第一节 秘书的定义与理解

众所周知，定义是明确概念内涵与外延的逻辑方法。“秘书”这一概念，是秘书学学科的逻辑起点，也是秘书文化中最基本的构成要素。由于人们对秘书定义理解的角度与方法不同，迄今为止对“秘书”定义的界定仍是众说纷纭、莫衷一是。我们归而析之，主要有以下五种主要观点和看法。

（一）助手说

助手说是当今秘书界最流行的诠释。如詹银才在主编《涉外秘书学》一书中论述道：“秘书或秘书工作者，是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，搞好行政工作。”他偏重于行政秘书，强调决策在秘书工作中的重要性。张述主编的《外企秘书》中也认为：“秘书是上司的助手，充分了解上司的活动和工作范围，能发挥其主观能动性，具有不在上司的直接监督下承担其任务的才干，运用判断力在其职权范围内对公司工作做出决定，充当着内外人与人及人与机器的中间角色。”这一定义有模仿国际秘书联合会所下定义之嫌。事实上，国际职业秘书联合会下的定义为：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他（她）掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，并以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内做出决定。”国际职业秘书组织的定义是：“秘书具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。”美国全国秘书协会认为，行政秘书是“高级官员的助手，掌握机关职责并具有不在上司直接监督下承担任务的才干，发扬积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。”成都大学常崇宜教授也认为：“秘书是领导机关首领或特定领导人员个人的工作助手。”

“助手”的说法，在我党十一届三中全会以前还没有提到。直到1985年1月的全国秘书长办公厅主任会议上，才提出各级办公厅（局）的秘书要加强领导助手的作用。我们认为，“上司（领导、经理）的助手”的这种说法欠妥当，因为其他部门的人员也是上司的助手，而此说法体现不出秘书的特征。张希林在《文秘学》一书中说道：“在实际工作中，为领导工作服务的，起参谋与助手作用的工作人员，不只是秘书和文书，而是一个庞大的队伍。”至于“特殊的助手”“领导的门户”等定义含混不清。秘书的特殊性在哪里？领导的门户就一定是秘书？等等，语义模糊。

（二）参谋说

最早提出秘书的参谋论是田真先生，他在1986年《秘书工作》杂志上就撰文指出：“在社会主义制度下，秘书… …是各级领导机关或领导人员的参谋和助手，协助领导处理日常政务。”处理政务，这仅适合公务员秘书的范畴，但不宜作为整个秘书的定义。事实上王兆国在1985年全国秘书长会议上的《充分发挥办公厅的参谋、助手作用》报告中就指出，办公厅要充分发挥参谋作用。李欣在1986年第2期《秘书工作》杂志上发表的《试谈秘书工作的四个转变》一文中，强调“四个转变”的实质是加强秘书工作的参谋作用，把“参谋”作用放到了“助手”作用之前。

1987年12月在四川成都召开的首届“全国秘书学与秘书工作学术讨论会”上，重点探讨了秘书的参谋问题。“事实上，人们从站立的角度不同而得出不同的结论。第一，秘书长会议文件突出了强调参谋作用；第二，从事实际秘书领导工作的同志认为不宜把秘书的参谋作用过分强调；第三，部分理论界人士探讨参谋作用，提出‘补偿论’等。”这里，笔者认为王兆国强调参谋作用，是针对秘书长这一层次而言，并不扩大为对所有秘书的职业要求。常崇宜教授在《秘书学概论》中指出：“我国政府机关的秘书部门是机关的枢纽，是领导的耳目、助手和‘参谋部’。”又提到行政秘书，“一般来说，… …还常起着类似部队的参谋、国外的‘智囊团’的作用。”同年上海《秘书》杂志第1期发表了《王中同志谈秘书》一文，提出“秘书的最高权限是给领导当助手、做参谋”的观点。此后，不少学者也纷纷发表论著，表示赞同或采纳其观点。如朱传忠、叶明主编的《秘书理论与实践》一书认为：“秘书是一种职务名称，指处于中枢地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。”又如方晓蓉等著的《秘书学》教材认为：“秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息，办文、办事、办会等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手。”

