第2章 会计机构和会计人员

2.1 会计机构的设置

2.1.1 设置会计机构的基本规定

会计机构是各单位办理会计事务的职能部门，会计人员是直接完成各项会计工作的人员。建立会计机构，配备具有一定职业道德、技术素质的会计人员，是做好会计工作、充分发挥会计职能作用的基础。但是不同的企业会计核算的任务大小不同，其所能承受的会计业务的行政成本也不相同，因此，我国的会计法规并没有“一刀切”地要求所有的企、事业单位都必须设立会计机构，而是因地制宜地按照企业的规模和核算的要求区分为3种情况进行规定的。

《会计法》第36条规定：“各单位应当根据会计业务的需要，设置会计机构，或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员；不具备设置条件的，应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。国有的和国有资产占控股地位或者主导地位的大、中型企业必须设置总会计师。总会计师的任职资格、任免程序、职责权限由国务院规定。”

《会计基础工作规范》第6条规定：“各单位应当根据会计业务的需要设置会计机构；不具备单独设置会计机构条件的，应当在有关机构中配人员。”

“设置会计机构，应当配备会计机构负责人；在有关机构中配备专职会计人员，应当在专职会计人员中指定会计主管人员。”

从以上的规定我们可以知道，企业应该根据自身业务规模的大小，会计核算工作量的多少分以下的3种情况解决企业的会计核算问题：

（1）设立单独的会计机构，划分职责与岗位进行会计核算；

（2）不设立会计部门，在有关机构中设置会计人员，并指定会计主管人员；

（3）会计核算量较少，可以不设置专职的会计，委托具有合法资质的代理记账机构代理记账。

2.1.2 设置会计机构的基本要求

从《会计法》第36条和《会计基础工作规范》第6条规定中，我们可以知道，是否单独设置会计机构由各单位根据自身会计业务的需要自主决定。一般而言，一个单位是否单独设置会计机构，往往取决于以下因素。

（1）单位规模的大小。一个单位的规模，往往决定了这个单位内部职能部门的设置，也决定了会计机构的设置与否。一般来说，大中型企业和具有一定规模的事业行政单位，以及财务收支数额较大、会计业务较多的社会团体和其他经济组织，都应单独设置会计机构，如会计部、财务部、计划财务部等，以便及时组织本单位各项经济活动和财务收支的核算，实行有效的会计监督。

（2）经济业务和财务收支的繁简。有些企事业单位尽管经济业务较少，但其业务的会计核算比较复杂，专业性很强，如金融行业，有必要单独设置会计机构，以保证会计工作的效率和会计信息的质量。

（3）国家法规的具体要求。对于有些行业的企业，国家的相关法规给出过明确的要求，例如，证券经纪行业，国家明确要求必须设立独立的财务会计机构。

（4）经营管理的要求。有效的经营管理是以信息的及时、准确、全面系统为前提的。一个单位在经营管理上的要求越高，对会计信息的需求也相应增加，对会计信息系统的要求也越高，从而决定了该单位设置会计机构的必要性。

2.1.3 不设置会计机构，只配备会计人员的要求

《会计基础工作规范》在第6条中规定：“不具备单独设置会计机构条件的，应当在有关机构中配备专职会计人员。”这是《会计基础工作规范》对设置会计机构问题提出的又一原则性要求。对于不具备单独设置会计机构的单位，如财务收支数额不大，会计业务比较简单的企业、机关、团体、事业单位和个体工商户等，为了适合这些单位的内部客观需要和组织结构特点，《会计基础工作规范》允许其在有关机构中配备专职会计人员，这类机构一般应是单位内部与财务会计工作接近的机构，如计划、统计或经营管理部门，或者是有利于发挥会计职能作用的内部综合部门，如办公室等。只配备专职会计人员的单位也必须具有健全的财务会计制度和严格的财务手续，其专职会计人员的专业职能不能被其他职能所替代。

2.1.4 实行代理记账的要求

《会计基础工作规范》第8条规定：“没有设置会计机构和配备会计人员的单位，应当根据《代理记账管理办法》委托会计师事务所或者持有代理记账许可证书的其他代理记账机构进行代理记账。”

此项规定的目的，是适应不具备设置会计机构、配备会计人员的小型经济组织解决其记账、算账、报账问题的要求。代理记账，是指由社会中介机构即会计咨询、服务机构代替独立核算单位办理记账、算账、报账业务。这是随着我国经济发展出现的一种新的社会性会计服务活动。

