二、会计数据输入功能的基本要求

1．对初始数据输入的基本要求

（1）输入会计核算所必需的期初数据及有关资料

企业在首次使用会计软件时，需要将手工会计加工的数据录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在前期的手工账务处理的基础上。例如，企业第一次进入电算化会计系统，须将上期期末手工处理的会计科目余额、材料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余额等录入到电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期的会计电算化工作。

（2）输入需要在本期进行对账的未达账项

未达账项是指企业或银行一方已取得结算凭证并已登记入账，而另一方尚未取得结算凭证而未登记入账的事项。会计核算软件必须有相应的功能录入有关未达账数据。

（3）选择会计核算方法

会计核算方法是对经济业务进行完整、连续和系统的记录和计算，为经营管理提供必要的信息所应用的方法。一般包括设置账户、复式记账、填制会计凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、报表编制和会计资料的分析利用等。在会计核算软件中，相关的软件功能要提供相应的设置，才能进行相关的业务处理。

（4）定义自动转账凭证

会计业务中存在一类转账凭证，它们每月重复或年年重复且有规律地出现。例如，每月提取折旧费，按月上交税金，按月发放工资，月底结转管理费用到损益账户，年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法基本不变，如果要编制此类凭证，每月都将做许多这样的重复工作，而且所取金额必须在计算机记账后才能查阅，然后通过手工记录在纸张上后再录入，稍有不慎，就会出现遗漏或输入错误。

因此，在会计软件的账务处理系统中专门设置了“自动转账”功能，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法预先设置好定义存入计算机，并用不同的“凭证号”标记命名。使用时，选择相应的“自动转账”凭证，由计算机自动调入该“自动转账”凭证，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数，填制相应的金额并产生凭证。这样就不必经常重复输入此类凭证，可成倍地提高录入速度。

（5）用户设置

配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工作的先决条件。同时，根据内部控制制度的规定，还须对会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在会计电算化下，为体现不同会计人员的职责划分，主要通过设置权限的方式来加以控制。为此，应根据内部管理制度的规定，对不同的会计人员设置相应的职责权限，并不定期地更换密码来限制越权操作。

2．对记账凭证输入的基本要求

记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为3种：收款凭证、付款凭证和转账凭证；也可以分为5种：银收、银付、现收、现付和转账凭证。对于经济业务量不大的单位，可以采用一种形式。

记账凭证的输入至少应包括以下内容。

日期：业务的处理日期。

凭证类型和凭证号。

凭证摘要：可直接输入汉字，或者输入摘要码，自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出，另列一个户名栏，以便于查询。

借、贷方科目代码：可以弹出科目表窗口，允许用户选择。

借、贷方科目名称：根据科目代码自动生成。

金额：操作员逐笔输入。

合计：自动计算产生。

操作员、审核员、记账员、收款员、会计主管等：为明确责任必须记录，操作员与审核员不能是同一人。

除以上项目之外，一般还要包括辅助核算等有关信息的录入。

3．对记账凭证的控制功能

（1）正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。

（2）以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。

（3）借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。

（4）有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。

（5）正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。

（6）会计核算软件应提供对已经输入但尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。

（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。如凭证的录入与审核不能是同一人，只能修改自己录入的凭证等。

会计软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应给出相应的提示。

会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计软件应当分别提供对审核（复核）功能与输入、修改功能的使用权限控制。

发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“-”号或者其他标记表示。

4．对原始凭证输入的基本要求

（1）在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。

（2）在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。