1.1　办公自动化的功能

办公自动化（Office Automation，OA）也称为无纸化办公，它是一种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式，也是信息化社会的必然产物。随着三大核心支持技术——网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，办公自动化已具有以下4个方面的特点。

·集成化：软、硬件及网络的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，因此组成了“无缝集成”的开放式系统。

·智能化：面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、辅助决策等。

·多媒体化：包括数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

·运用电子数据交换（EDI）：通过计算机网络，在计算机间进行交换和自动化处理。

一般办公室中都会进行大量的文件处理业务，如公文、表格和演示文稿的制作与管理等，办公自动化将这些独立的办公职能一体化，提高自动化程度，从而提高办公效率，也获得了更大的效益，创造了无纸化办公的优越环境。办公自动化系统的基本功能如图1-1所示。下面对其功能进行介绍。

图1-1　办公自动化系统功能示意图

1.1.1　文字处理

文字工作是办公室的主要工作之一，文字处理就是利用计算机处理文字工作，如常见的使用Word制作文档就属于文字处理，其工作流程如图1-2所示。

图1-2　文字处理一般流程

1.输入与编辑文字

在文字处理软件中可任意输入汉字、英文和数字等，并对其进行相应的编辑操作，主要包括设置文本格式，复制、粘贴、查找与替换文本等，还可根据需要在文档中添加图片等对象，以增加文档的观赏性。图1-3所示为使用Word制作的演奏会节目单。

图1-3　使用Word制作的文档效果

知识提示

美化文档的尺度

制作的办公文档格式应符合相应的规范和要求，在使用图片时应与主题相符，不宜制作得过于花哨。

2.文档版式编辑

在一篇文档中完成基本的文字输入和编辑操作后，还可设置文档的版式，完善文档制作效果。版式的设计主要包括设置文档页面中的各项参数，包括分栏、页码格式以及页眉和页脚等。通过版式的设计可使文档更加美观、规范和专业。

3.表格制作

表格是一种非常直观的表达方式，使用表格进行表达的效果往往比使用一段文字更清楚。在OA系统中使用表格并对其进行格式设置，不仅可以美化文档，还能增加文档的说服力。

4.文档的智能检查

在常见的各种文字处理软件中都提供了基本字典和自定义字典，以及用户自定义的词库，通过使用这些工具可对文档进行拼写和语法检查，以确保用户在编辑文档时及时纠正出现的错误。

1.1.2　数据处理

数据处理是信息处理的基础，它是指将科学研究、生产实践和社会活动等各个领域的原始数据，用一定的设备和手段，按一定的目的加工成另一种形式的数据，即利用计算机对数据进行收集、存储、加工和传播等一系列活动的组合。

1.方便快捷的数据录入

一个电子表格可以完成数据的快速录入，而且在录入的过程中，不仅能灵活地插入数据行或列，还能对有规律的数据实现自动生成，并根据函数生成特定的基于数据表的数据，同时进行自动计算等。

2.根据数据快速生成相关图形或图表

图形或图表能更好地表达数据统计的结果，使其一目了然。对于有数据的电子表格，可根据其强大的内嵌功能自由地选择模板生成图形或图表。当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，便于数据的更新。

3.强大的数据统计功能

电子表格中提供了统计各种数据的方法，常用的数据统计功能有数据排序、筛选和分类汇总等，通过合理使用可方便地对表格中的数据进行相应的操作，制作出工作中需要的各种表格。

1.1.3　图形图像处理

将信息转换成图形来描述，有助于用户理解具体情况、加深印象、提高速度。图形是指静态图形或影像，图像则是指随时间而不断变化的动态图形。图形图像处理的基本流程如图1-4所示。

图1-4　图形图像处理的基本流程

1.图形和图像的输入

图形和图像的输入是图形图像处理的基础。图形和图像的输入方式有很多种，常见的图形输入方式有鼠标、数字化图形板和扫描仪等，常见的图像输入方式有扫描仪和数码相机等。

2.图形和图像的存储和编辑

图形和图像的存储是将输入的图形或图像存储到计算机中的某个位置，存储之后即可对其进行编辑，包括裁剪大小、调整色调和转换格式等。

3.图形和图像的输出和传送

对图形和图像进行处理后，即可将其输出到终端，常见的输出方式为打印机等。

4.图形的识别

图形的识别是指对图形的判定和区分，是图形图像处理的重要功能，如文字符号的识别和指纹鉴定等。

1.1.4　通信功能

OA系统的通信功能实现了各个部门间的协同工作，与传统的办公系统相比，办公效率更高。OA通信功能主要包括及时提醒、远程通信、远程监控和屏幕互换4个方面。

当工作人员远离办公室，而又需要了解单位的某些数据时，即可通过网络远程连接计算机来完成相关办公事宜，如图1-5所示。

图1-5　使用通信功能协同办公

1.1.5　文件处理

在任何企事业单位中，文件处理都是一项重要工作。传统的手工文件处理方式不仅效率低、消耗大，而且会占用工作人员大量时间进行分发、追踪和催办，已经无法满足办公自动化和远程办公的要求。OA系统的文件处理系统真正实现了数字化办公，大大提高了工作效率，其主要有以下两种功能。

·资源共享：利用OA系统的网络可使内部成员方便地共享文件，经过授权的用户可通过访问网络资源来获取文件。

·文件处理流程系统化：在传统的文件处理流程中，需要专门的人员进行分发或催办工作，而在OA系统中，可通过基于OA网络的文件处理系统真正实现网络化处理，有效缩减处理时间，如图1-6所示。

图1-6　文件处理系统

文件处理主要指对文件这一整体形式进行的各种处理，如文件的复印、输入、存储、管理和传输，以及邮件处理等。

1.收发文件管理

收发文件管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作的全程处理，可实现文档发送自动化。

2.文件输入和存储

文件输入和存储就是实现对文件的自动输入，并将输入的信息存储起来。典型的文件输入和存储是通过缩微处理设备实现的。

3.邮件处理

通信工作是办公活动中工作量最大的活动之一，具有非常重要的作用。随着计算机、通信和网络技术的发展，电子邮件成为了主流通信方式，其综合了电话的传递信息迅速和邮政信件提供的文字记录的优点。