第二章　档案著录

第一节　档案著录的含义和类型

一　档案著录的含义

所谓档案著录，是指在编制档案检索工具时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。这里所说的内容特征，是指分类号、主题词(关键词)、摘要等揭示档案主题的记录项。而形式特征，是指责任者、时间、密级、保管期限、档号、文件编号、稿本、文种、载体等不直接揭示档案主题的记录项。档案的题名在揭示档案主题时具有内容特征的性质，不揭示档案主题时属形式特征。

二　档案著录的类型

档案著录依据其具体对象的不同，可分为单独著录、组合著录与分析著录。

单独著录是以单份文件或单个案卷为对象揭示其内容与形式特征的。其中，以单份文件为对象的著录，称为文件级著录;以单个案卷为对象的著录，称为案卷级著录。

组合著录以一组具有密切联系的若干份文件或若干个案卷为对象。其中，以一组具有密切联系的若干份文件为对象的著录，称为文件组合级著录，以一组具有密切联系的若干个案卷为对象的著录，称为案卷组合级著录。

分析著录，是指将档案中有价值的某些细微部分分析出来，单独作为一个著录单位所进行的著录。

档案著录的结果称为条目(又称款目)，它是对文件或案卷所作的一条记录，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合，实际上就是被著录的文件或案卷的缩影和替身。

条目按其重要性和所起的作用，可分为主要条目(或称主要款目)、附加条目(或称附加款目)和分析条目(或称分析款目)三种类型。主要条目是指在同一种目录里利用档案主要特征为标目的条目，它能够提供主要检索途径。附加条目是指在同一种目录里利用档案次要特征为标目的条目，其作用是在同一种目录里充分反映档案内容，再一次提供检索途径，以补充主要条目的不足。分析条目是指采用分析著录法编制的条目，其作用是深入揭示档案中的重要组成部分。分析条目通常由两部分组成：第一部分记载析出部分的项目，第二部分记载含析出部分的整体档案的项目(在此部分前须加析出符号“∥”)，并记载析出部分在整体档案中的位置。

三　与档案著录具有密切联系的几个概念

档案著录与条目、编目、目录、标目、记录几个概念之间具有密切关系。

著录是指编制条目的行为或过程。著录的结果称条目，它是按照一定规则对文件或案卷内容和形式特征所作的一条记录，是组成目录、索引的基本单位，其量词一般是“条”(书本式条目用)、“张”(卡片式条目用)。条目的作用一是作为检索工具的构成要素;二是帮助利用者识别档案，进而选择利用档案;三是向利用者提供获取档案线索的途径;四是向利用者提供获取档案实体的依据。

编目是指编制各种目录、索引和编写各种指南的活动。其中目录和索引的编制包括两个步骤：第一个步骤是将档案的内容和形式特征记录下来。这一步骤被称为著录。著录的本质，是对档案信息的描述。通过著录，使紧紧依附于原始载体和受物理位置限制的档案信息分离出来，形成一条条档案信息线索，即条目。第二个步骤是将这些条目按照一定的方法组织起来。这一步骤被称为目录组织。经过目录组织，无序的条目即可形成有序的目录和索引，所有档案都可以在档案检索工具中拥有特定的位置。

目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是目录组织的结果，是档案管理、检索和报道的工具，其量词一般是“种”或“套”。

标目是反映档案某一主要内容和形式特征，决定条目性质与条目在目录中的排列次序，并提供排检途径的著录项目。在手工档案检索工具中，人们多从分类、主题、文号、责任者等途径去检索档案。因此，档案著录标目的选择也应与之相适应，即选择分类号、主题词、文号、责任者等几种特征作为排检标目。标目决定条目的性质，是排列条目次序的根据和档案利用者检索档案的媒介。条目的名称是由它的标目的名称来决定的。如以分类号为标目的条目，称为分类条目;以主题词为标目的条目，称为主题条目，依此类推。一定目录的称谓及组成，也是以相应条目的标目为根据的，而利用者检索档案时，总是举出已知标目进行查找。所以标目的选择和使用，是编目工作的一项重要内容。

标目是针对手工编目而言的，是手工编目中从档案著录到目录组织之间的一项十分必要而又十分重要的环节。在计算机编目中，作为一个文献单元(如案卷或文件)处理所形成的一组以机读形式存贮的数据被称为记录，它相当于手工编目中的条目。条目和记录的工作手段不同，结构也有差异，但其描述的对象和描述方法是相同的。在条目中，描述档案特征形成著录项目和著录单元。机读记录中描述档案特征的数据单位称为字段(相当于一个著录项目)和子字段(相当于一个著录单元)。按一定顺序排列而成的记录集合被称为文档，相当于一个功能齐全的档案检索工具体系。这一体系经过计算机的程序控制，可按需要显示或输出分类、主题、文号、责任者等多种档案检索工具。

