党政机关公文处理工作条例精解与范例(第三版)
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第六节 公文格式

统计分析表明,公文格式方面所犯的错误属于屡教屡犯、屡改屡犯的错误,并且是比较低级的错误。究其原因,有如下五个方面:一是1996版《条例》关于党的机关公文格式规定、2000版《办法》关于国家行政机关公文格式的规定,都属于原则性的要求,各级党、政机关在执行过程中,理解不同,往往因循过去的经验做法,稍作适应性的调整,就继续应用,所以造成格式不规范。二是1999版《格式》关于公文格式的规定非常具体、细节要求很多,不下大力气就不能全面正确地掌握,并准确应用到公文实践中。三是对公文格式认识不深刻、重视不够,没有形成正确的公文格式观。四是没有按照程序要求行文,对照格式要求核查校对不够。五是对2012版《格式》没有准确理解并熟练掌握,有的还没有从过去的格式要求和处理习惯中走出来。

什么是正确的公文格式观

什么是格式?在我国历史上,“格式”一般有三个方面的意义:(1)规则法度。(2)一定的规格样式。(3)文学写法体例、样式。《现代汉语词典》释义:格式就是一定的规格式样。

什么是公文格式?2012版《条例》及其配套《格式》均没有进行概念界定。有的研究者认为,所谓公文格式,“是公文的各个组成部分的具体表现形式,即公文的外观形式,是公文的权威性和严肃性在形式上的体现。规范的格式不仅有利于公文意图的正确体现,也有利于公文处理,提高工作效率,很好地发挥公文的效用。”[35]也有的研究者认为,所谓公文格式,“简言之就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言,既由公文的内容所决定,又服务于公文的内容需要,这是我们理解公文格式的基本思路。公文格式的范畴包括公文采用的介质、公文印制要求、公文中数据的表示、公文各要素的排布等内容。”[36]

这里要强调的是,公文格式不是可以这样或者那样随便变通、可以要或者可以不要的一般形式,而是指公文的组成部分和标印规范。公文格式具有规范性和相对确定性,对公文采用的介质、印制、文字、图表、数据、要素排布等,以及公文处理工作者的思维、操作具有模式化的影响和制约作用。在公文撰写和印制过程中,各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求,以保证公文结构完整正确、公文格式规范有效,同时有利于阅读、理解和处理公文。所以,公文格式是一种制度标准,是工作程序和工作规律的反映,是工作作风的体现。这就是正确的公文格式观。正确的公文格式观要求我们必须养成科学的公文格式处理习惯、套路。建议在起草或拿到一篇文稿时,首先解决页面设置问题,然后从第一个要素到最后一个要素,依次作出设置、调整或检查、校改。

公文格式承载公文意志,维护公文制度,具化公文形式,实现公文标准,体现公文规律,反映公文作风。公文格式受到公文制度的规范,也是公文制度的重要组成部分,公文形式“合格”,公文要素“入格”,公文载体“够格”,所以,公文必须以格范文。公文格式作为公文结构的外在表现形式,主要受到五个方面的影响:一是公文意志的实际要求。这种实际要求,是公文主体在多因素条件下权衡求解的产物,并不能“随意地想怎么干就怎么干”。二是约定俗成的习惯传统。三是国家治理、公文制度的历史沿革。[37]公文格式包括法定格式、约定格式两种类型,“法定格式来源于约定俗成的格式,而约定俗成的格式为法定格式奠定了基础”。[38]四是公文载体(物质与符号两个方面)的发展演化。[39]五是电子公文与电子政务技术的发展应用。[40]公文格式的特定作用,主要表现在如下几个方面:一是规范公文处理行为,统一公文处理流程,提高公文处理质量和效率;二是引导公文思维,约束公文写作,提高公文自身的质量;三是法定关键格式要素,发挥法定效力。关键格式错误,会影响公文的法定效力。

新旧格式规定的差异

()2012条例关于格式规定的变化

2012版《条例》第三章“公文格式”,共有四条,其中,第九条规定了18个格式要素;第十条规定了公文版式;第十一条规定了文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等;第十二条规定了用纸。18个格式要素包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

2012版《条例》格式要素的规定主要有以下变化:一是规定涉密公文应当标注份号。2000版《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号。二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。2000版《办法》要求标注“特急”“急件”。三是采用了1996版《条例》的规定,规定联合行文时发文机关标志既可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。2000版《办法》要求并用,主办机关排列在前。四是吸纳了1996版《条例》的规定,明确规定公文标题应标发文机关。2000版《办法》措辞为“一般应当”,未作强制性要求。五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。六是取消了主题词。七是将页码作为公文格式要素之一。1996版《条例》、2000版《办法》未列入。

()2012格式的变化

依据2012版《条例》精神,2012版《格式》[41],按照“遵循条例,满足需求,继承发展,庄重美观”的原则[42],结合多年来党政机关公文格式的实际应用,对格式名称、公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体修订和规定,使公文格式更加规范统一,庄重得体,便于实操,以更好地体现公文的权威性和严肃性,保证党政机关公文特定效力的发挥。2012版《格式》是对2012版《条例》关于格式要求的细化,侧重于技术指标和操作细则,所以,要首先认真学习掌握2012版《条例》,然后才能学习掌握好2012版《格式》,并落实到具体操作实践中去。

2012版《格式》主要修改内容有九个方面。一是调整标准名称和适用范围,标准名称由《国家行政机关公文格式》调整为《党政机关公文格式》,适用范围从国家行政机关公文扩展到党政机关公文,“其他机关和单位的公文可以参照执行”这条规定不变。如前所述,实际上是实现了对我国除港澳台地区之外的全覆盖。二是调整标准总体结构,使逻辑关系更加系统,层次关系更加清晰,规定内容更加规范。特别是首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,公文表现形式更加规范。三是新增“公文中计量单位、标点符号和数字的用法”一章,作为第九章,进一步规范其在公文中的用法。四是调整公文印刷装订要求。五是增加和删除若干要素并调整部分要素名称。六是修改若干要素编排规则,包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文机关署名、成文日期和印章。七是细化信函、命令(令)和纪要格式。八是新增包括联合行文公文首页版式2个、信函格式首页版式、命令(令)格式首页版式、公文末页版式、附件说明页版式和带附件公文末页版式7个公文式样,删除上行文首页式样。九是调整公文中红色分隔线,将1999版《格式》中使用的“正线”“反线”“武文线”“文武线”统称为红色分隔线,并对其粗细程度分别进行了规定。

全面准确熟练掌握2012格式

2012版《格式》规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。由于2012版《格式》规定比较详细,下面主要是从便于学习、操作的角度,对其进行介绍分析,并对一些没有明确规定而实际操作又有需要的细节,提出意见建议。

首先,请注意2012版《格式》的两可措辞,具体如下:

1 范围:……其他机关和单位的公文可以参照执行。使用少数民族文字印制的公文,其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行,其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

4 公文用纸主要技术指标:公文用纸一般……

5.2.2 字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

5.2.3 行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.2.4 文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

7.2.1 份号:如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

7.2.2 密级和保密期限:如需标注密级和保密期限,一般……

7.2.3 紧急程度:如需标注紧急程度,一般……

7.2.4 发文机关标志:……推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般……

7.2.6 签发人:……一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.3.1 标题:一般……

7.3.3 正文:……一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7.3.5.1 加盖印章的公文:成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般……

7.3.5.3 ……签名章一般用红色。

7.4.1 版记中的分隔线:……(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

7.4.2 抄送机关:如有抄送机关,一般……

7.4.3 印发机关和印发日期:印发机关和印发日期一般……

7.5 页码:一般……

10.1 信函格式:发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐……

10.2 命令(令)格式:发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20mm,推荐……

10.3 纪要格式:纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定

请注意:2012版《格式》明确规定的,应当严格遵照执行;使用“一般”“推荐”“可以”等两可措辞的,可以优先采用执行;没有明确规定的,根据实际需要研究执行。但是,有的地方、部门,继续沿袭过去的陈旧做法,仍然坚持通过对发文机关标志、分隔线、公文标题、印发转发通知类公文等的具体规定,生硬区分党、政机关公文格式差异,没有法理依据,有悖于2012版《条例》及其配套《格式》的改革精神要求,欠妥当。这些所谓的“区别”实际上已经没有必要存在,建议参考本书的研究成果进行简化、统一和规范。

