0.2 财务人员不加班的秘密——用好Excel

只有在熟练掌握Excel之后，才谈得上高效使用此工具进行表格制作。前面已经提到，Excel本身具有强大的数据处理和分析功能，要想用其高效制表，需要不断总结操作经验，善于自我提问或通过咨询其他人员来获取实用的Excel操作技巧，制作实用性更广的表格模板。

0.2.1 善用Excel的数据处理功能

Excel提供了大量的公式、函数、排序、筛选、分类汇总以及数据透视表等功能，利用这些功能可方便地对数据进行计算、统计、分析等操作。

公式和函数不仅可以用于计算、判断数据，还可用于加工、处理数据。如LEFT函数、RIGHT函数、MID函数均可以用于提取指定的字符；LOOKUP函数可以用于查询指定的对象等。巧妙地使用各种公式和函数，可以对已有数据进行再处理，最终得到需要的数据。

排序、筛选和分类汇总是统计数据最简单、最直接的功能之一，在数据量较大的情况下使用这些功能，可以起到事半功倍的效果。

数据透视表则是统计和分析数据最有效的功能之一，它是一种交互式的表，所进行的计算离不开数据和数据透视表中的排列关系，能够清楚地反映数据之间的逻辑关系。数据透视表还可以根据需要改变版面布局，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行标签、列标签和值标签等字段。源数据每一次改变版面布局，与其相关联的数据透视表都会立即按照新的布局重新计算数据。

0.2.2 总结经验，掌握技巧

优秀的表格制作者并不是一开始就熟练使用Excel制作表格的，他们也是经过了大量的实践操作，在不断地积累各种经验和技巧的过程中掌握了高效制表的技能。例如，财务人员时常遇到需要在Excel中输入大量数据的情况，在输入过程中难免会出现错误。若错误的数据较少，修改起来便没有什么难度，但如果错误的数据较多，手动修改会非常慢且难以保证正确率。例如，如果将所有员工的基本工资均少输入了100元，此时可按以下方法快速修改数据。

（1）在某个空白单元格中输入需要增加的数据“100”，然后选中该单元格并按【Ctrl+C】组合键复制。

（2）选中需要调整数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。

（3）在“运算”栏中选择“加”复选框，单击“确定”按钮。此时所有基本工资的数据都在原来的基础上增加了“100”。

整个操作过程相对于手动逐个修改而言，其高下立判。虽然大多数用户可能不知道这种方法，但一旦了解后，就应当掌握并总结，以后遇到类似的情况时就可以加以运用了。

0.2.3 制作扩展性强的模板

表格模板的扩展性越强，其适用范围也就越广。要想制作出扩展性强的模板，不仅要在表格结构和项目内容上下功夫，更需要制表人员具备专业的会计水平，能熟知各类会计表格，并能找到它们的共同点。

另外，如果表格模板的结构越丰富、内容越精确，针对性自然就越强，此时利用该模板制作所需表格也就非常高效。但与此同时，这种模板就失去了扩展性，对于其他表格来说，实用性也就大大降低了。因此，需要在表格的内容结构与表格扩展性之间找到一个合适的平衡点，从而制作出更适用的模板，这样就能将模板应用于不同的情况，同时也提高了表格制作的效率。