第二节　《档案著录规则》简介

一　《档案著录规则》的版本情况

(一)《档案著录规则》第一版简介

改革开放以来，随着档案开放工作的不断深入，人们的档案意识日渐加强，从而对档案提供利用工作提出了更高的要求。能否及时、准确、系统地检索出所需特定的档案信息，已成为人们公认的衡量档案工作水平高低的重要标志。编制多样化的检索工具，构建科学的检索体系得到了全国档案界前所未有的普遍重视。但是，由于标准化工作没有跟上，档案编目工作也出现了一定程度的混乱现象，如规格式样不统一、著录方法不一致、符号代码各异等。在此背景下，国家档案局于1983年2月决定成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录工作小组。《档案著录规则》草案制定出来后，曾交由河南省浚县档案馆进行著录标准化试验，后经不断补充和修改，于1985年5月由国家标准局正式批准为中华人民共和国国家标准，是为《档案著录规则》第一版(标准编号为GB/T 3792.5-1985)。该版的内容包括引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式、著录详简级次、著录用文字、载体类型标识、著录来源、著录项目细则等。

(二)《档案著录规则》的修订与再版

经过十几年的推广实施，全国档案著录的标准化程度有了很大的提高，同时《档案著录规则》第一版中所存在的某些问题也凸显出来。为此，国家档案局在总结已有经验的基础上，又对该标准作了全面修订，于1999年5月以中华人民共和国行业标准形式再次发布，是为《档案著录规则》第二版(标准编号为DA/T 18-1999)。该版的内容包括范围、引用标准、定义、著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则、著录条目实例等。

《档案著录规则》第二版与第一版相比，主要有以下几个方面的改动：

(1)增加了“引用标准”。《档案著录规则》第二版引用了《全数字式日期表示法》(GB 2808-1981)、《文献主题标引规则》(GB 3860-1983)、《文献保密等级代码》(GB 7156-1987)、《国家机关公文格式》(GB 9704-1988)、《档案分类标引规则》(GB/T 15418-1994)、《档案主题标引规则》(DA/T 19-1999)等标准，并保持了与这些标准的协调一致。

(2)增加了文件组合级和案卷组合级两种著录级别。

(3)将著录项目由十个大项二十三个著录单元改为七个大项二十二个著录单元。在大项方面，将“题名与责任者”项改为“题名与责任说明”项、“文本”项改为“稿本与文种”项，将“附注”项与“提要”项合并为“附注与提要”项，删除了“丛编”项和“标准编号及有关记载”项。在著录单元方面，新增了“文种”和“电子文档号”，将“档案馆(室)代号”改为“档案馆代号”，将“第一责任者”与“其他责任者”合并为“责任者”，将“主题词”改为“主题词或关键词”。

(4)调整了标识符“：”和“;”的使用范围，新增了“，”和“…”两种符号，删除了用于外文缩写的符号“.”，用于标识日期起止的符号“～”被符号“—”所取代，并规定档号、电子文档号、缩微号各层次之间亦用符号“—”。

(5)将文件级与案卷级段落式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。

(6)将原“题名与责任者”项中的“载体类型标识”著录单元移入“载体形态”项，将“附件”著录单元由“载体形态”项调整到更名后的“题名与责任说明”项。

(7)将“提要”著录单元由条目的第四段落调至第三段落，而将“主题词或关键词”著录单元由第三段落调至第四段落。

(8)完善了“著录用文字”的内容，规定汉字应使用规范化的简化汉字，外文及少数民族文字应依照其文字规则书写。

(9)将“著录来源”改称“著录信息源”，并对文件和案卷的著录信息源分别作了具体的说明。

《档案著录规则》的发布实施，对于提高检索工具的编制质量、建立健全全国统一的检索体系、开展档案的报道与交流，具有重要的现实意义。

二　《档案著录规则》的适用范围

国家档案局1999年5月发布的中华人民共和国行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999)的适用范围，可从以下几个方面来理解：

(1)《档案著录规则》是档案著录的一部“总则”，具有较强的通用性，广泛适用于各类档案的著录。

之所以说《档案著录规则》是档案著录的一部“总则”，是因为它对档案著录中所涉及的方方面面，如著录级别、著录项目、著录条目格式、著录用标识符、著录详简级次、著录用文字及著录信息源等均做出了明确规定，而且这些规定兼顾了各种档案的共性。从原则上讲，《档案著录规则》对各类档案的著录都是适用的。