()规范性引用文件(标准2)规定及注意事项

【标准条款】

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。

GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

GB 3100 国际单位制及其应用

GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则

GB 3102(所有部分)量和单位

GB/T 15834 标点符号用法

GB/T 15835 出版物上数字用法

【注意事项】

这一章所列出的“规范性引用文件”是做好公文处理工作的基础。其实,还有一些文件,对做好公文处理工作很有实用价值,如《校对符号及其用法》(GB/T 14706)。实际工作中,很多同志,特别是非专业职能部门的同志[43],对此不是很重视,导致基层基础工作能力比较薄弱,队伍素质参差不齐,而一般的公文培训由于受时间、对象、授课者等诸多方面限制,难以深入细致地都讲到,颇有点“积重难返”的味道。破解这个难题,一方面需要调整培训内容、时间长度和方式模式,另一方面更需要同志们付出特别努力,加强自学研究和相互切磋,边学边用,边用边学,每天都有所解决,日积月累,自然有所收获、有所提高、有所突破。

()“术语和定义”(标准3)规定及注意事项

【标准条款】

3.1 字word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

3.2 行line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

【注意事项】

在用办公软件WORD处理时,段落“行距”、线的“粗细”等是用“磅”(pt)来度量的。表述字体大小的计量单位有两种:一种是汉字的字号,如八号、七号……小初、初号,“数值”越大,字就越小,八号字是最小的。另一种是用国际上通用的“磅”来表示,如5、5.5……48、72等,其磅值的数字范围为1~1638,数值越小,字就越小,最小的字号为1磅,“1638磅”是可设置最大的。在WORD环境下,也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。1磅为1/72in,1in是25.4mm,1磅约0.3527mm, 1mm约2.8353磅。汉字的字号与磅值、mm的对应关系如下:

《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》认为,3号仿宋体字的宽度约5.54mm,高度约5.54mm,高、宽近似相等;一行(3号字字高+3号字字高的7/8)约10.39mm。[44]这个结果可能不太妥当。

本书根据2012版《格式》所定义的“字”“行”及标准5“公文用纸幅面尺寸及版面要求”计算得出,一个3号仿宋体字宽近于5.57mm(156mm/28字),行高近于10.23mm(225mm/22行,3号字字高+3号字字高的7/8),则字高近于5.45mm(225mm/22行×8/15),给人的感觉是“3号仿宋体字有点横胖”。3号字字高的7/8约为4.77mm。

这个换算关系涉及整个公文格式的设计安排,不是可有可无的,也不是可以随便的。建议2012版《格式》修订时,对此条进行修改,予以明确规范,最好同时使用mm和磅。

()“公文用纸主要技术指标”(标准4)规定及注意事项

【标准条款】

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,p H值为7.5~9.5。

【注意事项】

要高度重视公文用纸规定,严格采购符合标准的纸张,以有利于体现公文的权威性、严肃性和美观,有利于印制、阅批、流转和保存。纸张使用不当,甚至可能影响公文效力的发挥。由于纸张批次及其存放条件、时间等因素可能导致纸张质量、成品观感有所差别,所以,同一文件最好是使用同一条件下的纸张。公文如需交印刷厂印制,要求其严格使用符合标准要求的纸张。

()“公文用纸幅面尺寸及版面要求”(标准5)规定及注意事项

1.幅面尺寸(标准5.1)

【标准条款】

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

【注意事项】

要严格采购符合标准的纸张。用于张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

2.版面(标准5.2)

(1)页边与版心尺寸(标准5.2.1)

【标准条款】

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

【注意事项】

在用办公软件WORD排版时,文件“页面设置”中“纸张”选A4,页边距设置取上37mm、下35mm,理论上左28mm、右(切口)26mm,装订线设置取“0”,装订线位置设置取“左”。这样设置得到的效果,就是使公文纵看显得沉稳、庄重,而且天头相对较多空白,便于拟办、批示;横看,公文正文处于居中,便于阅读,观感相对较好。在办公软件WORD排版时,由于公文奇偶页双面打印,1mm的差别实际上并不明显,为了便于广大普通公务员学习记忆、便捷开展公文拟制,建议左右都设置为27mm。

(2)字体和字号(标准5.2.2)

【标准条款】

如无特殊说明,公文格式要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以适当调整。

【注意事项】

对发文机关标志和公文标题推荐使用“小标宋体字”,如果办公软件上没有安装相应字体,则在电子公文的显示、打印方面,就会出现字体格式变形走样,印发后就会造成工作被动。所以,凡是用于处理公文的电脑,都应该安装符合规范要求的字体。在用WORD软件实际操作中,一般也可选用“方正小标宋简体”。

(3)行数和字数(标准5.2.3)

【标准条款】

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

【注意事项】

要注意标准3“术语和定义”中关于“字”和“行”的规定,这是公文格式要素编排的基础。

所谓“撑满版心”,是指公文第一行字顶格编排在版心左上角,最后一行字沉底到版心下边缘。在用软件WORD排版时,在设置好上下左右的页边距后,一般将“字体”设置取“仿宋”,“字形”设置取“常规”,“字号”设置取“三号”,字符“缩放”设置取“100%”,“间距”“位置”设置取“标准”,段落“行距”设置取“28磅”,即可满足每页22行、每行28个字的要求。依据标准“7.3.5.5”的要求,如果一段话最后只剩一个字单独成行,一般通过删除1~2个字,或者压缩该段落的字间距,如果是数字较多的段落,最好综合使用这两个方法,从而将这个字提到上一行,既避免影响美观,又避免占篇幅。在公文、讲话等文稿起草中,这些方法的使用频率都很高。为方便印制,每页行数、每行字数实际上往往有所增减,并不能完全符合每页22行、每行28个字的要求。有所增减时,需要适当调整字间距、行间距,但版心尺寸不变。

(4)文字的颜色(标准5.2.4)

【标准条款】

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

【注意事项】

版头中的公文机关标志、分隔线,主体中的印章、签名章,用红色。在电脑、网络上进行“剪切、复制、粘贴”等操作时,可能会将原稿中的非黑色文字夹带到公文电子草稿中,这时需要采用“仅保留文本”的操作,然后再进行相关文字处理操作,使插入的文本字体、字形、字号、颜色等格式与公文电子草稿要求保持一致。

在自己起草文稿,或者审阅修改他人起草的文稿时,要对“公文用纸幅面尺寸及版面要求”保持敏感,在电脑文字处理中,首先要对页面,文字字体、字形、字号、颜色,段落间距、行距、缩进等格式进行调整操作,使之符合规范要求。否则,极易造成局部文字在格式上的差异。这些细节部分,如果不首先进行技术处理,待稿完成时,就可能被忽略,或者在从头到尾的统稿修饰中有所遗漏,成为公文质量隐患。

()“印制装订要求”(标准6)规定及注意事项

1.制版要求(标准6.1)

【标准条款】

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

【注意事项】

可根据实际排版需要,适当调整行距,以使正文至少有1行与发文机关署名、成文时间、印章在同一页上。文字和标点符号等的准确率要求100%。公文交印刷厂后,页码顺序如需人工拼制,要确保准确,位置误差不超过±1mm。“版心不斜”,就是要求在打印机、复印机、一体机等设备中,纸张放置正确,走纸正确,否则就会导致歪斜打印、复印、速印。

2.印刷要求(标准6.2)

