1.4 事半功倍——掌握高效处理数据的技巧
Excel具有自动计算、分析和统计数据的功能，因此要想使制表效率高效，数据的录入和整理也是必不可少的环节。下面介绍几种常用的提高数据录入和整理的方法，灵活运用这些方法可以大幅提高表格制作效率。
1.4.1 选择性粘贴功能的妙用
使用Excel制表时会常常遇到粘贴数据与公式的情况，如果所需要粘贴的只是其中一部分对象，如只粘贴公式，或只粘贴数值时，一般的粘贴方法会将单元格的全部信息粘贴过去，这样就会导致数据混乱。此时，使用“选择性粘贴”功能就能更有针对性地粘贴需要的对象。
使用“选择性粘贴”功能的方法：复制需要粘贴的单元格或单元格区域，在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在其中选择需要粘贴的内容后单击“确定”按钮即可。该对话框中一些常用的选项作用如下。
● 公式：需要从其他单元格复制公式到指定单元格时可选择此项，它将仅粘贴源单元格中的公式，需要注意的是，公式被粘贴到目标单元格后，会根据所引用的单元格类型（相对引用、绝对引用以及混合引用）而使公式内容发生变化。
● 数值：需要从源单元格区域复制由相关公式计算出的数值，或要将单元格的数值粘贴到指定单元格而不需要同时应用格式时，可选择此项。
● 格式：当需要复制源单元格格式（含条件格式）到目标单元格时可选择此项。它只能粘贴单元格的格式，不能粘贴单元格的内容。
● 列宽：当需要将源单元格或单元格区域的列宽应用到目标单元格区域时可选择此项。它只能复制列宽而不能粘贴内容。
● 跳过空单元：如果复制的单元格区域中有空白单元格，粘贴时不希望将空白单元格覆盖掉目标单元格对应的值时可选择此项。它对结构相同的汇总表格之间的数据复制引用十分实用，减少了分段复制的麻烦。如下图中的部分产品的进货数量需要更新，此时便可通过跳过空单元快速更新源数据。方法为：选中“进货数量更新”栏下的与进货数量对应的单元格区域并进行复制，选中“进货数量”栏下的源进货量数据，打开“选择性粘贴”对话框，选中“跳过空单元”复选框，单击“确定”按钮即可完成更新。
● 转置：该选项会将被复制数据的列变成行，行变成列。具体而言，复制的单元格区域的顶行将在粘贴后位于指定单元格区域的最左列，而复制的单元格区域的最左列将在粘贴后位于指定单元格区域的顶行。转置功能只适用于绝对引用的单元格。
1.4.2 查找与替换还可以这样使用
Excel的“查找与替换”功能不仅可以查找替换错误的内容，该功能还能实现长字符串的快速录入、使用通配符查找对象、查找并替换指定格式等功能。
1. 快速录入长字符串
当需要在工作表中录入大量相同的长字符串时，可事先用某个简短的字符代替长字符串，然后用“查找与替换”功能将该简短的字符替换为所需的长字符串。如需要输入“CK6140数控机床”时，可仅输入“机床”，输入完成后查找“机床”，并将其全部替换为“CK6140数控机床”即可。使用这种方法时一定要注意，简化的字符不能与工作表中的其他字符相同，否则后面替换时会把其他正确字符一并替换。
2. 使用通配符查找对象
通配符可以实现模糊查找，Excel中的通配符主要有“？”和“*”两种，具体用法如下。
● “？”表示的是匹配任意单一字符。如查找“李？莉”时，可查找到“李莉莉”“李雯莉”等所有包含3个字符且第1个字符为“李”，第3个字符为“莉”的数据。
● “*”表示的是匹配任意字符串。如查找“李*”时，可查找到“李莉莉”“李雯莉”“李强”等所有第1个字符为“李”的数据。
3. 查找并替换指定的格式
除了查找与替换数据外，Excel中的查找/替换功能还可查找并替换格式。例如，将工作表中所有加粗字体单元格的字号增大，便可按下面的方法来实现。
STEP 1 启用“替换”功能
在【开始】/【编辑】组中单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“替换”命令。
STEP 2 设置查找内容
①打开“查找和替换”对话框，单击“选项”按钮展开对话框；②单击“查找内容”下拉列表框右侧的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“格式”命令。
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模板文件\第1章\采购记录表.xlsx
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STEP 3 查找加粗字体
①打开“查找格式”对话框，单击“字体”选项卡；②在“字形”列表框中选择“加粗”选项，查找工作表中所有设置了加粗格式的单元格；③在“确定”按钮。
STEP 4 设置替换格式
返回“查找和替换”对话框，单击“替换为”下拉列表框右侧的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“格式”命令。
高手妙招——快速打开“查找和替换”对话框
在工作表中按【Ctrl+H】组合键即可打开“替换”对话框；若不需要替换，只需进行查找操作，则可按【Ctrl+F】组合键打开“查找”对话框。
STEP 5 增大字号
①打开“替换格式”对话框，单击“字体”选项卡，在“字号”列表框中选择“12”，表示将查找到的所有加粗字符的字号设置为12号；②单击“确定”按钮。
STEP 6 替换对象
①返回“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮；②弹出显示替换次数的提示对话框，单击“确定”按钮。
知识补充——完成查找替换格式后应及时清除格式
