1.3　计算机自动化办公平台——Windows 7的基本操作

计算机是办公自动化重要的设备，而要使计算机发挥巨大作用，就需要安装操作系统，操作系统是办公自动化的重要平台，几乎所有的办公自动化操作都是围绕其进行。目前，实际办公中一般使用Windows操作系统，常见的Windows操作系统包括Windows XP、Windows 7、Windows 8和Windows 10，从性能和界面美观性等方面考虑，办公中普遍使用Windows 7操作系统，本书将以Windows 7操作系统为基础进行知识讲解。

1.3.1　启动与退出Windows 7

要使用Windows 7办公必须先启动计算机进入操作系统，计算机的启动类似于启动电视，只是其所需时间更长，而正常关闭计算机退出操作系统的方法不同于关闭电视的方法。下面介绍启动与退出Windows 7的方法，其具体操作如下。

（1）接通电源后，首先按下显示器的电源按钮开启显示器，然后按下主机的电源按钮，计算机将自动启动。

（2）按下电源按钮后，计算机将进入自检状态，稍等片刻，计算机成功启动后将进入其桌面，此时通过键盘和鼠标便可以轻松操作计算机了，如图1-26所示。

图1-26　启动计算机进行入Windows 7

（3）将屏幕上的鼠标指针移动到屏幕左下角的按钮上，然后单击鼠标左键，弹出“开始”列表，再将鼠标指针移动到按钮上，单击鼠标左键即可关闭计算机退出Windows 7操作系统，如图1-27所示。

图1-27　关闭计算机退出Windows 7操作系统

多学一招

进入睡眠与重新启动

当暂时不使用计算机时，可单击按钮右侧的按钮，在弹出的列表中选择“睡眠”选项，使计算机进入睡眠节能状态。当计算机遇到某些故障时，可单击按钮右侧的按钮，在弹出的列表中选择“重新启动”选项，让系统自动修复故障并重新启动计算机。

1.3.2　使用鼠标操作Windows 7

启动计算机进入系统后，便可对其进行操作。要操作Windows 7系统，必须能熟练地使用计算机的主要输入设备——鼠标，只有能熟练操作鼠标，才能更好地利用计算机进行各种活动。下面介绍鼠标在Windows 7系统中的各类操作。

·单击：单击是指用食指按一下鼠标左键，通常用于选择某个对象，如图1-28所示。

·右击：右击是指用中指按一下鼠标右键，会弹出一个快捷菜单供用户选择操作命令，如图1-29所示。

·双击：双击是指快速连续地按两次鼠标左键，通常是打开某个对象，如窗口、程序等，如图1-30所示。

图1-28　单击鼠标

图1-29　右键单击鼠标

图1-30　双击鼠标

·滚动：滚动滚轮是使用食指或中指滚动鼠标中间的滚轮，用于显示窗口中其他未显示完全的部分，如图1-31所示。

·拖动：拖动鼠标，是用食指按住鼠标左键不放，拖动鼠标以拖动目标对象，如图1-32所示。

图1-31　滚动鼠标

图1-32　拖动鼠标

知识提示

鼠标指针的含义

在操作鼠标的过程中，鼠标指针的形状并非一成不变的，默认鼠标指针为形状，当指针变为形状时表示系统正在执行某操作，要求用户等待；当指针变为形状时表示系统处于忙碌状态，不能再进行其他操作；当指针呈形状时表示鼠标指针所在的位置是一个超链接，单击将进入该链接；在移动窗口或对象时，指针则呈形状，用于移动整个窗口或对象的位置。

1.3.3　Windows 7系统桌面的操作

进入计算机后屏幕上显示的即为桌面，它是用户对计算机进行操作的入口，桌面主要包括桌面背景、桌面图标和任务栏3大部分，如图1-33所示。

图1-33　Windows 7系统桌面

·桌面背景：桌面背景是在屏幕上显示出来的直观表现，相当于一个人的脸面。桌面背景可以是颜色、图案，也可以是一组幻灯片程序，根据个人喜好还可以设置为自己喜欢的背景。

·桌面图标：桌面图标是打开某个程序的快捷途径，用户可通过桌面图标快速打开其对应的程序。桌面图标有系统图标“计算机”“网络”等，如图1-34所示，还包括一些程序的快捷图标，如图1-35所示，也有单独的文件和文件夹，如图1-36所示。

图1-34　系统图标

图1-35　快捷图标

图1-36　文件和文件夹图标

·任务栏：任务栏位于桌面的底部，由“开始”按钮、任务区、通知区和“显示桌面”按钮4部分组成，如图1-37所示，其中“开始”按钮用于打开“开始”菜单；任务区用于显示已打开的程序或文件，并可以在它们之间进行快速切换；通知区包括时钟以及一些告知特定程序和计算机设置状态的图标；单击“显示桌面”按钮，将最小化其他窗口快速显示桌面。