不过，《档案著录规则》还规定，“某些内容和形式极其特殊的档案，可遵循本标准制定细则”。这是因为，《档案著录规则》仅仅是各类档案著录的总标准，不可能也不必要让它一一满足各种内容和形式极其特殊的档案的需要。否则，《档案著录规则》会显得过于臃肿庞大，使用起来反而不太方便。所以，有关专业主管部门可在《档案著录规则》的基础上，紧密结合本专业档案自身的特点，再制定相应的著录细则。到目前为止，我国已相继制定并发布了《环境保护档案著录细则》(HJ/T 9-1995)、《地质资料档案著录细则》(DA/T 23-2000)、《城市建设档案著录规范》(GB/T 50323-2001)等一系列细则。这些细则在完全遵循《档案著录规则》基本规定的同时，也充分考虑到了各种内容和形式极其特殊的档案的实际情况。

但是，以《档案著录规则》这一档案著录的总则性标准去著录电子档案，是不能满足电子档案著录要求的。这是因为，《档案著录规则》所规定的著录条目，没有能够完整地反映电子档案的特征。如这份电子档案应用的是什么字处理软件以及什么版本，是什么软件平台，文件字节数是多少，是文本文件还是多媒体文件，文件名(亦称数据集名，不同于电子文件的题名)是什么，是否加密等，这些特征信息在规则中都没有规定如何著录。如果是记录在磁带上的电子档案，按照目前的著录规则进行著录，那么对于磁带盘的种类、磁带道数、信频带密度、使用字符编码、帧奇偶数、逻辑记录长度等特征信息也无法表达。产生以上这些问题的根本原因是，在我国现行《档案著录规则》中表达电子档案结构的著录项目太少以及缺少对产生电子档案信息系统的著录要求。因此，为了适应档案信息化对电子档案的著录要求，还必须制定专门针对电子档案的《电子档案著录细则》。一般说来，对电子档案的著录项目涉及文件内容、结构、背景和文件系统等各个方面，与纸质档案著录相比，要复杂得多。

(2)《档案著录规则》主要用于对现行档案的著录，在开展历史档案的著录时还应具体依据相关的历史档案著录细则。

之所以要制定历史档案著录细则，是因为历史档案与现行档案之间差异比较大，在开展历史档案的著录时有一些较为特殊的要求。到目前为止，我国已经制定并发布了《明清档案著录细则》(DA/T 8-1994)、《革命历史档案著录细则》(DA/T 17.1-1995)、《革命历史资料著录细则》(DA/T 17.2-1995)、《民国档案著录细则》(DA/T 20.1-1999)等一系列细则，而且这些细则与《档案著录规则》大体上是一致的，只是在具体著录内容上作了一定程度的调整。

(3)《档案著录规则》适用于对单份或一组文件、一个或一组案卷的著录，但不包括对全宗、类别的著录，也未涉及分析著录的问题。

1985年5月首次发布的《档案著录规则》规定，按照不同著录对象，区分为文件级(以单份文件为著录对象)和案卷级(以卷、册、袋、盒为著录对象)两种著录级别。1999年5月修订再版的《档案著录规则》则又增加了“一组文件”(即文件组合级)和“一组案卷”(即案卷组合级)两种著录级别。与国际档案理事会档案著录标准化特别委员会所制定的《国际档案著录(通则)》［ISAD(G)］相比，《档案著录规则》少了以全宗和类别为对象的著录。实践证明，没有全宗级与类别级的著录，其著录结果是只见树木(案卷和文件)而不见森林(全宗和类别)，明显违背了档案尊重全宗的原则。今后再次修订《档案著录规则》时，可考虑增加对全宗和类别的著录项目(如机关全宗的行政管理历史和个人全宗的传记梗概、档案历史沿革、档案整理体系等)，以使档案著录项目更丰富、更充实。

至于分析著录，目前《档案著录规则》未作规定，如果档案馆(室)采用了这种著录方式，可以析出部分的不同特征(如责任者、主题词、分类号)为标目，分别编制责任者分析条目、主题分析条目、分类分析条目。

三　《档案著录规则》的基本内容

1999年5月发布的中华人民共和国行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999)规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源及著录项目细则等。

(一)著录项目

著录项目通常是指用以揭示档案内容和形式特征的记录事项。全部著录事项分为几个主要部分，称为大项。构成各个组成部分的特定内容，称为著录单元(又称小项)。根据规定，档案著录项目共分七个大项，每个大项又分若干个著录单元(小项)。具体见表2—1：

