2.2 国外文献综述
2.2.1 文献调研概述
国外档案社会化服务在实践中主要体现为商业性文件中心所提供的专业服务。然而本书所关注的“档案社会化服务”试图从宏观角度来研究基于社会分工的专业服务，因此笔者没有将商业性文件中心这类具体机构作为文献调研的重点，而是立足档案服务和社会化的角度来进行文献调研。由于在国外“档案社会化服务”并没有成为规范化的专业术语，笔者尝试使用“archival social service”、“record social service”在ProQuest和Ebsco两个数据库中进行题名检索，但未获得相关文献。考虑到中外的话语环境存在较大差异，笔者又采用扩大检索词的范围或选择下位词的方式，选择“archive/document/records service”、“archive/records/document outsourcing/outsource”作为检索词，在ProQuest和Ebsco两个数据库中进行题名检索，经过去重及去除不相关处理后，得到的最终检索结果如下表2—2所示。
2.2.2 文献研究综述
根据文献调查结果，检索出的文献列表如表2-3所示。
从文献数量方面来看，国外对档案社会化、专业化服务的理论研究较少。20世纪70年代至今，仅有18篇文章对这一领域进行研究，总体数量少，而且大部分是关于档案服务方面的，社会化方面的文献数量为零。此外，文献发表时间多集中在近十年内，可见，国外在档案社会化服务的理论研究方面，同样起步较晚且较薄弱。
从文献内容方面来看，国外相关研究成果集中于以下六个方面。
第一，梳理档案服务开展的历史。1993年发表的两篇文章都探讨了这一问题。“Archives Services in Changing Societies in Southern Africa”集中介绍了津巴布韦国家档案馆档案服务的开展情况，概述了津巴布韦国家档案馆的组织和服务功能，着重阐述了1980年津巴布韦独立后国家档案服务的发展。[1]“Archives Services in Zambia”描述了赞比亚国家档案馆的档案服务功能和历史，并分析了影响服务开展的各项因素。[2]2002年发表的“Preserving the Historical Record of American Labor：Union Library Archival Services Partnerships，Recent Trends，and Future Prospects”着重概述美国劳工档案的价值和服务情况，并介绍一个新形成的计划——劳工档案计划，即评估国家劳动档案工作和劳动档案工作者面临的挑战的计划。[3]
第二，从不同领域和角度论述档案服务的功能。国外在相关领域的研究大多从不同行业角度出发，论述档案服务某一方面的功能，这点与国内相关研究的视角略有不同。“Reference Service in an Academic Archives”一文专门论述了档案服务在学术研究中的重要作用，尤其是参考作用。[4]“Document Management Service Saves＄2～3Million”和“Consider Outsourcing Your MedicalRecords Management，but Ask These Questions First”中都阐述了医疗领域中，医疗档案服务的重要作用主要体现为提高工作效率和降低管理成本。[5][6]“Social Capital，Government Policy andPublic Value：Implications for Archive Service Delivery”一文立足社会资本、公共价值、政府政策的角度，分析档案服务对现代政府工作流程的重要作用，提出档案部门提供实际档案服务、展开教育活动、扩大服务范围和服务方式，有助于建立社会资本，能给社会带来更大的影响。[7]
第三，分析档案外包服务的优势。国外在对档案业务外包服务的学术研究中强调了外包的优势。在“Outsource Document Archiving，but Not Regulatory Control”中，作者提出外包不仅有利于减轻公司负担，有效管理信息，还能符合《萨班斯法案》的要求。“Outsourcing Document Management”中，作者论述外包可降低成本，并提高文件扫描质量等。[8]
第四，探讨档案外包服务的实际应用。在“Outsourcing：The right Decision？”一文中，作者介绍了是否要在实际工作中选择档案外包的形式，选择档案外包的必要条件，以及对所选择的商业性文件中心的具体要求等。该文从客观角度分析外包服务的可行性，并且对外包服务的应用提供可供借鉴的实际经验。[9]“Outsourcing for Imaging”一文也提出了在数字扫描领域进行业务外包的注意事项，从侧面反映了外包服务在实践应用中的现状。[10]
第五，国外档案外包服务的发展趋势。结合企业文件数字化的趋势，外包服务开始着眼于数字文件的全生命周期管理。“OutsourcingDocument Management”一文指出目前的文件外包服务商已能提供涵盖从文件形成到销毁的全套文件管理方案。其中的特色在于：智能扫描/转换、图像点播服务、电子文件托管库、实体/虚拟文件双重托管等业务。它们能很好地管理数字化的文件，提高检索使用效率。[11]