【标准条款】

双面印刷,页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

【注意事项】

要采购符合标准的墨盒或硒鼓,并保证充足。在比较潮湿的天气里,注意保持纸张干燥。如果是套红打印、复印、速印,套印要准确,符合标准要求。进纸时,注意不要使纸张歪斜、折皱或顺序错乱,要做到无脏,无皱,无斜,无破,无白页,无倒印、错印。

3.装订要求(标准6.3)

【标准条款】

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

(1)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;

(2)无坏钉、漏钉、重钉,钉角平伏牢固;

(3)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为 3~5mm。

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

【注意事项】

一般地,装订是形成公文的最后一道工序。装订要不歪、不斜、四角成直角。保持页面清洁无脏。胶装不掉页、不粘面。无多页、无缺页,无颠倒、无混装,无漏号、无重号。在普通办公室日常打印、复印、速印公文的装订过程中,要注意,如果使用装订机自动装订,需要进行页码检查,主要是防止多页、缺页;如果是用普通订书机手动装订,在进行页码检查的同时,还需要注意订位的上下、左右距离,避免坏钉、反复装订。装订页数较少的文稿,最好使用较小的订书钉;页数较多的文稿,则使用较大的订书钉,否则不容易达到标准6.3的要求。要通过训练,养成符合规范的装订习惯,特别是要提高目测订位的准确度,准确调整装订的角度、力度。

()“公文格式各要素编排规则”(标准7)规定及注意事项

1.公文格式要素的划分(标准7.1)

【标准条款】

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

【注意事项】

2012版《格式》“将一个完整的公文分为版头、主体和版记三部分”,这种说法是错误的。正确的说法是,“将一个完整的公文分为两大部分,其中版心内的要素又划分为版头、主体、版记三个小部分,版心外的要素只有一个,即页码。”这与1999版《格式》的相关规定差别巨大。[45]简单讲,就是公文格式要素分为两大部分、四小部分:

版心内有:(1)版头,包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。(2)主体,包括:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。(3)版记,包括:版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。版心外有:(4)页码。

2012版《条例》第九条列举了18项公文格式要素,2012版《格式》“7 公文格式各要素编排规则”,在事实上,将分隔线作为必不可少的要素。所以,建议将2012版《条例》与2012版《格式》关于公文格式要素的规定进行统一,在2012版《条例》第九条增加“分隔线”作为公文格式要素。

按照不同文种的具体要求,公文的要素有不同的组合。例如,非上行文一般没有签发人;议案是由领导签署,而不是盖章;信函格式文件,可能有,也可能没有版记部分。但是,严格地讲,在公文格式要素的组合中如果“没有”某一要素,这只是形式上的“没有”,作为程序处理环节而言,这些要素还是客观存在而且必须经过审核把关,只有符合格式要求的公文才能正式发出。也就是说,公文的“有”是经过审核把关的“有”,“没有”是经过审核把关的“没有”,来不得半点主观随意,来不得半点含混不清。这样做的目的,就是确保公文高质量、高效率、零差错。

2.版头(标准7.2)

(1)份号(标准7.2.1)

【标准条款】

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

【注意事项】

份号,指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如果有必要,非涉密公文也可以编制份号。例如,一些非涉密、但是从机要渠道发的公文,往往编有份号。份号是印发公文的唯一标识,通过份号分配、登记,可以准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象。在实际工作中,上级地方政府对下属地方政府、部门等最好是进行编号管理,即某一段的份号,固定发给某一单位,以降低工作人员大量重复性工作的难度,提高熟练度、准确度。

标准7.2.1没有对“份号”的具体标注方法作出特殊规定,一般可以有三种选择:第一种,根据标准5.2.4上下文关系,可以视为标准默认“份号”优先设置字体为仿宋体、字形为常规、字号为3号、颜色为黑色、6位阿拉伯数字(视最大印刷份数情况,一般取3~6位数)。第二种,为了将份号与密级和保密期限、紧急程度的编排统一起来,设置为“6位3号黑体黑色阿拉伯数字”。第三种,为了突出强调“份号”的特殊功能,发挥醒目、警醒的效果,设置为“6位3号黑体红色阿拉伯数字”。建议采取第三种编排方式。

不管选择哪种方式编排,份号数字前均要编虚位,编号应该从1开始,连续编号,如“000001”“000002”。而且在一个地区,应该作出统一规定。

有的在电脑上录入份号,逐份打印;有的使用号码机手工在成文上加盖份号;有的印刷设备带有印号功能,可以与文件同时印刷。

(2)密级和保密期限(标准7.2.2)

【标准条款】

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

【注意事项】

根据2010年10月1日起施行的《中华人民共和国保守国家秘密法》(以下简称《保守国家秘密法》)第十条规定,“绝密级国家秘密是最重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害;机密级国家秘密是重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害;秘密级国家秘密是一般的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受损害”。必须按照《保守国家秘密法》和相关规定确定公文的密级和保密期限。需要注意的是,公文的密级与其附件的密级直接相关,定密要非常慎重。一般地,公文附件涉密,则该公文主体应该定密,但是密级并不一定与附件密级相同,原则上公文主体的密级不能低于附件的密级,具体情况应该由业务部门会同保密部门确定。涉密公文,如有具体保密期限应当明确标注;凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

涉密公文必须标注份号。如只需标注份号、密级,表达密级的两个字之间空1个字;如需同时标注份号、密级和保密期限,表达密级的两个字之间不空格,密级和保密期限之间用“★”隔开。

涉密公文的政府信息公开属性定为不予公开,在解密之后,也应根据具体情况确定其政府信息公开属性。另外,不予公开的公文并不一定是涉密公文。行政机关应该按照《保守国家秘密法》及其实施办法,和有关保密规定,以及《政府信息公开条例》,审查政府公文信息,确定恰当的信息公开属性。从职责分工上讲,此项工作应该由产生公文信息的业务部门提出定密和信息公开属性的意见、建议,由业务部门内设保密工作机构或由业务部门同级保密部门具体审定,由相应信息公开工作机构统筹组织开展。

必须根据公文信息内容的具体性质来确定公文信息的公开属性。对于政府信息公开属性确定为不予公开,但是没有定密的公文,凡属于涉及商业秘密或个人隐私的,并不是绝对不能公开。按照《政府信息公开条例》的要求,在此类公文解除不予公开(可视同解密),变更为主动公开或依申请公开前,需要书面征求商业秘密权利人和利害关系人或者隐私当事人的意见。一般地,如果其不同意公开,则不能公开。特殊情况下,即使其不同意公开,但是行政机关认为如果不公开可能会对公共利益造成重大影响的,应当主动公开,公开的时机、形式、方式、方法等应该合法、合理、恰当。

许多请示、报告、意见、函等公文,往往因为其内容涉及行政决策、行政许可、行政处罚、行政复议等过程性行政行为,如果在事前公开,可能会对工作产生不利影响。此类公文的信息公开属性应该视具体情况确定。(1)对于这类正在处理过程中,涉及事项在事前不能或不便公开,但事后可以公开的公文,建议将其信息公开属性确定为依申请公开。(2)对于这类正在处理过程中,按照行政行为条件要求,必须公开的,应定为主动公开;需要公开的,一般也应定为“主动公开”。例如,《北京市人民政府规章制定办法》第十八条第三款规定,“规章内容直接涉及公民、法人和其他组织切身利益的,应当举行听证会。对起草的规章内容存在重大分歧、公众关注度高的,起草部门可以向社会公布草案,征求意见。”(3)对于这类正在处理过程中,按照行政行为条件要求,不能或不便公开的信息可以有选择地确定不予公开、主动公开或依申请公开。例如,《上海市政府信息公开规定》第十条要求,“除行政机关将文件草案公开征求意见外,属于调查、讨论、处理过程中的政府信息,因其内容不确定,公开后可能影响国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的,不得公开”。

根据《政府信息公开条例》,建议将信息公开属性作为国家行政机关公文必备格式要素之一。对有密级和保密期限的公文,将信息公开属性用3号黑体字安排在密级(保密期限)后,中间隔一个字,如“机密 不予公开”“机密★20年 不予公开”。如果没有份号、密级和保密期限,则直接将信息公开属性用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第一行;如果有份号,没有密级和保密期限,则在第二行。党的机关公文暂不考虑信息公开属性。