有人把“参谋说”与前面的“助手说”组合在一起，提出了助手动手、参谋动脑的观点，而这种说法同样是错误的。李欣认为任何一个秘书既要动手又要动脑，“秘书向领导提建议、出主意、起参谋作用，这本是分内之事。”1985年1月中办座谈会明确提出秘书的参谋作用之后，有人便将此夸大，把秘书和秘书部门等同于智囊人物和外国的咨询机构，这样不仅混淆了视听，更不利于秘书和秘书班子的建设。王山而在1996年第3期《秘书》杂志上发表了《关于“秘书谋论”若干问题之我见》，提出了自己的看法：“秘书是领导者的参谋和助手，表明以‘参谋和助手’为职能赋予秘书，社会已经认同。”“秘书学使用的‘参谋’，不是秘书学独自拥有的专用术语，秘书的‘参谋’职能不等于军队的参谋职务，前者是‘借用’，后者才是‘正宗’，两者不宜相提并论。”“‘参谋’的中心词是‘谋’，不是‘参’，不宜把参与领导决策的事务性工作的‘参’与‘谋’平起平坐。”有人提出要讲清秘书是“参谋”还是“参与”？是“献策”还是“决策”？是“办文”还是“主事”？笔者也非常赞同王山而同志的观点，因为不少学者放大了秘书功能，秘书关键和基本职责是参与决策，主要是准备材料、收集信息、决策会议的筹划等基础性、事务性工作；而军队的则是直接介入参谋中，并在决策中起到决定性影响的人物。“参谋”这一说法，我们认为不甚妥帖，因为古代秘书基本上具有“谋”的职能和功能；而现在的秘书应该说很少或无“参谋”的职能与功能。故对于现在有人提出一般性的普通秘书要“寓参谋作用于日常工作之中”“在服从中参谋”等语句，我们认为是不对的，是一种误导。

（三）职务说

1979年《辞海》“秘书”条释为“职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件，办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。”职务的名称外延太宽泛，此外，机要性并非是秘书工作的唯一特性，故可删除。1979年《辞海》（修订本）词语分册说秘书是：“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案工作、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。”对比上述修订后的定义较为科学。《现代汉语词典》认为职务是“工作中所规定担任的事情”。秘书不属于某一行业，但又为任何一行业所必须。常崇宜教授认为：“秘书是领导机关首脑或特定领导人员个人的工作助手，它是一种职务名称，也是一种社会职业，各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。”换言之，秘书既是一种职务，也是一种职称。张家仪1986年在《秘书》杂志上提出：“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以秘书绝不是一种职务，而是一种职业。”我们认为秘书是一种职业较为科学，但不一定是职务。

（四）人员说

《美国职称词典》解释：秘书这一词语的正确含义，是指工作水平高超，能全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员或负责人的较次要的行政事务及办公室工作… …的人。我国国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中将秘书界定为“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。《现代汉语词典》对秘书的解释为：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

日本学者认为，秘书就是帮助上司处理杂务的工作人员。这一定义揭示了秘书的本质特征是一种工作人员，不过太宽泛了。苏联卡捷琳娜认为：“秘书是一项普通的职业，其职责主要是为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”我们国内持“人员说”这一观点的人不多，他们主要是王银清、瞿麦生等。他们都认为，企业秘书是指在企业经营和日常生活中，直接协助企业领导综合处理各种事务的人员。张家仪认为，秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书、辅助决策，并处理日常事务的服务人员。我国《秘书职业技能标准》指出：“秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。”我们认为，把秘书仅仅视为一般的工作人员，外延似乎太宽泛了一些。

