4.1 外贸业务中常见的单证

随着国际贸易的纵深发展，我国进出口公司的对外业务也日益增多。外贸单证是指我国进出口公司在与外商进行货物交易的过程中，所使用到的用于处理国际货物的运输、支付、保险、商检、结汇等事项的单据、文件或证书，在国际结算中起着证明的作用。

4.1.1 资金单据

资金单据是外贸单证中不可或缺的重要文件，它在货物流通与报关、通关等环节中起着很重要的作用。资金单据主要包括汇票、支票及本票。

（1）汇票，一般简称为BILL或DRAFT或EXCHANGE。汇票是一种可以流通转让的债券凭证，是由一方向另一方签发的书面的无条件支付票据，要求对方无条件即期或定期向持票人或收款人支付一定的金额。汇票的开立和支付行为主要由出票人、收款人和付款人完成。

汇票主要分为两种：一种是结算货款时所使用的汇票，它属于银行汇票，一般都是光票。结汇方式为顺汇。另一种是以托收和信用证方式清算货款时使用的汇票，这种汇票通常是由出口商向进口商或银行签发的商业汇票。这种汇票一般都附上货运单据作为跟单汇票。结汇方式为逆汇。汇票通常只签发一套，一套里面包含了两份，并具有同等的效力。但付款人只能对其中一份进行付款或者承兑，先到的先付款，后到的则不具有效力。因此，在汇票上通常写明“付一不付二”（SECOND OF EXCHANGE BEING UNPAID）或者“付二不付一”（FIRST OF EXCHANGED BEING UNPAID），就是为了对此进行说明。

（2）支票，是银行存款户对银行签发的授权银行对某人或指定的人或持票人即期支付一定金额的无条件书面支付命令，是以银行为付款人的即期支付汇票。支票可以按种类分为：记名支票、不记名支票、划线支票、保付支票。

出票人所签发的支票金额不能超过其银行存款的数额，否则支票即为空头支票，出票人需要负法律责任。

（3）本票，是由出票人签发并承诺自己在见票时无条件支付一定的金额给收款人或持票人的票据。本票根据具体的使用情况共有五种形式，即国际支付凭证、可转让存单、国库券、信用卡、旅行支票等。

4.1.2 商业单据

商业单据是由出口商签发的为了说明出口货物的名称、数量、规格、重量、体积、包装、价格等内容的单据，它不仅是贸易过程中必需的一系列证明文件，还是办理国际结算的依据。

商业单据通常包括发票、提单、装箱单，以及其他附属单据。商业单据是出口商的履约证明，能够证明出口商完整地履行了货物的物权、合同的义务等，同时还是银行办理国际结算的前提和依据。

在一系列的商业单据之中，商业发票处于最核心的地位。它不但是出口商向客户出具的证明货物具体情况的价目清单，同时也是业务员缮制其他单据的依据。

4.1.3 货运单据

货运单据一般用来代表正在运输中的货物或者用来证明货物已经付运，它表现出了货运当事人（如发货人、承运人、收货人）的责任与权利，是进行货物交接、索赔与理赔、货款结算以及结汇和议付的重要单据。

不同的运输方式所使用的货运单据也有所不同。例如，提单是海洋运输时所使用的，而铁路运单则用于铁路运输，航空运单只用于航空运输，联合运输提单或者联合运输单据都是用于多式联合运输的。货运单据根据其运输方式的不同以及用途的差异主要分为六种，即海运提单、海运单、铁路运单、空运单、装船通知和提货单。

（1）海运提单，它是承运人或货运代理人在接收货物之后签发给托运人的一种货物收据。海运提单不但是货物所有权的凭证，还是运输契约或其证明。

（2）海运单，它的作用与海运提单类似，但又不完全一样。它与海运提单的差异在于，海运单的收货人是明确的，收货人只须证明自己就是海运单上所填写的收货人即可提取货物，而不必提交正本单据。海运单的应用范围要比海运提单窄得多，由于其具有不可转让性，所以一般用于跨国公司成员之间的货物运输。

