一、信息系统的功能结构

（一）信息源

系统信息源的区分有两个标准，一是地点，一是时间。按地点来分，可把信息源分为内源和外源，内源数据产生于系统本身的活动，外源数据涉及系统的环境。例如，用一个高校系统来说，属于内源数据的，如专业课程设置情况、教学计划情况、科研情况、师资情况、设备情况、资金情况等，属于外源数据的，如宏观形势或市场悄况的信息、协作单位和兄弟院校的信息、上级管理机构的指令信息等。根据时间的不同，可分为一次信息和二次信息；一次信息是由现场直接采得的信息；二次信息则是各种文件和数据库中存贮的信息。二次信息的属性和格式一般不符合系统的要求，因而在使用前一般均要经过变换。

（二）信息用户

信息用户是信息的使用者，可分为系统内部的使用者和系统外部的使用者，而系统内部的使用者又可分为有决策权的管理人员和一般的普通职员两种。管理人员又可以按照企业职位高低分为高层领导成员、中级管理人员和基层管理人员。不同级别的管理人员对信息的需求有着很大的差别。

（三）信息管理者

信息管理者负责信息系统的设计实现，实现以后，负责信息系统的运行和协调。

（四）信息处理

从广泛的意义上讲，信息处理器是指获取数据，将它们转变为信息，并向信息用户提供信息的一组装置。信息处理器完成信息的收集、加工、传输、存储、检索和提供等方面的工作。

（1）信息收集：信息的质量很大程度上取决于原始数据收集的及时性、完整性和真实性，信息收集在确定信息需求的基础上，注意信息收集的真实性和目的性，同时又兼顾信息收集的横向性和反馈性。

（2）信息加工：数据要经过加工以后才能成为信息，其过程如下：数据→预处理信息→信息→决策→结果。

在上述过程中，常常应用各种数学模型和算法，通过对数据进行逻辑形式算术的处理，生成为符合一定管理决策所必需的信息，在信息加工时，必须注意加工手段的先进性，力求信息有较高的信度。

（3）信息传输：在系统内部信息的传输中，发方和收方有的是双边关系，有的是多边关系，有的只收不发，有的又收又发。在整个管理系统中，某一子系统的信息输出，可以成为另一个子系统的输入，在管理系统内既有不同层次间的纵向信息流，也有同一层次内不同职能部门之间的横向信息流，纵横结合形成整个信息网。

（4）信息存储：经处理后的信息，有的并非立即使用，有的即便立即使用，也还要作为日后的参考，因此，必须将它们存储起来，这就需要建立信息库。要存什么信息、信息存储时间的长短以及存储方式等，主要由信息系统目标确定，在信息系统目标确定以后，根据支持系统目标的数学方法和各种报表的要求确定信息存储的要求。如为了预测学校长远的招生规模，我们要存学校历年来的招生信息。

（5）信息检索和提供：一个管理系统内，一般存储的信息量是很大的。在信息管理系统中，存储着大量的关于财务、用户信息、员工信息、公司历年业绩、相关公告等信息，要查找其中需要的信息，却不是一件容易的事。因此，必须拟定科学的查找方法和手段，就像图书馆查书和找书一样，既迅速又简便，这种方法和手段就叫做信息检索技术。信息处理完，就应按管理决策的要求，以各种实用的形式将信息提供给企业或者有关单位。

图2-1 信息系统功能构成图