Excel在查找替换格式后，会保留这次操作的格式设置，此后，如果只是查找和替换字符，应及时清除“查找和替换”对话框中的格式设置，否则查找替换字符时会同时加上相应格式为条件，导致无法查找成功。清除“查找和替换”对话框中的格式很简单，只需单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“清除查找格式”或“清除替换格式”命令即可。
1.4.3 用数据验证功能防出错
为了进一步保证数据录入的正确性，可利用Excel的数据验证功能辅助录入操作，如录入的数据错误时及时提醒，或者直接设置数据范围，通过选择的方式进行录入操作等。这些设置可以避免手动录入数据可能产生的错误。
1. 设置数据验证的提示方式
通过数据验证的提示设置，可使在某些单元格区域中输入非允许的数据时，及时给出相应的出错提示，让录入者立即发现错误并重新输入。
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STEP 1 指定数据验证的单元格区域
①选中需进行数据验证的单元格区域，这里选中表格中“验收日期”项目下所有包含数据的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“数据验证”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据验证”命令。
STEP 2 设置输入的日期范围
①打开“数据验证”对话框，单击“设置”选项卡；②在“允许”下拉列表框中选择“日期”选项；③在“数据”下拉列表框中选择“介于”选项；④在“开始日期”和“结束日期”文本框中分别输入“2017/6/1”和“2017/6/30”，表示所选的单元格区域中只能输入2017年6月的日期。
STEP 3 设置出错提醒方式
①单击“出错警告”选项卡；②在“样式”下拉列表框中选择“警告”选项；③在“标题”和“错误信息”文本框中输入相应的提示内容；④单击“确定”按钮。
STEP 4 输入错误后的提示效果
①关闭对话框后，在所选的单元格区域中输入非2017年6月的某个日期数据，如“2017/7/1”，按【Enter】键确认输入；②此时Excel便将弹出“录入错误”对话框（对话框标题可自行设置），单击“是”按钮可确定输入，单击“否”按钮可重新输入，单击“取消”按钮将取消输入操作。
知识补充——其他出错警告方式
数据验证中的“警告”方式会提醒用户可能输入错误，并可根据需要确认输入、重新输入或取消输入。除此以外，Excel还提供有其他两种出错警告方式，分别是“停止”和“信息”，前者在输入错误数据后只能重新输入，警告级别最高；后者在输入错误数据后，只是会执行提醒功能，用户可确认输入或取消输入，其警告级别最低。
2. 通过选择的方式录入数据
当录入的数据只有固定的几种内容，如性别、产品类型、生产车间等，便可通过数据验证将其设置为选择方式，通过选择来准确录入相应数据。
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模板文件\第1章\采购记录表.xlsx
效果文件\第1章\选择输入.xlsx
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STEP 1 指定数据验证的单元格区域
①选中需进行数据验证的单元格区域，这里选中表格中“单位”项目下所有包含数据的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“数据验证”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据验证”命令。
STEP 2 设置数据的可选内容
①单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项；②在“来源”文本框中输入具体的可选数据，如“台，袋，套，个，件”，逗号需在英文状态下输入；③在“确定”按钮。
STEP 3 选择输入数据
①此时输入单位时，可选中相应的单元格，单击右侧出现的下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择需要的选项即可。
1.4.4 定位功能的应用
Excel的定位功能可以根据指定的条件快速定位到目标单元格，这个操作对于数据量大的表格而言非常有效。打开“定位条件”对话框的方法为：单击【开始】/【编辑】组中的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“定位条件”命令；也可以直接按【F5】键或【Ctrl+G】组合键打开“定位”对话框，单击左下角的“定位条件”按钮。
“定位条件”对话框中预设了许多功能，用户可根据需要进行选择和设置，以便指定需要的目标单元格，其中一些常用的参数作用如下。
● 批注：定位到包含批注的单元格。
● 常量：定位到数据为常量的单元格。常量即不可变量，与公式、函数等变量对应。
● 公式：定位到包含公式和函数的单元格。使用常量或公式定位单元格时，还可在对话框中进一步指定定位的具体对象，包括数字、文本、逻辑值、错误值等，默认这些复选框均是选中状态，表示定位所有内容。
● 空值：定位到值为空的单元格，常用于批量填充操作。
● 对象：定位到非数据对象，如图片、图表、控件、形状等对象。
● 可见单元格：定位到没有隐藏的单元格。当表格中有些行或列被隐藏后，如果只需要复制没有隐藏的行或列时，直接复制会将隐藏的行或列的数据一并复制，通过定位可见单元格则可避免选中隐藏的单元格区域，进而复制非隐藏的数据。