7.2 档案社会化服务的实践条件
档案社会化服务的实现既需要社会出现一定的需求，更需要实践具备一定的条件，即本书研究的档案社会化服务不仅包括必要性，也包括可行性。笔者认为，档案社会化服务的实践条件主要包含两个方面——社会因素和专业因素。其中，社会因素又分为经济发展水平、政治环境、法制环境、社会分工状况和技术条件等，而专业因素主要是指档案实践的发展。下面将对以上提到的诸方面进行具体阐述。
7.2.1 社会因素
如前所述，档案社会化服务的社会因素主要体现在以下五方面：经济发展水平、政治环境、法制环境、社会分工状况和技术条件。这些方面的综合发展对档案社会化服务既提出了较强烈的需要，也为档案社会化服务奠定了较坚实的实践基础。
7.2.1.1 经济发展水平
社会经济的发展不仅催生了档案社会化服务的需求，也在一定程度上奠定了档案社会化服务的物质基础。
2010年，中国GDP总额赶超日本，成为世界第二大经济体。2012年初步核算，全年国内生产总值519322亿元，比上年增长7.8％。其中，第三产业增加值为231626亿元，增长8.1％，占国内生产总值的比重为44.6％。[1]全国非公有制经济企业已超过1000万个，个体工商户超过4000万个，对GDP的贡献率超过60％，税收贡献率超过50％，就业贡献率超过80％，新增就业贡献率达90％。[2]
经济发展推动档案社会化服务的产生，特别是社会主义市场经济建设直接导致档案社会化服务的出现。我国是以生产资料公有制为基础的社会主义国家，以公有制为主体、多种所有制经济共同发展是我国现阶段的基本经济制度。改革开放30多年来，我国的经济建设取得了长足发展，社会分工更加细化，社会联系更加紧密，社会现象更为复杂，不确定性增强。因此，社会对档案存储、归档、利用、数字化等方面的服务需求日益增加。并且，近年来，我国社会主义市场经济得到了进一步发展，对价值和效益的重视推动了档案社会化服务的出现。2013年召开的党的十八届三中全会指出，经济体制改革是全面深化改革的重点，核心问题是处理好政府和市场的关系，使市场在资源配置中起决定性作用和更好发挥政府作用。建设统一开放、竞争有序的市场体系，是使市场在资源配置中起决定性作用的基础。必须加快形成企业自主经营、公平竞争，消费者自由选择、自主消费，商品和要素自由流动、平等交换的现代市场体系，着力清除市场壁垒，提高资源配置效率和公平性。[3]总之，档案社会化服务是经济发展的结果。
同时，经济发展水平的提高是档案社会化服务的直接动力。档案服务的发展需要社会生产提供一定的物质基础。社会主义市场经济条件下，我国社会生产力有了极大的发展，由此改善了档案服务的物质条件和管理手段，为充分进行档案社会化服务奠定了良好的物质基础。在这样的环境下，适度开展档案社会化服务，符合档案的自身发展规律，有利于充分发挥档案作为社会资源的重要价值。档案工作旨在满足人类意识形态的需要，相对具体的物质生产部门而言，对档案的需要是社会更高层次的需要，所以档案服务的发展必须与社会经济相适应。目前，我国的经济建设取得了很多成果，步入了全面建设小康社会的阶段，档案服务具备了进一步发展和提高的可能。
总的来说，经济发展水平的提高与档案社会化服务存在着如下互动关系：档案社会化服务是经济发展水平提高的诉求与结果，经济发展水平的提高是档案社会化服务的基础与动力。
7.2.1.2 政治环境
从宏观角度来看，政治文明的进步是档案社会化服务的重要保障。档案是人类文明的伴生物。美国著名档案学者谢伦伯格认为，档案是一个政府借以完成其工作的基本形成工具，是政府机构赖以建立的基础。
党的十八届三中全会提出，科学的宏观调控，有效的政府治理，是发挥社会主义市场经济体制优势的内在要求。必须切实转变政府职能，深化行政体制改革，创新行政管理方式，增强政府公信力和执行力，建设法治政府和服务型政府。[4]
如今，在政府职能尚未完全转变的情况下，档案行政管理部门要本着“让利于民”的思想，逐步把具体档案工作的微观指导职能让出来，更好地发挥档案社会化服务机构在推进档案专业社
