活动、上海世博会运行、城市运转等必要的工作岗位外，本市机关、事业单位、学校和社会团体放假，共2天。企业和其他单位可根据实际情况自行安排。5月1日（星期六）、2日（星期日）、3日（星期一）仍按国家规定放假公休，共3天。
二、上述放假公休期间，各区县、各部门、各单位要认真做好值守应急、安全保卫、消防安全、卫生防疫等工作，保证上海世博会顺利运行和社会生产生活正常进行。广大市民要进一步增强“平安世博”意识，自觉维护社会公共秩序，尽量避开客流高峰日入园参观，展现良好的素质和精神风貌。
上海市人民政府办公厅
2010年4月2日
例文1-3是一则指示性通知，标题三要素齐全，由发文机关、事由、文种组成。因是下行文，主送单位可以有多个。正文第一段开门见山叙述了下发本通知的缘由、依据。主体部分围绕“全民开展阅读活动”这个中心下达了多项指示，由于具体内容较多，采用了分条列述，条理清楚，指示性强，告知明确。成文时间用数字标注，规范准确。
例文1-4属事务性通知。标题属完全式标题，表述清楚。开首叙述了制发通知的缘由，主体分两点分别列述放假的具体时间及放假期间需要做好的工作，没有特别的结尾语，主体叙述完就直接结束了。全文条理清晰、告知明确、干脆利落。
写作通知时需要注意以下两点：
（1）通知的对象应明确。通知均应标明主送机关即通知的对象，以便有关事项能及时办理。
（2）通知的事项要具体明确。
（四）写作训练
1.分析下面公文，指出其错误之处并加以修改。
××县卫生局《会议通知》[3]
全县各食品加工企业：
根据上级要求，对全县食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查，我们拟召开食品加工行业负责人会议，现将有关事项通知如下：
一、会议时间：201×年2月14日在县××宾馆报到，会期2天。
二、参加会议人员：全县国营、私营食品加工企业及县个体劳协各来一名负责人，各乡、镇派一名代表列席会议，不得缺席，否则一切后果自负。
三、食宿等一切费用完全由个人自理。
201×年2月8
2.根据下面材料，请按公文“通知”格式和要求，代某省政府办公厅拟写一份“会议通知”。
××省政府决定，于今年6月15日在省政府招待所召开全省环境保护工作会议，会期2天，参加人员为各市、县人民政府分管卫生保护工作的领导、环卫局长、省直有关单位负责人。
三、通报
（一）文体界说
通报是一种“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”的公文。使用通报的目的在于表彰先进、批评错误、教育干部群众、改进工作。同时它还具有传达情况、互通信息的作用。
通报可按内容分为三类：
（1）表彰性通报。主要用于表扬先进集体、先进个人的事迹，推广宣传先进经验。
（2）批评性通报。主要用于批评严重错误，传达对重大责任事故的处理意见。通常在各机关、企事业单位内部使用。
（3）情况通报。主要用于在一定范围内传达重要精神，交流有关信息，以引起人们的注意，指导工作。
（二）文体特征
通报的主要特点是真实性、典型性和及时性。真实性即通报的内容必须符合客观实际；典型性即通报的内容必须有代表性和普遍教育意义；及时性即通报的发出要迅速，否则就失去了它的应用价值。
（三）写作要点
1.标题
通报的标题，大多用发文机关、事由、文种组成完全式标题，有文件版头的也可省去发文机关，如《关于给予张××行政处分的通报》。
2.主送机关
一般通报都应写明受文（主送）机关，普发性通报可以不写。
3.正文
表彰性通报和批评性通报，首先要简述通报对象的基本情况和事实经过，然后分析被表彰的人和事件的精神或分析错误事件、事故的性质、原因及危害，最后写明作出的决定或处理意见，并提出希望或要求。情况通报的正文一般由两部分组成，首先要把通报的情况讲清楚，其次提出对下属的要求。通报的最后，可用“特此通报”来结束全文，也可不用。