表2—1所列各著录大项和著录单元(小项)，是从既便于一馆一室的检索又有利于建立档案目录中心开展对外报道和交流并兼顾手检和机检的需要而提出来的，它所规定的某些项目并不是在任何情况下都必须著录。实际工作中，如果主要项目已经明确了档案的内容和形式特征，一些次要项目就可省略不著，但又不能各单位自行其是，任意减少，否则档案著录标准会失去控制，达不到统一全国检索体系的目的。为此，《档案著录规则》将所有著录项目和著录单元(小项)分为主要项目和选择项目两部分。即前者必须著录，而后者可灵活处理。

按规定，只有正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词才是主要项目，其余都是选择项目。由此，档案著录就有了详简级次之分。凡只著录主要项目的，称为简要著录;凡除著录主要项目外，还著录部分或全部选择项目的，称为详细著录。每个档案馆(室)应根据档案的实际状况与本馆(室)的具体条件，自行选择详简级次。

(二)著录用标识符

为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，《档案著录规则》中规定使用下列13种标识符：

.—置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

﹦置于并列题名之前。

：置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

/置于第一责任者之前。

;置于多个文件编号之间，多个责任者之间。

，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同责任、身份之间。

+置于每一个附件之前。

［］置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵母代日转换后的公元纪年。

?用于不能确定的著录内容，一般与“［］”配合使用。

-(占半格)用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

…用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字，未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

在使用著录用标识符时应注意以下几点：

(1)除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.—”号。如遇回行，不可省略该标识符，但各项目另起段落著录时可省略该标识符。

(2)“.—”符号占两格，在回行时不应拆开。“;”和“，”号各占一格，前后均不再空格。

(3)如某个项目缺少第一单元(小项)时，应将现位于首位的标识符改为“.—”。例如按规定应著录为“.—密级：保管期限”，如果某份文件没有密级，则著录为“.—保管期限”。

(4)凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

(5)各主题词间以空一格的方式作间隔，需要组配时，使用组配符号连接主题词。

(6)不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

(三)著录条目格式

著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。规定著录条目格式的目的，是为了科学地组织各个著录项目，即根据各个著录项目的职能、内在联系和在检索中的重要程度，安排成一个合理的次序，并结合成若干段落，以适应检索、格式转换和调整的需要。著录条目格式的规范化有利于提高档案检索工具的质量和档案检索的效率。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式的条目格式，实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。我国档案界以往采用的著录条目格式多为表格式，即将著录项目名称及填写位置印制成表格的一种格式，这种格式的优点是因标有栏目名称，填卡、查卡比较直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制，内容多时写不下，少时写不满，浪费空间，也影响信息的存贮量。如果编制书本式档案检索工具，则排版较复杂，成本较高。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目及单元之间用符号区分开来的一种格式，这种格式的优点是：

(1)每一著录项目及单元的字数不受限制，能充分存贮有用的信息，又能节省空间。

(2)采用通用的标识符分隔各项目与单元，便于识别不同的著录事项，克服不同语言间的障碍。

(3)符合编目工作现代化的需要。将著录项目与单元的形式代码化，便于计算机识别和存贮，转换成机读目录，能消除人机之间的理解障碍，实现人机对话。

(4)有利于信息交流，资源共享。这种著录条目格式在国际上广为采用，我国国家标准《文献著录总则》和图书情报工作的一系列著录标准，均采用段落符号式，档案著录与之统一有利于不同信息资源间的交流和共享。

(5)标识符具有固定著录项目与单元排列顺序和准确识别不同项目的功能，可提高检索速度。

《档案著录规则》中规定的段落符号式条目格式如图2—1所示。

对段落符号式条目格式说明如下：

(1)段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、第二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、第二行，电子文档号置于第二行的中间位置;第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时齐头著录;第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与第一、第二、第三段落齐头;第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。上述四个段落中，第一段落和第四段落为条目的排检与编号项，第二段落为条目的著录正文部分，第三段落为条目的提要。在进行目录组织时，再将标目置于整个条目之首，并且独居一行，或者将条目中用于排检的著录项目画上红线，表示以此为标目。

(2)实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式相同，排列顺序亦可参照段落符号式。

(3)无论著录对象是单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按此格式著录。

(4)著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录，并在正面右下角用“()”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式不变。

图2—2是档案著录的一个实例：

(四)著录用文字

著录用文字是指档案著录时所用文字的字形、字体和语种。对著录用文字作明确规定是为了达到著录的规范化，保证条目的质量和目录信息的顺利交流。为此，《档案著录规则》规定：

(1)著录用文字必须规范化。

(2)汉字必须是规范化的简化汉字，外文与少数民族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。

(3)文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

(4)图形及符号应照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并加“［］”号。

(五)著录信息源

著录信息源是指著录项目的出处。明确著录信息源是著录工作的先决条件，也是著录信息准确性与一致性的保证。

《档案著录规则》规定：档案的著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录档案本身信息不足时，可参考其他有关的档案材料。