会化服务中的积极作用。比如可适当参照审计制度，将一些档案年度检查或阶段性验收工作委托档案社会化服务机构进行，在制度设计、整理方案和评估报告等环节中增强社会化服务机构的权威性和公信力。服务型政府要求不断地简政放权，即形成小政府、大社会的局面。这样的需求为档案社会化服务的实践提供了很大的空间。档案工作历来与国家的政治制度和政策相联系，是一项政治性较强的工作。我国具有中国特色的社会主义政治发展取得了巨大成就。政治民主化、公开化、法制化、科学化程度不断提高，政治稳定，科学民主，社会政治文明的极大进步为档案社会化服务提供了基础性的保障。
从微观角度来看，目前的行政环境是档案社会化服务得以发展的保证。这里提到的行政环境不仅包括具体的档案行政环境，更包括社会其他方面的行政环境。就档案行政环境而言，档案法律法规不断建立和完善，档案工作标准化逐步开展，档案机构建设深化，档案事业管理体制在探索中稳步发展，这一切都为档案社会化服务的开展奠定了良好的行政基础。同时，社会其他方面的行政环境也在逐步建立和完善，随着开放档案方针的进一步贯彻落实，档案服务必将与社会其他各项服务取得更加紧密的联系，档案社会化服务的程度将日益提高。
7.2.1.3 法制环境
在市场经济建设过程中，各行各业都离不开法制环境。档案社会化服务的发展同样受到法制环境的保障和推动。
档案社会化服务因属于服务行业，而服务行业又属于第三产业的一部分，因此所有有关支持第三产业及现代服务业发展的法律法规都能在一定程度上为档案社会化服务的发展提供法律支持。1992年6月《中共中央、国务院关于加快发展第三产业的决定》出台，1993年3月国务院批转了《国家计委关于全国第三产业发展规划基本思路的通知》，同年4月《国家税务局关于促进第三产业发展有关所得税问题的暂行规定》出台，这些法规都为我国第三产业的发展提供了很好的政策支持，也能对档案社会化服务的产生和发展起到推动作用。特别是近期出台的与现代服务业发展相关的法规政策，更有利于档案社会化服务的发展。2010年《国务院关于加快发展服务业工作情况的报告》出台，2013年7月《商务部现代服务业综合试点协调小组办公室关于现代服务业综合试点相关工作的通知》、《国家发展改革委产业协调司征集促进新兴服务业发展政策建议的公告》等连续出台，无疑都为服务业的发展带去新的发展机遇与动力。
此外，我国还出台了一些鼓励社会化服务发展的法律法规，也为档案社会化服务的产生和发展提供了法制保障。2000年《关于培育中小企业社会化服务体系若干问题的意见》出台，在全国范围内促进了中小企业的社会化服务。之后，一些地方政府也做出回应，河北省出台了《河北省人民政府关于加强中小企业社会化服务体系建设的意见》，江苏省也出台了《加快全省中小企业社会化服务体系建设的指导意见》，这些旨在推动社会化服务体系建设的法规也为档案社会化服务提供了有利的机遇。
7.2.1.4 社会分工状况
如前所述，社会分工是人类文明的标志之一。社会分工是指人类从事各种劳动的社会划分及其独立化、专业化。马克思主义认为，社会分工是在社会发展到一定阶段上产生的。真正意义上的社会分工是原始社会后期出现的。那时由于人口的增长和生产的进一步发展，出现了三次社会大分工，包括农业和畜牧业的分离、农业和手工业的分离以及商人的出现，促进了社会发展。社会分工的优势就是让人做自己擅长的事情，缩短平均社会劳动时间。实践发展证明，社会分工有利于提高社会生产率，增加社会财富。
进入21世纪，社会分工得到了更充足的发展，根据我国国民经济行业分类标准（GB/T4754—2011）的划分，现有社会行业分为20个门类，包括96个大类以及1106个小类，可见社会分工在不断细化和深化。社会分工的优势在许多行业得到了淋漓尽致的发挥和体现，如会计师事务所、律师事务所、家政服务公司以及人力资源外包公司等。笔者通过研究发现，了解以上四类典型服务机构对于本书研究具有很大的借鉴意义。