（3）铁路运单，它是由铁路运输承运人所签发的一种能够作为发货人、收货人与铁路之间的运输契约，但铁路运单不可作为物权凭证。铁路运单分为正本与副本，正本与货物一起运输，副本则授予托运人来结算货款。在货物出现损失时还可依据铁路运单进行索赔。

（4）空运单，它是由空运承运人或其代理人所签发的一种货运单据。空运单不但是承运人收到货物的凭证，同时还是托运人与承运人之间的运输契约。空运单与铁路运单相同，都不具有物权凭证的性质，因此其不可以转让。

（5）装船通知，它是出口商在货物已经运离起运地之后发给客户的一种通知性文件，用来告知对方其货物已经起运。贸易双方采用FOB或CFR的贸易术语时，客户需要依据装船通知为货物办理保险，因此出口商一般应该在货物发出后两日之内向客户发出装船通知。

（6）提货单，它是收货人办理报关和提货手续必不可缺的单据。收货人须在货物抵达目的港口以后，凭借海运提单或其他运输单据向承运人的代理人换取提货凭证。

货运单据不仅是出口商已经发货的证明文件，同时还是进口商提货的必需文件，其重要性不言而喻。业务员在依据发票缮制货运单据时，要做到清楚、有效、合法，避免发生因单据不符而使客户无法收货的情况。

4.1.4 保险单据

保险单据，其实就是保险公司在接到被保险人对货物投保之后所签发的一种保险凭证，其对双方之间的权利与义务进行了规定。保险单据是被保险人提赔和保险人理赔的主要依据，并且保险单据可以背书转让。

投保人为了减少不必要的损失，提前对国际贸易中的货物在储存、装卸以及海洋运输的过程进行投保，从而降低有可能发生的风险。在货物出险之后，如果掌握着提单且同时掌握着保险单据，就等于掌握了货权。

保险单据的缮制对于业务员来说是至关重要的，必须保证单据的内容不存在缺失。保险单据的缮制应该以商业发票为中心依据，保证其清洁、清楚、合法、有效。

保险单据的主要内容包括：发票和保单号码；被保险人名称；货物名称、唛头和数量；保险金额以及货币单位；船名、起讫地以及预计起运日期；承保险别；理赔地点；出单日期，以及保险公司签章等。

保险单据按具体情况以及不同用途可以分为七种，每一种保险单据都有其自身所适用的条款及贸易范围，其主要内容如下。

1．保险单（Insurance Policy）

保险单又被叫作大保单，它是一份独立且完整的保险文件，属于正规的保险合同。一般在保单的背面印有货物运输所承保的基本险别、保险人的责任范围、保险人与被保险人各自的权利与义务等条款。

2．保险凭证（Insurance Certificate）

保险凭证又被称作小保单，它是一种简化了的保险合同，这种凭证代表了保险公司已经接受投险。保险凭证包括保险单的基本内容，但其不附有保险条款全文。保险凭证具有等同于保险单的法律效力。

3．联合凭证（Combined Certificate）

联合凭证又叫作承保证明，是一种比保险凭证更为简化的凭证。联合凭证一般只在中资银行和华商中使用。联合凭证上仅有保险公司所加注的承保险别、保险金额、保险编号，以及作为已保险证据的正式签章。

4．预约保险单（Open Policy）

预约保险单是在进出口贸易中被保险人与保险人之间所签订的总合同。它属于长期性的货物保险合同，其载明了保险货物的范围、险别、费率、保额等内容。订立这种合同不仅有利于简化保险手续，还可以使货物在装运之后立刻自动按照保险单中的条款去承保。

5．保险声明（Insurance Declaration）

保险声明指的是一种特定情况下的通知书。当预约保险单合同范围内的货物确定装船时，则被保险人应当以保险声明书的形式，将该批货物的名称、数量、保险金额、船名、起讫港口、航次、开航日期等内容通知保险人，银行可将保险声明书当作一项单据予以接收。

6．批单（Endorsement）

批单实为保险单的一种附属单据。当保险单已经开立而又需要更改内容时，由保险公司另外开出凭证注明更改或补充的内容，此凭证则为批单。批单必须与保险单粘在一起，并盖上骑缝章，从而成为保险单里不可分割的一部分。

