1.1 外贸业务员需要具备哪些能力

外贸业务员是一个需要诸多技能的职业，且前期多有不确定性。一个好的外贸业务员要做到——勤：勤学习、勤思考、勤联系；悟：悟总结、悟经验、悟创意；变通：变通思维、变通方式、变通态度；坚韧：意志坚韧、锲而不舍、坚持不懈；诚信：诚信于公司、诚信于客户。

1.1.1 熟悉与产品相关的专业知识

古人云“知己知彼，百战不殆”，这句话同样适用于外贸行业。若想成为一名合格的业务员，首先要做的就是从各方面熟悉自己公司的产品，只有熟悉了产品的专业知识，才能为客户讲解这些产品的专业知识、相关术语、特点、性能等，吸引客户的注意力。

【案例】

我国某进出口公司与越南某客商凭借样品便决定成交一笔出口镰刀的交易。在交易的过程中，该进出口公司与对方所签订的合同显示，商品到达目的地港之后的60天，皆属于商品的复验有效期。当商品到达目的地港后，越南客商经过复验，没有提出任何异议。然而半年以后，越南客商联系该进出口公司，表示镰刀已经全部生锈，只能降价售于顾客，因此要求该进出口公司赔偿其损失，赔偿费用为当初成交价格的40%。该进出口公司得知此通知后，立即查看留存复样，同时发现了类似情况。在上述案例中，镰刀生锈的原因是镰刀与空气中的氧气发生了氧化作用，虽然这属于一种自然现象，但业务员在洽谈业务时也应告知客户。由于越南客商在货物抵港复验时未提出异议，所以该进出口公司无须答应对方的赔偿要求，但对公司的信誉始终造成了不好的影响。

如果业务员在洽谈业务之前能够熟知镰刀的特性，为客户推荐与货物相关的保存方法，则不会出现后面的问题。正是由于业务员的这一点疏忽，才对公司造成了不良影响。

【案例】

我国某出口公司出口的商品是人发，这是供加工发网的原材料，并且人发的售价随着其长度的增加而增加。在某一单交易中，该公司与买方的合同规定了商品的长度为6英寸。而该公司在进行装运时发现买方所需的6英寸的商品资源短缺，于是擅自决定以售价更高的长度为8英寸的商品来替代。然而当买方收到商品后，不但没有向该公司的行为表示感谢，还向该公司提出了索赔，原因是8英寸的商品不符合买方所需的规格，买方加工发网的机器无法进行生产，只好投入更多的人力和时间进行加工，从而造成了一定的损失。这件事最终以该公司赔付买方的损失而结束。在上述案例中，业务员对产品不同长度的适用性不够了解，在缺少应交货源后便私自决定以其他产品代替，这是错误的行为。在合同履行中，卖方所交货物的品质和规格必须符合合同规定。如果卖方所交货物不符合合同的品质条款，应当承担违约责任。给买方造成经济损失的，应当承担相应的赔偿责任。

1.1.2 英语听说读写样样都得行

随着经济全球化和贸易一体化的不断加深，国际贸易成了世界经济发展的主流。而英语作为一种在国际上应用最广泛的语言工具，在国际贸易中的重要性是毋庸置疑的。

从事外贸工作的人都知道，口语非常重要，它可以帮助你跟客户取得良好的沟通，让你们的合作愉快、顺利地进行。

有调查显示，在大部分的国际交易中，语言交流都是十分重要的。假如我们是外商，在货物质量、价格条件相差不远的情况下，我们当然愿意和能够进行良好沟通的业务员做交易了。这也从另一种角度提醒了业务员掌握英语的重要性。

英语的听说读写能力在业务洽谈时全都会涉及，部分业务员和客户沟通时，收发邮件、介绍产品状况都没问题，但是一到双方面对面沟通时就出现了英语沟通障碍，这种情况是极不可取的。

1.1.3 要懂外贸出口流程

货物的进出口都是有一定流程的，每一项任务的先后顺序都不可颠倒。报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇，业务员必须要将外贸出口的流程熟记于心。

【案例】

我国A公司向南美洲出口某商品6500吨，合同规定分五批装运。A公司未能在合同期限内装运最后的1500吨，而是在超过期限后的第四天才发传真通知买方，并要求延长信用证有效期限，以便双方继续交货。由于此商品在国际市场上的价格下跌，南美洲方面不同意延期，并向中国国际经济贸易仲裁委员会申请仲裁。上述案例涉及了分批装运和信用证业务问题。根据《跟单信用证统一惯例》的规定，在国际贸易中，如合同中明确规定了分批数量，则卖方应严格履行合同约定的分批装运条款，只要其中任何一批没有按时按量装运，就可以作为违反合同论处，以致该批及以后各批交易均告失败。