(3)紧急程度(标准7.2.3)

【标准条款】

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

【注意事项】

如只标注紧急程度,则紧急程度在第一行,表达紧急程度的两个汉字之间空一个字。如只标注份号、紧急程度,则紧急程度在第二行,表达紧急程度的两个汉字之间空一个字。如果同时标注份号、密级、紧急程度,则紧急程度在第三行,表达紧急程度的两个汉字之间空一个字。如果同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则紧急程度在第三行,表达紧急程度的两个汉字之间不空格。

紧急程度应当实事求是地标注,公文标注“特急”“加急”,电报标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般地,需请上级政府、单位在14个工作日内批复办理的公文,标注“加急”;7个工作日内的,则标注“特急”。实际上,在部分党政机关中,公文运转节奏很快,往往一周之内就要批复办理,甚至希望“立等可取”,所以,必须强调“实事求是地标注紧急程度”并按照紧急程度要求办理公文。例如,时不时地发生这样的现象,部门星期四提交给政府的公文代拟稿,星期五就要以政府名义出正式件,文秘部门连夜运转,抓紧做出来,通知部门来取,部门经办人员回复,“今天周五,快下班了,下周再来取吧。”部门经办人下周一又太忙,来不了,好不容易在周二来了,又说,“其实不是十分着急。”这就不符合“实事求是地标注紧急程度”的要求。

(4)发文机关标志(标准7.2.4)

【标准条款】

由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

【注意事项】

发文机关标志即通常所说的“红头”。发文机关全称应与其公章一致。规范化简称应由其上级机关规定,或本机关自定。

2012版《格式》关于发文机关标志的规定,比较含混,没有讲清楚什么情况下加“文件”二字,什么情况下不加“文件”二字。[46]结合标准11“式样”的图示,似乎可以推论:第一种,有发文字号的下行文带“文件”二字;第二种,有发文字号的上行文不带“文件”二字;第三种,信函格式用于平行文(有发文字号或者没有发文字号),或用于没有发文字号的上行文、下行文。需要注意的是,在实际工作中,有的属于机关内部管理性质的文件,有特定编号,如所谓“厅内字”等,属于下行文,发文机关标志也不带“文件”二字,但是使用的是第二种红头;以前党的机关常用的,在发文机关全称或规范化简称后面加上文种“ (××)”的形式,已经取消。

发文机关标志的字体,2012版《格式》“推荐使用小标宋体字”,事实上,为了统一规范,措辞上不应该是“推荐使用”,而应该是“应当使用”。有的为了将党、政机关公文区别开来,党的机关发文标志参照中央文件设置为粗宋体,行政机关的则采用小标宋体。

发文机关标志的大小,2012版《格式》仍然没有明确规定。由于中央文件发文机关标志大小约为28mm×17mm(高×宽,中共中央文件)、22mm× 15mm(高×宽,国务院文件),一般以此为高限,下级机关标志只能相应小于其上级机关标志。一般地,行政发文机关标志,省部级20mm×14mm,地厅级18mm×13mm,县处级16mm×12mm,科级14mm×11mm,自上而下地逐级缩小适当尺度。同级党的发文机关标志适当较大,省部级26mm× 14mm,地厅级24mm×13mm,县处级22mm×12mm,科级20mm×11mm。联合行文时,如有“文件”二字,置于联署发文机关名称右侧时,比发文机关名称相对较大一点。必须根据醒目、美观、庄重的原则并结合发文机关标志字数的多寡,适当调整字号大小,或缩放字宽比例。

发文机关标志的编排,2012版《格式》作出的仍然是原则性规定。在具体排布上,如果文字少,则适当拉开字间距;如果文字多,则可适当压缩字间距、调整大小、粗细,总体上要小于版心宽度,最好不要两头撑满版心,左右至少各空半个字,以做到醒目、美观、庄重。如联署发文机关名称过多,必须保证公文首页显示正文。

与1999版《格式》相比,发文机关标志的位置也有了显著变化。[47]2012版《格式》将通常文件格式的发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm。如果是在日常工作的普通电脑里操作,有相对简便的方法设置发文机关标志。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm,在WORD排版时,相当于距离约3.37行。在WORD中,将页面设置好后(上37mm、下35mm,左、右各27mm),设3号仿宋体,行距28磅,回车3行,第三行段落设置取“段后”0.37行,即可。自第四行位置起设置发文机关标志。

为了便于学习和操作,建议使用简单明了的规则,进一步优化使用红头版式:红头版式包括:通常文件格式、信函格式、命令(令)格式、纪要格式。下面重点分析通常文件格式、信函格式,命令(令)格式、纪要格式在“公文的特定格式”中分析。

通常文件格式,发文机关标志是由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成,适用于有发文字号的上行文或下行文。

信函格式,发文机关标志是由发文机关全称或者规范化简称组成,后面不加“文件”二字。

第一,有发文字号,属于上行文或者下行文,除了下行文中需要使用命令(令)、纪要格式,采用通常文件格式。如果是联合行文,采用通常文件格式的变式,分行连续标注所有联署发文机关名称,一般主办机关在前,将“文件”二字置于联署发文机关名称右侧,上下居中排布。

第二,有发文字号,属于平行文,采用信函格式,不能使用通常文件格式。

第三,只要没有发文字号,不论上行文、下行文,还是平行文,就必须以信函格式发文。

(5)发文字号(标准7.2.5)

【标准条款】

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。[48]

【注意事项】

发文字号用3号仿宋体。如果是平行文、下行文,居中排布。如果是上行文,则居左排布,并且左空一个字,与最后一个签发人姓名同处一行。联合行文,使用主办机关的发文字号。

发文字号,包括发文机关代字、年份、顺序号,这是发文字号的三要素。

一个行政单位的机关代字必须是由辖区名中的典型字、机关名中的典型字、代表行文方向或性质的典型字至少三个方面的要素组成,字的多少要以简明、准确、无歧义为原则。

在实践中,发文字号比较混乱,还没有完全统一到2012版《条例》和2012版《格式》的要求中来。如果中共中央办公厅、国务院办公厅将全国各地的发文字号收集到一起,必然会发现很多值得研究、解决的问题。

究其原因,一是各地区、各单位习惯成自然,因袭以前的做法;二是对2012版《条例》和2012版《格式》研究不够;三是一个地方的党委办公厅(室)、政府办公厅(室)对本辖区的发文字号缺乏调查研究和统一管理,以致各地、各单位、各部门之间并不统一,甚至于内部各处室起草文件时使用不同的发文字号。

一般地,为了区分发文机关层次,做到规范统一,可以考虑作出如下约定:

第一,地方政府上行文的发文字号。

省(直辖市、自治区)党委、政府、国家部委报中共中央、国务院的上行文用“文”来表示,发文字号结构形式如“×文〔2014〕1号”“×政文〔2014〕1号”,其中,“×”即本省(市、区)的简称,这在全国是唯一的,不会有歧义。“×文〔2014〕1号”表示党委上报的公文。“×政文〔2014〕1号”表示政府上报的公文(没有“政”字表示党委,有“政”字表示政府,下类似)。

县处级地方党委、政府、部门的上行文用“报”来表示,发文字号结构形式如“××报〔2014〕1号”“××政报〔2014〕1号”。

县辖区、乡、镇政府、部门的上行文,发文字号结构形式如“××区(乡、镇)字〔2014〕1号”“××区(乡、镇)政字〔2014〕1号”。

如系区县政府的派出机关(街道办事处)的上行文,发文字号结构形式如“××街字〔2014〕1号”“××街政字〔2014〕1号”。

第二,党委、政府及其部门下行文的发文字号。

发文字号结构形式如下:中共中央“中发〔2014〕1号”,国务院“国发〔2014〕1号”。厅局级以上的,“×发〔2014〕1号”“×政发〔2014〕1号”;县处级以上采用“××发〔2014〕1号”“××政发〔2014〕1号”;县辖区、乡、镇政府采用“××区(乡、镇)发〔2014〕1号”“××区(乡、镇)政发〔2008〕1号”,街道办事处采用“××街发〔2014〕1号”“××街政发〔2014〕1号”;政府部门“××发〔2014〕1号”“××政发〔2014〕1号”。