图1-37　任务栏

1.设置桌面背景

在办公中为Windows 7设置精美的桌面背景，不仅可以保护办公人员的视力，同时，在繁忙重复的工作中看到系统桌面，能使心情轻松愉悦，没有压迫感。下面将Windows 7的桌面背景设置为一张风景图片，其具体操作如下。

（1）在系统桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“个性化”命令，如图1-38所示。

（2）打开“个性化”窗口，单击下方的“桌面背景”超链接，如图1-39所示。

图1-38　选择“个性化”命令

图1-39　单击“桌面背景”超链接

（3）打开“桌面背景”窗口，在列表框中选择背景图片，单击按钮，如图1-40所示。

（4）返回到“个性化”窗口，单击按钮关闭该窗口，返回桌面后可看到桌面背景已经应用了所选的图片，如图1-41所示。

图1-40　选择背景图片

图1-41　应用所选图片

2.添加系统图标

为了提高使用计算机时各项操作的速度，可以根据需要添加系统图标，以此打开相应的窗口，其具体操作如下。

（1）打开“个性化”窗口，单击导航窗格的“更改桌面图标”超链接，如图1-42所示。

（2）打开“桌面图标设置”对话框，单击选中需要添加图标对应的复选框，如图1-43所示，单击按钮，完成添加图标的操作。

图1-42　单击“更改桌面图标”超链接

图1-43　添加系统图标

多学一招

添加程序快捷图标

在“开始”菜单中“所有程序”区的软件程序对应的选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”命令，在子菜单中选择“桌面快捷方式”命令，可添加软件的快捷图标。

3.排列桌面图标

在办公中，随着安装软件的增多，桌面上的图标会逐步增加，为了工作方便，会将一些文件放置在桌面上，为了不使桌面看起来凌乱无章，用户可对桌面图标进行排列，排列图标的方法有手动排列和自动排列两种，下面分别进行介绍。

·自动排列：在桌面单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序方式”命令，在子菜单中选择“名称”“大小”“项目类型”或“修改日期”命令，会根据选择的方式进行自动排列，如图1-44所示。

·手动排列：将鼠标光指针移动到某个图标上，单击鼠标左键即可选择单个图标，选择多个图标则需在图标附近的空白处按下鼠标左键不放，拖动鼠标框选需要选择的图标，然后再释放鼠标。将鼠标指针放在需选择的图标上，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到目标位置后释放，图标便被移动到新的位置，如图1-45所示。

图1-44　自动排列

图1-45　手动排列

4.“开始”菜单的使用

单击桌面左下角的“开始”按钮，会弹出一个“开始”菜单，计算机中大多数程序都可以从这里开始执行。即使桌面上没有显示的文件或程序，通过“开始”菜单也能轻松找到，它是操作计算机的重要门户。开始菜单主要由高频使用区、所有程序区、搜索区、用户信息区、系统控制区和关闭注销区6部分组成，如图1-46所示，下面分别进行介绍。

图1-46　“开始”菜单

·高频使用区：根据用户使用程序的频率，Windows会自动将使用频率较高的程序显示在该区域中，以便用户能快速地启动所需程序。

·所有程序区：选择“所有程序”选项，其上方显示高频使用程序的区域将显示计算机中已安装的所有程序的启动图标或程序文件夹，单击某个选项可以启动相应的程序或展开文件夹，此时“所有程序”选项变为“返回”选项。

·搜索区：“开始”菜单的最下方有一个“搜索”文本框，在其中输入关键字后，系统将搜索计算机中所有相关的文件、程序等信息，并将搜索结果显示在上方的区域中，单击即可打开程序、文件或文件夹，如图1-47所示。

·用户信息区：位于“开始”菜单的右上角，显示了当前用户的图标和用户名，单击图标将打开“用户账户”窗口，通过该窗口可更改用户账户的信息，单击用户名将打开当前用户的用户文件夹。

·系统控制区：位于“开始”菜单右侧，它显示了“文档”“计算机”“网络”和“控制面板”等系统选项，通过它们可以快速打开或运行一些文件，以及安装和删除程序等，便于用户管理计算机中的资源。

·关闭注销区：用于关闭、重新启动、注销计算机或锁定计算机以及使计算机进入睡眠状态等操作，单击按钮时将直接关闭计算机，单击其右侧的按钮，在弹出的菜单中将出现更多的操作选项，选择任一选项将执行相应的命令，如图1-48所示。

图1-47　搜索区

图1-48　关闭注销区

1.3.4　认识并操作Windows 7的三大元素

Windows 7中最主要的组成部分就是窗口、菜单和对话框，计算机中具体的操作和设置都需要通过窗口、菜单和对话框实现。学习系统的操作主要就包含了这三大元素的操作方法。