对文件进行著录时，其条目的著录信息源主要是文件的首页和文尾。首页一般有题名、文件字号、密级、收文机关、责任者;文尾有发文时间、责任者的署名或印信以及附件的题名等。首页和文尾基本上可以提供全部形式特征的著录事项。主题词、分类号和提要的著录信息源则主要是从题名和正文中提取。

对案卷进行著录时，其条目的著录信息源主要是案卷封面、卷内文件目录和卷末备考表。主题词、分类号和提要的著录信息源主要是卷内文件的题名和正文。

(六)著录项目细则

即著录方法，它对各著录项目和著录单元(小项)进行了解释，并就著录中遇到的各种问题作出了明确而具体的规定。

第三节　档案著录方法

一　题名与责任说明项的著录

题名是表达档案中心内容、形式特征并使之个别化的名称。题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字。

(一)正题名

(1)正题名是文件或案卷的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。在通常情况下，档案只有一个题名时，应视为正题名，正题名照原文著录，题名中的标点符号、化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均应照录，不能遗漏。因为这些内容是构成题名不可分割的部分，是确认、辨识档案内容的重要标志。例如：“YJR6油碱比配机”。

(2)单份文件没有题名时依据其内容拟写题名，并加“［］”号。历史档案和新中国成立后档案中一些以个人名义相互联系的公私信函没有题名，著录时应根据内容自行拟写题名，置于“［］”内。例如，［×××同志关于清匪反霸中应注意掌握政策等问题给×××同志的函］。

(3)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“［］”号。例如，“关于进一步贯彻执行中共中央〔1980〕75号文件精神的通知［××县关于进一步贯彻中共中央推行农业生产责任制的通知］”。

(4)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。

(5)案卷题名不能揭示案卷内容或过于冗长时，一般应重新拟写，将原案卷题名修改好后再著录。但是不可动辄重新拟写，特别是历史档案，原案卷题名的用词用语具有时代特征，一般不宜随意更改。

(二)并列题名

并列题名是以第二种语言文字(如外文、少数民族文字)书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，以便于按两种不同的文字进行检索，并列题名前加“=”号。例如：“天津市污染气象要素的研究=Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin”。但正题名上的汉语拼音，不能视为并列题名，不需要著录。

(三)副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，有时一份文件有两个题名时，其中破折号或冒号前的题名视为正题名，后面的为副题名。一般情况下，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录，只有在正题名不能揭示档案内容或含义不清时，才著录副题名。副题名前加“：”号。例如：“加强档案馆工作建设，为四化服务：××同志在全国档案馆工作会议上的报告”。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途以及批准、通过时间等的说明文字，必要时照原文著录，其前加“：”号。例如：“国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准”。

(四)文件编号

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号照原文和符号著录，其前加“：”号，例如：“：京档局字〔1996〕51号”，“：J6—021—001”。联合发文有多个文件编号时，一般只著录主办机关的发文字号，如果立档单位也是联合发文的责任者之一，则必须著录立档单位的文件编号。如果著录多个文件编号，中间用“;”号隔开，例如：“穗建施〔1987〕第047号;穗劳发字〔1987〕第029号”。

(五)责任说明

责任说明著录责任者。责任者也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，通常写在正文的下面偏右，所以又称落款。目前有的机关发文时，常常以文件版头或印章为标志，而省略了责任者。文件责任者可以是一个机关或机关的一个内部机构，也可以是几个机关，还可以是一个人或几个人。

(1)责任者只有一个时，责任说明照原文著录，其前加“/”号。例如：“/重庆市民政局”。

(2)责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余责任者视需要著录。被省略的责任者用“［等］”表示。第一责任者之前加“/”号，其他责任者之间以“;”号相隔。例如：“/国家计委;财政部;商业部［等］”。

多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中，责任者之间用“，”号相隔。例如：“/舒适，项堃，上官云珠(主演)”。

同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”号中，职责或身份之间以“，”号相隔。例如：“/徐昌霖(编剧，导演)”。

(3)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，一个全宗内不得同时著录全称和简称。例如：“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”简称“全国人大常委会”。

凡是国家政权机关、中央一级的部，省去“中华人民共和国”字样，只著录部的名称，如“财政部”;国务院直属局、委、办冠以“国家”二字，简称为“国家税务总局”等;地方的党政机关使用简称著录时应加上地名，如“中国共产党云南省委员会”简称“中共云南省委”，“昆明市人民政府”简称“昆明市政府”。