第三,党委、政府及其部门平行文的发文字号。

发文字号结构形式如“××函〔2014〕1号”“××政函〔2014〕1号”。

以上如系办公厅(室)发,加一个“办”字,发文字号结构形式如“× ×办×〔2014〕1号”“××政办×〔2014〕1号”。

第四,人事任免文件的发文字号。

人事任免比较特殊。除了任免令外,一般的任免通知的发文字号结构形式如“××任〔2014〕1号”“××政任〔2014〕1号”。

第五,行政规范性文件的发文字号。

鉴于行政规范性文件的特殊重要性,其发文字号应该单独规定。行政规范性公文原则上应该一事一文,不能将涉及规范公民、法人或其他组织权利、义务的内容条款夹杂在内部组织管理性质的公文当中,或者将内部组织管理性质的内容夹杂在行政规范性文件中。所以,建议行政规范性文件的发文字号结构形式如“××行规〔2014〕1号”,其中“××”即本地区、单位简称,“行规”表示行政规范性文件。或者,以通告、命令(令)的形式发布行政规范性文件。

有的单位发文内容比较杂、管理头绪比较多、分类比较细,需要对发文字号进行辨别,以区分机关内部部门办理,往往在发文字号中加入内部部门代字,因为2012版《条例》第十七条规定,“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”,所以这样做不规范,但是比较实用。严格讲,应该在机关层面统一编号,同时在发文登记簿上加注内部识别编号,也就是所谓的“大排队”与“小排队”,以便管理。如果确需加入内部部门代字,应该将“发”改为“字”,以示发文级别的区别。

除凡历史原因沿袭的、具有专业性质的发文字号可以保留的应予以保留外,建议都根据上述原则进行规范化调整。上述意见建议仅供参考,各地、各部门可以结合实际灵活妥善地处置。

(6)签发人(标准7.2.6)

【标准条款】

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

【注意事项】

按照2012版《条例》第二十二条规定,“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发”。所以,可以讲所有公文都有签发人,但是,这种意义上的签发人,与公文格式要素所说的“签发人”还有所不同。作为公文格式要素之一的“签发人”,是签发上行文的机关主要负责人。主要负责人指各级机关的正职或主持工作的负责人。单一机关或者两个机关联合上行文,签发人编排在发文字号的右侧,同处一行。需要注意的是,并排的两个签发人姓名之间空一个字。如果姓名是两个字,则中间空一个字。如果是四个字及以上,则单独排列。

联合发文由所有联署机关的负责人会签,一般由主办机关首先签署意见,其他单位依次会签。一般不使用复印件会签。会签过程中如出现内容修改问题,需要双方协商解决。实际工作中,首先就文本磋商达成一致后,才正式启动会签程序,避免办文人员重复做不必要的工作。

(7)版头中的分隔线(标准7.2.7)

【标准条款】

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

【注意事项】

可以将公文红头纸规范要求交给有资格印制公文的印刷厂,进行专业化的设计、制版,成批量印制公文红头纸。印制少量公文,电脑套红打印即可;数量较多,则套红打印第1页、第2页,其余可复印、速印。印制数量很多的公文,则交指定印刷厂。

红色分隔线与发文机关标志的下边缘之间的距离是相对的,在只有发文字号的情况下,一般在发文机关标志下正常取3行,在第三行编排发文字号,发文字号之下约4mm,画一条与版心等宽的红色分隔线。如有三个及以上签发人,则红色分隔线随之下移。

《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》推荐红色分隔线高度为0.35~0.5mm,理由是经过测试比较,发现这样的红色分隔线比较美观。[49]实际上,当红头纸第1页上的公文要素都编排好后,最粗0.5mm的红色分隔线显得比较单薄,不够大气,给人一种感觉,好像托不住红色分隔线之上的公文格式要素。而且红色分隔线最细0.35mm、最粗0.5mm与版记部分对首条分隔线、末条分隔线的标准(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线的标准(推荐高度为0.25mm)比较起来,如果排除红色、黑色的相对影响,就并不是很突出,显示不出红色分隔线的重要性,对红头纸第1页的庄重感有影响。

由于中共中央、国务院文件版头中的红色分隔线的高度(粗细)约1mm,所以,建议设置范围为1~3磅(或0.35~1mm),高度(粗细)与发文机关标志的字体大小相适应,发文机关标志字体较小则取1磅,发文机关标志字体较大则取3磅。

建议版头中的红色分隔线高度(粗细)分别设置为:中央级3磅,约1mm;省部级2.5磅,约0.88mm;厅局级2磅,约0.7mm;县处级1.5磅,约0.5mm;科级1磅,约0.35mm。该高度(粗细)设置不区分党、政机关公文。不过考虑到科级红色分隔线高度(粗细)应该适当大于版记中的分隔线,建议科级上靠县处级设置红色分隔线。

有的地方,为了将党、政机关公文红头分别开来,沿袭过去的做法,政府文件版头分隔线采用标准7.2.7,“一线贯通”;党委文件的版头分隔线则“居中断开”两个字,中间增加一个红色全角实心五角星,左右各空半个字。本书认为,这种做法值得商榷。因为标准7.2.7的规定是非常明确的,并没有使用“一般”“推荐”等两可措辞,当然,也没有界定是否“一线贯通”,但是,结合标准7.4.1版记中的分隔线、10.1信函格式的有关规定,从标准的法理角度讲,应该视为“一线贯通”。在实际工作中,由于中共中央文件,版头分隔线中间就有一个红色全角实心五角星,约有9mm,按照上行下效的一般原则,下级党的机关版头参照设置也没有什么不妥,大小随机关级别大小而定,不要超过9mm,具体可以设置为:中央级约9mm(取25.5磅,一号),省部级约8mm(取22.5磅,二号),厅局级约7mm(取20磅,小二),县处级约6mm(取17磅,三号),科级约5mm(取14磅,四号)。

经过上述设置,将版头中的发文机关标志、红色分隔线、红色五角星的大小,按照机关级别的大小系统地进行界定,并与版记中的分隔线以及其他格式要素的大小粗细形成一个有机整体,符合2012版《条例》及其配套《格式》的改革精神和有关规定,而且便于日常办公中的WORD操作。

上述设置在实践中经过微调后,如果机关领导认可,则可作为模版,在本机关全面实施。如果是一级地方党政机关认可,则可以在本地区实施,成为本地区落实2012版《格式》的细则内容之一。

3.主体(标准7.3)

(1)标题(标准7.3.1)

【标准条款】

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

【注意事项】

标题是公文的“眼睛”,多数情况下是体现了公文主题范围,也有直接揭示公文主旨的。公文标题的拟写要符合公文主旨要求,有文种特点,做到完整、准确、简明,形式设计上要做到美观。

标题由发文机关名称、事由和文种组成。这三项又被称为公文标题三要素,其中公文内容一项通常称为“事由”。三要素齐全的公文标题,使人一目了然,能够加快公文处理速度和质量,同时能够为查找、使用文件提供检索标识,便于公文管理和再利用。从语法关系上看公文标题三要素,发文机关名称可用全称或规范化简称,在制发机关与事由之间有介词“关于”,在事由与文种之间有结构助词“的”,构成一个以“文种”为中心词,以制发机关名称和事由为限定修饰成分的偏正短语。例如,××政府关于×××的请示。有时,介词“关于”也可以改用“对”或者动词“授予”,这种情况多用于“命令(令)”文种。如果是批转和转发式的通知,则可不写“关于”而直接在标题上写“批转”或“转发”[50]。三要素是公文标题不可缺少的组成部分,但是“公告”“通告”的标题可以对“三要素”有所变动,如省去事由。