在市场经济条件下，会计师事务所得以存在并得到极大的发展。会计师事务所是指依法独立承担注册会计师业务的中介服务机构。[5]在西方发达国家，会计师事务所不仅数量庞大，而且尤其注重质量，重视企业形象和行业信誉，为保证良好的社会经济秩序发挥了积极的作用。在我国，随着社会主义市场经济的初步建立和发展，会计师事务所纷纷涌现，数量极为可观，提供的服务日趋专业化、效益化，在社会经济生活中发挥了重要的作用。会计师事务所这种基于社会分工而产生的专业性会计机构，为企业和其他组织提供了优质高效的会计服务，体现了社会分工在会计领域的优势。
我国在1980年恢复了律师制度。律师业经过30余年的发展，取得了许多成果，尤其是律师事务所在整体上已形成了一定规模。律师事务所作为一种律师服务机构，是专业律师向社会提供法律服务的机构。律师事务所在规定的专业活动范围内，可接受中外当事人的委托，提供各种法律服务。近年来，律师事务所的服务不仅包括计划管理、经济核算、激励机制建立，而且包括系统管理、公司化的业务流程管理、公司化的质量和跟踪服务管理等。通过规章制度的建立和管理制度的创新，律师事务所在很大程度上对社会法律资源进行了整合和利用，极大地发挥了社会分工的专业性和高效性。
家政服务公司是指由专业家政服务人员提供如室内外清洁、月嫂服务、钟点服务等的家政服务，将部分家庭事务社会化、职业化的社会营利组织。[6]家政服务公司的发展，有利于帮助家庭与社会互动，构建家庭规范，提高家庭生活质量。目前，我国家政服务业已初具规模，众多家政服务公司如雨后春笋般出现在各个城市，有些甚至已形成品牌，服务范围日益扩大，内部分工更加精细，服务内容开始分级。这种专业化的家政服务，很大程度上节约了社会资源，促进了社会发展。
人力资源外包是一种优化的人力资源管理方式。公司等组织实行人力资源外包有助于降低营运成本、节省时间、改善业务焦点、增加管理控制、提高核心竞争力等。人力资源外包公司面向社会提供了专门化的人力资源服务，这种服务一般也是高效、优质的，减少了公司的招聘、培训等方面的压力，是一种低成本、高效益的专业性服务，体现了社会分工不可替代的优势。
上述这四类典型社会化服务机构的建立和不断发展壮大，突出地显示了社会分工的优势。可见，社会分工的优势不仅在于节约社会资源，更在于提高社会效益。而随着社会分工的进一步发展，档案领域也或多或少受到了影响。一方面，社会工作迫切需要档案工作密切协作。更好地开展各项档案服务，使其成为社会发展不可或缺的重要组成部分，这对档案社会化服务提出了很高的要求。另一方面，社会各行业的分工、档案工作内部的分工，越来越精细，越来越专业，为档案社会化服务的开展奠定了一定的物质基础。可以说，社会分工的发展不仅对档案社会化服务提出了必要性要求，更是提供了较良好的可行性条件。
同时，通过对上述四种基于专业分工的社会服务的分析，笔者做出如下总结：第一，社会分工在很多领域具有十分明显的优势；第二，社会分工在专业领域的开展，需要许多方面的支持，例如，法律法规的建立、市场经济制度的完善、社会意识的发展等，目前档案领域已在一定程度上具备了这些条件；第三，社会分工优势之所以能完整地发挥出来，需要该专业领域提供高效优质的服务。由此可见，基于专业分工的档案社会化服务具备了良好的社会环境和专业环境，具有明显的必要性和可行性。
7.2.1.5 技术条件
信息技术、信息社会和信息产业的发展，对档案服务提出了新的、更为强烈的诉求，这种诉求极大地体现在对档案社会化服务的呼吁上。同时，信息技术、信息社会和信息产业的发展，也为档案社会化服务提供了技术动力和环境保障。
第一，信息技术在档案部门广泛应用。
计算机技术、缩微技术、复印技术、网络技术和通信技术的迅速发展和广泛应用，为档案社会化服务提供了物质基础和技术保证。从20世纪后期开始，信息技术逐渐应用于各地办公部门与档案部门的业务工作之中，从而对传统的档案管理与档案信息资源开发手段与方式造成了极大的冲击，大大改变了档案工作的面貌。新技术的应用，消除了人们在地域空间上利用档案的障碍，加强了地区与地区以至国家之间的协作，还为用户提供更快捷、更便利、更有效的档案服务。同时，新技术的应用在很大程度上降低了档案服务的成本，提高了档案工作的效率。只有将这些先进的现代科学技术普遍应用于档案工作实践中，档案社会化服务才能体现出自身特有的优势。
