主题04　如何用好模板

现在大部分的企事业单位都使用Word编辑日常办公文件，所以会使用Word的人很多，几乎可以说是只要会打字的，就一定会使用Word。但要使用好Word却并不是一件容易的事。例如，在许多拥有多个部门的企事业单位中，在汇总文件时总是会出现文件风格各异、混乱不堪的现象，导致汇总工作的工作量非常大。有的员工打印文件无条理性，有的员工喜欢把文本内容修饰得华丽花哨的，缺乏办公文件的庄重之气……如何才能避免这种现象的出现呢？最好的方法就是使用模板。

模板又称为样式库，它是一群样式的集合，并包含各种版面设置参数（如纸张大小、页边距、页眉和页脚位置等）。一旦通过模板开始创建新文档，便载入了模板中的版面设置参数和其中的所有样式设置，用户只需在其中填写具体的数据即可。Word 2013中提供了多种模板供用户选择。

有的公司就将内部经常需要处理的文稿都设置为模板，这样员工就可以从公司计算机中调出相应的模板进行加工，从而让整个公司制作的同类型文档格式都是相同的，方便了查阅者的使用，又节省了时间，有利于提高工作效率。

下面就来介绍一下创建模板的方法。其实很简单，用户只需新建并制作需要内容和格式的文档，然后将其另存为“.dotx”格式即可。

在制作模板文件时，需要考虑到使用该模板的不同用户在使用模板时可能遇到的一些问题，并尽量让内容更加简洁明了，在经过详细的调研后再决定模板的呈现方式。为了让模板更加完善，在制作时还应定义一些合适的样式集合，注意命名的规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等问题。

模板的选择也是有一定技巧的，只有根据内容选择合适的模板，才能制作出需要的文档效果。另外，员工在基于模板制作这些文档时，最好不要将对文档进行的编辑操作保存到Normal模板中。如果用户需要安装外部获取的模板，只需将它们保存在Word安装时默认路径下的模板文件夹“Templates”中即可。