三个及以下机关联合发文时,要列出所有发文机关的名称,可以用规范化简称排列成一行,也可以用全称,将字数较少的名称的字间距加大,或将字数较多的名称的字间距缩小,使标题以等距式排列。当出现两个及以上发文机关名称同处一列时,之间空一个字。[51]四个及以上机关联合发文时,可以采用排列在前面的发文机关名称加“等”的方式,“等”字应该在列出的最后一个发文机关之后,然后回行。

在实践中,公文标题的排列形状,需要根据“词意完整,[52]排列对称,长短适宜,间距恰当,美观大方”的基本原则来确定。由于标题的文字有多有少,除了梯形、菱形,还可以有直尺式、等距式、腰鼓式等,不要用长方形、沙漏形等形式,要避免出现正副题式。公文标题一般不要超过正文宽度的3/5为宜。标题字数过少,可把字距适当加大;如字数较多,超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。分行排列标题时,应注意不要破词,即把一个词或一个数字割裂分排在两行内。标题回行后,行距设置仍为28磅。如果标题行过多,而使首页正文过少,则可以将标题上移,空一行或不空行。

(2)主送机关(标准7.3.2)

【标准条款】

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。例如,主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2。

【注意事项】

主送机关,是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

上行文一般只有一个主送机关,以便公文的办理。需要同时上报党委和政府时,就要看事情偏重于政府工作还是党委工作,如果偏重于政府工作,则顺序为“政府并报党委”,如果偏重于党委工作,则顺序为“党委、政府”。除了领导直接交办事项可以直接向领导本人汇报之外,一般的公务事项,形成公文后,公文不能主送领导个人,不能多头主送,不能主送机关并主送领导个人,不能主送机关并抄送领导个人。如果某事项需要某单位主办,其他单位协办,则主办单位为主送单位,协办单位为抄送单位。主送、抄送范围不清楚、不准确,会对公文办理产生不利影响。

主送机关较多,一般按照重要程度排序,在各类别之间用逗号隔开,各类别之内用顿号隔开,最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中,置于抄送机关的上一行,标识“主送”加全角冒号,与抄送机关之间不加分隔线。

(3)正文(标准7.3.3)

【标准条款】

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。

【注意事项】

出现首页无正文的情况可能有三种:一是联合行文机关过多;二是签发人过多;三是主送机关过多。要按照相关规定予以正确处理。

要注意学习掌握2011版国家标准《出版物上数字用法》(GB/T 15835-2011)《中华人民共和国国家通用语言文字法》等。数字、年份不能回行。要注意公文中计量单位的统一性,使用法定计量单位。例如,平方米,不能这里写“平米”或“平方米”,那里写“m2”。类似例子如“账”“帐”,有的用“台账”,有的又用“台帐”,前后不一;或者简称,有的用规范化简称,有的又用非常口语化的简称,如“发展改革委”“发改委”。

公文中的结构层次,一般不超过四层。在实际操作中,有时为了强调第三层标题,可将其字体加粗。“1.”中的“1”和小圆点推荐用半角,方便回行对齐。当正文中需要引用其他公文时,要先引标题,后引发文字号,并将发文字号用圆括号“()”括起来。层次序数可以越级使用,如公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层可以选用“1.”,这种情况下,第一层仍是黑体,而第二层“1.”应用楷体。

(4)附件说明(标准7.3.4)

【标准条款】

如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

【注意事项】

附件指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料,是正文内容的补充组成部分。附件说明中的顺序号和名称,原则上要与其在正文中的出现顺序、名称一致。附件名称按标准字间距排列回行后只有一个字的,既不好看,又浪费篇幅,应该采取紧缩字间距的办法收为一行。附件名称表达方式如果是“发文机关+关于+事由+文种”,一般不用加书名号,不应写为“《发文机关+关于+事由+文种》”,可以写为“发文机关《关于+事由+文种》”。附件名称后不能有标点符号,有的用“;”“。”表示隔开或结束,这种做法都是错误的。在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文,在其生效标志后的内容不是公文的附件,而是正文的重要组成部分,因此在附件说明处不能标注相关内容。

(5)发文机关署名、成文日期和印章(标准7.3.5)

①加盖印章的公文(标准7.3.5.1)

【标准条款】

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。[53]

【注意事项】

在用办公软件WORD操作时,一般在正文(或附件说明)最后一行下空三行到五行,开始编排发文机关署名、成文日期,即可满足加盖印章的要求。印章统一采用下套方式,即仅以下弧压在发文机关署名、成文日期上,使发文机关署名、成文日期居印章中心偏下的位置。一排最多不要超过三个印章。加盖电子印章时,必须进行锁定操作。

②不加盖印章的公文(标准7.3.5.2)

【标准条款】

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

【注意事项】

有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章,纪要和电报不加盖印章。具有批复性质的公文、凭证依据性质的公文、法律手续性质的公文等,必须加盖印章。一般地,按照《政府信息公开条例》,提供给申请人的国家行政机关公文,应该加盖印章。只要不署名,则在正文或附件说明的最后一行下空一行,开始编排发文机关署名。联合行文,如果不加盖印章,首先标注主办机关署名,然后回行,依次向下编排其他发文机关署名,保持字间距均匀,首末字要对准主办机关署名的首末字。

③加盖签发人签名章的公文(标准7.3.5.3)

【标准条款】

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

【注意事项】

2012版《格式》针对命令(令)、议案等文种使用签发人签名章的实际情况,新增了签名章的编排规则。签发人如果是副职,签发人职务中的“副”字不能少。

④成文日期中的数字(标准7.3.5.4)

【标准条款】

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不标虚位(即1不编为01)。

【注意事项】

成文日期是公文的生效时间,是公文生效的重要标志。成文日期一般以会议通过或领导机关负责人签发的日期为准。会议通过的决议、决定等公文,成文日期一般以会议正式通过的日期为准,可以在公文标题之下,居中排布,写全年、月、日并用圆括号“()”括起来。联合行文,成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出时间为准。法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文日期中的数字也是3号仿宋体。[54]

⑤特殊情况说明(标准7.3.5.5)

【标准条款】

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

【注意事项】

联合发文机关太多,所需盖章篇幅超过一页,需要两页及以上篇幅,印章与正文确实无法同处一页,在这种情况下,也可以采取“此页无正文”的方法,即将印章加盖在标注“此页无正文”的页面上。在该页第一行顶格标注“(此页无正文)”。除上述极端情况外,其他情况下,都可以并且必须通过调整行距、字距,确保印章与正文同处一页,防止“(此页无正文)”的情况过多过滥。请注意,有的书、有的人把标注“(此页无正文)”的页面叫作“空白页”,这是不对的。因为页面至少还有发文机关署名、印章,这些页面仍然属于公文的主体部分,仍然需要标识页码,这与版记页中规定的“空白页”有本质区别。

(6)附注(标准7.3.6)

【标准条款】

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

【注意事项】

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项,不是对正文内容的注释或解释。[55]

附注需回行时,要顶格续排。如果附注文字多得排到成文时间之下时,在成文日期下一行标注,就会影响公文观感,同时考虑到加盖印章的需要,也可以下空一行标注。报上级的请示、意见、报告,必须在“附注”处标注联系人及联系电话,如“(联系人:××;联系电话:××××)”,以便上级询问。

部门提出以本级政府或政府办公厅(室)名义发文时,建议在发文请示的附注处标注所建议的待发文件的政府信息公开属性。如不宜公开,应在公文正文中说明理由。

(7)附件(标准7.3.7)

【标准条款】

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。[56]附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

【注意事项】

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料,不论是编排在版记之前,还是在版记之后,都是公文的组成部分。“如果在版记之后编排装订附件,由于版记是公文结束的标志,这样的附件就不能视为公文的组成部分”,[57]这句话是严重错误的,直接违反了2012版《条例》的规定,与2012版《格式》7.3.7的规定相违背,也与工作实际不吻合。