1.认识并操作Windows窗口

窗口是计算机与用户之间的主要交流场所，不同的窗口包含的内容不同，但其组成结构基本相似。大致可以分为控制栏、地址栏、搜索框、工具栏、窗口工作区、任务窗格和状态栏等部分，如“计算机”窗口就是一个典型的窗口，双击桌面上的“计算机”图标，可打开“计算机”窗口，其各组成部分的作用介绍，如图1-49所示。

图1-49　“计算机”窗口

·控制栏：也称标题栏，位于窗口顶部，其右侧有控制窗口大小和关闭窗口的按钮，单击按钮将使窗口在屏幕上以最大化状态显示，最大化显示后，按钮变为按钮，单击该按钮将还原窗口大小；单击按钮则使窗口最小化到任务栏；单击按钮可关闭窗口。

·地址栏：用于显示当前窗口的名称或具体路径，单击其左侧的或按钮可跳转到前一个或后一个窗口，在地址栏中单击按钮，在弹出的列表中选择相应的地址可以快速切换至相应的地址。

·搜索框：在搜索框中输入关键字，单击按钮，系统将在当前窗口的目录下搜索相关信息。

·工具栏：提供一些常用的命令，并将这些命令以菜单和按钮的方式显示。每个菜单项中包含有若干菜单命令，选择某个命令可执行相应的操作。在不同的窗口中，工具栏中的菜单和按钮也有所不同。

·窗口工作区：位于任务窗格右边，用于显示当前的操作对象，在“计算机”窗口中，用户可以通过依次双击图标打开所需窗口或启动某个程序。

·任务窗格：其中包括“收藏夹”栏、“计算机”栏和“网络”栏。单击各栏中相应的选项将在右侧的工作区中快速显示相关内容。

·状态栏：位于窗口最下方，用于显示当前选择目标的提示信息和工作状态。

对窗口自身进行操作可使在Windows 7中进行其他操作更方便，主要包括改变窗口大小、移动窗口、切换窗口等，其具体操作如下。

（1）窗口在还原状态时，将鼠标指针移动到窗口四边或四角上，当其变为、、或形状时按住鼠标左键并向各个方向拖动，可改变窗口的大小，如图1-50所示。

（2）移动窗口的方法是将鼠标指针移动到窗口控制栏空白处，按住鼠标左键并拖动窗口到目标位置释放鼠标。窗口可以移动到桌面的任意位置，如图1-51所示。

（3）当计算机中同时打开多个窗口时，需要在不同窗口间切换，一般可以在任务栏上进行切换。默认情况下，窗口在任务栏上是分类叠放在一起的，可以单击需要切换的窗口所属类的图标，再在弹出的菜单中选择并单击目标窗口即可，如图1-52所示。

图1-50　改变窗口大小

图1-51　移动窗口

图1-52　切换窗口

2.认识并操作菜单

在计算机操作中菜单随处可见，通过菜单，用户可以方便快捷地对系统进行操作，菜单具有直观、易操作的特点。除了“开始”菜单，通常还包括快捷菜单和软件菜单。

·快捷菜单：快捷菜单是对某个对象进行操作时对应命令的菜单。在不同窗口或程序中单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择某个命令可进行相应操作。如命令下还包含子菜单，继续选择子菜单中的命令即可，如图1-53所示。

·软件菜单：软件菜单是相对于某个软件或程序的，每种软件的菜单不尽相同，但却是使用软件时必不可少的工具。其使用方法和快捷菜单相似，在软件程序中单击某个菜单项，在弹出的菜单中选择某个命令即可执行相应的操作，如图1-54所示。

图1-53　文件夹的右键菜

图1-54　记事本程序的菜单

3.认识并操作对话框

有时候在执行某些命令后将会打开一个对话框。对话框是一种特殊的窗口，在对话框中可以通过选择某个选项或输入数据来设置一定的效果。图1-55和图1-56所示分别为“自定义「开始」菜单属性”对话框和单击按钮后打开的对话框。

图1-55　属性对话框

图1-56　单击按钮打开的对话框

对话框各元素的作用及设置方法介绍如下。

·选项卡：对话框中一般有多个选项卡，通过单击选项卡可切换到不同的设置页。

·列表框：列表框在对话框中以矩形框显示，其中分别列出了多个选项。

·单选项：单击选中单选项可以完成某项操作或功能的设置，单击选中单选项后，其前面的标记变为。

·数值框：可以直接在数值框中输入数值，也可以通过后面的按钮设置数值。

·复选框：复选框作用与单选项类似，当单击选中复选框后，复选框前面的标记变为。

·列表：与列表框类似，列表只是将选项折叠起来，单击对应的按钮，将显示出所有的选项。

·按钮：单击对话框中的某些按钮可以打开相应对话框进行进一步设置，而单击某些按钮则执行对应的功能。