一般的机关团体，虽有上级领导机关或者下属单位，但只要本机关团体有专用名称，著录时即可用其专名，不加上级机关名称。例如：交通部直属的“长江航运管理局”，可省去“交通部”三字，直接著录为“长江航运局”。无专用名称的下属机构，不能省略上级机关名称，否则容易混淆。例如：“北京大学研究生院”不能著录成“研究生院”，否则就搞不清是哪个单位的研究生院。

机关团体责任者的著录，不得使用非通用简称，也不得著录成“本部”“本省”“本委”“本公司”“省政协”等。

(4)历代政权机关团体责任者，其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号，以便于了解该机构的所属朝代，并区分不同历史时期相同名称的机构。例如：“/(明)吏部”，“/(清)军机处”，“/(民国)教育部”，“/(汪伪)外交部”等。

(5)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“()”号。例如：“/王枫(《人民日报》记者)”。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。例如：由江泽民签署的中央军委文件，责任者著录为“/江泽民(中央军委主席)”。

(6)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“()”。例如：“/(清)左宗棠”。

(7)少数民族个人责任者称谓对各民族而言有差异，著录时应按少数民族的署名习惯著录。

(8)外国责任者姓名前应著录相应历史时期易于识别的国别简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。例如：“/(美)爱因斯坦(Einstein，A.)”。

(9)文件所署个人责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“()”。例如：“/茅盾(沈雁冰)”。

(10)未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“［］”号;经考证仍无结果时，以三个“□”代之，著录为“□□□”。

(11)文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“［］”号。例如：“/周［周恩来］”。

(12)文件的责任者有误时，仍照原文著录，但应将考证出的真实责任者附后，并加“［］”号。例如：“/王国央［王国英］”。

(13)考证出的责任者证据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内。例如：“/［张治中?］”。

(六)附件

附件是指文件正文后的附加材料。有些附件是正文的重要补充和说明，不可忽视。附件只著录题名，其前冠“+”号。文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”。例如：“+关于1987年档案专业职称改革工作部署的通知+对不具备规定学历档案人员聘任档案专业职务的意见”。如附件题名过长也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“［］”号。例如：附件题名为“×××同志关于争取我县农业生产有较好收成和农村情况根本好转的报告”，可简略为“××同志…报告”。

如果附件题名具有独立检索意义，亦可另行著录条目，并在附注中说明。例如：《中央宣传部关于北方各省代表联席会议讨论大纲》，其附件的题名是《开展游击运动与创造北方苏区的决议》，就有一个完整的题名，也可以脱离文件正文独立使用，这样的附件已具备了另立条目的条件，可单独著录成一个条目。

二　稿本与文种项的著录

(1)稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本反映了文件的形成过程，不同稿本在形式、作用、有效性等方面都有差异，据此可鉴别文件的价值和可靠程度，是利用者识别和选择文件材料的重要线索之一。稿本依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“.—”号。例如：“.—影印本”。

(2)文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。文种依实际情况著录为指示、通知、报告、批复、会议纪要、协议书、鉴定书、判决书、照会、诰、敕、题、札、咨、札等，其前加“：”号。例如：“：协议书”。

三　密级与保管期限项的著录

(1)密级是指文件机密程度的等级，密级依GB7156-1987《文献保密等级代码》划分为六个级别。名称与代码如表2—2：

密级一般按文件形成时所定密级著录，公开级、国内级可不著录，对已升、降密级或解密的，应著录新的密级，其前加“.—”号。著录文件密级的目的，是便于保守党和国家的秘密，防止泄密情况的发生，对正确开展利用工作有重要意义。

(2)保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般按案卷组成时所定保管期限著录;对已更改的，应著录新的保管期限，其前加“：”号。例如：“.—秘密：永久”。当不著录密级时，保管期限前不加“：”。例如：“.—5年”。

四　时间项的著录

时间项根据著录对象的不同，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.—”号。以单份文件为对象著录一个条目时，著录文件形成时间;以一组文件或一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录文件起止时间，即其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“—”号连接。

(1)文件形成时间一般按表2—3中的规则著录：

(2)时间项依据《全数字式日期表示法》(GB2808-1981)著录，一律用八位数表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日。例如：“.—19840715”。

(3)历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵母代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。例如：“.—清乾隆十年9月26日(17451021)”。

(4)没有形成时间的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间后再著录，并加“［］”号。例如：“.—［19630124］”。

(5)文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原文时间，原时间中缺少的部分或字迹不清的部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。例如：“.—195□□□□□［19550307］”。

(6)文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。例如：“19500105［19500115］”。

(7)文件形成时间考证不出时，著录为“□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。

(8)如果考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内，例如：“.—1935□□□□［19350916?］”。