4.版记(标准7.4)

(1)版记中的分隔线(标准7.4.1)

【标准条款】

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

【注意事项】

从技术上看,我们在本节“版头”部分,分析并建议将红色分隔线的高度(粗细)设置为2~2.5磅,则版记部分的分隔线也要做相应调整。按照2012版《格式》7.4.1推荐的规格,0.35mm≈0.9923磅,近似1磅, 0.25mm≈0.7088磅。为了便于在WORD中操作,建议首条分隔线、末条分隔线设置为1磅,中间的分隔线设置为3/4磅。

在用WORD排版时,有两种方法,可以简便快捷地设置版记中的分隔线。

第一种方法,先选中版记部分的文字,然后选择“格式”“边框和底纹”命令,选择“边框”“宽度”上、下各1磅,中间3/4磅,即可。

第二种方法,画三条与版心等宽的直线,分别选中并“设置自选图形格式”,将上下两条线的“线条粗细”选为1磅,将中间线选为0.75磅,然后将这三条线分别拖动到规定的位置,即可。

为便于WORD操作,建议采用第一种方法。

当版记部分只有印发机关和印发日期时,首条分隔线、末条分隔线分别在印发机关和印发日期之上、下,没有中间分隔线。

当只有抄送机关、印发机关和印发日期时,首条分隔线在抄送机关第一行的上面,中间分隔线、末条分隔线分别在印发机关和印发日期之上、下,末条分隔线与版心下边缘重合。

当主送机关移至版记部分,有主送机关,或有抄送机关,印发日期时,首条分隔线在主送机关第一行的上面,中间分隔线、末条分隔线分别在印发机关和印发日期之上、下,末条分隔线与版心下边缘重合。

(2)抄送机关(标准7.4.2)

【标准条款】

如有抄送机关,一般使用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

【注意事项】

抄送机关,指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。

一般地,为简化操作,抄送机关名称在大类之间用逗号隔开,大类内部用顿号隔开,最后一个抄送机关标句号。如果分多段标注抄送机关,则每段最后一个抄送机关都要标句号。

比较复杂的情况下,可以按如下原则处理:(1)如果抄送机关的级别有上级、平级、下级,则排列顺序是先上级机关,再平级机关,最后下级机关。每一大类内部单位较多时,可以分段排列;较少时,可以不另起一段排列,采用上述简化操作方法即可。(2)如果是抄送给与发文机关同级但不同类的机关,如政府发文,抄送给党、政、军、群,则按党、政、军、群的顺序排列。(3)如果是政府发文抄送给人大、政协、法院、检察院,应该另起一段按序排列,中间用逗号隔开。(4)如果是抄送给民主党派、工商联,也应另起一行排列,民主党派与工商联之间用“和”字连接即可。

如抄送机关过多而有回行(回行时应该右空一个字),则上对全角冒号后的第一个字齐,即左空四个字上对齐。不能使用“抄报”“抄发”之类以前曾用过的词语。

公文既不能乱抄乱送,也不能漏抄漏送。根据2012版《条例》的要求,在抄送上犯错误的情况主要有:一是向下级机关或者本系统的重要行文,未同时抄送直接上级机关。二是因特殊情况而越级上报的公文,未抄送被越过的上级机关。三是受双重领导的机关向某一上级机关请示,未抄送另一上级机关。四是上级机关向受双重领导的下级机关行文,未抄送其另一上级机关。五是公文内容涉及有关机关的职权范围,需要对方知晓或办理,未抄送所涉及的机关。该抄送而未抄送,容易造成文件覆盖范围的“盲点”;不该抄送而抄送,容易增加额外负担,导致公文泄密。这些错误都可能会给文件执行造成诸多干扰和困难。

(3)印发机关和印发日期(标准7.4.3)

【标准条款】

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不标虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

【注意事项】

印发机关是指公文的印制主管部门,一般就是各机关的办公厅(室)或文秘部门。个别发文机关没有专门的文秘部门,发文机关就是印发机关。对于以机关办公厅(室)名义制发的公文,印发机关一般就是机关办公厅(室),最好不要写成其内设的某个处(科、室)。印发机关用机关全称或规范化简称。

“其他要素”是指什么呢?相关规定比较含混。按照2012版《条例》和2012版《格式》7.1、7.4的规定,在版记部分的“其他要素”似乎只有“主送机关”。2012版《条例》第三十二条规定,“翻印件应当注明翻印的机关名称、日期”。但是,2012版《条例》并没有将“翻印机关”“翻印日期”作为公文格式要素,2012版《格式》也没有对此作出规定。这就造成了矛盾。《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》在解读“7.4.3 印发机关和印发日期”时,认为,“翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期,并标注在印发机关和印发日期的下方位置;翻印机关居左空一字标注,用全称或规范化简称;翻印日期居右空一字标注,用阿拉伯数字完整写明年、月、日,后加‘翻印’二字。”[58]如果严格按照印发机关和印发日期在公文最后一页的最后一行,则翻印日期和翻印机关在版心下边缘之下一行,与页码的编排冲突。所以,建议修改2012版《格式》7.4.3。在有翻印机关和翻印日期的情况下,翻印机关和翻印日期一般用4号仿宋体字,标注在公文最后一页的最后一行,“印发机关和印发日期”等要素向上顺移一行。印发机关和印发日期与翻印机关和翻印日期之间用中间分隔线区分,末条分隔线在翻印机关和翻印日期之下,并与公文最后一面的版心下边缘重合。

公文中出现的四个相互关联的日期先后顺序是:领导签发日期(成文日期)不早于会议日期,印发日期不早于成文日期,翻印日期不早于印发日期。

由于版记部分只规定了印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,而没有对移至版记部分的主送机关、标注在印发机关和印发日期下一行的翻印机关和翻印日期的字体、字号、行距等进行规定,所以,建议规定公文版记部分的文字一般用4号仿宋体字,行距设置为固定值25磅。如果4号仿宋体字,行距同3号仿宋体字一样设置成28磅,则行距显得太宽疏;小于25磅则显得行距太小,影响公文格式美。

5.页码(标准7.5)

【标准条款】

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

【注意事项】

文件必须双面印制,所以,只有一页的公文不编排页码;只有两页的公文,第二页就是版记页,所以两页都不编排页码。有的重要文件,如关于印发“十二五”时期国民经济与社会发展纲要的通知,首页为通知部分,一般仅有一页,则第二页为空白,纲要正文实际上是从第三页起,重新编页,而且一般为单行本形式,相当于一张红头加一个可以相对独立使用的纲要文本。

页码数字左右两边要各空一个半角空格,然后再各放一条一字线。[59]

由于要求“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”,客观上就造成了版记必然是在偶数页的事实。这样,如果成文日期或附注恰好在版记页之前的奇数页结束,就会造成版记页无正文;如果恰好在版记页之前的偶数页结束,就会造成版记页之前的奇数页是空白页。如此,相当于页码只标识到公文主体部分结束的那一页,版记页和空白页均不编排页码,也不用标注“(此页无正文)”。[60]在WORD中,页码的设置问题参考下面对“公文中的横排表格”页码设置的分析来解决。

()“公文中的横排表格”(标准8)规定及注意事项

【标准条款】

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

【注意事项】

表格一般由表题、表项、表文和表注构成。表题就是表格内容的定性界定,就像一篇文章的标题,包括表号和表题文字,如“表1 ××××××一览表”,注意字体字号和位置排布要合理,表号无错漏。表项就是表格中具体内容的项目名称和类别,要注意行、列逻辑划分合理、明确、准确。表文就是表格内的主要信息内容,要注意内容表达无交叉错漏、无内在逻辑矛盾,与公文正文相统一。表注就是对表格中一些项目和数据的补充注释说明,要注意内容简要统一,形式排布整齐。