4.发文机关署名印章和日期
例文1-5
关于市西中学“4·18”火灾事故情况的通报
各委办局、社区（街道），区属企业、事业单位：
上半年，在全区开展消防和安全生产大检查期间，本区范围内连续发生了多起火灾，尤其是区属单位市西中学火灾事故，经调查认定，是一起因厨房炊事人员擅自离开工作岗位，操作不当，从而导致油锅起火而引发的火灾，是一起责任事故。
为使全区各相关部门和企事业单位充分吸取教训，促进安全责任和安全工作落实，根据区委区政府要求，现将市西中学火灾事故有关情况通报如下：
一、事故经过
2011年4月18日6点26分，愚园路404号市西中学食堂厨房发生火灾，公安消防接警后立即前往现场出水扑灭。过火面积16平方米，直接经济财产损失4000元。
二、处理情况
事故发生后，区委区政府非常重视，责成有关职能部门认真调查核实，严肃处理。
按照《安全生产事故约谈警示制度》的规定，区安监局、区监察局、公安静安消防支队等职能部门（单位）于4月25日约见市西中学校长顾正卿，进行了警示谈话。区教育局根据《关于对市西中学火灾事故实施行政问责的建议》（静安委办〔2011〕10号），依据《静安区安全生产责任事故行政问责暂行办法》（静府发〔2010〕12号）和《2011年静安区教育局安全生产责任书》的有关规定，做出了对市西中学校长顾正卿“责令作出书面检查”和“取消当年评先进评优资格”的问责决定。市西中学的校长顾正卿写出了书面检查，并对学校食堂管理人员朱有荣做出了“责令作出书面检查”的问责决定。事故直接责任人被公安消防做出罚款500元的行政处罚。
三、原因分析
这起火灾事故的直接原因是食堂厨房当班人员擅自离开岗位，违反操作规程，导致油锅起火，主要责任应当由承包市西中学食堂经营的上海莘莘营养配膳有限公司承担。但通过调查分析，也暴露出作为主管方的市西中学在安全监管方面的严重不足：
一是安全教育不到位。“4·18”火灾发生在“11·15”特大火灾之后，全区开展消防和安全生产大检查之际，当班人员无视安全生产操作规程，擅离职守，说明安全教育没有深入人心。
二是安全制度落实不到位。当班人员擅离职守反映了制度执行不严格，监督有缺失。市西中学食堂为新改建项目，在未经消防验收的情况下就投入了使用；脱排烟油烟道系统清理不及时，起火后有可燃物等，更加暴露了学校无视安全操作规程的问题。
三是安全工作责任认识不到位。作为食堂主办方的市西中学部分领导还对安全工作责任存在一定的认识误区，认为食堂由配膳公司承包，安全工作应由其全权负责，忽视了主办和主管单位应当承担的安全工作的监管责任，不积极主动对承包单位开展安全教育和监督。
四、有关要求
为进一步强化全区各机关和企事业单位的安全责任意识，促进安全防范工作措施的有效落实，现就当前和今后一段时期消防和安全生产工作提出如下要求：
（一）进一步加强安全教育，强化安全意识。要结合近期传达学习“区党政负责干部（扩大）会议”精神，正确领会市委、区委领导关于安全生产工作的要求，开展一次消防和安全生产形势教育，举一反三，切实吸取市西中学“4·18”火灾事故教训，增强各级领导和全体人员安全意识，警钟长鸣，牢固树立安全为先的思想观念。
（二）进一步完善安全生产责任制，强化责任意识。要结合本次通报情况的传达，结合本部门、单位人员的思想和工作实际，不断强化各级领导干部的责任意识，切实落实好年初制定的各项安全工作制度，履行好各级间签约责任，并根据区相关规定，建立和完善安全工作问责的相关制度。
（三）进一步加强工作落实，确保生产和城区运行安全。要将安全工作贯彻到日常各项工作当中，注重长效机制，加强常规监管，经常排查安全隐患，防止和杜绝重大火灾及各类安全生产责任事故的发生。