第二，信息社会不断发展，信息产业不断壮大。
科学技术的重大进步，将人类社会推进到了信息社会，出现了信息产业。信息产业是伴随着现代科技的不断发展而迅速崛起的一种新兴产业，它的出现是社会分工进一步细化的必然结果。在欧美等西方发达国家，信息产业早已被视为现代生活中一个不可缺少的重要组成部分，成为跃居传统产业之上的最大产业之一。信息社会背景下，档案作为一种重要的社会信息资源，发挥着自身不可替代的作用。因此，档案信息资源的开发利用，得到了人们的极大关注。档案社会化服务正是在这样的条件下，以自身独有的优势出现。
7.2.2 专业因素
本书涉及的专业因素主要是指档案实践的发展。而档案实践的发展主要体现在以下五方面，即档案工作内容、档案意识、档案机构、档案人员和档案法规政策。
7.2.2.1 档案工作内容
众所周知，档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案的潜在价值为现实价值，实现社会共享，最大限度地服务社会。档案工作内容随着社会发展发生了许多变化。首先，档案工作的内容不断拓展和丰富。广义上的档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。狭义上的档案工作指档案管理工作，基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。其次，随着社会信息化程度的不断提升，各种信息技术不断地应用于档案工作，与档案工作内容紧密结合。经调查发现，从改革开放至今，从第一台PC机的诞生到互联网的普及应用，我国各级各类档案局馆经历了档案管理软件开发利用阶段、档案数字化和档案信息资源建设阶段，进入到了档案信息网络建设阶段。仅以北京市档案局馆为例，其门户网站自2002年开通后，网站内容不断丰富，网站的服务功能也增强，建立了6个数据库，推出了80万条开放档案目录，并已开始提供部分原文网上服务。总之，目前我国的档案工作已达到一定水平，为档案社会化服务的开展提供了非常有利的实践条件。
7.2.2.2 档案意识
档案意识包括社会的档案意识，也包括档案界的社会意识。档案意识的提高既对档案社会化服务具有了强烈的需求，也保证了档案社会化服务的开展。档案工作的发展影响着档案意识。人们逐步认识到：档案不仅是历史的凭证，而且是国家重要的信息资源；不仅是个人和单位的文化财富，而且是国家和社会的文化财富。档案工作是社会主义现代化建设不可缺少的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的重大事业。因此，档案工作不仅仅是档案人员和档案部门的事，而且越来越受到国家和整个社会的关注，民众越来越重视在社会活动中形成的各种档案，较自觉地维护档案的完整与安全，并重视档案信息的开发利用，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的重要作用。这为档案社会化服务的发展提供了较良好的意识基础。
7.2.2.3 档案机构
随着社会分工的不断细化，目前我国的档案机构不仅包括公共档案馆、内部档案机构、档案行政机构等传统意义上的档案机构，还包括了以文件中心、档案寄存中心、档案事务所、现行文件资料中心等为突出代表的新型档案机构。传统档案机构在档案工作中发挥了重要的作用：一方面，长久保存社会活动中形成的有价值的档案，维护党和国家历史真实面貌，满足科学研究和各方面工作利用需求；另一方面，制定和完善制度法规，开展业务指导，完善基层的档案管理工作。同时，新型档案机构的建立在推动我国档案工作的发展中正发挥着积极作用。据不完全统计，目前我国的新型档案机构已有400余家，遍布全国28个省区市。这些机构采用了先进的科学技术，如深圳市世纪科怡科技发展有限公司与Microsoft、Cisco、Oracle、SUN、BEA、柯达等建立了战略合作伙伴关系，保证了公司的产品与技术同国际接轨。[7]此外，这些机构提供的服务内容既涉及文档的运送、日常管理、安全保存、鉴定销毁等传统服务项目，又包括文档数据恢复、文档管理软件设计、文档管理系统开发、知识管理等新型服务项目，很好地填补了市场空白，一定程度上缓解了企事业单位（特别是民营企业）的文件档案管理压力，满足了客户需求，为档案社会化服务提供了可靠的保证。