如果是A4纸型表格竖排时,与一般文字无异,自然编排页码。如果是A4纸型横排表格,则页码要放在左侧,单页码在表的左下角,双页码在表的左上角。与正文一起装订时,横排表格的页码按正文的编排要求标注。

在实际操作中,由于WORD对横排表页码排版设置难度较大,所以尽量使用竖排表,其他特型表尽量单独排版。在WORD操作时,A4纸型的横排表格,设置最好是安排在倒数几页,以便将干扰降低到最小限度,方便设置操作。比较简便快捷的操作方法是:在横排表格前一页,插入“分隔符”,将新分的页面设置为“横向”并“应用于所选节”,使页面变成横排页面,然后对新页面进行“页面设置”,选“页边距”中的上下各27mm,左35mm,右37mm,使横排表格符合A4竖排版心要求。然后输入表头和表格,这时,横排表格的页码会延续前一页的编排格式,均不符合要求。简单的做法是,首先用画图工具画一个小“矩形”,选择“设置自选图形格式”,“颜色与线条”,选线条“无线条颜色”,默认“填充白色”并“浮于文字上方”,然后拖动并将原页码遮盖。再用“竖排文本框”,放在符合横排表格页码标注位置的地方(横排表格双页码的左上角,横排表格单页码的左下角,版心的左面、外一行),“设置文本框格式”,“颜色与线条”,选“无填充颜色”,线条“无线条颜色”,默认“浮于文字上方”,然后输入两条一字线、两个半角空格、一个相应的4号半角宋体阿拉伯数字,横排表格双页码的左上角是左空一个字,横排表格单页码的左下角是右空一个字,注意微调其位置,使一字线上距版心下边缘7mm(横表竖看),即可作出符合要求的页码。需要注意的是,这种设置方法必须在整个文本(初步)定稿之后再使用,否则在文本调整过程中,可能使有关设置位置发生变动。所以,设置之后,如果调整了文本,就需要重新检查。

公文如需附A3纸型表格,且最后一页为A3纸型表格时,应将A3纸型表格贴在封三之前的位置,不应贴在封四上,A3纸型表格一般不编排页码。为了简便快捷处理公文,最好不要把A3纸型表格夹在公文中间,如果夹了,页码编成暗码,即不显示页码,后续A4页接此暗码,按正常顺序续编页码。

()“公文中计量单位标点符号和数字的用法”(标准9)规定及注意事项

【标准条款】

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835。

【注意事项】

对于这种技术细节的要求,只能是认真学习掌握,养成良好的语感。对于感到模糊不清的地方,要及时查找比对标准,之后牢牢记住。

()“公文特定格式”(标准10)规定及注意事项

公文特定格式包括信函格式、命令(令)格式、纪要格式。

1.信函格式(标准10.1)

【标准条款】

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘距上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

【注意事项】

首先要提醒的是,分析标准10.1与“版心”有关的表述,信函格式的版心设计要求仍然是标准5.2,即156mm×225mm,版心下边缘在下页边之上35mm(天头取37mm),如此,首页第一条红色双线实际上处于版心之内,而第二条红色双线处于版心之外。按照这个要求,在排版中,特别是在WORD中,就不可能也很不方便紧贴第二条红色双线打印首页最后一行,实际上35mm-20mm,还有15mm的差距,所以首页最后一行实际上在第二条红色双线上方15mm,大致相隔1.5行。这个位置差异,正是信函格式首页不显示页码的根本原因。对此,2012版《格式》《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》(该书2012年版,第84页)以及有的地方、部门关于信函格式所列式样可能都有所忽略,从而规定“第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8”,并据此设计信函格式。

在WORD中设计信函格式的技术方法,参见本节对“发文机关标志”“版头中的分隔线”“版记中的分隔线”“公文中的横排表格”的有关分析。

信函格式公文中份号、密级和保密期限(建议还要有政府信息公开属性)、紧急程度,除了标注位置不同,标注方法完全与通常文件格式一样。其中,第一个要素的位置,所谓“距离为3号汉字高度的7/8”,恰好是向下留下了3号汉字本身的高度,实际上就是在第一条红色双线之下一行。发文字号实际上就是在第一条红色双线下第一行,其他要求如通常文件格式。该位置随着发文机关标志大小的变化,略有变化。

不管是单一机关发文,还是联合发文,只要采用信函格式,发文机关标志中的发文机关就只有一个,即主办机关。

在WORD操作时,以发文机关标志22mm×15mm为例,信函格式首页的设计就有两种方式。

第一种,首页版心设计与通常文件格式相同,“页面设置”取上37mm,设置3号仿宋体字、行距28磅,第二页起,也不用再另行设置。在相当于版心上边缘向下约1.8573行处[(22mm-7mm+4mm)/10.23mm/行=1.8573行],版心第一行起,回车二行,将第一行设置为“段后”“0.8573行”,在第二行输入一个3号仿宋体字为基准字,在这个仿宋体字上边缘约2mm处,画一条直线,并按要求设置为“第一条红色双线”,“线形”选上粗下细,粗细选5磅。然后以第一条红色双线为基准向上,上页边向下30mm处向下,在此区域内,插入“文本框”,输入发文机关标志,并按要求设置字号字体(参照本节“发文机关标志”的分析),将文本框设置为“无填充色”“无边框”。将发文机关标志与第一条红色双线组合绑定,并微调到符合规定的位置并锁定。“第二条红色双线”,“线形”选上细下粗,粗细选5磅,操作思路类似。

第二种,首页版心设计与通常文件格式不同,位置整体下移,第二页起,版心设计同通常文件方式。综合计算,首页相当于“页面设置”取上56mm (30mm+22mm+4mm),第一条红色双线正好压版心上边缘。其他设计思路、技巧等参照第一种方式。

上述技术设置所涉及的具体数据,可以根据实际需要进行调整,注意结合本节分析予以确定。

为简便快捷,建议采用第一种方式。

除版头、首页页码外,其他格式要素编排都参照通常文件格式。

采用信函格式联合发文,发文机关标志只有一个主办机关,但是,如果是联合行文,在公文标题、发文机关署名、印章等要素的处理上,应该体现出属于联合行文。

2.命令()格式(标准10.2)

【标准条款】

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘20mm,推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排与通常文件格式相同,见本节“加盖签发人签名章的公文(标准7.3.5.3)”的要求。

【注意事项】

命令格式的设计技术思路参照信函格式。

联合发布命令,发文机关标志的编排要求与通常文件格式相同,见本节“发文机关标志(标准7.2.4)”的要求。

令号是命令(令)的编号,作用与发文字号相同。发文机关标志下空二行居中编排令号,一般采用“第×号”的形式,不编虚位。

3.纪要格式(标准10.3)

【标准条款】

纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

【注意事项】

纪要格式的红头设计技术思路参照信函格式。

标准10.3没有对纪要的编号进行规定,在实际工作中很需要,应该予以修订完善。纪要的编号,作用与发文字号相同。纪要标志下空二行居中编排令号,一般采用“第×号”的形式,不编虚位。

一般在纪要编号下空一行,红色分隔线的上一行,标注发文机关的办公厅(室)、成文日期。版记部分的要求如通常文件格式,见本节“版记(标准7.4)”。

在标注出席、请假、列席人员姓名时,如果姓名是两个字的,中间空一个字;不能将姓名破行;姓名之间用顿号隔开,最后一个姓名以句号结束。如果某单位有多人参会,再以单位为小类,小类之间用逗号隔开,小类之内用顿号隔开。

纪要中出现的参会单位一般用规范化简称。

例如

出席单位×××、× ×,×单位×××,×单位×××、× ×。纪要不加盖印章

()“式样”(标准11)的规定及注意事项()

【注意事项】

由于2012版《格式》并没有明确界定什么情况下加“文件”二字,什么情况下不加“文件”二字,所以,“标准11 式样”中的版式相比前边的规定,反而比较含混。[61]本书研究想强调并呼吁的是,应该按照简便快捷地设计和易学易用的原则,来设计并运用式样。