(9)著录起止时间时，无论是本年度或跨年度都要著录完整，不能省略年度。例如：“.—19890107-19891015”。

五　载体形态项的著录

该项包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。

(1)档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不著录，其他载体类型据实著录，并加“.—”号。例如：“.—磁带”。

(2)数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“页”“卷”“册”“张”“片”“盒”“米”“袋”等。著录时其前加“：”。例如：“.—10页”，“.—唱片：3张”。

(3)规格是指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。例如：“.—5页：260㎜×184㎜”，“.—磁盘：4片：3.5英寸”，“.—缩微平片：5盒：3/4英寸”。

六　附注项的著录

附注项是指著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项的顺序著录。著录时有则录，无则免，除确实需要外，一般可不著录。项目以外需要解释和补充的列在其后。附注项前加“.—”号，各附注项内容之间亦用“.—”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各项附注中使用的标识符可与各著录项目使用的符号相一致。各著录项目中需要说明的事项主要有以下几方面：

(1)题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。例如：对《新民主主义的政治与新民主主义的文化》一文，在附注项中注明“.—现名《新民主主义论》”。又如：《中共中央关于无产阶级文化大革命的决定》一文，在附注项中注明“.—又名十六条”。

(2)责任者附注：注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数量或名称。例如：“.—责任者项据笔迹考证”。又如：对于《天津市污染气象要素的研究》一文，除在责任者项中著录课题负责人之外，在附注项中注明“.—参加本课题人员还有边海;李檬”。

(3)时间附注：注明考证出时间的依据。著录非文件形成时间时应注明为何种时间。例如：“.—时间依据收文登记考证”，“.—时间为收文时间”。

(4)载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况。例如：“.—中间缺3页”，“.—西藏自治区统计表因污渍大部不清”。

著录项目以外需要注明的事项主要有：

(1)被著录文件有不同稿本者应予注明。例如：清代一些档案有汉文和满文两种版本，应在中文版的著录条目附注项中注明“.—另有满文版”。

(2)被著录文件另有其他载体形式者应予注明。例如：为北京业余英语广播讲座教学唱片著录时，应在附注项中注明“.—同内容纸质铅印教材2本”。

(3)被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。例如：“.—复制件”。

(4)被著录文件经考证为赝品者应予注明。

(5)与被著录文件关系密切的相关文件应予注明。

(6)需要注明的其他事项，如科研课题的获奖情况、音像档案的播放时间等。

七　提要项的著录

提要项是对文件和案卷内容所做的简介和评述，是利用者了解档案内容、选择所需档案的依据，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数)和利用价值等。

提要在附注之后另起一段空两格著录，一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录，文字要简练、准确和通俗。

八　排检与编号项的著录

排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。它是在档案加工和整理过程中所形成的各种号码和标识，包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。

(1)分类号。分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》(GB/T 15418-2009)的有关规定著录，置于条目左上角第一行。

(2)档案馆代号。档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行。档案馆代号在建立档案目录中心或报道交流时必须著录。

(3)档号。档号是指档案馆(室)在整理或管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。文书档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号，某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头，档号中各号之间用“-”号相隔，占半格。例如：“21-3-57-6”(文件级)，“33-1-101”(案卷级)。

(4)电子文档号。电子文档号是档案馆(室)管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。

(5)缩微号。缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微摄制品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代号齐头。

(6)主题词或关键词。主题词是在标引和检索中用以表达档案主题的规范化的词或词组，关键词是取自文件题名或正文，用以表达档案主题并具有检索意义的未经规范化的词或词组。主题词参照《中国档案主题词表》《档案主题标引规则》(DA/T 19-1999)及本专业、本单位的规范化词表进行标引。主题词或关键词在附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一格，一个词或词组不得分作两行书写。文件级条目一般著录三个至四个主题词，个别的可著录七个至八个主题词。案卷级条目可适当增加。

第四节　档案著录级别的选择

一　选择著录级别的意义

著录级别是指著录对象的单位形态。按照国家档案局1999年发布的中华人民共和国行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999)的规定，档案著录的对象可以是单份文件、一组文件、一个案卷或一组案卷，从而使著录级别划分为文件级、文件组合级、案卷级和案卷组合级。著录级别的选择，关系到著录信息的专指度与著录工作的速度。著录级别低，著录信息的专指度就高，检索深度较深，但著录工作量大，速度较慢;反之，著录级别高，著录信息的专指度就低，检索深度较浅，但著录的工作量相对小，速度较快。因此，档案部门应根据馆(室)藏档案的特点和利用的需要，选择合适的著录级别，以保持适当的检索深度，同时提高著录的速度和质量。

