第二节 管理的职能

一、什么是管理职能

管理活动是人类最重要的活动之一，它涉及的范围非常广泛，但无论什么样的管理活动，都存在着共同的规律性，这就是管理职能。

所谓管理职能，是管理过程中各项行为的内容概括，是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所作的理论概括。

管理职能一般是根据管理过程的内在逻辑，划分为几个相对独立的部分。划分管理的职能，并不意味着这些管理职能是互不相关、截然不同的。划分管理职能，其意义体现在以下几个方面。

（一）有助于实际的管理工作及管理教学工作

管理职能把管理过程划分为几个相对独立的部分，在理论研究上能更清楚地描述管理活动的整个过程，有助于实际的管理工作以及管理教学工作。

（二）有助于管理活动的专业化

划分管理职能，有助于管理者在实践中实现管理活动的专业化，使管理人员更容易从事管理工作。在管理领域中实现专业化，如同在生产中实现专业化一样，能大大提高效率。

（三）有助于建立或改革组织机构

管理者可以运用职能观点去建立或改革组织机构，根据管理职能规定出组织内部的职责和权力以及它们的内部结构，从而也就可以确定管理人员的人数、素质、学历、知识结构等。

二、管理职能研究的历程

人类的管理活动究竟应该具有哪些最基本的职能？经过了近一百年的研究，管理学者们至今仍众说不一。主要的观点有以下几种。

（一）法约尔的五职能论

最早系统提出管理职能的是法国的法约尔，他提出管理的职能包括计划、组织、指挥、协调和控制五个职能，其中计划职能为他所重点强调。他认为，组织一个企业，就是为企业的经营提供所有必要的原料、设备、资本、人员。继法约尔之后，许多学者根据社会环境的新变化，对管理的职能进行了进一步的探究，有了许多新的认识。但当代管理学家们对管理职能的划分，大体上没有超出法约尔的范围。

（二）古利克和厄威克的七职能论

古利克（曾任美国哥伦比亚大学公共管理研究所所长）和厄威克（英国著名的管理史学家、教育学家）就管理职能的划分，提出了著名的管理七职能。他们认为，管理的职能是计划、组织、人事、指挥、协调、报告和预算。

（三）哈罗德·孔茨和西里尔·奥唐内尔的五职能论

美国加州大学洛杉矶分校两位教授哈罗德·孔茨和西里尔·奥唐内尔把管理的职能划分为：计划、组织、人事、领导和控制。人事职能的包含意味着管理者应当重视利用人才、注重人才的发展以及协调人们的活动，孔茨已经注意到了人的管理在管理活动中的重要性。

（四）赫伯特·西蒙的决策职能论

赫伯特·西蒙是美国管理学家和社会科学家，他倡导的决策理论，是以社会系统理论为基础，吸收古典管理理论、行为科学和计算机科学等内容而发展起来的一门边缘学科。他认为组织活动的中心就是决策。制订计划、选择计划方案需要决策；设计组织结构、人事管理等也需要决策；选择控制手段还需要决策。西蒙认为，决策贯穿于管理过程的各个方面，各项管理职能的开展都离不开决策，决策渗透于管理的所有职能之中，所以，管理者在某种程度上也被称为是决策者。

（五）希克斯的创新职能论

对于创新职能的重视，始于20世纪60年代，当时市场正面临着急剧的变化，竞争日益激烈，许多企业感到不进行创新就难以生存下去。美国学者希克斯在总结前人对管理职能分析的基础上，提出了创新职能，突出了创新可以使组织的管理不断适应时代发展的论点。创新，就是使组织的作业工作和管理工作都不断地有所革新、有所改进。有效的管理工作，就是要在适度的维持和适度的创新之间取得平衡。

三、管理职能

当今大部分学者认为，管理具有四大基本职能，分别是计划、组织、领导和控制。管理的基本职能就是管理者应做的主要工作。以影视剧创作为例，计划就是确定组织的发展目标，解决“干什么”的问题。我们要创作什么样的作品？计划多少时间完成？预算是多少？组织就是分工协作，解决“如何干”的问题。确定哪些部门和人员，他们各自该干什么，谁该对这些任务负责，各任务之间关系如何等。领导职能是广义的领导，包括领导、激励、沟通等，核心是解决“如何干得更好”。导演如何调动道具、灯光、摄像、演员等各方面力量，完成一部优秀的作品。控制就是不断测定实际与理想的差异，保质保量地按期完成制作。