（五）职务说

最有代表性的是常崇宜教授，他在主编的《秘书学概论》一书中认为：“秘书是领导机关首脑或特定领导人员个人的工作助手，它是一种职务名称，也是一种社会职业。… …通过辅助领导直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务。”1979年版《辞海》的“秘书”条目诠释为：“职务的名称之一，是领导的助手。”同年《辞海》修订版依然为：“秘书是职务名称之一。”

对此张家仪持不同的意见，他在1986年《秘书》杂志上撰文指出：“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书绝不是一种职务，而是一种职业。”常崇宜教授针对张家仪提出自己的观点：“说‘秘书绝不是一种职务’也有些勉强，在我国现实中不少秘书是国家正式任命的职务。”我们认为“职务”说法不可取，因为随着我国市场经济的进一步深入与发展，大量受雇于私人或民营企业、民办企业的私人秘书不断涌现，现已成为人才市场受聘于秘书职业的主要生力军。

（六）比喻说

在实际工作中，人们往往用某些有类似点的事物来比拟他们想说的概念与认识，对秘书这一职业也不例外，如社会上有些人把秘书比喻成“领导的传话器”，跟在领导身后提公文包的，在办公室爬格子的，幕后摇鹅毛扇的，政治舞台上吹喇叭、抬轿子的，比喻为领导的耳目、心腹、智囊等。也有人说，“秘书不过是看领导眼色行事，忠实执行命令却不能多嘴多舌、评头论足的职业人。”时下，出于某些秘书的越位现象时有发生，也有人把秘书喊为“二首长”“二书记”“黑军师”之类。当然，也有人把秘书比作“孺子牛”，勤勤恳恳干事、忠诚努力为领导服务。总之，秘书概念包含着多面性，秘书工作实践的差异性、秘书内容和范围的不确定性、扮演角色的复杂性、秘书职权和责任的模糊性、秘书与领导的微妙性、秘书与领导形象的关联性、秘书政治影响的敏感性等。秘书一词，看来是一个多层次、多侧面的组合概念，秘书常常扮演着军师、随从、收发、管家、参谋、幕友、助手等多种角色，很难用一种角色来替代和说明之。如秘书党政之内的要职，最高者称为“总书记”；又如写字楼及商业机构内的办公室人员，专长速记、打字、安排日程、会议实务、公文处理、档案管理等工作，则称为“初级秘书”或“文员”。

秘书们常称自己是上司和其他领导者的桥梁，起纽带作用，是单位和领导的“窗口”“门面”“耳目”“手脚”，是传达上级领导、指导精神、反映基层部门工作情况的“二传手”等。我们认为，比喻仅仅是一种形象性说法，不能作为科学的准确定义。按逻辑学原理，定义项中不能有比喻性词语。比喻虽然富于形象性，但它不能直接明确地揭示出秘书的内涵与外延。

事实上秘书的本质是综合辅助性和直接服务性，其特点是近身综合辅助。美国人强调秘书的创造力和判断力，以及在一定范围内代表领导决定问题的能力。日本人形象地称秘书为“全能运动员”；原苏联人概括秘书是辅助性、事务性、信息性的服务人员。我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》，将我国的秘书职业设为四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级、原中级）、三级秘书（国家职业资格三级、原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。只有高级秘书才具有一定的参谋与咨询功能，但助手作用要大于参谋作用。

现代秘书在世界范围内已成为最广泛的社会职业之一，属于第三产业体系，有其广泛的服务性。如在美国，秘书属于“文书、事务、一般管理”这一职业大类。其人数约占全部脑力劳动的4%，在全部438种职业种类中人数排名最多的前10种占第3位。在日本，秘书则是刚毕业的青年学生（尤其是女学生）最乐于选择的职业之一。除了较高的工资待遇和较为舒适的办公室工作环境之外，在秘书职位上最能受到企业或机关的内部教育，最能得到多能型管理能力的培养，最容易晋升为高级管理后备人员。