二　不同著录级别的优缺点

文件级著录是指以单份文件为对象进行的著录，即一文一卡。这种著录形成的条目能够比较准确、全面地反映每一份文件的内容和形式特征，专指性强，提供的数据可进行文件级检索，达到较高的检索深度。但著录工作量大，著录速度慢，而且有些类型的多份文件有重复数据，逐份著录对提高检索效率作用不大。

案卷级著录是指以卷、册、袋、盒为对象进行的著录，即一卷一卡。这种著录条目反映的是一个案卷的综合特征，具有一定的概括性，比起文件级著录的工作量大为减少，著录速度较快。但由于不能具体揭示案卷内每份文件的特征，提供的数据只能进行案卷级检索，而无法进行文件级检索，难以满足对于检索深度有较高要求的检索需求。对于内容相同的案卷来说，逐卷著录产生的数据也有大量的重复。

文件组合级著录是根据文件之间的联系以多份主题内容相同的文件为对象进行的著录，即多文一卡。案卷组合级是根据案卷之间的联系以多个内容密切相关的案卷为对象进行的著录，即多卷一卡。这两种著录方式的条件是，被组合著录的文件或案卷应在内容上具有密切的有机联系，具有相同或基本相同的检索要素。对于符合这些条件的文件或案卷组合起来进行著录，可以达到既不影响检索深度，又相对减少著录工作量，提高著录速度的效果。但文件组合级著录和案卷组合级著录须多一个工作环节，即先对内容相同或相关的文件或案卷进行组合，再进行著录。如果组合不当，既严重影响著录质量又增加了工作量，还会破坏档案整理体系的完整性。

三　著录级别的选择方法及注意的问题

在选择著录级别时，首要的问题是要保证适当的检索深度，在此基础上力求减少不必要的重复劳动，以减少检索系统中的冗余数据，提高著录速度。一般说来，机关档案室、综合性档案馆的著录应以文件级著录为主，辅之以案卷级、文件组合级、案卷组合级和分析级的著录。也就是说，多数情况下以文件为著录对象;对于卷内文件内容比较单一的案卷可以案卷为著录对象;对于同一案卷内反映同一问题的文件，如下级的请示报告和上级的批复或指示、来往信函以及内容基本相同的文件等，可作为一组文件著录;对于题名相同的若干案卷可作为一组案卷著录;对于具有重要价值的综合性的计划、总结、述职报告、会议记录，某一文件内包含其他责任者的重要文件，以及附件中包含重要材料而又没有单行本的文件等，可考虑采用分析著录;除了上述情况之外的具有独立内容、独立检索意义的文件应主要以单份文件为著录对象。总之，各档案馆(室)在著录时可根据档案的实际情况，选择适当的著录级别。

采用文件组合级著录的数份文件，除了应具有内容上的紧密联系之外，一般还应是同一案卷内页号连续的文件，著录时可参照文件级条目著录格式和著录细则，但对以下项目的处理需有所变通：

(1)题名项。如果同一条目中数份文件的题名完全相同，并且可以揭示这些文件的主要内容，则可照录此题名;如果同一条目中数份文件的题名不一致，则应根据这几份文件的题名和内容重拟一个题名著录。

(2)文号项。由于条目中数份文件的文号各不相同，因此此项可不予著录。

(3)责任者项。如果同一条目中数份文件的责任者相同，则著录该责任者;如果责任者各不相同，可将每份文件的第一责任者依次加以著录;如果同一条目中需著录的责任者超过三个，可选择其中三个主要的责任者加以著录，并在第三个责任者后加“等”字。

(4)密级项。应取数份文件中最高级密级著录，以防泄密。

(5)时间项。应将文件级条目的文件形成时间改为数份文件的起止时间。

(6)数量项。应著录数份文件的总页数。

(7)档号项。文件组合级条目的档号与文件级条目的档号基本相同，只是将其中页号改为起止页号，即全宗号—案卷目录号—案卷号—文件起始页号—文件终止页号。

采用案卷组合级著录的数册案卷，除了内容上紧密联系并题名基本相同之外，一般案卷号还应是连续的。著录时可参照案卷级条目著录格式和著录细则，但对以下项目的处理需有所变通：

(1)时间项。应将案卷级条目中的卷内文件起止时间改为数册案卷内文件的起止时间。

(2)数量项。应著录数册案卷的总页数。

(3)档号项。案卷组合级条目的档号与案卷级条目基本相同，只是将其中案卷号改为案卷起止号，即全宗号—案卷目录号—起始案卷号—终止案卷号。

对于某些价值较大或比较重要的文件，可酌情采用分析著录。其条目格式如图2—3所示：