2.1.5 业户收楼入住的流程管理

业户收楼入住对于物业公司来说，是一个重要的环节，也是其开展物业服务工作的开端。按照一定的收楼入住流程管理，能使业户收楼入住顺利高效地完成。不同情况下的收楼入住，其管理也不一样。下面为读者介绍一手房业户收楼入住的流程管理和非业主使用人及二手房业户收楼入住管理。

1.一手房业户收楼入住的流程管理

（1）图2-2所示为业户收楼入住手续办理流程图

图2-2 业户收楼入住手续办理流程

（2）业户收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内，业户尚未办理入住手续，客户服务部工作人员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业户前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，客户服务部应将情况向管理处主任汇报决定是否登报催办。业户办理入住手续须带以下证件：

1）入住通知单。

2）购房合同原件和复印件。

3）业户及家庭成员的身份证原件及复印件，一寸彩照每人各两张。

4）单位购房的还须带齐营业执照副本及复印件各一份。

5）委托他人办理的，须带业户委托书及委托人身份证。

（3）收楼入住审查登记。

1）客户服务部工作人员在业户前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：

① 购房合同原件。

② 业户的身份证原件。

③ 单位购房的还须检查其单位营业执照副本。

④ 委托他人办理的须检查业户的委托书。

2）检查无误后，客户服务部工作人员将购房合同原件、业户及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业户，证件复印件及业户委托书存入业户档案。

3）将业户提供的照片一张贴在业户家庭情况登记表内，另一张为业户办理业户证。

（4）客服人员将相关资料发给业户后请业户在资料领取清单上签字确认。发给业户的资料有：

1）需业户签收的临时管理规约、业户手册、装修指南、使用说明书、质量保证书。

2）需业户签订的区域防火协议书、业户收楼确认书、入住承诺书。

3）需要业户填写的业户联络资料登记表、业户情况登记表。

（5）详细解释管理公司各项基本规章制度（包括业户室内装修规定、大件物品放行规定、管理费收缴规定、业户证办理规定等）及各种表格（如物品放行条、动用明火申请表等）的使用方法。

（6）业户须缴纳的费用。

1）预缴三个月的物业管理服务费。

2）水电周转金。

3）专项物业维修资金。

4）约定的其他费用。

（7）验收。

1）客户服务部工作人员与业户到单元验收，将结果记录于房屋质量验收登记表中。

2）业户确认水表、电表、燃气表读数，签收钥匙后，填写收楼确认书。

3）如果单元须进行返修工程或有其他需要，业户须填写遗留工程申报表、钥匙托管承诺书。

4）房屋验收合格的，客户服务部工作人员应请业户在《房屋质量验收登记表》中签字确认。

5）验收中发现问题，业户要求搬入或二次装修前维修的，管理处客户服务部应通知开发商在一周内给予解决，并跟进整改结果。

① 开发商一周内未整改完毕的，管理处应将整改情况反馈给业户，并告知具体再验收时间。

② 整改完毕后，由管理处客户服务部通知业户进行二次验收。

（8）业户资料的日常处理程序。

客户服务部前台初审业户交回的资料和文件，并将资料存档。文件具体处理方法如下：

1）将开发商致业户的收楼通知书原件存档。

2）将购房合同书复印件存档。

3）将业户身份证复印件或代办人身份证复印件存档。

2.非业主使用人及二手房业户收楼入住管理

（1）非业主使用人收楼入住管理。

1）非业主使用人搬入园区时，客服助理应要求提供《房屋租赁合同》复印件或业主签署的《房屋使用授权书》原件，以证实其对该房屋的使用权。

2）客服助理应要求非业主使用人与业主签订《房屋使用协议书》，明确房屋内相关物品归属。

3）非业主使用人提供家庭成员身份证复印件、1寸照片一张和有效联系方式，填写业主（住户）基本情况登记相关表格。

4）客服助理要求非业主使用人签署相关入住文件并发放《业主规约》和《住户手册》。

（2）二手房业户收楼入住管理。

1）新业主入伙所需资料：与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证明原件、指定银行存折（可在4之前提供）。

2）客户服务部对新业主的以上文件进行查验、复印，将上述原件退还新业主，复印件留底，通知财务部查核原业主的各项费用的缴交情况，陪同新业主抄取水表读数，并告知其小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。

3）由财务部核算原业主所欠的应缴费用，并与原业主结清，在所欠费用未结清前，原业主的所有物品不得搬离小区。

注：在原业主与新业主签订的《商品房买卖合同》中注明由新业主承担的或新业主愿意承担原业主此项费用的，由财务部向新业主收取。

4）在原业主交清所有应缴费用后，由客户服务部向新业主发放《业主公约》、《住户手册》、业主情况登记相关表格、装修审批相关表格、《装修管理规定》，并要求业主在资料收取登记表上签字。

5）与业主签订《委托收款协议》、《物业服务协议》（在协议上应注明服务中心收费项目、双方认同的收费起始点）等，客户联交客户收好，其他按规定收好，并及时转交相应部门、责任人。

6）向业主介绍业主卡（业主附属卡）办理规定、停车月卡办理规定等，并要求其提供相应资料按相关规定办理。

以上过程中，如办理人非新业主本人，代理人需出示新业主本人的《委托函》、代理人身份证。

7）由客户服务部及时将业主变更的信息通知到保安、财务等部门，相应部门应及时对相关业主信息进行更新。

8）客户服务部客户档案管理员应及时对业主档案进行更新，其中属楼宇部分的保留，业主部分的用新业主的替代，并更换档案袋，原业主资料连同档案袋归入原业主档案类管理。