7.2.2.4 档案人员
首先，从20世纪80年代开始，我国档案教育经历了一个大规模、实质性发展的阶段。蓬勃发展的档案教育，为我国培养了一大批高素质的档案专业人才。从人员数量上看，我国现有大约100万的档案从业人员，数量优势较明显。从人员素质上看，据调查统计，目前我国共有32所高校开设档案学专业，以本科教育为基础，以硕士为培养重点，仅2012年这一年全国各高校毕业的档案学硕士研究生就达287人，为我国档案事业发展培养和输送了大批高素质人才。人是生产力中最活跃的因素，正是档案专业人才队伍的建设和优化，才为档案社会化服务提供了人才保证。其次，在众多新型档案机构中，一批公关能力强、管理水平高、档案专业技能硬的专门性高级人才为开展优质高效的档案服务发挥了主力军的作用，档案人员的专业素质有了明显的提升。这一点在国外体现得更为明显。例如，知名商业性文件中心Recall公司总裁兼运营长埃尔顿·波茨（Elton Potts）拥有MBA学位和金融管理学学士学位，并且具备数十年的管理工作经验，在产品设计、标准建设、产品销售等多方面均有过出色的工作表现。因此可以看到，档案社会化服务已具备了一定的人才储备。而不管是专业档案人员的数量增多，还是档案人员的素质提高，都是档案社会化服务开展的必要条件。
7.2.2.5 档案法规政策
档案社会化服务的产生和发展会受到专业法规政策的影响。目前，国内外制定或颁布的档案法规政策对档案社会化服务的开展具有保障、规范和推动作用。国外的法规政策包括若干层次，既有相关的国际组织标准和国家法规，又有档案社会化服务行业的规范，还有档案社会化服务机构自身的制度，它们互相补充，为国外档案社会化服务的顺利发展提供了专业法规政策环境。相比之下，我国档案社会化服务的法规建设主要局限在地方层面，还未上升到国家层面或行业高度。据了解，上海、北京、安徽、辽宁、黑龙江、河北、湖南等省市已制定了专门针对档案中介机构的地方法规政策，这些法规政策尽管存在内容笼统、规定不够清晰等不足，但它们也能为我国档案社会化服务的良性发展起到保障和规范作用。
注释
[1] 参见《中华人民共和国2012年国民经济和社会发展统计公报》，见http://www.stats.gov.cn/tjgb/ndtjgb/qgndtjgb/t20130221＿402874525.htm，20131119。
[2] 参见《全国两会联合现场直播》，见http://www.xinhuanet.com/2013lh/zhibo/20130306b/wz.htm，20130306。
[3] 参见《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，见http://news.xinhuanet.com/politics/201311/15/c＿118164235.htm，20131115。
[4] 参见《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，见http://news.xinhuanet.com/politics/201311/15/c＿118164235.htm，20131115。
[5] 参见百度百科：“会计师事务所”，见http://baike.baidu.com/view/134754.htm，20120327。
[6] 参见百度百科：“家政服务公司”，见http://baike.baidu.com/view/3470922.htm，20120327。
[7] 参见深圳市世纪科怡科技发展有限公司的相关介绍，见http://www.infosoft.com.cn/newpages/11gsjj.asp，20120502。