7．暂保单（Cover Note）

暂保单是由投保人的代理人开立的非正式的、临时性的保单。一般只有在保险人不了解货物装载船的名称和起航日期的情况下才会签发。除非贸易双方在信用证上特别注明，否则银行不接收暂保单。

海洋运输的保险单是可以经背书转让的，保险人经过背书后，保险单据也将随着保险货物所有权的转移，从而自动转到受让人手中。背书的方法包括空白背书、记名背书及记名指示背书。

【案例】

我国某进出口公司A采用CIF贸易术语并按照可撤销即期议付信用证支付方式出口一批货物，并且按照《中国海洋运输货物保险条款》投保了所有相关保险。A公司在规定期间内将货物装上“顺风号”货轮的甲、乙两个船舱，拿到了已装船清洁提单，并将符合信用证的全套单据准备齐全。

然而，在前往中国银行议付货款之前，A公司获悉“顺风号”起航后不久便发生了火灾，甲舱所有货物都被烧毁，乙舱货物也损失严重：其中35%被烟熏，65%因救火时遭受水渍。买方得知此消息后表示不会付款，并要求A公司向保险公司索赔。

在上述案例中，甲舱的损失属于单独海损，乙舱的损失属于共同海损。由于双方是按照CIF术语成交的，所以A公司只要依据合同将货物按期限、按地点装上货船，即完成交货义务，而无须保证货物抵达目的港，且货物在越过船舷的那一刻，风险已经转移给了买方。

在CIF术语下，A公司所办理的保险只是代理的性质，实际上应由买方处理索赔的相关手续。如果买方坚持要求A公司代替办理索赔的相关手续，其责任和相关费用仍由买方承担。

从信用证与合同的关系以及信用证性质来说，A公司是可以如期收回货款的。从信用证与合同的二者关系分析来看，信用证开立的依据是合同，但一旦开出信用证，信用证就成了独立自主的文件，与买卖合同不存在约束的关系。

从信用证的性质来看，首先，信用证是一种银行开证行开立的承担第一付款人责任的有条件的承诺付款的证件。其次，信用证还属于一种单据买卖，开证行只根据符合信用证条款的单据付款，它不仅要求“单、证一致”，即受益人提交的单据与信用证规定的条款二者相一致，同时要求“单、单一致”，即受益人提交的相关单据之间一致。

所以，只要A公司拿着符合条件的不可撤销信用证到议付行，议付款就该如期收到。买方在得知火灾事故后表示不再付款也是违反合同规定的，因为案例中A公司与买方是按照CIF术语成交的，是一种象征性的交货行为。银行只看单据，且单据是清洁有效的，没有不符点，所以即使货物已经受损，银行也必须付款。

在上述案例中，A公司对于保险单据做到了清晰清洁、不存在不符点，且保存完好，所以才可以通过保险公司最大限度地减少损失。因此，业务员在履行外贸合同的过程中应当保证保险单据完好无损。

4.1.5 商检单证

根据国家有关规定或者行业和客户的需求，有些商品在出口的时候必须有国家检验检疫局出示的检验证书，即商检单证。根据检验项目的不同，商检单证可以分为质量证、重量证、卫生证等。

质量证侧重于对商品质量方面的检测，重量证则是对商品重量的严格把关，卫生证是对商品是否符合有关标准的证明。但实际上，商品的常规检查必须包含商品的质量和卫生等项目，至于检验证书的名称具体是哪一个，则可以根据客户的需求而定。

无论是哪种商检单证，都必须包含以下四个要素：日期、发货人、收货人、商品的详细信息及检验项目和内容。证书的日期一般不能迟于提单日；发货人一般就是出口人；收货人一般是进口人，也可以写成有关当事人；商品的详细信息包括名称、质量、数量及其他单据，商品的检验项目和内容应该符合有关信用证的要求。

那些出口时需要检验的商品，厂商须提前在国家出入境检验检疫局备案登记，然后填写制作商品检验申请单，申请单一般都是在国家出入境检验检疫局取得，填写完整之后再交给国家出入境检验检疫局去检查。国家出入境检验检疫局检验合格之后就会出具商品检验放行单，凭借这张单子就可以报关出口了。

