1.1 文本、字符输入技巧

输入文本及字符是编辑Word 2013文档的首要工作，可谓无编辑不文档，为提高文本的输入的效率，应该学习掌握如下相关技巧。

技巧1 快速输入常用长短语

我们通过“自动更正”功能可以快速输入文档中出现频率较高的长短语。例如，在编写公司文件的时候，经常要输入公司全称，而公司全称又很长，输入很麻烦。将公司全称设置为一个自动更正项，则可以实现替换式的快速输入。

Step 1 单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“选项”标签（图1-1），弹出“Word选项”对话框。

Step 2 单击“校对”标签，在右侧单击“自动更正选项”按钮，如图1-2所示。

Step 3 单击“自动更正”选项卡，在“替换”框中输入“化工”；在“替换为”框中输入“黑龙江化工研究院”，单击“添加”按钮，如图1-3所示。依次单击“确定”按钮即可完成此项设置。回到文本输入界面，再次输入“化工”并按〈Enter〉键，Word就会自动将“化工”替换，从而实现高效输入“黑龙江化工研究院”这个长短语的目的。

技巧2 快速重输入内容

在编辑文稿时，常会遇到刚输入的内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行，但不够快捷。其实，只要按下〈Alt+Enter〉组合键，刚才输入的内容就会被自动重新输入一遍，若再按会再重复。图1-4所示的表格是插入文档中的一张成绩表，现在要算总分，由于在Word 2013文档中对表格求和需要逐个单元格进行（Word 2013并不能像Excel 2013中那样去复制公式），此时即可使用〈Alt+Enter〉组合键，快速重复输入前面的公式得到计算结果。

首先求出第一位学生“张宇”的总分，然后将光标定位倒第二个需要求和的单元格中，按下〈Alt+Enter〉组合键即可重复输入上一个单元格的求和运算公式，自动得出求和结果，如图1-5所示。

技巧3 快速输入中文省略号、破折号

编写文案时，可能会遇到多处内容需要输入省略号与破折号的情况，这两种标点符号很常见却无法在键盘中找到它们，甚至有人使用6个英文状态的句号来代替省略号，这自然是错误的。其实可以使用如下快速键来实现快速输入省略号和破折号。

定位要插入省略号的位置（图1-6），按〈Shift+6〉组合键即可输入省略号，如图1-7所示。

定位要插入破折号的位置（图1-8），在半角输入状态下，按〈Alt+Ctrl+-（减号键）〉组合键输入破折号，如图1-9所示。

技巧4 快速输入大写中文数字

日常办公中，有时会遇到要在Word 2013文档中输入大写中文数字，特别是在编辑与财务相关的文档时，大写金额使用得更加频繁。此时可以采用如下先输入小写金额再进行快速转换的办法实现输入。

Step 1 选中金额数字，在“插入”选项卡的“符号”选项组中单击“编号”按钮（图1-10），弹出“编号”对话框。

Step 2 在“编号类型”列表框中选中“壹，贰，叁…”，单击“确定”按钮（图1-11），即可将选中的数字转换为大写金额，效果如图1-12所示。

技巧5 快速输入上、下标

在编写科技文档或数学、化学试题时，需要为某些字符设置上标或下标。在“开始”选项卡的“字体”组中提供了“上标”和“下标”两个功能按钮，利用它们可以实现上标或下标的效果。

Step 1 光标定位于要添加上标的位置，在“开始”选项卡的“字体”选项组中单击“上标”按钮（或按〈Ctrl+Shift++（加号键）〉），如图1-13所示。

Step 2 输入的上标字符，如图1-14所示。

技巧6 轻松输入商标、版权符号

在编辑Word 2013文档时，有时需要输入商标字符、版权字符等特殊的字符。下面就以插入商标字符为例，介绍这些字符的输入方法。

Step 1 光标定位于要添加字符的位置，在“插入”选项卡的“符号”选项组中单击“符号”→“其他符号”按钮（图1-15），弹出“符号”对话框。

Step 2 单击“特殊字符”选项卡，在“字符”列表中选中“商标”，单击“插入”按钮（图1-16），即可在文档中插入商标字符，效果如图1-17所示。

技巧7 输入特殊符号

在文档输入过程中，经常需要输入一些特殊的符号，而这些特殊的符号无法使用键盘来输入。我们可以通过插入符号的方式来输入。

Step 1 光标定位于要添加符号的位置，在“插入”选项卡的“符号”选项组中单击“符号”→“其他符号”按钮（图1-18），弹出“符号”对话框。

Step 2 在“符号”选项卡中单击“字体”下拉按钮，单击“普通文本”，在符号列表中找到并选中需要插入的符号，单击“插入”按钮（图1-19）即可在文档中插入该符号，效果如图1-20所示。

技巧8 常用图标的替换插入法

自动更正功能不仅可以实现将简短文字自动替换成为长短语，还可以实现将简短文字自动替换为图片。例如，文档编辑过程中经常要使用LOGO图片，则可以建立一项自动更正来实现快速替换输入。

Step 1 将LOGO图片插入到文档的空白处，如图1-21所示。

Step 2 选中图片，单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“选项”标签（图1-22），弹出“Word选项”对话框。

Step 3 单击“校对”标签，在右侧单击“自动更正选项”按钮（图1-23）弹出自动更正对话框。

Step 4 选择“自动更正”选项卡，在“替换”文本框中输入“联想”；在“替换为”文本框显示为选中的图片（默认不显示，但这并不影响最终效果），如图1-24所示。单击“确定”按钮完成设置。

Step 5 返回文档中，再次输入“联想”（图1-25）时，自动被替换为LOGO图标，如图1-26所示。

技巧9 “自动图文集”快速输入

在编辑文档时，若经常需要添加公司联系方式等同样的文本或图片，可把内容添加到“自动图文集”，下次需要使用时可快速插入此内容，然后再做局部更改即可。

Step 1 单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“选项”标签（图1-27），弹出“Word选项”对话框。

Step 2 单击“快速访问工具栏”标签，在“从下列位置选择命令”处单击下拉按钮，选择“不在功能区中的命令”，在下面的列表框中单击“自动图文集”，单击“添加”按钮（图1-28）。单击“确定”按钮完成将“自动图文集”添加到快速访问工具栏的操作。

Step 3 选中要添加为自动图文集的文本区域，在快速访问工具栏中单击“自动图文集”→“将所选内容保存到自动图文集库”按钮（图1-29），弹出“新建构建基块”对话框。

Step 4 单击“确定”按钮（图1-30），即可实现“自动图文集”的创建。

Step 5 下次若要输入该内容，定位光标于要添加的位置，在“快速访问工具栏”中单击“自动图文集”按钮，在弹出的下拉菜单中单击该内容即可快速输入此内容，如图1-31所示。