在上述案例中，由于最后一批货物没有按时装运，A公司已经构成了违约，而且违约后没有及时通知对方，因此根据国际商会第500号出版物的规定，本批交易已失败，所以A公司应按照合同规定向客户支付赔偿。

【案例】

我国某进出口公司A向美国某进出口公司B出口一批货物，合同价值约为95000美元，货物为轮船配件，共有8个型号，其中有3个型号是根据客户样品要求制造的。付款方式为客户先支付定金5500美元，剩余部分40%和60%分别以L/C和T/T支付（在货物生产完毕后通知客户支付）。

B公司开出信用证以后，A公司按照合同和L/C要求开始生产这批货物。在生产过程中，发现其中按B公司所提供的样品要求定做的货物无法完成，由于B公司订货的数量比较少，开发该产品对A公司来说并不划算。于是，A公司打算从其他厂家引进该产品，却一直找不到生产该产品的厂商。而此时已接近装船的时间，其他货物也相继生产完毕。A公司只好告诉B公司这一问题。

B公司得到通知后决定取消所有的货物订单，并要求退还定金和提供的样品，因为它要求定做的那批货物十分重要，而A公司却没有按时完成货物，错过了一次商业机会。A公司也知道自己理亏，于是答应B公司的要求，承担一切因此而造成的损失。

在上述案例中，A公司本身不具备生产该产品的能力，却仍然接下了全部订单，最终导致无法向客户提交其重要的产品。如果A公司在接单前就仔细审核产品订单，确认生产事宜，而不是盲目接单，也不会对公司造成重大损失。

1.1.4 熟练掌握计算机知识和技巧

21世纪是一个信息时代，计算机越来越多地被人们应用到学习、工作、生活之中。掌握计算机知识和技巧逐渐成为每个人必备的素质，同时它也逐渐变成了今后谋生的重要技能。

在外贸行业中，计算机也显得尤为重要，小到平时给客户发邮件，大到在网上领取出口收汇核销单以及办理出口退税，哪一件事都离不开计算机。

现代计算机技术对于外贸业务的发展作用是巨大的。第一便是广告功能。互联网可以对公司、厂家的产品进行宣传，有利于展现企业的实力，扩大企业的影响力，方便各个企业寻找合作伙伴；有利于营造国际名牌效应，提高海外市场的开拓程度。

第二就是情报功能。互联网可以帮助企业了解客户的各项信息，掌握其他公司的动向，跟踪国际市场和国内外产业政策的变化，掌握最新的市场动态，明晰国际经济发展的趋势，收集顾客的需求信息和对产品的意见反馈，完善售后服务体系。

第三则是业务功能。计算机互联网技术可以帮助出口商联系世界各地的销售网络及客户资源，为出口商寻找优质客户，进而降低时间成本和沟通成本，为企业赢得更大的利润。

计算机知识和相关技巧对当下环境的外贸业务有着巨大的作用，它同时促进了国际贸易范围的扩大，推动了“虚拟市场”的发展，使得国际贸易的方式发生了重大的变化。业务员应该紧跟时代的潮流，熟练地掌握计算机知识和技巧，为自己的外贸生涯增添助力。

1.1.5 待人接物要老练

良好的交流能力是从事外贸行业的敲门砖，所有的外贸订单都离不开双方良好的沟通交流。在客户来拜访或者视察企业时，业务员应懂得如何交流，让客户满意，这在一定程度上会增加客户对企业的好感。

业务员在接下订单之后的合同履行过程中，更应做到待人接物老练。在合同出现问题或货物运输以及交货后双方出现争议时，业务员都应该认真细致地采取有效的办法与外商一道协商解决问题。

【案例】

我国A出口公司与南美洲某外商长年进行机器生产合作，由南美洲的客户提供样品，A公司则按照样品的外表与性能进行生产。某年，A公司组团出访大洋洲，有一个大洋洲的外商约见A公司代表，提出A公司对南美洲出口的机器中有部分性能侵犯其知识产权，并出示相关的专利证书，要求A公司对此承担赔偿责任。

A公司代表称，A公司出口的这些机器，均按南美洲买主提供的样品生产，对侵犯大洋洲外商知识产权之事并不知情，因而不能承担赔偿责任。但为了防止今后发生类似侵权行为，请贵公司将享有知识产权的相关性能寄给我们，我们保证不再生产此类产品。

根据相关法律，如果大洋洲外商在相关地区拥有有效专利，A公司就不得未经许可使用、制造和销售专利产品。在上述案例中，A公司代表的答复是不适当的，A公司侵权在先，这时应先道歉，再与对方协商解决问题。

