020 初进外企，邮件之殇

小曼入职转眼三个月时间了，除了要记住公司那些同事的英文名之外，最让小曼觉得要适应和强化的地方就是邮件了。民营企业多年，公司没有专门的工作邮箱，文件往来还是QQ工具，更不会发送专业的工作邮件了。小曼这么多年的工作习惯，就是事情完成就可以了，不需要事事邮件汇报；大家一起办公，可以面对面解决的问题，不需要邮件往来。直到发生了一件事情后，小曼才重视邮件的问题。

Y总工作签证在上海办理，因工作地点和岗位的变动，签证到期之前要重新办理。集团HR邮件告知办理的时间以及需要携带的资料，注明是两寸个人证件照（第一次邮件标注的为1寸照片）。小曼及时和Y总确认各个事项，并按时间和总部HR对接，计划预留5个工作日前往柜台办理，但Y总行程繁忙，直到最后一天才携带资料前去办理。柜台告知资料不合格，无法办理，小曼一头雾水，所有资料都是按照总部清单要求的，问题出在了照片上，Y总携带的照片是1寸的。小曼忽略了总部HR的二次邮件发送的提醒，更没有和总部HR邮件确认。不用解释，不需要辩解，小曼犯了一个低级错误，原因只有她自己知道，没有重视邮件，没有认真看，没有回复确认。

小曼和很多从来没有在外企工作过的人一样，觉得邮件很烦琐，觉得邮件影响效率，觉得邮件可有可无，但是这件事证实了邮件是最好的工作工具，记录你的工作任务，追踪你的工作进度。很多年后，小曼对新入职的员工做入职培训，都会讲关于如何正确使用公司邮箱的培训。

公司邮箱，如空气般存在，轻得让人感觉不到它的存在，重得让人能无法呼吸的致命。工作邮件，如精神依赖，吵个不停的时候让人奔溃万分，不做提示的时候让人莫名焦虑。邮件不能说明问题，但不专业的邮件就能说明问题。

（一）好的习惯是要设置好邮箱签名，包括姓名、岗位、联系电话、公司地址、公司在写Logo，让任何想找你的人，随时都能找到你。如果你们是一个绝对标准化的公司，那签名格式也应该是固定的，甚至连字体都是统一格式的。

（二）邮件的发送：每一封邮件你都必须认真对待。你要弄清楚发送、抄送、附件、主题的重要性。发送给某人，不会有歧义，我们需要得到批准，得到回复和支持。抄送的意思是，一般理解为这件事情我有必要让这个人知道，或许她可以给意见，但她不是决策人。最害怕看到一封邮件抄送了无数人，而不知道这些人是否真的和事件本身有关联。需要有附件的邮件，请第一时间挂上附件，避免遗忘，低级错误不能犯。主题在你需要得到老板的批准、支持和回复的时候，特别重要。主题明确后，我需要什么，你是否可以提供，就是正文里要表述的东西了。

（三）邮件的回复：很多人看完邮件，不做回复，会认为我看过了，没问题啊。可是别人不知道，所以还是要抽出时间，根据邮件的紧急程度，给予别人回复。哪怕是快递收到，通知收到。老板给你一个任务，你需要回复任务计划怎么安排。同事跟你一个团队合作，你需要回复进展进度，表示你在跟进。下属给你一个汇报，你需要回复是否可行，给予感谢。如果在出差或是休假的时候，请自动设置回复，主动告诉别人你当前的状况。

（四）邮件的谨慎：邮件如白纸黑字，写下来的东西就是板上钉钉的事情，不可虚假，不可糊弄，不可矛盾。学会读懂别人邮件里的含义，可以写出来的东西，一定是有原因的。敏感的事件，无关乎工作的事情，务必远离公司邮箱。

（五）邮件的效率：小小的邮箱，成百上千封邮件，查询搜索管理起来让人抓狂。定期清理删除邮件，分门别类，方便查找，效率第一。

HRM感悟

公司邮箱，如空气般存在，轻得让人感觉不到它的存在，重得让人无法呼吸的致命。工作邮件，如精神依赖，吵个不停的时候让人奔溃万分，不做提示的时候让人莫名焦虑。邮件不能说明问题，但不专业的邮件就能说明问题。