其实，除了国家出入境检验检疫局，第三方民间检验机构也可以接受委托办理，如SGS检验公司（Societe Generale de Surveillance SA）。一些非洲国家的贸易商因本国进出口商品检验能力的关系就会选择这个检验公司，我国上海、青岛、广东等城市也有SGS的分支，而且SGS已与我国政府进行了合作，国家出入境检验检疫局先对商品进行进出口检验，SGS再进行装船前检验。比如，SGS在我国的总公司CCLS可以签发北京、天津、河北、辽宁、山东、湖北、上海、广东等地的检验报告。

4.1.6 原产地证书

原产地证书是用来证明出口货物的生产地和制造地的文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。根据货物原产地证书的不同，货物进口国可以给予不同的关税待遇和决定是否限制。

原产地证书包括一般原产地证书和普惠制产地证书。中国的原产地证书通常是一般原产地证书，这种证书上的印刷格式是固定的，一般都是由国家出入境检验检疫局出具的。要想申请办理原产地证书，首先需要在当地办理企业注册登记，然后才会有资格办理申请签证。

普惠制产地证书是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品的一种普遍的、非歧视的、非互惠的一种有利于关税优惠的制度，是受惠国依据给惠国的要求而出具的证明文件，证明了出口货物原产地来自受惠国，这份文件使出口货物在给惠国享受到了普遍的优惠待遇。普惠制产地证书仍然由国家出入境检验检疫局出具，但是在办理普惠制产地证书的时候，出口企业必须向当地的出入境检验检疫局出示必要的证明文件和依据。申请该证书的前提条件依旧是先办理企业注册登记，接着才可以申请签证。

很多地方都有贸易促进会和商会，很多时候这两个机构是同一个班子，它们也可以出具原产地证和普惠制产地证，开出的证明格式一样，只不过所盖的公章不同。

4.1.7 其他单据

除资金单据、商业单据、货运单据、保险单据、商检单据、原产地单据这些常见的单证之外，外贸业务员还可能会使用到受益人声明、船公司/货运人声明、出口收汇核销单、出口货物报关单等其他单据。

1．受益人声明

只有出现信用证的时候，才会用到受益人声明，否则的话一般叫作厂商声明或者类似的表述。受益人声明主要是当官方文件无法证明客户的要求时使用的可以保证承担起某些责任的内容。

受益人声明没有规定的格式，只需要列出标题BENEFICIARY CERTIFICATION，行文中要有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”再在末尾加上客户所需声明的内容，最后落款盖章即可。受益人声明的内容应该根据信用证缮打，也可以灵活运作，应在声明上注明出证人的公司并签字。

2．船公司/货运人声明

船公司/货运人声明其实类似于受益人声明，顾名思义，是由船公司或者货运公司出具的，通常是用来证明货运公司在某些操作中符合客户的要求。比如，由于某些政治原因，有些中东客户会要求船公司不允许船上出现以色列的旗帜。

3．出口收汇核销单

出口收汇核销单是一种外汇收入申报管理单据，并由国家外汇管理局统一分配。在货物出口前，出口企业需要先到外管局领取单证，按照格式填好之后就可以作为报关单据，经海关清关后盖章再退回。外贸业务员在收到国外付款之后，需要把出口外汇核销单连同银行收汇水单一起交到国家外汇管理局办理核销手续，然后办理退税。

4．出口货物报关单

出口货物报关单需要在报关时填写，然后提交给海关，不过目前除了一些大型的外贸公司或者出口企业外，很多出口商都会选择委托给第三方代理报关事宜，比如货运代理公司。出口报关单有六联，分别是海关作业联、海关留存联、海关核销联、企业留存联、出口收汇联、出口退税联，清关之后，海关会把其中的出口收汇联和退税联退回。

在缮制的过程中，不仅需要按照进出口方的信用证、合同及其他方面的要求来操作，还需要根据货物的实际交易情况来操作，具体操作过程难度不小。简单来说，需要做到数据正确、内容完整、缮制及时、语言简洁、外观整洁，虽然这些说起来比较容易，但是真正做起来却是非常困难的，需要业务员熟练掌握。