1.1.6 物流行情要清楚

在外贸行业，货物的运输阶段会涉及诸多公司和人员，从卖方与买方签订合同到备货，再到报关通关及装船运输，以及出口企业与货代船公司之间的业务联系，其中的方方面面，业务员都要做到清楚了解、准确无误，这样才能保证订单顺利完成。

【案例】

我国某外贸公司A公司第一次与大洋洲某外商进行交易，按CIF术语出售一批布匹，但是出口合同的支付条款规定不明确：“凭信用证在广州议付。”合同中规定的条款是：“12月在中国的港口装船，运往大洋洲某港，不允许有转运的情况。”A公司将布匹备妥后，在再三催促外商的情况下，外商信用证于12月19日方才开到。由于直达船的船期安排在每个月的10号之前，所以要在12月份将布匹装运是不可能的了。

因此，A公司与外商商议，将信用证的装运期和信用证议付到期日延迟，日期最迟分别为1月20日和2月8日。由于布匹市价下跌，对方非但不同意A公司的请求，反而向A公司要求索赔，理由是，A公司违反合同，未能在12月份装运，从而导致公司损失。

在上述案例中，虽然根本原因是由于外商的信用证开得太晚，导致A公司无法履约，但A公司也存在不小的失误。首先，A公司在合同中对信用证开立的期限并未做出明确规定，以致客户对开立信用证一拖再拖；其次，A公司对直达船的船期安排不甚了解，如果A公司业务员对物流行情了如指掌，即使客户的信用证开得晚了些，也足以完成装船事宜。

1.1.7 随机应变能力要强

一个优秀的外贸业务员在洽谈业务及履行合同过程中，要做到沉着冷静，遇事不能慌乱。业务员在外贸业务中遇到难题，做错事情，不能逃避，要随机应变，及时找出解决办法。而且，在事情过后还要注意总结，同样的事故不能再出现第二次。

【案例】

甲国A公司与乙国B公司在2015年5月签订了1.2万千克的冻肉出口合同，合同规定贸易术语为FOB巴塞罗那，买方所租的装货船舶必须不迟于8月15日抵达装运港。如果卖方遭受的任何损失和额外费用是因装货船舶延迟所致，那么损失费用将由买方负担。合同签订后，8月5日B公司来电称，由于天气问题，船源紧张，因而租不到船，要求A公司延迟2个月装运。

A公司因冻肉早已备妥待运，如延迟2个月装船，无论是保险，还是仓储租赁等原因，都会造成一笔额外的费用，于是不同意B公司的请求，并且按照合同要求，B公司应在8月15日前派船抵达目的地。8月15日，B公司联系A公司，表示自己已尽最大努力，仍无法找到船只。8月17日，A公司存放于港口的冻肉因港口遭受特大风暴袭击而受损严重。

A公司随即联系B公司，说明货物损失情况，并要求B公司赔偿其货物、仓储租赁、保险费等经济损失。B公司回复称，风险转移在货物未交付之后，这是双方合同FOB条件所规定的，故A公司应自行负责此次损失。A公司遂向法院起诉，要求B公司赔偿其经济损失。

在上述案例中，A公司在B公司延迟派船时已及时催促B公司，在货物因B公司的原因而受损后又及时向法院起诉申请索赔，处理得可谓恰到好处，及时避免了损失。B公司在FOB条件下却未能按期派船到约定的装运港接运货物，货物风险实际已经在8月15日转移给了买方，因此B公司应赔偿A公司的损失。

【案例】

我国A公司以CFR条件向英国B公司出口一批风筝，在合同规定的装运期内，甲公司把货物装船完毕，当天船舶起航，然而货物却在起航的次日因船舶发生意外而沉入大海。因装船完毕后正值我国公休日，A公司的业务员在船舶出发的第三天才通知对方货物装船情况，导致B公司未能及时为这批货物办理投保手续。

在上述案例中，双方约定按照CFR条件交易。买方和卖方分别办理投保手续和租船订舱，因此卖方应及时通知买方装船情况，以便买方为货物办理投保手续。否则，卖方应该承担由此产生的风险。在本案中，因为A公司没有及时通知B公司货物运输情况，导致B公司未能及时为这批货物办理投保手续，从而实现风险转移。因此，A公司应承担此次风险。然而，A公司此次外贸交易中所需承担的重大损失，是由于A公司业务员没有及时处理自己手上的工作而造成的。通过案例一和案例二，我们可以看出，对于某些特殊情况和突发状况，外贸业务员的处理方式会对出口企业造成截然不同的结果。这也说明了只要订单未彻底完成，业务员就应高度注意该业务的各方面情况，不可掉以轻心。