第六，提出改进档案服务的具体策略。国外文献中没有系统总结档案服务策略和方法的文章，大部分是针对国家、机构提出的具体的服务方法或改进策略，因此从整体上看比较散乱，但其中不乏可供我国参考借鉴的闪光点。例如，从法律制度的角度，“Privacy in aPublic Place：Managing Public Access to Personal Information Controlled by Archives Services”一文指出，公民的隐私保护和信息资源的开发服务之间存在矛盾，需要制定法律政策来加以解决。法律的制定从两方面着手：档案申请查询个人信息时，检查这些信息的敏感度和保密等级。通过采用标准化的检索步骤，提供最佳的常规管理。[12]从技术手段的角度，“Improving Internet Archive Service Through Proxy Cache”一文指出，提供档案下载服务的Web服务器和缓存服务器中档案的命中率相当低，因而设计一个系统将缓存与更优的检索机制相结合，以解决这一问题，可提高档案的下载利用服务。[13]从集成管理的角度，“Better Print andDocument Services：A Hidden Source ofValue”介绍了麦肯锡公司的一个集成的文档管理策略，提供文件从形成到销毁全过程的咨询服务，使文档更符合规范要求、更便于利用，同时显著降低成本、优化业务。[14]
通过文献调查和分析，笔者认为国外在档案社会化服务研究方面呈现出以下特点。
其一，对档案服务理论基础的研究严重不足。尽管国外相关领域实践上的发展已较成熟，但理论基础较薄弱。在档案服务方面，各种类型的新闻报道较多，但学术研究较少。现有文献对档案服务理论基础的探讨也不系统，多数文章仅仅是从机构角度介绍有关机构服务的开展情况，或是提出服务策略的改进意见，相关理论总结和归纳十分薄弱。
其二，缺乏服务宏观层面的总结和分析，多数是从机构或行业角度分析某方面问题的。国外对于档案社会化服务的研究多数是分领域进行论述的，例如医疗领域、商业领域等。这些领域中，档案社会化服务模式虽然各有不同，但共同点较多，应进行深入的归纳分析。但国外学者很少有从整个社会层面对档案社会化服务进行宏观研究和论述的。
总体而言，国外档案社会化服务在实践上发展较早，商业化服务较成熟，但缺乏对实践经验的深入分析和系统归纳，而且对该领域的专门理论研究更是薄弱，存在较大的研究空间。相关文献偏重介绍文件信息商业化、专业化服务的实践情况，并未将档案社会化服务作为一个领域展开深入的理论研究，可见国外现有成果的理论性和系统性也较差。本书从服务角度出发，对相关理论进行研究，有助于构建档案社会化服务的理论体系，指导并推动档案社会化服务实践的发展。
注释
[1] Njovana S.Archives Services in Changing Societies in Southern Africa[J].S.A.Archives Journal,1993,35(6):33.
[2] Mbewe,MarkF.Archives Services in Zambia.[J].S.A.Archives Journal,1993,35(7):39.
[3] Connors TJ.Preserving the Historical Record of American Labor:Union LibraryArchivalServices Partnerships,Recent Trends,and Future Prospects[J].Library Trends,2002,51(1):85-100.
[4] O'Donnell F.Reference Service in an Academic Archives[J].Journal ofAcademic Librarianship,2000,26(2):110-118.
[5] Document Management Service Saves$2～3Million[J].Health Management Technology,2010,31(3):22-23.
[6] Juliano EB.Consider Outsourcing Your Medical Records Management,but AskThese Questions First[J].Managed Care Outlook,2007,20(12):8-11.
[7] Horton S.Social Capital,Government Policy andPublic Value:Implications for Archive Service Delivery[C]／／Aslib Proceedings.Emerald Group Publishing Limited,2006,58(6):502-512.
[8] Churchill C.Outsourcing Document Management[J].Infonomics,2010,24(2):46-48.
[9] Benedon W.Outsourcing:The Right Decision？[J].Information ManagementJournal,Prairie Village,2000,34(1):34-41.
[10] Dmytrenko AL.Outsourcing for Imaging.Records Management Quarterly[J].1997,31(4):67.
[11] Churchill C.Outsourcing Document Management[J].Infonomics,2010,24(2):46-48.
[12] Sillitoe PJ.Privacy in aPublic Place:Managing Public Access to Personal Information Controlled by Archives Services[J].Journal of the Society ofArchivists,1998,19(1):5-15.
[13] Yu HF,Chen YM,Wang SY,et al.Improving Internet Archive Service through Proxy Cache[J].Internet Research,2003,13(1):61-71.
[14] Lagutaine F,Martinotti S.Better Print and Document Services:A Hidden Source of Value[J].McKinsey Quarterly.2009,(3):22-23.