上海市静安区安全生产监督管理局
上海市静安区监察局
2011年6月16日
例文1-5是一份批评性通报，是由两个单位联合发文的。首先开门见山地指出上半年全区火灾事故频发，并点名定性了“市西中学火灾事故”为责任事故，接着概述了该起火灾事故的基本情况，以及处理结果；然后又对此次事故产生的原因进行了分析；最后对消防、安全生产工作提出了具体要求。全文表述清晰、层次分明、分析到位、要求具体，很有警戒和教育意义。
写通报时需要注意：
（1）内容要典型，有针对性。
通报的作用在于宣传教育，警示、警戒，所以在内容上除了必须是真实的，还要选择典型的，有意义的人、事、问题来写，这样才能引起大家的注意和重视，发挥宣传教育作用。
（2）叙述要准确，评价分析要中肯。
对表彰或批评的任何事，叙述应准确无误，不可夸大或缩小；对其性质或意义的分析评价应中肯、恰如其分。
此外，通报与通知相比，二者尽管都有告知的用途，但也有明显的区别：
（1）行文的作用不同。
通报作用在于教育、引导和警戒，通知在于让受文机关知晓并遵照执行。
（2）行文的时间不同。
通知一般是事前行文，通报则是事后行文。
（3）表达方式不同。
通知一般直陈其事，较少议论，文字简练准确，篇幅短小；通报一般要作具体叙述，并作分析、评价，文字较有文采。
（四）写作训练
1.分析下列通报，指出其错误之处并加以修改。
关于表彰江×的通报[4]
各级党组织：
201×年5月4日下午3时许，××出租车公司驾驶员李××的车子遭到歹徒袭击。歹徒用手枪顶住李××的头，命令他把车子开往东站。李××巧妙地骗过了歹徒，将车子开到大运河畔的十字路口。李××机智地减速，悄悄打开车门，一踏刹车，飞身下车，高喊“抓坏人”。此刻，歹徒狗急跳墙，开枪打伤了李××的右手。正在值勤的三中队交警江×听到枪声立即赶到出事地点，歹徒突然又是一枪，江×头部擦伤，鲜血直流，但他不顾伤痛，拼命追去，周围数十名群众见状，都向歹徒追去。几分钟后，歹徒被团团围住，江×猛扑上去将歹徒死死抱住，歹徒被当场抓获。
江×今年25岁，他于××年×月×日，经过招聘考核，成为全省第一批合同制民警。三个月的培训结束后，被分到××市交通三中队工作。最初几个月，领导就发现江×身上有一股别人没有的劲头，工作踏实、一丝不苟。酷夏，烈日当头，在没有遮阳伞的岗位值勤，他从不躲到阴凉处，而是站在路中的岗台边上；雨天，他不进房子躲雨，穿着雨衣坚守岗位。上班值勤时，他在四个路口来回走动。哪里有堵车，他就出现在哪里，积极疏导；有老人、小孩过街，他上前搀扶；过路的三轮车上桥吃力，他上前推一把；过路的群众自行车坏了，他帮助修理。他连续两年被评为局先进个人，××年8月光荣入党。
江×同志勇斗歹徒的行为被人们称为伟大的、高尚的壮举。鉴于江×同志一贯表现突出，在关键时刻又经受住了严峻的考验，特此通报表扬。希望全市干警向他学习。
学习他勇于献身、临危不惧的精神，争做一名合格的公安战士，为保卫国家作出新贡献。
××市公安局
××年×月×日
2.根据以下内容拟写一份通报。
2003年×月×日下午5时左右，广州市××机械厂青年工人王松林在骑自行车途经广州登封北路时，看见一歹徒抢了一女青年的皮包后逃走，小王跳下车截住歹徒并把他抓住，却被另一个随后接应的歹徒从背后扎了一刀，小王虽受伤，仍紧紧抓住歹徒不放。最后，闻讯赶来的民警和几个保安把两个歹徒抓获。
广州市××机械厂决定给予王松林通报表扬，并发给奖金6000元。
注释
[1] 吴仁援，大学应用写作.上海：上海大学出版社，2008
[2] 吴仁援，大学应用写作.上海：上海大学出版社，2008
[3] 吴仁援，大学应用写作.上海：上海大学出版社，2008
[4] 吴仁援，大学应用写作.上海：上海大学出版社，2008