（一）计划职能

计划职能就是对组织未来的活动以及为了资源供给与使用所进行的一种预先的筹划。也就是说，计划就是确定要达到的目标并事先确定实现目标所需要的活动。组织中的各级管理者都必须从事计划活动，计划的内容包括环境分析、制定经营决策和编制行动计划。任何管理活动都是从计划开始的，计划是管理的首要职能。

在美国，曾经有一位商人宣称要在所拥有的很少几个电视台的基础上创建新的全国电视网计划，起初人们都嘲笑他，但现在CBS、ABC和NBC再也不敢嘲笑福克斯（FOX）网络了。这个案例说明，计划能够为行动和取得成就扫清障碍，即便是小公司也可以从中获益成长为大公司。

（二）组织职能

组织职能源自于人类对合作的需要，合作的人们要发挥更高的效率，就应当通过组织设计将适当的人员安排到适当的岗位上，形成一个有机的组织结构，这就是组织职能。

再完美的计划只有落实到行动中才有意义，计划的落实就是组织工作。通过有效的组织工作，管理人员可以更好地协调组织的有限资源，更顺利地实现组织目标。因此，组织职能在很大程度上决定着计划和管理活动的成败。

（三）领导职能

为了有效地实现计划，管理者不仅要设计出合理的组织结构并为组织配备合适的人员，同时还要设法使组织中的每一个成员都以高昂的士气、饱满的热情投身到组织活动中去。

领导职能是指管理者利用组织所赋予的职权和自身拥有的权力去指挥、影响和激励组织成员为实现目标而努力工作的一种具有很强艺术性的管理活动过程。

3M公司的首席执行官利维奥·戴斯默认为，领导者应当创造合作的工作环境，保持经常的接触，给人们更大的自主权，永远诚实，分配的工作可以帮助员工学习和成长，公开地表扬和奖励工作优秀的员工。

（四）控制职能

控制职能是指检查、监督、确定组织活动的进展情况，纠正偏差，从而确保组织总的计划及目标得以实现的过程。

所有的管理者都应当承担控制的职责，一个有效的控制系统可以保证各项活动朝着达到组织目标的方向进行。控制系统越是完善，组织的目标就越容易实现。控制不仅是对计划执行情况的检查和监控，如果纠偏措施难以取得预期效果或者组织内外环境发生重大变化，那么，控制还可能意味着要制订新的计划。

四、管理职能间的关系

（一）管理职能应随着组织的不同而不同

管理的行为主体是组织，而组织是运动变化的，当组织要素（如组织环境、管理主体和管理客体三者）发生变化时，管理行为和职能应随之发生变化。实际上并没有所谓的管理职能，任何优秀的管理职能和技巧总是相对于特定的组织环境、管理主体、管理客体来说的，有什么样的组织要素，就应有相应的管理职能。当组织环境、管理主体、管理客体发生变化时，管理职能就应相应地做出改变。管理职能的划分不可能存在一套如管理学家所说的“典型的”职能这一固定的模式。

例如，对于军人来说，命令应当是最佳的职能；而对于现代高素质的人才来说，激励也许是应当采用的职能。

（二）管理职能的划分随着各学派对管理过程的认识不同而不同

管理学家对管理职能的划分认识不一，并不仅是因为有关管理学者因所处的时代、环境等条件不同而导致对管理职能的划分界定不同，而是因为已划分的各管理职能由于彼此之间并无严格的次序和界限，往往互相关联或交叉表达，不同的关联或交叉产生了不同的职能划分。比如有的管理学家把激励的职能纳入到人事职能。

（三）管理职能并不能描述管理过程

在具体的管理过程中，各项职能往往很难划分得十分清楚。从管理职能在时间上的关系来看，一项管理工作总是要首先作决策，再制订计划，然后组织实施，最后协调控制整个进程。但实际上，管理人员常常并不一定按顺序执行这些职能，而是同时执行这些职能。例如，在计划制订后的组织、领导或者控制过程中，可能会边执行边对原计划进行修改、调整，甚至编制全新的计划。

（四）不同组织层次在管理职能重点上存在差别

也就是说，不同的管理层次花在不同管理工作上的时间比重不一样。高层管理人员花在组织和控制这两项职能上的时间要比基层管理人员相对多些，而基层管理人员花在领导上的时间要比高层管理人员多一些（如图1-1所示）。即使是同一管理职能，不同层次管理者所从事的具体管理工作的内涵也并不完全相同。例如，就计划工作而言，高层管理人员关心的是组织整体的长期战略规划，基层管理人员更侧重于短期、局部性的作业计划。