近年来，在我国经济飞速发展的同时，各单位的组织形式、经营规模都发生了很大变化，一些规模较小的企业、事业单位、个体工商户和其他经济组织大量出现，这就产生了现有会计人员的数量难以适应不断增长的各类经济组织进行会计核算要求的问题。一些经济组织很难找到业务素质相当的会计人员；而且，有些经营规模较小的经济组织配备一名会计和出纳，费用上也较难承受。在这种情况下，代理记账业务应运而生。

为了肯定代理记账业务，《会计法》中明确规定对不具备设置会计机构条件的单位，可以委托经批准设立的会计咨询、服务机构进行代理记账，从而确立了代理记账业务的法律地位。

1.从事代理记账业务的条件

《代理记账管理办法》第4条的规定：“符合下列条件的机构可以申请代理记账资格：

（1）为依法设立的企业；

（2）具备从事代理记账专业能力的专职从业人员不少于3名；

（3）主管代理记账业务的负责人为专职从业人员，且具备中级以上会计专业技术资格，或者取得注册会计师全国统一考试全科合格证书，或者从事会计工作不少于3年；

（4）有健全的代理记账业务内部规范。

具备从事代理记账专业能力，是指取得国家教育行政主管部门认可的中专以上会计类专业（会计学、会计电算化、注册会计师专门化、审计学、财务管理、理财学）学历（或学位）证书，或者取得初级以上会计专业技术资格证书，或者取得注册会计师的全国统一考试会计科目合格证明，或者取得财政部认可的其他会计能力水平证明，或者从事会计工作不少于1年。”

《代理记账管理办法》第3条的规定：“除会计师事务所以外的机构从事代理记账业务应当经县级以上地方人民政府财政部门（以下简称审批机关）批准，领取由财政部统一规定样式的代理记账许可证书。具体审批机关由省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门确定。会计师事务所及其分所可以依法从事代理记账业务。”

2.代理记账业务范围

《代理记账管理办法》第11条规定：“代理记账机构可以接受委托办理下列业务：

（1）根据委托人提供的原始凭证和其他相关资料，按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，包括审核原始凭证、填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等；

（2）对外提供财务会计报告；

（3）向税务机关提供税务资料；

（4）委托人委托的其他会计业务。”

3.委托人的责任和义务

《代理记账管理办法》第13条规定：“委托人应当履行下列义务：

（1）对本单位发生的经济业务事项，应当填制或者取得符合国家统一的会计制度规定的原始凭证；

（2）应当配备专人负责日常货币收支和保管；

（3）及时向代理记账机构提供真实、完整的原始凭证和其他相关资料；（4）对于代理记账机构退回的，要求按照国家统一的会计制度的规定进行更正、补充的原始凭证，应当及时予以更正、补充。”

《代理记账管理办法》第14条规定：“代理记账机构及其从业人员应当履行下列义务：

（1）遵守有关法律、法规和国家统一的会计制度的规定，按照委托合同办理代理记账业务；

（2）对在执行业务中知悉的商业秘密予以保密；

（3）对委托人要求其做出不当的会计处理，提供不实的会计资料，以及其他不符合法律、法规和国家统一的会计制度行为的，予以拒绝；

（4）对委托人提出的有关会计处理相关问题予以解释。”

4.代理记账的基本程序

首先，委托人与代理记账机构在相互协商的基础上签订书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外，应当明确以下内容：委托人、受托人对会计资料合法、真实、准确、完整应承担的责任；会凭证传递程序和签收手续；编制和提供会计报表的要求；会计档案的保管要求；委托人、受托人终止委托合同应当办理的会计交接事宜等。

其次，代理记账机构根据委托合同约定，定期派人到委托人所在地办理会计核算业务；或者根据委托人送交的原始凭证在代理记账机构所在地办理会计核算业务。

最后，代理记账机构为委托人编制的会计报表，经代理记账机构负责人和委托人审阅并签章后，按照规定报送有关部门。

5.代理记账人员的从业规则

主要内容包括：遵守会计法律、法规和国家统一会计制度，依法履行职责；对在执行业务中知悉的商业秘密负有保密义务；对委托人示意其做出不当的会计处理，提供不实的会计资料，以及其他不符合法律、法规规定的要求，应当拒绝，对委托人提出的有关会计处理原则问题负有解释的责任。